25.9.2017.

Esitys aiheesta: "25.9.2017."— Esityksen transkriptio:

1

2 Sivistystoimialan ruokapalvelujen kilpailutusten info- ja keskustelutilaisuus 25.9.2017
klo Tilaisuuden avaus Johtaja Jukka Laiho Sivistystoimialan kilpailutukset, vaihe 3 ja 4 Opetuksen ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelujen järjestämisen toimintamalli klo Tilaisuus päättyy

3 Sisällysluettelo Ensimmäinen infotilaisuus
Ruokapalvelut, yhteiset asiat Ruokapalvelut, vaihe 3 Ruokapalvelut, vaihe 4 Opetuksen ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelujen järjestämisen toimintamalli Ennakkoon esitetyt kysymykset

4 Ensimmäinen infotilaisuus
järjestettiin ensimmäinen info- ja tiedotustilaisuus koskien sivistystoimen ruokapalveluiden kilpailuttamisista. Materiaalissa on kuvattu hankinnan kohde sekä ehdottomat vaatimukset Materiaali on saatavilla

5 Ruokapalvelut, vaihe 3 ja 4 - Yhteiset asiat

6 Sivistystoimialan kohteet (koulut ja päiväkodit) on jaettu viiteen alueeseen:
Alue 1 Etelä-Turku Alue 2 Länsi-Turku Alue 3 Itä-Turku Alue 4 Pohjois-Turku Alue 5 Keskusta

7 Sopimuskausi Koko sopimuskausi yhteensä enintään 5 vuotta
Sopimus on määräaikainen 3 vuotta, jonka jälkeen se jatkuu kaksi vuotta määräaikaisena, noudattaen yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolista irtisanomisaikaa

8 Palvelun sisältö Palveluun kuuluu: Toimitettavia ateriakokonaisuuksia:
Koulu- ja päiväkotiruokailu Henkilöstöruokailu Toimitettavia ateriakokonaisuuksia: Päiväkoti; aamiainen, lounas, välipala sekä vuoropäiväkodissa lisäksi päivällinen ja iltapala Koulu; lounas, osassa kouluissa välipala Iltapäivätoiminnan välipala Palvelun sisältö on tarkemmin kuvattu hankinnan asiakirjoissa

9 Huomioitavaa Muutokset esitettyihin tietoihin ovat mahdollisia
Hankinnan yksityiskohtaiset vaatimukset ilmenevät hankintaa koskevissa julkaistavissa asiakirjoissa. Läpikäytävä materiaali löytyy tilaisuuden jälkeen osoitteesta:

10 Ruokapalvelut, vaihe 3

11 3 vaiheessa kilpailutetaan
Alue 4, Pohjois-Turku (n asiakasta) Alue 5, Keskusta (n asiakasta) Tavoitteena on, että sopimukset alkavat elokuussa (lukuvuoden alussa)

12 Alue 4 Pohjois-Turku Valmistuskeittiöt: Palvelukeittiöt:
Arkeologinkadun päiväkoti, Jäkärlän koulu, Kaerlantien päiväkoti, Moision koulu, Paattisten koulu, Seuravuoren päiväkoti, Turun Lyseo, Yli-Maarian koulu Palvelukeittiöt: Kärsämäen koulu/Pallivahan yks., Luolavuoren koulu/Piiparin yks., Paattisten päiväkoti, piiparinpolun päiväkoti Jakelukeittiöt: Halikonkadun päiväkoti, Jäkärlän puistokadun päiväkoti, Kärsämäen koulu/Kärsämäen yks. ja päiväkoti, Lamporlankadun päiväkoti, Maarian nuorisotalon iltapäivätoiminta, Moision koulun iltapäivätoiminta, Munterinkadun päiväkoti, Paattisten koulun iltapäivätoiminta, Paltankadun päiväkoti, Parolanpolun päiväkoti, Suotorpankadun päiväkoti, Yli-Maarian päiväkoti

