T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi Luento 6 Word 2

Luennon sisältö ja tavoitteet Erityisrakenteet ja automaatio Pikaosat Ristiviittaukset Hakemisto ja luettelot Kuvatekstit (Caption) Ala- ja loppuviitteet Linkit Objektien liittäminen Wordin taulukko Asiakirjamallit Muut ominaisuudet

Wordiin liitettävät objektit Wordiin voidaan liittää monenlaisia objekteja Officen yleisobjektit, esimerkiksi kaavat toisten sovellusten objektit, esimerkiksi Excel-taulukot kuvat liittämisen suoritustavat Copy - Paste Special Insert - Table / Picture / Clipart ... Insert - Object Liitetyt osat sijoittuvat dokumenttiin Pikavalikiko > Text wrapping

Objektit: Kaavaeditori – Microsoft Equation kaavaeditorin avulla saadaan näyttäviä matemaattisia kaavoja lisätään tekstin sekaan objektina kaavan kirjoittaminen Equation tools -valikolla ja näppäimistöllä kaavat pystytään muotoilemaan halutunlaisiksi

Objektit: Excelin taulukko taulukoita tarvitaan usein raporteissa Wordiin voidaan liittää suoraan Excelin taulukko Insert – Object tai Copy > Paste Special kopioidaan haluttu alue valmiista Excelin työkirjasta objektina Wordin omana taulukkona (Formatted Text (RTF)) tekstinä kuvana

Taulukon muokkaus Design ja Layout –valikoista. Wordin oma taulukko Insert > Table rivien ja sarakkeiden määrä Excel -taulu piirtäen valmistaulu valmiit muotoilut taulukon käsittely solujen jakaminen ja yhdistely: Split and Merge Cells konvergointi taulukosta tekstiksi yksinkertaiset funktiot taulukon katkaisu taulukon viivat järjestelytoiminto ... Taulukon muokkaus Design ja Layout –valikoista.

Tekstikehys Insert – Text Box Tekstikehys valitaan tietyllä ulkonäöllä ja sijainnilla, tämän jälkeen ominaisuuksia muutetaan oman tarpeen mukaan.

Pikaosat (QuickParts) Wordiin pystytään lisäämään pikaosia vastaavat rakenteensa puolesta merkkejä useiden automaatiotoimintojen perusta hyödyllisiä pikaosia päiväys (luonti, muokkaus ja printtaus aika) (Date and Time) dokumentin nimi (Document Information) tyyliviittaukset (Links and References) sivunumerot (Numbering) päivitetään F9

Hakemisto ja luettelot perustuvat rakenteisiin tekevät luettelon automaattisesti luettelotyypit sisällysluettelo (Headings) kuva- ja taulukkoluettelot (Captions) hakemisto: merkittävä erikseen lähdeluettelo: merkittävä lähteet

Kentät: Sisällysluettelo dokumentin alussa ilmoittaa ykkös- ja kakkostason otsikot ja niiden sivunumerot References> Table of Contents Formats: From Template muotoiluoptiot käytössä otsikkojen määrän valinta muista päivitys F9-näppäimellä! vastaavasti saadaan kuva- ja lähdeluettelut Table of Figures (Caption label)

Kuvatekstit lisätään References > Insert Caption automaattinen kuvien numerointi suorat numerot: 1,2,3,4, … kappaleen mukaiset numerot: 3-1, 3-2, 3-3, … automaattinen lista kuvista pystyy määrittelemään rajattomasti tyyppejä kuva taulukko yhtälö jne.

Ala- ja loppuviitteet References > Footnotes voidaan käyttää alaviite (footnote) loppuviite (endnote) voidaan käyttää lähteen merkitsemiseen tarkennuksiin asetukset tyyli: 1, 2, 3, … tai i, ii, iii, … sijoittelu osiin mukautuminen

Kentät: Ristiviittaukset pystytään viittaamaan aina oikein oikeaan kappaleeseen: numeroon ja nimeen oikealle sivulle ei haittaa vaikka dokumenttia editoidaan viittaus voi kohdistua esimerkiksi kappaleeseen (otsikot) Kuviin, kaavoihin ja taulukoihin (Captions) määriteltyihin kohtiin (Bookmarks) ala- ja loppuviitteisiin suositeltavaa käyttää aina viitattaessa References > Cross-reference

Hyperlinkkejä dokumentin sisällä Linkki voidaan liittää otsikkoon tai kirjanmerkkiin. Kirjanmerkin luominen: Insert – Links – Bookmark Itse hyperlinkki luodaan Insert – Links – Hyperlink Linkkiä seurataan Ctr-klikkaamalla Hyperlinkkejä voidaan luoda myös dokumenttien välille. Kätevää!

