ROTARYKLUBIN PRESIDENTIN TEHTÄVÄT Esittäjä: Heimo Nummela Päivämäärä: 10.03.2007 Suomen Rotary © 2007 Tähän muistiinpanoja

Klubin presidentin opaskirja Tämä diasarja perustuu Rotaryklubin presidentin opas-kirjaan (222-FI), jossa on lähtökohtana uusi KLUBIJOHTOSUUNNITELMA Suomen Rotary © 2007

1. Tehtävät ja vastuut Klubisi toimii tehokkaasti, jos se pystyy: Toimeenpanemaan onnistuneita projekteja Säilyttämään ja kasvattamaan jäsenpohjaa Tukemaan Rotarysäätiötä Kasvattamaan johtohenkilöitä Ensisijainen vastuusi klubipresidenttinä on varmistua siitä, että klubi toimii tehokkaasti. Klubi toimii tehokkaasti kun se toimii kaikilla rotarytoiminnan alueilla ja näkee toiminnan kokonaisuutena klubi-, ammatti-, yhteiskunta-, kansainvälinen- ja toteuttaa palveluprojekteja monipuolisesti kaikilla näillä palveluväylillä rotaryn tavoitteiden tukemiseksi Avainasia: KOKONAISNÄKEMYS Suomen Rotary © 2007

1. Tehtävät ja vastuut Presidentti tuntee vastuut ja velvollisuudet toteuttaa klubijohtosuunnitelman klubissaan klubijohtosuunnitelmasta oma esitys SR:n koulutussivuilla Presidentin vastuut & velvollisuduet tutustu opaskirjaan - kaikki vastuut löytyvät sieltä presidentin on rekisteröityvä RI:n member acces –järjestelmään ja varmistettava että klubisihteeri on tehnyt samoin, jotta hän voi pitää ajan tasalla jäsenyys- ja klubin tiedot. presidentti toimii puheenjohtajana klubin kokouksisa vuositavoitteiden jatkuva arviointi jäsenten informointi komiteoiden johtaminen varmista että komiteoilla on tarkoin määritellyt tavoitteet hyödynnä kaikin tavoin klubijohtosuuunnitelmaa. Se on hallintomalli, johon valmiiksi kirjattu tunnetut parhaat rotarytoiminnan käytännöt tehokas klubi, joka noudattaa rotaryn tavoitteita toteuttamalla jokaiseen neljään pääväylään kuuluvia aktiviteetteja. Avainasia: MATERIAALIN SISÄISTÄMINEN Suomen Rotary © 2007

2. Tavoitteiden asettaminen Aseta tavoitteet yhdessä klubin kanssa Tiedosta hyvän tavoitteen tunnusmerkit Aseta toteuttamiskelpoisia tavoitteita (lomake s. 15) Laadi toimintasuunnitelma (lomake s. 17) ”Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille” (alasladattavissa SR:n koulutussivuilta) Jaa vastuuta, tunnustusta ja motivoi Huolehdi määräpäivien toteuttamisesta Hyvä aloittaa arvioimalla oman klubin vahvuudet ja heikkoudet ja määritellä kuinka klubisi voi parantaa sitä mitä se tekee hyvin ja pohtia huolestuttavia alueita. määrittele ja arvioi klubisi tavoitteet vahvista vuositavoitteet, jotka ovat sopusoinnussa klubisi pitkän ajanjakson tavotteiden kanssa. Muista: johdat vapaaehtoisia tavoitteita sopiva määrä, keskity muutamiin, jätä työtä seuraajillesikin Valvo ja huolehdi erilaisten määräaikojen toteutumisista jaa vastuuta, tunnustusta ja motivoi Avainasia: SOPIVA MÄÄRÄ TAVOITTEITA Suomen Rotary © 2007

