JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 1 Tiedekunnan esittelylistojen ja pöytäkirjojen tuottaminen ja julkaisu XML- kieltä ja InfoPath-sovellusta hyödyntäen Sanna Hirvola, IT tiedekunta Eliisa Jauhiainen, Tag2IT-projekti

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 2 Lähtökohta Tiedekunnan toimisto tuottaa vuosittain suuren määrän tiedekuntaneuvoston kokousten esittelylistoja ja pöytäkirjoja. Esittelylistoissa ja pöytäkirjoissa toistuu jatkuvasti sama rakenne. Ongelma 1: Dokumenttien kokoaminen on työlästä ja virhealtista. Ongelma 2: Dokumenttien jakaminen sähköisesti on vaikeaa.

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 3 Tag2IT- projekti Projektin tehtävänä oli kehittää tiedekunnan esittelylistojen ja pöytäkirjojen laatimis- ja jakeluprosessia ja siinä käytettäviä työvälineitä. Tavoitteena oli tehdä laatimisprosessi kevyemmäksi automatisoimalla laatimisprosessia hyödyntäen dokumenttien rakenteisuutta. Projektiryhmä: Antti, Eliisa, Jouni, Jussi ja Tuomo Projektin kesto: – Projekti kartoitti dokumenttien laatimisprosessin nyky- ja tavoitetilat, joiden avulla lähdettiin suunnittelemaan dokumenttien rakenteistamista. Toimiston kokousasiakirjoja siirrettiin XML-muotoon, mikä yhdenmukaisti asiakirjojen rakennetta.

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 4 XML-ratkaisu Rakenteistaminen aloitettiin RASKE-menetelmän asiakirja-analyysilla Kokousasiakirjojen osille laadittiin DTD määritykset, jotka määrittelivät asiakirjojen loogiset rakenteet. MS Word -> MS InfoPath InfoPath lomake saadaan tallennettua XML- muodossa

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 5 Hankkeen onnistuneisuus? Projekti kartoitti nyky- ja tavoitetilan, suunnitteli ja toteutti asiakkaalle järjestelmän, joka koostui InfoPath-lomakkeista. Lomakkeiden tietomalli perustui DTD(skeema)-määrityksiin. Lomakkeiden sisältö tallentuu XML–muotoiseksi. Tiedostot muokattiin edelleen tyyli- ja muunnostiedostojen avulla tarvittavaan muotoon. Jatkokehitys: XML-tiedostojen koostaminen valmiiksi kokousasiakirjaksi, web-julkaisun mahdollistaminen sekä “tekstipankki”.

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 6 Mitä opittiin? Projektiryhmä oppi projektin hallintaa ja projektissa työskentelyä sekä yhdistämään opittua teoriaa käytännön projektityöskentelyyn. Kiinteä yhteistyö asiakkaan kanssa luo edellytyksen onnistuneelle projektille. XML-kielen käyttäminen oikean ongelman ratkaisussa sekä InfoPath-ohjelman oppiminen.