Henkilötietojen käsitteleminen VIRTA-tietovarannossa Oppijan tietovirtojen ja Virta-opintopalvelun ohjausryhmä 5.9.2018
VIRTA-tietovarannon henkilötietojen käsittely EU:n yleinen tietosuoja-asetus edellyttää rekisterinpitäjää ohjeistamaan henkilötietojen käsittelijää henkilötietojen käyttämisestä (artikla 28) VIRTA-tietovarannon rekisterinpitäjiä ovat korkeakoulut ja teknisenä ylläpitäjänä opetus- ja kulttuuriministeriö (884/2017 24§) OKM toimii täten korkeakoulujen henkilötietojen käsittelijänä VIRTA-tietojen osalta CSC vastaa sopimussuhteisesti henkilötietojen käsittelemisestä OKM:n puolesta Korkeakoulujen tulee ohjeistaa OKM:tä henkilötietojen käsittelemisestä, ja OKM puolestaan ohjeistaa CSC:tä tarvittavalla tavalla 5.9.2018
Kuvaus henkilötietojen käsittelemisestä Seuraavilla kalvoilla esitellään, miten korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon henkilötietoja tällä hetkellä käsillään CSC:llä 5.9.2018
Käsittelyperuste ja käsittelytoimet Käsittely perustuu lakiin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017. Tietojen luovuttaminen VIRTA-tietovarannosta tapahtuu Lain 26§ perusteella, jossa määrätään tietojen luovuttamisesta yleisesti ja erityisesti opiskelijavalintarekisterin käyttöön. Tietojen luovuttamisen ja teknisten käyttöyhteyksien osalta käsittely perustuu viranomaistoiminnassa kunkin viranomaisen toimintaa ohjaavaan lainsäädäntöön tai asetukseen sekä muiden tietoluovutusten osalta rekisterinpitäjältä saatuun nimenomaiseen lupaan tai toimeksiantoon. Lisäksi VIRTA-tietovarannon tietoja luovutetaan Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta lain edellyttämällä tavalla. (884/2017 28–30§). 5.9.2018
Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät Lain (884/2017 25§ 1momentin) mukaiset pakolliset tiedot 1) oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto; 2) tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista; 3) tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen. Lisäksi erikseen korkeakoulujen ja OKM:n sopimalla tavalla (884/2017 25§ 3momentti) Opiskelijan muut perustiedot, mm. nimi, kansalaisuus Tiedot opiskelijan muista opiskeluoikeuksista, mm. avoin korkeakoulu, saapuvat vaihto-opiskelijat Tiedot opiskelijan lukuvuosi-ilmoittautumisista, mm. ilmoittautumispvm ja ilmoittautumisen tyyppi Tiedot opiskelijan kansainvälisistä liikkuvuusjaksoista, mm. liikkuvuusohjelma ja kohdemaa. Rekisteröityjen ryhmät (oppijat) määräytyvät edellisten pohjalta 5.9.2018
Henkilötietojen käsittelyn kesto Lain mukaan 25 §:n 1 momentissa tarkoitetut tiedot säilytetään tietovarannossa pysyvästi. Muiden tietojen osalta tietojen säilytyksestä määräävät korkeakoulut. (884/2017 27§). Tietojen säilyttämisen näkökulmasta kaikkia VIRTA-tietoja käsitellään samalla tavalla Lisäksi viranomaisraportointia varten muodostettuja henkilötietoja sisältäviä siirtotiedostoja säilytetään muodostumishetkestä 2kk, jonka jälkeen ne automaattisesti tuhotaan, ellei ilmene pakottavaa syytä säilyttää niitä kauempaa. 5.9.2018