Sairaalapalvelujen päällikkö Tuula-Anneli Sirén 11.2.2015 Peruspalvelukeskus Oiva Lean Green belt: Kotiutusprosessin sujuvuuden parantaminen Sairaalapalvelujen päällikkö Tuula-Anneli Sirén 11.2.2015

Lean Six Sigma Projektin CHARTER Projektin nimi Kotiutusprosessin sujuvuuden parantaminen Champion / PO Aino Eerola Peruspalvelukeskuksen johtaja Vastuuhenkilö Sairaalapalvelujen päällikkö Tuula-Anneli Sirén MBB / BB Laatukeskus Juha Isomäki Sähköposti tuula-anneli.siren@oivappk.fi Ydintiimi Os.lääkäri Outi Hämäläinen, Aoh:t Lena Marttinen ja Jani Rehn, Kotiutusohj. Outi Karjalainen, fysioterapeutti Tarja Mäkelä Puhelinnumero 044-780 2325 Organisaatio Peruspalvelukeskus Oiva Aloitus pvm 16.9.2014 Päätös pvm 11.2.2015

Lean Six Sigma Projektin CHARTER Business case Tavoitteena on Oivan vuodeosastoilla parantaa kotiutusprosessin sujuvuutta. Tämän työn toinen tavoite on ollut oppia tekemään tämä työ Lean ajattelun kautta. Lean on japanilaista alkuperää oleva ajattelutapa, filosofia ja elämäntyyli, jonka alkuperä on Toyotan tuotantojärjestelmässä. Leanin olennainen asia on lisäarvon tuottaminen asiakkaalle. Ensisijainen tapa päästä tähän on eliminoida hukkaa. Hukka on Leanin termi mille tahansa, mikä vie aikaa mutta ei tuota lisäarvoa asiakkaan kannalta. Miten kotiutusprosessin parantaminen näkyy tässä työssä. Kotiutusprosessin parantaminen toteutuu kaizen eli jatkuvan parantamisen tavoitteella. Tämä työ on alku tälle prosessille. Japanilaisen Lean-näkemyksen mukaan lyhytnäköisyyttä tulisi pyrkiä välttämään ja enemmän meidän tulisi pyrkiä pitkän aikavälin ratkaisuihin, joihin tulisi investoida. Näin saavutetaan jatkuvuus ja voidaan tuottaa enemmän lisäarvoa asiakkaille. Ensisijainen lähestymistapa prosessien parantamiseen on hukan eliminointi. Tämä työ tukee Lean näkemystä ja johtopäätöksissä perustelen niitä investointi tarpeita pitkälle aikavälille, Jotka tuottavat lisäarvoa asiakkaillemme/potilaille, mutta myös osaltaan poistavat hukkaa. Kotiutusprosessin sujuvuuden parantamisen hukka on odottaminen. Kaikki odottaminen on käytännössä hukkaa ja lisäarvoa tuottamatonta.

Lean Six Sigma Projektin CHARTER ONGELMAN ASETTAMINEN: Ongelma on, että Peruspalvelukeskus Oivan terveyskeskussairaaloiden vuodeosastolla on potilaita, jotka jonottavat jatkohoitoa tehostettuun palveluasumiseen, dementiahoitoon tai vanhainkotiin, tämä tuottaa tarpeetonta hukkaa Niin organisaatiolle kuin potilaalle. TAVOITTEEN ASETTAMINEN: Tämän projektin tavoitteena on tuoda esille mikä on kotiutusprosessi. Jotta kotiutusprosessi sujuu tavoitteellisesti tulee organisaation työntekijöiden tietää kotiutusprosessin eri vaiheet ja siihen liittyvät rajapinnat eri yksiköiden välillä. Yhtä tärkeää on saada kotiutuva asiakas/potilas kuin omaiset mukaan kotiutusprosessiin. Kun potilas tulee osastolle, tulee arvioida, mikä on tämän hoitojakson tarkoitus potilaan kannalta, mihin pyritään ja mitkä ovat keinot siihen. Tässä työssä tuon esille mikä on ollut nykytila ja onko projektin kohteena ollut vuodeosasto edistynyt verrattuna muihin vuodeosastoihin. Kuinka paljon hukkaa ongelma tuottaa Peruspalvelukeskus Oivalle. Mitä tulisi tehdä, jotta vältyttäisiin tarpeettomalta hukalta. Prosessia mitataan säännöllisesti, jotta kaikki tietävät missä mennään. Hyödynnetään moniammatillsta osaamista organisaatiossa, jotta kotiutukset onnistuvat. Osastoilla ohjataan kotiutusta tarkistuslistan avulla. Perustetaan kotiutus/kuntoutus kotiin tiimit. Tiimissä on fysioterapeutti ja 2 lähihoitajaa. Sekä sosiaalikuraattorin panostusta lisätään osastoille, jotta tarpeetonta jonotusta ei osastoille tule.