13 Alue 5 Keskusta Valmistuskeittiöt: Palvelukeittiöt: Jakelukeittiöt:
Cygnaeuksen koulu, Klassikon lukio, Luolavuoren koulu, Luostarivuoren koulu, Puolalan koulu, Rakuunantien päiväkoti, St. Olofsskolan, Topeliuksen koulu/Juhana Herttuan yks., Vasaramäen koulu/Sireenikujan yks. Palvelukeittiöt: Kaskenkadun päiväkoti, Koulukatu 10 & 12 päiväkodit, Mikaelin koulu, Puolalanmäen koulu, Runosmäen nuorisotalo, Sirkkalan koulu, Sofiankadun päiväkoti, Topeliuksen koulu/Topeliuksen yks., Tähtitorninkadun päiväkoti, Vasaramäen koulu Jakelukeittiöt: Ruiskadun päiväkoti, Sairashuoneenkadun päiväkoti

14 Hankintamenettely ja alustava aikataulu (vaihe 3)
Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Hankinta on jaettu kahteen osakokonaisuuteen; alue 4 ja alue 5 Asiakirjat julkaistaan Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa Alustava aikataulu Osallistumispyyntö julkaistaan viikolla 42

15 Ruokapalvelut, vaihe 4

16 4 vaiheessa kilpailutetaan
Alue 1 Etelä-Turku Alue 2, Länsi-Turku Alue 3, Itä-Turku Tavoitteena on, että sopimukset alkavat elokuussa (lukuvuoden alussa) Tavoitteena on kilpailuttaa hankinta syksyn 2018 aikana Kohteet ilmoitetaan hankinnan asiakirjoissa

17 Opetuksen ja varhaiskasvatuksen. ruokapalvelujen järjestämisen
Opetuksen ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelujen järjestämisen toimintamalli

18 Johdanto Tässä esityksessä kuvataan Turun kaupungin opetuksen ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelujen järjestämisen toimintamalli. Kuvauksella pyritään esittämään palvelujen järjestämiseen osallistuville sidosryhmille toimintamallin keskeiset prosessit. Erityistä huomiota kuvauksessa on kiinnitetty mm. laskutukseen ja arvonlisäverojen käsittelyyn. Mikäli tämän asiakirjassa ja palvelukuvauksen välillä on ristiriitoja, noudatetaan palvelukuvauksessa esitettyä toimintatapaa.

19 Sisältö Toimijat Toimintaprosessit

20 1. Toimijat Turun kaupunki Ruoka-palvelun tuottaja
Tarvikkeen tai palvelun toimittaja Sopimus Tilaus Sopimus Laskutus Tavaroiden ja palvelujen laskutus kaupungilta mahdollistaa ALV-hyödyn = ALV-kuntapalautus

21 2. Toimintaprosessit 1. Sopimuksen- hallinta 3.
Ruokapalvelujen verollisuus päiväkoti, verollinen esiopetus, veroton perusopetus, veroton henkilöstöruokailu, verollinen 2. Toimintaprosessit 1. Sopimuksen- hallinta 1. Kokonais- kustannukset, kaupalliset ehdot 2. Ruokapalvelun suunnittelu 3. Raaka-aineiden, käyttötarvikkeiden ja palvelujen tilaus Tarvikkeiden ja palvelujen toimitus 7. Ruokapalvelun tilaus-toimitus-prosessi 2. Ateria- määrät Laskutus 6. Tilojen käyttöoikeuksien hallinta 3. Sähkö- ja vesilasku 4. Laskujen käsittely Palvelutuotanto (valmistus ja tarjoilu) 4. Ruokapalvelun tuottajan laskut 5. Laskujen maksaminen Tavara-/palvelulaskut tarkastettaviksi Ruokapalvelun tuottaja 5. Tarkastetut tavara-/palvelulaskut Tarvikkeiden ja palvelujen toimittajat Turun kaupunki

22 2. Toimintaprosessit 1. Sopimuksenhallinta
Kokonais- kustannukset, kaupalliset ehdot Turun kaupunki kilpailuttaa palvelun tuottamiseen tarvittavat sopimukset (kohta: Kustannusvastuut) 1.1 Kilpailuttaminen 1.2 Sopimusseuranta Kaupunki seuraa toiminnan sopimusten-mukaisuutta ja ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin Tarjouspyynnössä (ei vielä sovittu) 1.3 Hinnantarkistus