3. Yhteistoiminta klubin johdon kanssa Luo klubiisi toimiva organisaatio Valitse vastuullinen johtotiimi Perehdy valittujen taustaan ja johtajuuteen Selvitä hallituksen tehtävät ja vastuut Tiedosta piirin tuki klubin toimintaan Avainasioita ovat: toiminta, talous ja IT-asiat Määrittele komiteoiden tehtävät ja tavoitteet Valitse toimivat komiteoiden vetäjät Informoi klubikokouksessa vuoden toiminnasta Komiteat Nimitä komiteat 31. maaliskuuta mennessä Määrittele komitean koostumus ja tarkoitus (hallinto, jäsenyys, palveluprojektit, rotarysäätiö, suhdetoiminta) Klubisi presidenttinä sinun velvollisuutesi on valvoa jokaista komiteaa niin, että ne saavutttavat vuoden tavoitteensa. Klubin säännöt Muista, että tarvittaessa oman klubin säännöt ovat muutettavissa vastaamaan uusia tarpeita Avainasia: INFORMOINTI Suomen Rotary © 2007

3. Yhteistoiminta klubin johdon kanssa Klubin hallitus (klubin säännöt!) Sihteeri Rahastonhoitaja Klubimestari Komiteat Klubin hallinto Jäsenyys Palveluprojektit Rotarysäätiö Suhdetoiminta Peruste Kaikkien RI:iin hyväksyttyjen rotaryklubien on hyväksyttävä rotaryklubin järjestysmuoto. Se antaa mallin klubin toiminnalle Klubisi omat säännöt antavat klubin johtamiseen lisäohjeita, joita ei ole järjestysmuodossa. Klubin mallisäännöt on laadittu sopusoinnussa järjestysmuodon kanssa ja ne noudattavat voimassaolevia RI:n toimintaohjeita, voit soveltaa niitä klubisi tarpeiden, tavotteiden ja aktiviteettien mukaan. Valmistautessasi presidenttivuoteesi, tarkista klubisi säännöt ja muuttakaa niitä yhdessä johtoryhmän kanssa, jotta ne vastaavat klubia uusia käytäntöjä ja menettelytapoja sekä johtoheknkilöiden rooleja ja vastuualueita. Avainasia: YHTEISTYÖ johtoryhmän kesken Suomen Rotary © 2007

3a. Yhteistoiminta piirin kanssa Piirin johtohenkilöiden velvollisuus on tukea klubeja Governor Apulaisgovernorit Piirin komiteat Piirissä vastaavat komiteat klubijohtosuunnitelman mukaisesti! Piirikouluttaja Entiset governorit Rotarypiirit toimivat klubien tukena: . Antamalla klubeille opastusta moninaisissa asioissa (jäsenistö-, projektiasiat) . Tiedottaen kulbeille toisista klubeista joilla samanlaisa projekteja, ongelmia . Antamalla rotareille mahdollisuuden palvella piirikomiteissa . Jakamalla ohjeita klubikomiteoille ja jäsenille . Koordinoimalla Rotarysäätiön ohjelmia GOVERNOR tarjoaa neuvoja, innostaa, motivoi, Tiedottaa klubeille ja niiden toimihenkilöille piirin aktiviteeteista ja osallistumismahdollisuuksista. AG -> tämän päivän johtamisen termeillä ”coach” tai tutor governor nimittää. tärkeä tehtävä auttaa klubeja toimimaan tehokkaaasti tavoitteidensa saavuttamiseksi. PIIRIN KOMITEAT avustavat klubikomiteoita Avainasia: tunne rotaryorganisaatio ja hyödynnä kaikki tuki Suomen Rotary © 2007

