JOPOX-laskutusohje Manse PP ry 12.01.2019

Kirjautuminen (1/15) Kaikki seuran yhteistyökumppaneilta ja pelaajilta kerättävät tulot laskutetaan Jopox-järjestelmässä polussa: Ylläpito – Työpöytä – Etusivu – Joukkueen Hallinta – Laskutus (€) Jopox-järjestelmän Ylläpitoon siirryt www.manseppjuniorit.fi –nettisivulta, kirjautumalla, klikkaamalla nimeäsi ja painamalla Ylläpito-linkkiä.

Ohjeet (2/15) Polusta Työpöytä – Tukikeskus – Videot löydät useimpien Jopox-toiminnallisuuksien video-ohjeita. Ohjeita on esimerkiksi: Kirjautuminen ja ylläpito Aloitusopas Tukijat ja kuvalinkit Henkilöt Laskutustyökalu

Tuotteet (3/15) Ennen uuden laskun laatimista on tarkistettava löytyykö Jopox-järjestelmästä jo laskutettava tuote (Työpöytä – Etusivu – Joukkueen hallinta - Laskutus (€) > ’Tuotteet). Mikäli laskutettavaa tuotetta ei löydy, perustetaan uusi tuote klikkaamalla ’Uusi tuote’. Seuran tuotteet perustaa Kati Ollila Joukkueiden tuotteet perustavat rahastonhoitajat/joukkueenjohtajat Tuotteen nimestä on ilmettävä maksun tarkoitus/maksua vastaan saatu vastine Veroton hinta –kenttään tallennetaan tuotteen yksikköhinta Mikäli joukkueen tuote halutaan näkyvän muillekin joukkueille klikkaa Joukkueet näkevät tuotteen.

Vastaanottajat; jäsenet (4/15) Ennen uuden laskun laatimista on tarkistettava löytyykö Jopox-järjestelmästä laskutettavan yhteystiedot. Jopoxissa on kolmenlaisia laskun vastaanottajaryhmiä: jäsenet, tukijat ja muut. Jäsenet (joukkueiden pelaajat ja toimihenkilöt, pelaajien vanhemmat ja seuran henkilöjäsenet) tarkastetaan polussa Työpöytä – Etusivu – Joukkueen hallinta – Jäsenet. Mikäli laskutettava henkilöä ei löydy, perustaa joukkueen johtaja henkilön joukkueeseen.

Vastaanottajat; tukijat (5/15) Tukijat (mainostajat ja muut tukijat) tarkistetaan polussa Työpöytä – Etusivu – Joukkueen hallinta – Tukijat ja Kuvalinkit. Mikäli laskutettavaa tukijaa ei löydy, perustetaan uusi tukija Lisää uusi-painikkeella. Tallenna Tila-kohtaan Ei näkyvissä julkisella puolella, mikäli yritys ei halua eikä ole maksanut näkyvyydestä seuran/joukkueen nettisivuilla.

Vastaanottajat; muut (6/15) Muut (kaikki muut asiakkaat, joita seura ja joukkueet laskuttavat) tarkastetaan polussa Työpöytä – Etusivu – Joukkueen hallinta – Laskutus (€) > Uusi Lasku > Vastaanottajat > Muut valikosta Valitse asiakas. Aikaisemmin perustetut muut asiakkaat voi tarkistaa vasta laskun laadintavaiheessa. Mikäli laskutettavan tietoja ei löydy, perustetaan uusi asiakastieto tallentamalla > Vastaanottajat > Muut -valikosta Valitse asiakas > Uusi asiakas. Tallenna yhteystiedot ja klikkaa Tallenna asiakasrekisteriin.

Laskun laatiminen (7/15) Jopoxissa laskun laatiminen aloitetaan polussa Työpöytä – Etusivu – Joukkueen Hallinta – Laskutus (€)> Uusi Lasku - Tarkasta saajan tilinumero ja pankki ja muuta tarvittaessa. - Tarkasta laskun eräpäivä ja muuta tarvittaessa. Automaattisesti tulee 14 pv netto. - Kirjoita Viesti-kenttään teksti ’Ei sisällä arvonlisäveroa, yhdistyksen yleishyödyllinen toiminta, AVL 4§’ - Valitse Tuotteet –kohdassa laskutettava(t) tuote/-et Mikäli samalla laskulla laskutetaan useita tuotteita, lisätään laskulle useita laskurivejä klikkaamalla Uusi laskurivi > Valitse tuote.