23 2. Ruokapalvelun suunnittelu
2. Toimintaprosessit Palvelukuvauksen mukaisesti mm. Ruokalistasuunnittelu Ravintoainelaskelmat Tuotekehitys 2. Ruokapalvelun suunnittelu 2.1 Tuotevalikoiman hallinta 2.2 Toteutuksen suunnittelu Palvelukuvauksen mukaisesti mm. Resurssien käyttö Omavalvonta Mahdolliset laatu-, ympäristö- ja turvallisuusjärjestelmät Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Palvelun arviointi ja kehittäminen, oman toiminnan seuranta Palvelukuvauksen mukaisesti mm. Valmistus Materiaalien hallinta Ruoan pakkaaminen ja lähettäminen kohteisiin Ruoanjakelu Ateriakuljetus Tarjoilu Astiahuolto Ravitsemuksellisen laadun toteutuminen ja ylläpitäminen Poikkeamista ilmoittaminen 2.3 Tuotanto

24 3. Raaka-aineiden, käyttötarvikkeiden ja palvelujen tilaus
2. Toimintaprosessit Palvelukuvauksen mukaisesti mm. Pesuaineet Keittiötarvikkeet Kertakäyttövälineet 3. Raaka-aineiden, käyttötarvikkeiden ja palvelujen tilaus Palvelukuvauksen mukaisesti mm. Elintarvikkeet 3.1 Raaka-aineiden tilaus 3.2 Käyttötarvikkeiden tilaus 3.3 Palvelujen tilaus Palvelukuvauksen mukaisesti mm. Vuokratyövoima Kuljetukset Tilausprosessien it-kuvaukset diat 31-35

25 2. Toimintaprosessit 4. Laskujen käsittely
4..1 Ruokapalvelujen tuottamisen laskutus 4.2 Raaka-aine, käyttötarvike ja palvelulaskujen tarkastus Palveluntuottaja vastaa laskujen kohdentamisesta ja tiliöinnistä.

26 2. Toimintaprosessit 5. Laskujen maksaminen Kohdassa 5.1
Yhtiö tarkastaa ja tiliöi ostolaskut kaupungin järjestelmässä, siten että alv menee joko vähennettäviin tai kuntapalautettaviin veroihin. Kaupunki hyväksyy maksuunpanoaineiston. . Tasauslaskuvaiheessa toimittajan vastuulla on informoida kaupungille mahdolliset muutokset verollisen ja verottoman käytön suhteessa. 5. Laskujen maksaminen 5.1 Tarvikelaskujen hyväksyntä 5.2 Ruokapalvelun tuottajan laskun hyväksyntä 5.3. ALV-kuntapalautukset 5.4 Tasauslasku Tasauslaskun käsittelyn kuvaus: Dia 29

27 6. Tilojen käyttöoikeuksien hallinta
2. Toimintaprosessit Tiloista EI peritä erikseen vuokraa palveluntuottajalta. Kaupungilla sisäinen sopimus eri toimialojen välillä tilojen käytöstä. Peritään sähkö ja vesi kulutusperusteisena keittiöistä (valmistus-/jakelukeittiöt) I-vaihe alueiden 4 ja 5 valmistuskeittiöt Jos tiloissa valmistetaan ruokaa muuhun käyttöön: ulkopuolelle myytävistä aterioista ei peritä erilliskorvausta -> keittiöt tehokkaassa käytössä. Tilojen käyttöoikeus ja kuvaus vastuujaosta sisältyy ruokapalvelusopimukseen. Toimitilan kustannukset veloitetaan kaupungin sisällä, mutta huomioidaan kilpailutettavassa annoksen vertailuhinnassa (raaka-aineet yms.). Ulkopuolelle myytävistä aterioista ei erillistä korvausta, vaan se sisältyy tasauslaskuun. 6. Tilojen käyttöoikeuksien hallinta 2.1 Tilojen käyttöoikeuksien hallinta

28 7. Ruokapalvelun tilaus-toimitus-prosessi
2. Toimintaprosessit 7. Ruokapalvelun tilaus-toimitus-prosessi Kaupunki laskuttaa tasauslaskun verollisena. Oletuksena on, että tiloja on käytetty verolliseen annosvalmistukseen. Ateria- määrät 3.1 Ateriamäärien tilaus 3.2 Toimitusmäärien raportointi Liite 1 Palvelukuvaus ja vähimmäisvaatimukset, kohta ja liite 2 Palvelukuvaus ja vähimmäisvaatimukset, kohta 12.3 Toimitusmäärien tarkistuspisteet Kaupunki laskuttaa tasauslaskun. Opettajat ruokailevat henkilökuntaruokailuna.