Hakemisto Wordissa voit luoda hakemiston automaattisesti Hakemiston tulevat sanat merkitään erikseen dokumenttiin References > Mark Entry Tämän jälkeen luodaan hakemisto References – Insert Index Hakemiston päivittäminen F9 tai Update Index Kaksitasoinen hakemisto mahdollinen S. 22 S. 3 S. 69 S. 102

Lähdeluettelo Lähdeluettelotietokannan luonti ja hallinta Samoja lähteitä voidaan siirtää dokumentista toiseen Viralliset tyylit: APA, ISO 690, ... References > Citations & Bibliography

Lomakkeiden sisältöohjausobjektit Lomakkeisiin voidaan lisätä automaattisia kenttiä, valintalistoja ja päivämäärävalitsimia Ohjausobjektit löytyvät ryhmästä Developer – Controls Sisällönohjausobjektin laatiminen Valitse haluttu objekti (Developer – Controls - ..) Valitse objektille ominaisuudet (Developer – Controls – Properties)

Asiakirjamallit (Template) asiakirjamallien avulla voidaan halutut määrittelyt tallentaa uutta käyttöä varten luo .dotx-loppuisen tiedoston uusi dokumentti avataan aina jollekin Templatelle jos Templatea ei määritellä, niin aina normal.dotm jokainen dokumentti käyttää aina jotain Templatea voidaan luoda valmiita pohjia eri tarkoituksiin vastaa PowerPointin kalvopohjaa

Suomalainen asiakirjamalli Marginaalit Top 1, Bottom 1, Left 2, Right 1,5 Kappalemääritys Riippuva (Hanging) sisennys 4,6 cm Riviväli 1 (Single) Kappaleväli 10 pt Fontti Times New Roman, 12 pt ... Esimerkki asiakirjamallista noppa-sivulla

Oman asiakirjamallin luominen oma Template voidaan luoda dokumentin pohjalle – jätetään vain kaikki turha pois tallennus Save As -komennolla Templateksi tallennus Microsoft/Templates -hakemistoon Templateen liitettävät ominaisuudet rakenneosat tyylit sisältöohjausobjektit makrot Wordissa on myös valmiita malleja

 ¥ € ¿ © Erikoismerkit pystytään lisäämään Insert > Symbol useimmin Normal text jotain kivaa esimerkiksi Wingdings © ¥ €

Usean tekijän dokumenttien hallinta usein työelämässä ja harjoitustöissä samaa dokumenttia tekee useampi henkilö Wordissa on useita apuvälineitä tällaisten dokumenttien hallintaan perus- ja aliasiakirjat: Outline > Master Document kommenttien kirjoittaminen: Review > New Comment kirjoittajan nimi kommentti versioiden hallinta: Review > Track Changes voidaan muuttaa ja korjailla dokumenttia jokaisella kirjoittajalla on oma värinsä kaikki muutokset näkyvät ja ne voidaan hyväksyä

Esimerkki: Ryhmäkirjeet Mailings ryhmäkirjeen avulla pystytään tekemään henkilökohtaisen näköisiä dokumentteja suurelle määrälle henkilöitä dokumenteissa personoitavia asioita nimi osoite ja puhelinnumero muita tietoja käytetään eri tilanteissa massakirjeet osoitetarrat nimilaput kutsut

Henkilökohtaisten tietojen poistaminen Office – Prepare/Inspect Document Nimi/omistajatietojen poistaminen Tiedoston päällä oikeaklikkaus – Properties – Remove Properties and Personal Information

Kertaus luennon tärkeimmistä asioista objektien liimaaminen kannattaa tehdä Paste Special -toiminnolla kenttien avulla pystytään toteuttamaan monia hyödyllisiä automaatiotoimintoja dokumenttimallin avulla pystyt tallentamaan luomasi tyylit ja rakenteet ja hyödyntämään niitä jatkossa erikoismerkkien oikealla käytöllä saat uskottavuutta

Kysymyksiä