JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 1 ITK201 Projektin hallinta Kurssin harjoitustyöohje Marikka Heikkilä

Esitys aiheesta: "JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 1 ITK201 Projektin hallinta Kurssin harjoitustyöohje Marikka Heikkilä"— Esityksen transkriptio:

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 1 ITK201 Projektin hallinta Kurssin harjoitustyöohje Marikka Heikkilä Marikka.heikkila@jyu.fi Ag Aud 2, ti 22.03.2005, 14-16

2 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 2 Aikataulu ja resurssit 22.3 tehtävänanto ma 9.5, pe 13.5., ma 16.5. ja pe 20.5. seminaarit –projektisuunnitelmat toimitetaan 5 päivää ennen esitystä Optimaan ryhmille varatuihin kansioihin, paperitulosteet samaan ajankohtaan mennessä ohjaajille Ag C531.1 viereisessä kaapissa olevaan laatikkoon –kukin ryhmä toimii projektiryhmänä; tehdään aikataulu, suunnitellaan resurssit ja valitaan ryhmälle projektipäällikkö –resurssit: 5 henkilön ryhmät, tunteja n. 30 / hlö

3 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 3 Tehtävä 1: Projektisuunnitelman valmistaminen kukin ryhmä valitsee 1 tehtävänannon tarjotuista 4 vaihtoehdosta (saatavilla myös Optiman työtilassa, https://optima.cc.jyu.fi/ ) Toimeksiannot.doc ryhmien ”projekti” on projektisuunnitelman laatiminen (+tehtävät 2 ja 3); noudattakaa kurssilla opittua myös laatimisprosessissa projektisuunnitelmasta: –aikataulun osalta karkean tason suunnitelma riittää; siis toteutuksen osalta keskeisten vaiheiden ja päätöspisteiden (4-6) kuvaaminen –asiat ja sisällöt, joita tehtävänannosta ei käy ilmi voi itse kuvitella –toimeksianto toteutetaan ajalla 1.9.2005 – 30.3.2006 –käytettävissä 5 henkilöä, kullakin 275 h = 1375 h yhteensä –budjetti: laitteet ja kalusto yliopistolta, koulutus- ja hankintabudjetti 3 000 €

4 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 4 Tehtävä 1: Projektisuunnitelman valmistaminen (jatkoa) projektisuunnitelmasta (jatkoa) –pohjana voi käyttää kurssimateriaaliin kuuluvia tai muualta hankittuja malleja –projektisuunnitelman pituus liitteineen on noin 10 – 20 sivua –projektisuunnitelmasta on käytävä ilmi ryhmäläisten nimet ja yhteystiedot –suunnitelma laaditaan asianmukaiselle dokumenttipohjalle (riittävän tasoiset ja selkeät ylä- ja alatunnisteet)

5 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 5 Tehtävä 2: Projektisuunnitelman esittäminen ja opponointi seminaarissa seminaarissa 1-2 ryhmäläistä esittää keskeiset osat suunnitelmastaan muille, aikaa 10-15 min –välineistö (piirtoheitin + videotykki ja kone, esitys korpulla, netissä tai kalvoilla) opponenttiryhmäläiset opponoivat työtä esityksen jälkeen (5-10 min yhteensä) opponenttiryhmän tehtävänä on –opponoida esitettyä työtä seminaarissa (n. 5-10 min) –tutustua projektisuunnitelmaan ennen seminaaria –valmistaa 3-5 kysymystä tai kommenttia työstä –palauttaa 1-2 A4 sivun pituinen opponointiraportti (paperituloste) seminaarin ohjaajalle

6 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 6 Tehtävä 2: Projektisuunnitelman esittäminen ja opponointi seminaarissa (jatkoa) opponoinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin –projektisuunnitelman sisältö ja kattavuus –projektisuunnitelman ulkoasu ja kieliasu –projektisuunnitelman dokumenttitunnisteet –projektisuunnitelman esittäminen opponoinnin tulee olla rakentavaa ja keskustelumuotoista! –pyydetään perusteluja asioille, joita opponenttiryhmäläiset olisivat tehneet toisin –käytettävään aikaan (5-10 min) sisältyy opponoitavan ryhmän (lyhyet) vastaukset tai kommentit

7 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 7 Tehtävä 3: Reflektointi; oman ryhmän toiminta kukin ryhmä keskustelee rakentavasti omasta toiminnastaan, eli siitä, kuinka harjoitustyöprojekti sujui ohjaajalle palautetaan seminaarissa 1-2 sivun mittainen Reflektointiraportti Reflektointiraportti sisältää ryhmän oman arvion toiminnastaan –kuinka tarkoin harjoitustyöprojekti suunniteltiin –vastasiko toteutus suunniteltua –miten ryhmän sisäinen dynamiikka (työjako, viestintä, tehtävien hoito) toimi –mitä harjoitustyössä opittiin –miten opittua voi soveltaa tulevissa projekteissa –mikä työssä oli helpointa, vaikeinta –miten projektipäällikkö ja ryhmäläiset onnistuivat rooleissaan –vastatkaa myös itse ”Projektien avoimissa ovissa” tekemiinne kysymyksiin

8 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 8 Loppuraportin luovutus ja sisältö Loppuraportti = projektisuunnitelma (10-20 s) + opponointiraportti (1-2 s) + reflektointiraportti (1-2 s) projektisuunnitelma toimitetaan 5 päivää ennen seminaaritilaisuutta Optimaan opponenteille ja paperitulosteena ohjaajille, opponointiraportti ja reflektointiraportti luovutetaan ohjaajalle seminaarissa paperitulosteena raporttidokumenteista tulee käydä selkeästi esille –laatijat (nimi, yhteystieto) ja tehtävänanto –milloin esitetään, esittäjät –kuka/ketkä toimivat opponentteina –ketä opponoitiin: opponoitavan työn tiedot (laatijat ja tehtävänanto)