29 Tasauslasku (esimerkki)
Oppilasruokalautasen sopimuksen mukainen kokonaishinta=vertailuhinta Veloituslasku Yhtiölle 0,10 € Hyvityslasku Yhtiölle 0,10 € palautus TAI Verollinen Veroton 0,63 € 0,10 € 0,53 € -0,10 € Tavara- ja palveluhankinnat. Sähkö ja vesi Tilakustannukset Tavaran- ja palvelutoimittajat laskuttavat kaupungilta 40% 0,43 € 0,80 € 0,80 € 0,80 € TAI 60% Ruoan valmistus ja tarjoilu 1,33 € 1,43€ - 0,10€ 1,23€ + 0,10€

30 Yhteenveto Neuvottelumenettelyllä haetaan kokonaishintaa sisältäen palveluntuottajan palvelukustannusosuuden ja kaupungin hankintasopimusten mukaisen kustannusosuuden. Palveluntuottajan tulee sisällyttää oma synergiahyötynsä keittiökapasiteetin käyttämisestä muuhun myyntiin omaan palvelukustannusosuuteensa. Neuvottelumenettelyssä sovitaan toimintamallista raaka-aineiden hankintakustannusten muutosten varalle.

31 toiminnan-ohjaus-järjestelmä
3.1 Raaka-ainetilaukset Raaka-ainetarpeiden määrittely palveluntuottajan toiminnanohjausjärjestelmää käyttäen, lasku Turun kaupungille Palvelun tuottajan toiminnan-ohjaus-järjestelmä 1) Raaka-aineiden ostotilaukset toimittajille, laskutusosoite Turun kaupunki Tavaran toimittaja 2) Raaka-aineiden toimitukset 3) Ostolaskun lähetys Turun kaupungille SAP ERP Turun kaupunki Yritys 1002 SIPS Laskun-tarkastus 5) Ostotilauksen tietojen replikointi SAPiin laskun tarkastusta varten 4) Raaka-aineiden vastaanotto Palveluntuottajan vastuu: Ostotilauksen lähettäminen toimittajille Raaka-aineiden vastaanotto Ostotilauksen lähettäminen Turun kaupungille vastaanoton jälkeen Ostolaskujen asiatarkastus SAP/SIPS EPi

32 Liittymät (kohta 3.1) Kaupungilla on valmis liittymä ja rajapinta SAP ERP toiminnanohjausjärjestelmään Aromista Toimittaja vastaa oman järjestelmänsä muutoksista ja liittymäaineiston rakentamisen kustannuksista Liittymäkuvaus tarjouspyynnön liitteenä EPi

33 3.2 Raaka-ainetilaukset Raaka-ainetarpeiden määrittely palveluntuottajan toiminnanohjausjärjestelmää käyttäen, lasku Turun kaupungille Sopimukset tavarantoimittajien kanssa tekee Turun kaupunki. Ostotilaukset tehdään palveluntuottajan järjestelmässä Turun kaupungin sopimuksia ja sopimushintoja käyttäen. Palveluntuottajan raaka-aineostotilauksissa laskutettavana asiakkaana on Turun kaupunki. Turun kaupungin yhteystiedot ja laskutustiedot mainittava ostolaskussa, jotta lasku saadaan reititettyä oikein. Palveluntuottaja lähettää raaka-aineiden vastaanoton jälkeen ostotilaustiedot Turun kaupungin SAP järjestelmään.. Tämän ostotilauksen rivitiedot perustuvat raaka-aineiden vastaanottotietoihin (raaka-ainenimikkeet, määrät). Prosessin toimivuus edellyttää, että tavaran vastaanotot tehdään välittömästi, jotta ostotilauksen tiedot ovat Turun SAPissa valmiina, kun toimittajan lasku saapuu SAPiin. Jos vastaanotto puuttuu, lasku päätyy asiatarkastajalle, joka on palveluntuottajan nimeämä henkilö(t). Asiantarkastaja huolehtii siitä, että vastaanotto suoritetaan tämän jälkeen välittömästi. Asiantarkastaja palauttaa laskun jatkokäsittelyyn SAP/SIPS:ssä. Tämä edellyttää Turun SAP/SIPSin käyttöä ja siihen tarvittavia käyttöoikeuksia. EPi