4. Klubin hallinto Presidenttinä tunne vastuualueesi Hallintokomitea Klubin järjestysmuoto ja säännöt RI:n ja Rotarysäätiön raportointi Hallinnon online työvälineet Klubin talous Rotarymerkit Kokoukset Klubin viikko-ohjelmat Klubineuvottelut (väh.6 / vuosi) Governorin virallinen vierailu Piirin ja RI:n kokoukset Hallintokomitea noudattaa kaikkia piirin ja RI:n hallinnollisia vaatimuksia Seuraa ja raportoi läsnäolosta tiedottaa ajankohtaisesta Rotaryinformaatiosta Klubien jäsenten keskinäisen toveruuden edistäminen Ohjelmien organisoiminen viikko- tai erikoiskokouksiin sek klubineuvotteluun. Raportointi RI :lle ja rotarysäätiölle raportit 1.7. ja 1.1. Semianual reportin perusteella RI vahvistaa klubien määrän ja per capita maksun Erilaisten maksujen, per capitat, lehden tilausmaksut ym. (henkilökohtaiset ja klubin) tilitys Muihin raportointi tehtäviin kuuluu: Kuukauden läsnäootilastot Governorille Ilmoitukset muuttavista jäsenistä uuden paikkakunnan klubeille Hallinnon Online välineet Member Access – kaikkien jäsenten asiat, puheenjohtajalla ja sihteerillä erilliset oikeudet hoitaa klubin asioita Talous budjetin seuranta, valvoa maksuliikennettä Kokoukset ei vain oman klubin vaan kaikki piirin että kansainväliset – niistä tiedottaminen ja suositteleminen, kokouksista voi oppia uutta ja lisää Klubineuvottelu presidenttinä suunnittelet ja johdat klubineuvotteluja, johon osallistuvat kaikki klubin jäsenet Governerin vierailu governor kertooajankohtaisista asioista ja motivoi tehtävänä opastaa Avainasia: RAPORTIT RUTIINIKSI, HYÖDYNNÄ OPPIMIS- JA VERKOSTOITUMIS MAHDOLLISUUDET Suomen Rotary © 2007

5. Jäsenyys Jäsenyyskomitea Rekrytointi ja jäseneksi ottaminen Jäsenten motivointi Jäsenenä pysyttäminen (lomake s. 43) Jäsenhankinnan strategia (lomake s. 42) Uuden jäsenen koulutus Uusien klubien perustaminen Ollakseen tehokas klubi tarvitaan jäseniä Jäsenyyyskomitean tehtävä on laatia yhdessä kanssasi klubin jäsenlisäystavoitteet ja auttaa Jäsenistöohjelman laatimisessa klubille. Nimitä ja järjestä kokous klubin jäsenyystoimikunnan kanssa ja laatikaa strategia, miten jäsenlisäysttavoitteet saavutetaan. Muista että yhtä tärkeää on pitää kiinni nykyisistä jäsenistä Edistä klubin ja piirin järjestämää koulutusta ja valmennusta kaikilla jäsenyyden vaiheissa: Kouluta ja opasta jäseniä niin, että heillä on riittävästi tietoa jotta he voivat atulla aktiiveiksi jäseniksi (tehdä aloitteita/projekteja ym.) Avainasia: HOUKUTTELEVAA JA MIELEKÄSTÄ ROTARYTOIMINTAA Suomen Rotary © 2007

6. Palveluprojektit Palveluprojektikomitea Klubin resurssit Nuorisovaihto tiimi (3 jäsentä) Klubin resurssit RI:n ja Säätiön ohjelmat Tarvearviointi Kansainväliset palveluprojektit Suunnittelu ja toimeenpano Toteutumisen arviointi Projektin apuvälineet (mm. DSG = Piirin yksinkertaistettu apuraha) Velvollisuutenasi on palveluprojektikomitean nimittäminen ja neuvottelu sen kanssa klubin toiminta-suunnitelmasta palvelutavotteiden toteuttamisekisi. rotarit parantavat elämisen laatua paikkakunnallaan - kansainvälisäkin voi tietysti toteuttaa ei tarvita monimutkaisia tai suurimuotoisia hankkeita – kunhan näette että projektin tavoite on tarpeen Suomen Rotary © 2007

7. Rotarysäätiö Säätiö – presidentin velvollisuus Rotarysäätiökomitea Säätiöasiamies puheenjohtajana Alakomiteat tarpeen ja ohjelman mukaan Osallistuminen Rotarysäätiön ohjelmiin Ohjelmat; GSE, DSG, MG, stipendit Säätiön tavoitteiden asettaminen Piirin Säätiöresurssit - Säätiökomitean pj. Piirin Säätiöseminaari vuosittain (Syysseminaari) Suomen Rotary © 2007

