EmCen käyttöönotto

EmCe-taloushallinnon järjestelmän osa-alueet Yritys Oy Ostotilausten-käsittely Myynti-tilausten käsittely Varasto Ostoreskontra Myynti-reskontra Kirjanpito

Ostotilaus tehdään tukkurin verkkokaupassa Hanki / Hasselhoff / Oriental Imports Myynti asiakkaalle Tehdään asiakkaalle myyntitilaus ja lasku, joka lähetetään asiakkaan sähköpostiin Valvotaan, että asiakas maksaa ja tarvittaessa huomautetaan Maksu-tapahtumat Ostolasku maksetaan eräpäivänä Ainopankista ja kirjataan ostoreskontraan maksetuksi Kun asiakkaan suoritus näkyy Ainopankissa, se kirjataan myyntireskontran kautta kirjanpitoon, jolloin lasku poistuu myyntisaamisista Tavara saapuu varastoon Kun tukkurilta on saatu lasku, kirjataan tavarat saapuneeksi varastojärjestelmässä Lasku kirjataan myös ostoreskontraan ja sen kautta kirjanpitoon

Hankintatiimi 1/3 Perustaa EmCeen tavarantoimittajat (ryhmä 2) ja ostettavat (eli jatkossa myytävät) tuotteet Tekee ostotilaukset verkkokauppoihin https://verkkokauppa.kykylaakso.fi Verkkokaupan käyttäjätunnukset on lähetetty oppiyritysten gmail-osoitteisiin Muilta oppiyrityksiltä tehdyt ostotilaukset lähetetään niille sähköpostilla

Hankintatiimi 2/3 Kirjaa EmCessä tavarat varastoon Vain jälleenmyyntiin tulevat tuotteet perustetaan EmCeen Tarvitaan vaihto-omaisuuden seurantaan Voi käyttää tukkukaupan tuotekoodia Omaan käyttöön hankittavia tuotteita ei perusteta EmCeen

Hankintatiimi 3/3 Tarkistaa saapuvan ostolaskun (määrä ja summa vastaavat sovittua) ja kirjaa sen ostoreskontraan, jossa lasku tiliöidään ja siirretään kirjanpitoon.

Myynti- ja markkinointitiimi Perustaa asiakkaat EmCeen (ryhmä 1) Pyytää hankintatiimiä tekemään hankinnan, jos tuotetta ei ole Laskuttaa asiakkaan ja siirtää laskut myyntireskontraan ja kirjanpitoon Lähettää laskun asiakkaan sähköpostiin

Taloustiimi 1/5 Maksaa laskut Ainopankissa Seuraa, että myyntilaskuista tulee suoritukset (-> perintä) Huolehtii siitä, että hallituksen kokouspöytäkirjat ovat asianmukaiset On vastuussa erilaisten sopimusten teosta

Taloustiimi 2/5 Perustaa työryhmäalustalle seuraavat kansiot ja valvoo, että kyseiset dokumentit tallennetaan kansioihin: Kirjanpito Ostolaskut Myyntilaskut Kirjanpitotositteet Kuukausiraportit

Taloustiimi 3/5 ”Tulostaa” Ainopankin tiliotteet kuukausittain pdf-muodossa Tallentaa tiliotteet kirjanpitotositteisiin Seuraa pankkitiliä ja varmistaa, että kaikki pankkitapahtumat tulevat mukaan kirjanpitoon

Taloustiimi 4/5 Tarkistaa reskontrien kautta tulleita tiliöintejä Täsmää pankkitilin kuukauden vaihteessa Tarkistaa, että ostoreskontra ja myyntireskontra täsmäävät pääkirjaan Tarkistaa, että tilien saldot ovat ”oikean merkkisiä” (debet/kredit)

Taloustiimi 5/5 Tulostaa kuukauden päätyttyä raportit: Päiväkirja Pääkirja Tuloslaskelma ja tase Pankin tiliote Tallentaa raportit Kuukausiraportit-kansioon

EmCen tositelajit 1/2 Kirjanpito KP valitaan kirjauksessa Kirjanpito-osiossa ei käytetä mitään muuta tositelajia Ostoreskontrassa automaattisesti OSTOL: saapuneet ostolaskut MAKSUT: laskujen maksut

EmCen tositelajit 2/2 Myyntireskontrassa automaattisesti MYYNTIL: myyntilaskut SUORITUK: asiakkailta tulleet suoritukset Ostoreskontran ja myyntireskontran tapahtumat siirtyvät em. tositelajeilla osakirjanpidoista pääkirjanpitoon

Verkkokauppojen pankkitilit Tilinumerot: Hanki FI48 9991 2329 0622 67 Hasselhoff FI62 9991 2385 2389 83 Oriental FI90 9991 2341 2963 15