34 3.3 Ruokahuoltoon liittyvät tarviketilaukset
Turun SRM järjestelmää käyttäen Palveluntuottaja 1) henkilö tilaa Turun kaupungin lukuun SAP SRM Turun kaupunki Yritys 1002 SAP ERP Turun kaupunki Yritys 1002 8. SIPS Laskun tarkastus Tavaran toimittaja Ostotilaus/ ostoehdotus 3) Ostotilaus 6) Vastaan-otto 7) VO-kuittaus 5) Ostolasku 4) Tarvikkeiden toimitukset palveluntuottajalle Palveluntuottajan vastuu: Palvelutuottajan henkilö tekee ostoehdotuksen Turun SRM järjestelmässä: 1) Turun kaupungin tuoteluetteloa käyttäen. Tästä syntyy ostotilaus. 2) tekemällä Kuvaa pyyntösi –tilaus (=vapaatekstitilaus), joka synnyttää ostoehdotuksen. Molemmat käsitellään Halokkeen ostajan toimesta Turun SAP järjestelmässä. Haloke lähettää ostotilauksen toimittajalle. Palveluntuottajan edustajan on tehtävä tarvikeostoa koskeva vastaanottokirjaus SRM järjestelmään. Jos vastaanotto puuttuu, lasku ohjautuu toimenpiteitä (6) varten ostoryhmän asiatarkastajalle, joka tässä tapauksessa on palveluntuottajan edustaja. EPi

35 3.4 Palvelujen tilaukset Palveluntuottaja tilaa palvelut toimittajilta, lasku Turun kaupungille Palvelun tuottaja 1) Palvelun ostotilaukset toimittajille, laskutusosoite Turun kaupunki Tavaran toimittaja 2) Palvelun toimitukset 3) Ostolaskun lähetys Turun kaupungille SAP ERP Turun kaupunki Yritys 1002 SIPS Laskun-tarkastus Palveluntuottajan vastuu: Ostotilauksen lähettäminen toimittajille Palvelun vastaanotto Palveluja koskevien ostolaskujen asiatarkastus SAP/SIPS EPi

36 Ennakkoon esitetyt kysymykset

37 Onko suunnitelmat muuttunut edellisistä info -ja keskustelutilaisuuksista.
Ei, suunnitelmat eivät ole muuttuneet edellisen tilaisuuden jälkeen. Ovatko kaikki palvelut jo aikaisemin ulkoistettuja vai vielä kaupungin itsensä hoitamia? Jos omassa hoidossa niin onko ajateltu liikkeenluovutusta? Kaikki palvelut on ulkoistettu (pois lukien ammatti-instituutti ja työkeskus), hyvinvointitoimialan ruokapalvelut on kilpailutettu ja sivistystoimialalta on jäljellä kaksi kilpailusta Tuleeko kohteet jakautumaan osiin ja jos, niin onko mahdollista antaa myös kokonaistarjous kaikista kohteista? Hankinta on jaettu osiin, tarjouksen voi jättää yhdestä tai useammasta osakokonaisuudesta

38 Tuleeko alueisiin sisältymään valmistuskeittiö, jonka kapasiteetti riittää valmistamaan kohteiden ruoat? Kyllä, valmistuskeittiöiden kapasiteetti riittää valmistaan kohteiden ateriat. Kohteiden annosvolyymit ja potentiaalit? Alue 4 noin 3500 asiakasta ja alue 5 noin 6300 asiakasta. Kohteiden annosvolyymit ilmoitetaan hankinnan asiakirjoissa. Minkä suuruisia investointeja palveluntuottajalta odotetaan? Hankinnan asiakirjoissa on ilmoitettu vastuujakotaulukko, jonka mukaan kustannukset jaetaan. Tuleeko palveluntuottajalle maksettavaksi vuokraa Ei, palveluntuottajalle ei tule maksettavaksi vuokraa

39 Kysymykset ja vastaukset
Kommentteja ja kysymyksiä voi lähettää mennessä osoitteella: merkillä: Ruokapalvelu Vastauskooste tilaisuudessa lähetetään sähköpostitse osallistujille sekä julkaistaan viimeistään

40 Kysymyksiä & avointa keskustelua

41