Laskun laatiminen jäsenille (8/15) Jos laskutat joukkueiden pelaajia tai heidän vanhempiaan, klikkaa > Vastaanottajat > Lisää vastaanottaja > Jäsenet. Valitse Kaikki roolit-valikosta rooli, jota olet laskuttamassa (esim. Pelaaja). Klikkaa Näytä vanhemmat –rivin edessä olevaan tyhjää neliötä. Vastaanottajalistaan ilmestyy vanhempien nimet ja sähköpostiosoitteet. Klikkaa Nimi-sarakkeen edessä olevaan tyhjään neliöön, Nimi-rivillä, jos olet laskuttamassa joukkueen kaikkia pelaajia Pelaajan nimi -rivillä, jos olet laskuttamassa yksittäisiä pelaajia Klikkaa Lisää vastaanottajaksi, kun kaikki laskutettavat on valittu ja klikkaa Muodosta laskut, kun kaikki laskutustiedot ovat oikein.

Laskun laatiminen mainostajille (9/15) Jos laskutat mainostajia, klikkaa > Vastaanottajat > Lisää vastaanottaja > Tukijat. Klikkaa Nimi-sarakkeessa laskutettavan asiakkaan nimirivin edessä olevaan tyhjään neliöön. Klikkaa Lisää vastaanottajaksi, kun kaikki laskutettavat on valittu ja klikkaa Muodosta laskut, kun kaikki laskutustiedot ovat oikein.

Laskun laatiminen muille (10/15) Jos laskutat muita kuin jäseniä tai tukijoita, klikkaa > Vastaanottajat > Lisää vastaanottaja > Muut. Valitse Valitse asiakas-valikosta laskutettava asiakas. Jos laskutettava asiakas puuttuu, lisää uusi asiakas. Klikkaa Muodosta laskut, kun kaikki laskutustiedot ovat oikein.

Laskun lähetys (11/15) Kirjoita Laskutussähköpostin otsikko ja Laskutussähköpostin viesti (esim. tarkemmat maksuohjeet laskun vastaanottajille). Tämä teksti tulee laskulle ennen tuoterivejä. Tarkista Vastaanottajat-listan nimet ja klikkaa: Nimi-rivin edessä olevaan tyhjään neliöön, jos lasku on tarkoitus lähettää kaikille Vastaanottajat-listalla näkyville Niiden Vastaanottajat-listalla näkyvien nimien Nimi-rivien edessä oleviin tyhjiin neliöihin, joille lasku on tarkoitus lähettää Klikkaa Lähetä laskut, mikä löytyy Vastaanottajat-listan alapuolelta.

Laskujen muokkaus (12/15) Yksittäisen laskun tietoja voi korjata tai turhan laskun voi poistaa polussa Työpöytä – Joukkueen hallinta – Laskutus €. Klikkaa lasku-luettelossa korjattavan laskun laskunumeroa ja Muokkaa-painiketta. Korjaa tarvittavat tiedot ja tallenna muutokset klikkaamalla ikkunan alareunassa oleva Tallenna-painiketta. Poista turha lasku klikkaamalla ikkunan alareunassa Poista-painiketta. HUOM! Laskun muokkauksesta ei lähde viestiä laskun vastaanottajalle. Jos muokkaat tietoa, jolla on vaikutusta laskun vastaanottajalle, tulee asiasta lähettää joko erillinen JOPOX-viesti tai sähköposti.

Laskun kuittaaminen maksetuksi (13/15) Lasku kuitataan maksetuksi polussa Työpöytä – Etusivu – Joukkueen hallinta – Laskutus (€). Hae lasku kirjoittamalla hakuikkunaan esim. laskun viitenumero ja klikkaa Hae. Klikkaa laskurivin edessä olevaan tyhjään neliöön ja klikkaa Merkitse maksetuksi. Kirjoita avautuvaan ikkunaan maksupäivä ja mahdollinen lisätieto ja klikkaa Merkitse maksetuksi.

Maksumuistutuksen lähettäminen (14/15) Maksumuistutusten lähettäminen tehdään polusta Työpöytä – Etusivu – Joukkueen hallinta – Laskutus (€) - Laskutuserät. Valitse laskutuserä ja klikkaa Muistuta. Kirjoita maksumuistutussähköpostin otsikko ja viesti. Tarkista Vastaanottajat-listan nimet ja klikkaa Lähetä laskut, mikä löytyy Vastaanottajat-listan alapuolelta.