9 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 9 Ohjeistus, ohjaus ja lisämateriaali toimeksiannot, ryhmät ja opponenttiryhmät tulevat saataville Optimaan, ryhmät muodostetaan ja opponentit määrätään 22.3. luennolla työhön liittyvää ohjeistusta tulee Optimaan mallidokumentteja (ja linkkejä) Optimassa työhön liittyvät kysymykset: –Marikka.heikkila@jyu.fi

10 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 10 Toimeksianto 1: Opus IT tiedekunnan opinto-oppaan hallinnan, sisällön, ja rakenteen kehittäminen Ongelmana sisällön jaottelu ja laadintaprosessi: sisältö-osien tuottamisen vastuuttaminen, hankinta, tarkastaminen, versiointi, ja hyväksyttäminen moninaisilla sisällön tuottaja- ja hyväksyjätahoilla. Tehtävänä on: selvittää ja kehittää nykykäytäntöjä. Oppaan sisällön voisi modularisoida (mahdollisesti määritellä rakenteiseen muotoon), ja laadintaprosessia tukivälineineen voisi kehittää. Selvittää oppaan sisältöä ja käytettävyyttä: –sisältääkö opas tarpeeksi tietoa, –puuttuuko olennaista tietoa, –onko oppaassa liikaa tietoa? –onko tieto esitetty tarkoituksenmukaisessa muodossa, –ja ovatko käytetyt julkaisumuodot (Internet, Opinto-opaskirja) käyttäjäryhmien tarpeiden mukaisia?

11 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 11 Toimeksianto 2: MemoX Hallinnollisen dokumentaation kehittäminen ja XML IT-tiedekunnan toimistossa tuotetaan vuosittain suuri määrä dokumentteja, –erityisesti tiedekuntaneuvoston kokousten esityslistoja ja pöytäkirjoja. –ongelmana on, että kyseisten dokumenttien kokoaminen on tällä hetkellä hyvin työlästä ja virhealtista. –Myös kyseisten dokumenttien jakaminen sähköisesti on nykyisin työlästä tehtävänä on –kehittää tiedekunnan esityslistojen ja pöytäkirjojen laatimis- ja jakeluprosessia ja siinä käytettäviä työvälineitä mainittujen ongelmien ratkaisemiseksi. –tehdä laatimisprosessi kevyemmäksi hyödyntäen dokumenttien rakenteisuutta (XML) ja automatisoida pöytäkirjojen monikanavajulkaisua (Internet, Intranet, paperitulosteet) mahdollisimman pitkälle.

12 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 12 Toimeksianto 3: Toiminnox Jyväskylän kaupungin ERP-järjestelmän taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset. Tehtävänä on: 1.ERP-järjestelmän taloudellisten ja toiminnallisten vaikutusten arviointia yleisesti lähtien liikkeelle teoreettisesta tarkastelusta. –Mitkä ovat ERP-järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet, miten tehtyjen tutkimusten mukaan muualla on onnistuttu/epäonnistuttu tavoitteiden saavuttamisessa. –Onko olemassa mallia vaikutusten arviointiin jne. 2.Paneudutaan konkreettisemmin Jyväskylän kaupungin talouden ja hallinnon toimintaprosesseihin ja vaikutusten arviointiin prosesseittain. −pohjatietoina on taloushallinnon palvelukeskusprojektin yhteydessä tehdyt prosessikuvaukset sekä tietyistä prosesseista tehdyt toimintolaskentamallit.

13 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 13 Toimeksianto 4: Elinkaari Projektin tehtävänä on mallintaa JYn opiskelijatietojen käsittelyn ympärillä pyörivät prosessit. –Prosessien mallinnusta on jo jossain määrin tehty hallintovirastossa (yhteistyössä joidenkin laitosten kanssa) ja itse asiassa myös vuonna 2004. Tehtävänä on: –mennä yksityiskohtaisemmalle tasolle eli miettiä asioita tiedon- ja työnkulkujen ja ohjeiden tasolla. –keskeisellä sijalla on selvittää koko opiskelijan elinkaarta opiskelijatietojen käsittelyn kannalta –tunnistaa erilaiset opiskelijatyypit, koska tiedot tulevat vähän eri kautta ja käsittelykin menee eri malleilla –kuvata karkealla tasolla prosessien nykytilaa, mutta keskeisempää on määritellä tavoitetilaa. –jos jotain konkreettista ohjelmointi/toteutustyötä tarvitaan, niin se todennäköisesti koskee prototyyppien rakentamista joistakin uusista tiedon siirroista.

14 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 14 Ryhmäytyminen Valitse kiinnostavin toimeksianto ja siirry sen mukaan salissa 10min kukin joukko (1-4) jakautuu 5 hengen työryhmiin itsenäisesti –ryhmäytyminen: salissa, Piatossa, aulassa tms., aikaa 20 min ryhmien tiedot täytetään lomakepohjalle ryhmät palaavat saliin ja palauttavat lomakkeen kullekin ryhmälle määritetään opponenttiryhmä –joko salissa tai myöhemmin ohjaajien toimesta Optimaan Salin etuosa 1. Opus 4. Elinkaari 3. Toiminnox 2. Memox