Lean Six Sigma Projektin CHARTER Kotiutusprosessin parantamisen mittarit: Hoitojaksot, potilaiden tulo ja lähtömäärät kuukausittain, jonotusajan- ja määrän seuranta, tarkistuslistan käytön seuranta, asiakaspalaute, miten potilaat ja omaiset on otettu mukaan kotiutuksessa. Taloudellinen tarkastelu: Jokainen jonotus on hukkaa, yksihoitovrk maksaa kunnille keskimäärin 180 euroa. kuukauden jonotus=> 30 vrk x 180 euroa= 5400 euroa, 10 potilasta jonottaa turhaan sairaalaosastolla jatkohoitoa = 54 000 euroa/ kk 6 kk = 324 000 euroa 12 kk = 648 000 euroa 30 paikan vuodeosaston henkilöstömitoitus on 0,63 = 19 hoitajaa, 20 paikan vuodeosasto henkilöstömitoituksella 0,7 = 14 hoitajaa 10 paikan vähennyksellä saadaan parannettua henkilöstömitoitusta sekä Kotiutustiimin resurssointi 2 työntekijää ja kotihoitoon vahvistusta 3 työntekijää, 10 paikan osto tehostetussa palveluasumisessa on edullisempaa, kuin maksaa jonotuksesta. Mutta muutos edellyttää uuden toimintatavan opettelua, johon kaikkien tulee sitoutua !

Projektin riskit, haasteet ja oletukset Prosessilähtöinen toimintatapa ja organisaation kehittäminen, muutos tuo pelkoa ja muutosvastarintaa, niin hoitohenkilökunta sairaalatyössä kuin kotihoidossa, lääkärit ei sitoudu projektiin. Haaste vuodepaikkojen sujuva käyttö, paikkojen vähennystavoitteet onnistuvat hyvällä kotiutusprosessin toimivuuden kehittämisellä. Tämä edellyttää, että kuntapäättäjät, organisaation johto tukee muutosta, kaikki ymmärtävät joka taholla mistä on kysymys ja mitä tavoitellaan, mikä vaatii eri tahojen yhteistyötä onnistuakseen.

Keskussairaalasta Oivan osastoille potilasmäärät 2013

Keskussairaalasta Oivan osastoille potilasmäärät 2014

Peruspalveluskeskus Oivan vuodeosastojen hoitojaksojen vaihtelu ajalla syys- marraskuu 2014

Vuodeosastoilla 2014 tehdyt pitkäaikaishoidonpäätökset

Pitkäaikaispotilaiden ikäjakauma vuodeosastoilla 2014

Histogrammi vuodeosastojen kuormituksesta lokakuu 2014

Vuodeosastojen 1 ja 2 kuormitusprosentti ajalla 6.10.-19.10.14

Hollolan vuodeosastojen kuormituksen vaihtelu ajalla 6.10.-19.10.14

Pitkäaikaispotilaiden osuus vuodeosastolla vuosina 2007-2014

Kotiutuksen ohjaus, tarkistuslista käytössä

Lokakuun 2014 palvelutalojonotilanne Ho-Hä-Kä alue

Lokakuun 2014 dementiayksikköön jono Ho-Hä-Kä alue

Lokakuun 2014 vanhainkotijono Ho-Hä-Kä alue

Vuodeosastojen kuormitusprosentit vaihtelu eri osastoilla tammikuu 2015

Vuodeosastojen hoitojaksojen vaihtelu eri osastoilla tammikuu 2015

Hollolan vuodeosasto 1: tammikuu 2015 potilaiden tulo- ja lähtömäärät päivittäin

Hollolan vuodeosastojen jonotuspäivien otanta 7 jonossa, joista yksi on jonottanut jatkohoitoa heinäkuusta 2014 lähtien Uusia tulossa jonoon koko ajan, Onko jonotus tarpeen osastoilla ? Näitä jonotuspäiviä 17.7.2014- 4.2.2015 yhteensä 451= 811 80 euroa, 180 euron suoritteella.

Kotiutuksen ohjauskortti- tarkistuslistakäytössä

Kotiutusprosessin parantaminen Kaizen= jatkuva parantaminen, 5 WHYS, ongelman ratkaisemiseksi ja gemba= paikan päällä Kotiutusohj. koordinoi Kotiutus tiimi PHKS KOTI TK-OS Arv.käynnit nopeasti, Kotiutuspäivä on joka pv Siirto heti- 1 vrk Jonotusaika vaihtelee, hukka pois