MyClub ohjeistus – Kevät 2017 Tuusulan Palloseura ry - TuPS

Esitys aiheesta: "MyClub ohjeistus – Kevät 2017 Tuusulan Palloseura ry - TuPS"— Esityksen transkriptio:

1 MyClub ohjeistus – Kevät 2017 Tuusulan Palloseura ry - TuPS

2 Sisällysluettelo Mikä myClub –järjestelmä on?
Pohjatyö myClub -käytölle Joukkueen jäsenrekisteri Tapahtumien hallinta Tiedotteet ja sähköposti Laskutus ja maksujen seuranta Yhteenveto TuPS - Suurella sydämellä

3 myClub –järjestelmä helpottaa toimintaa
Pelaaja / Vanhempi Pelaajatietojen hallinnointi Ilmoittaudu tapahtumiin Voit siirtää tapahtumat omaan kalenteriin Seuraa seuran/joukkueen tiedotusta Seuraa omaa laskutusta Maksa laskut helposti virtuaaliviivakoodilla Joukkue Voit hallita joukkueen/ryhmän jäseniä Voit tiedottaa joukkueen/ryhmän jäseniä Luo tapahtumia ja seuraa ilmoittautumisia (tilastot) Luo ja lähetä laskuja helposti Laskujen tila päivittyy automaattisesti (viiteaineistojen kautta) Seura Reaaliaikainen jäsenrekisteri Tiedota eri ryhmiä Luo tapahtumia ja seuraa ilmoittautumisia Luo laskuja joukkueille / jäsenille / tapahtumiin / sponsoreille / majan käyttäjille ja lähetä helposti Palkkiot pelinohjaajille Viitemaksutiedot pankista, laskujen tila päivittyy

4 Pohjatyö myClub -käytölle
Ryhmissä oikeat jäsenet ja oikea sähköposti Tiedotus ja laskut kulkevat sähköpostilla Myös tekstiviestit mahdollisia Jäsenillä oikeat roolit (”jäsentasot”) ja ryhmät Käytetään tiedotuksissa Kaikki lähtevä laskutus jäsenille ja sponsoreille tehtävä myClubinkautta Maksettaessa käytettävä viitenumeroa

5 myClub ryhmät / rakenne
Pelin ohjaajat Tuusulan Palloseura ry Hallitus YJ -joukkueet Aikuis -joukkueet Juniori- joukkueet jne… Ladies Ikämiehet Miehet Tyttö joukkueet Poika joukkueet T06-07 P06 T08-09 P07 P08 Valkoinen jne… P08 P08 Harmaa P09 jne… jne…

6 Joukkueen jäsenrekisteri

7 Jäsenrekisteri – eri toiminnot
Tässä näet joukkueen, jonka tietoja käsittelet. Pääsääntöisesti voi käsitellä vain oman joukkueesi tietoja Uuden jäsenen perustaminen Jäsenlistaus exceliin Kun jäsen perustettu, lähetä aktivointilinkki Jäsen voi valita vain Pelaaja –tason, muut laitetaan pääkäyttäjän toimesta

8 Jäsenrekisteri - jäsenen tiedot
Kun perustat käyttäjää, ainoat pakolliset tiedot ovat Nimi ja sähköpostiosoite (vanhemman). Tähän sähköpostiosoitteeseen lähetetään aktivointilinkki järjestelmään. Pelaaja/jäsen pääse itse täydentämään ja muuttamaan tietojaan oman sivunsa kautta.

9 TAPAHTUMIEN HALLINTA TuPS - Suurella sydämellä

10 Tapahtumien hallinta - näkymä
Tänne voidaan lisätä joukkueelle tapahtumat, esim. treenit, turnaukset, pelit jne.

11 Tapahtumien hallinta – uusi tapahtuma
Jos tapahtumapaikka puuttuu, sen voi lisätä listaan Tässä voidaan määritellä lisäehtoja tai näkyvyyttä tapahtumalle: - rajata osallistujamäärä - rajata ilmoittautumisaika - kuittaukset nimetylle henkilölle

12 Tapahtumien hallinta – tapahtuman monistaminen
Jos kyseessä on toistuva tapahtuma, luo se kerran tapahtumalistaan ja kopioi se sen jälkeen haluamillesi päiville: Aktivoi tapahtuma Valitse Kopio valitut tapahtumat Laita päivät ja/tai kuukaudet, joilla se toistuu Paina Kopioi Huom! Jos jokin menee väärin, sen voi poistaa tai korjata aktivoimalla tapahtuman ja muokkaamalla sitä TuPS - Suurella sydämellä

13 Tapahtumien hallinta – näkymä käyttäjälle
Käyttäjä voi ilmoittautua tapahtumaan oman kalenterin kautta

14 Tapahtumien hallinta - osallistujalista
Tältä näkee, ketä tulossa ja ketä ei. Lisäksi täällä näkyvät kommentit, jos pelaaja on niitä kirjoittanut