8. Suhdetoiminta Suhdetoiminta komitea Klubin tiedotussuunnitelma Katso SR:n koulutussivujen esitys asiasta Klubin tiedotussuunnitelma Mediayhteistyön keinot Mistä ja mitä tiedotetaan Rotaryn perussanoma tietoisuuteen Apuvälineet Klubin kotisivut Piirin kotisivut SR:n kotisivut RI:n kotisivut Tutustu rotary-sivuihin – niillä on paljon hyödyllistä tietoa, sekä jäsenille että rotaritoiminnasta kiinnostuneille. Jokaisen rotarin velvollisuus on edistää ja viedä eteenpäin rotariaatetta Tutustu oman paikkakuntasi mediaan, jos mahdollista tutustu toimittajiin onko paikkakunnallasi merkkihenkilöitä, joita rotareiden tulisi lähestyä/huomioida onko yleisötapahtumia, joissa rotarit voisivat olla mukana kertomassa toiminnastaan paikkakunnalla? Mieti mikä media / mitkä mediat profiililtaan voisivat istua rotarimaailmaan tee tiedotussuunnitelma, hyödynnä kaikkia mahdollisia suhteita mieti, onko rotarivuoden aikana tapahtumia, jotka voisivat ylittää uutistkynnyksen paikkakunnallasi hyödynnä vainto-oppilaat! LUOVUUS JA HYVÄT IDEAT PELIIN! Suomen Rotary © 2007

9. Vuotuinen ja pitkän aikavälin suunnittelu Suunnitelmallisuus auttaa klubia mielekkääseen toimintaan ja jäsenten kiinnostus toimintaan säilyy. Tämä saattaa olla klubisi elinehto. Käytä lomakkeita sivuilla 65 ja 67. (Pitkän aikavälin suun-nittelu) Ne ovat myös Word-muotoisina alasladattavissa Suomen Rotaryn koulutussivuilta, kuten myös lomakkeet sivuilta 15 ja 17! (Tavoitteiden asettaminen) Suomen Rotary © 2007

10. Tärkeitä tietolähteitä Klubin tietolähteet Vanhemmat rotarit Klubin arkisto ja kotisivut Piirin tietolähteet piirin kotisivut, esim. www.rotary.fi/1410/ toimihenkilöt Suomen Rotary ry:n tietolähteet www.rotary.fi RI:n tietolähteet www.rotary.org Suomen Rotary © 2007

11. Lähiajan tehtäviä Raportoi PETS:stä ja piirineuvottelusta klubillesi Suunnittele yhdessä johtotiimisi kanssa Laadi mielenkiintoinen viikko-ohjelma Aloita klubin tavoitteiden määrittely Palauta suunnittelulomake AG:lle Sovi tapaaminen AG:n kanssa Sovi DG:n virallinen vierailuaika Pidä uuden hallituksen kokous Jaa tehtäviä – kanna vastuusi Suomen Rotary © 2007

12. Tehtäviä 1.7. jälkeen Kerro klubillesi tavoitteista Selvitä määräajat – valvo niitä Pidä hallituksen kokoukset (kuukausittain) Ota myös seuraajasi työpariksi Muista klubisi merkkipäivät Muista avec-tilaisuudet Osallistu piirin tilaisuuksiin Osallistukaa 15.-18.06.2008 RI:n Konventioon (Los Angeles, California, USA) Suomen Rotary © 2007

Klubijohtajuus Toimiva klubi, jonka jäseneksi hingutaan Yhteistyö ja Panos Toimiva klubi, jonka jäseneksi hingutaan Yhteistyö ja informaatio Tulos Mitä enemmän panostat, sitä enemmän saat irti presidentti-vuodestasi Klubijohtajuus Rotarytoiminta on harrastus Rotaryorganisaatio ja kaikki materiaali ovat tukenasi Mielekästä toimintaa, ei otsa hiessä, vastinetta rahalle Panos Tee Rotary-toiminnasta houkuttelevaa ja mielekästä Tutustu,sisäistä, sovella Panos Rotaryveljeys ”kaveria ei jätetä” Oppimis- ja verkostoitumis- mahdolisuudet Tulos Yhteistyö ja informaatio Tulos Suomen Rotary © 2007

ONNEA JA MENESTYSTÄ ROTARYVUODELLE 2007-08 Suomen Rotary © 2007