15 TIEDOTUS TuPS - Suurella sydämellä

16 Tiedotteet – tiedotteen luominen ja näkymä
Uuden tiedotteen luominen…. ….tiedote näkyy käyttäjällä näin Voit julkaista heti tai tehdä luonnoksen ja laittaa ajankohdan milloin julkaistaan jäsenille

17 Tiedotteet – lähettäminen sähköpostilla

18 Tapahtumakalenteri web -sivulle
Mene Tapahtumat välilehdelle ja valitse sieltä Julkaisut Uusi julkaisu Ohessa esimerkki oletus-asetuksista, jotka kalenteriin voi valita Paina Tallenna, niin pääset näkymään, jossa näet kalenterin ja pystyt kopioimaan HTML –linkin web- sivulle

19 Tapahtumakalenteri web -sivulle
Valitse Liitä HTML –koodi omalle web-sivulle….. ….saat koodinpätkän, jonka voit liittää joukkueen Tapahtumakalenteriksi Tupsin nettisivuille (Nimenhuudon kalenterin tilalle)

20 LASKUTUS TuPS - Suurella sydämellä

21 Hallinnollisia tehtäviä
Laskutus Laskuja voi tehdä: Valituille tai kaikille ryhmän jäsenille (esim. joukkuemaksut, varusteet, turnaukset) Liitettynä tapahtumaan, jolloin ilmoittautumisen yhteydessä lähtee lasku Laskutus lähes aina sähköpostilla (pdf-tulostus myös mahdollinen) Mukana virtuaaliviivakoodihelppoa maksamista varten Seura voi laskuttaa jäseniä suoraan (jäsen-ja toimintamaksut) tai joukkueen rahastonhoitajaa (joukkueen muut kulut) Seuranta Laskun tila muuttuu maksutiedon mukaan Erääntyneistä tieto myös jäsenlistauksessa tai omissa tiedoissa Muita viitteitä ei saa käyttää myClub ei lähetä muistutuksia/karhulaskuja (automaattisesti) Viikkotiedotteessa tieto erääntyneistä Laskun rivejä tai maksusuorituksia voi päivittää tarvittaessa Laskun voi sulkea/poistaa

22 Laskujen seuranta Laskun tila päivittyy pankin viitesiirtojen kautta
Avoin Maksettu Erääntynyt Maksettu liikaa Suljettu: vain jos tilinhoitaja/ylläpitäjä itse sulkee Laskun voi lähettää uudestaan Valitse lasku(t) ja Toimita Erääntyneeseen tulee karhumerkintä automaattisesti Laskulle voi itse lisätä maksumuistutuksen, jos vähintään 14 pv. myöhässä Laskujen korjailu OK, jos saman kuukauden aikana ja ei suorituksia Sulkeminen (ei laskutusperustetta) Rivien lisäys, poisto, summien muuttaminen Eräpäivän tai tilin muuttaminen Maksuja tullut Eräpäivän siirto Muistutusmaksun lisäys Liikamaksun palautus Väärälle tilille maksetun rahan siirto Viitteettömän maksun kirjaus Maksetun laskun/osan peruutus Hyvityslaskulla

23 Laskujen luonti Useita tapoja tehdä laskuja
Jäsenet->Valitse Ryhmä (joukkue) -> Valitse jäsenet->Uusi Lasku Laskutus ->Laskut->Uusi Lasku->Valitse jäsenet Tapahtumalle -> Valitse tapahtuma -> (ota EI –ilmoittautuneet pois) -> Luo lasku ilmoittautuneille

24 Laskun luominen - laskutusrivit
1) Valitse jäsenet, joille lasku laitetaan => Rajaa roolilla!! 2) Lisää laskutusriville tiedot, valitse oikea laskutuskategoria 3) Luo lasku => ei vielä lähetä

25 Laskun luominen – julkaisu ja lähetys
1) Laskun voi ensin julkaista, jolloin sen voi vielä tarkistaa. 2) Lähetys sen jälkeen

26 Laskun tila / seuranta Laskut ja maksut voi viedä mm. excel –tiedostoon jos tarvitsee Maksujen tilaa voi seurata järjestelmästä => Voi tarvittaessa lähettää maksumuistutuksen

27 YHTEENVETO TuPS - Suurella sydämellä

28 MyClub….. MyClub:in tarkoituksena on tehostaa seuran rutiinien hallintaa ja helpottaa joukkueen arkea Jäsentiedot aina ajan tasalla Tapahtumat ja osallistumisseuranta Selkeät tiedot seuran ja joukkueen maksuista jäsenille ja kirjanpitoon Yhtenäinen tapa toimia MyClub ohjeistusta: Video-ohjeita: TuPS - Suurella sydämellä