Pääsihteerin rekrytointiprosessi - välipäivitys Päivitys pääsihteerin rekrytointiryhmän toiminnasta edustajiston kokoukseen 17.3.2016

Recruiting a Secretary General – an update An update on the work of the Secretary General recruitment group for the meeting of the representatives 17.3.2016

Mitä tehty edellisen edarin kokouksen jälkeen 1/2 Sisäiset haastattelut ja konsultoinnit 7 työntekijää 3 ulkoista asiantuntijaa Pääsihteerin rekrytointiprosessin pelisääntöjen tarkennus Yleiset käytännöt pääsihteerin rekrytointityössä -dokumentti nähtävillä KeTolla Rekrytointiryhmän koulutus 29.2. (Teemu Peltokallio) Hakuprofiilin tarkentaminen Keskusteltiin ja päätettiin siitä, mitä hakukuulutuksen ominaisuuksia rekrytointiryhmä pitää tärkeimpinä sekä tarkennettiin entisestään sitä, mitä ominaisuuksilla tarkoitetaan Keskustelussa hyödynnettiin haastattelujen tuloksia sekä ryhmän omaa analyysiä

WHAT HAVE WE DONE SINCE THE LAST REPRESENTATIVES MEETING 1/2 Internal interviews and consulting 7 employees 3 external experts Specifying the rules for the recruitment process of the Secretary General The document on general conventions for the recruitment of a Secretary General can be found on KeTo Training for the recruitment group 29.2. (Teemu Peltokallio) Specifying the profile of the Secretary General We discussed and decided on the most important qualities in the notice and specified what these qualities actually mean The discussion took advantage of the interview results and the group’s own analysis

Mitä tehty edellisen edarin kokouksen jälkeen 2/2 Viestinnän tarkentaminen Tarkennettiin sitä, miten edustajistolle ja AYYn toimistolle viestitään rekrytointiprosessin etenemisestä Haku päättyi 3.3. Hakemuksiin tutustuttiin 3.3.-8.3. 8.3. päätökset haastatteluihin kutsumisesta Päätettiin, että puhelinhaastatteluita ei pidetä, vaan jokaiselle kuudelle haastatteluun kutsuttavalla pidetään haastattelu kasvokkain Tarkistettiin ja päätettiin hakijayhteenvedosta, joka toimitetaan edustajiston varsinaisille jäsenille 16.3. tapaamisessa sovitaan ennakkotehtävä, haastattelukysymykset ja työryhmän jäsenten roolit haastattelussa

WHAT HAVE WE DONE SINCE THE LAST REPRESENTATIVES MEETING 2/2 Defining the communication We defined how the progress in the recruitment process should be communicated to the representatives and the AYY office The application time ended on 3.3. We familiarized ourselves with the applications 3.3.-8.3. 8.3. Decisions on who to interview We decided not to have any telephone interviews but all six interviewees would be met face-to-face We checked and decided on an applicant summary to be sent to the ordinary members of the representatives We will decide on an advance task, interview questions and the roles of the working group at the meeting on 16.3.

Hakijat 7 hakemusta 8.3. tehtiin kokonaisarviointi hakemuksista haastatteluun kutsumista varten, ja valittiin kuusi hakijaa haastatteluun Jokainen työryhmän jäsen tutustui hakupapereihin huolellisesti erityisesti ennaltapäätettyjen kriteereiden valossa Valinta haastatteluihin kutsuttavista tehtiin hakukriteereiden ja rekrytointityöryhmän kokonaisarvioinnin pohjalta

APPLICANTS 7 applications 8.3. A total evaluation of the applications was made to decide who to invite for the interview, and six applicants were chosen Every member of the working group reviewed the applications carefully, bearing in mind especially the criteria that had been decided in advance The interviewees were chosen based on the criteria and the total evaluation of the recruitment group

Prosessin seuraavat askeleet Ennakkotehtävä lähetetään hakijoille 23.3. Rekrytointityöryhmä pitää haastattelut 29.-31.3 Rekrytointityöryhmä tuo edustajistolle esityksen vähintään kahdesta parhaimpana pitämästään ehdokkaasta 1.4. Edustajiston iltakouluhaastattelut pidetään 7.4. AYYE 6/2016 tekee päätöksen pääsihteeristä 14.4.

NEXT STEPS OF THE PROCESS An advance task will be sent to the applicants on 23.3. The recruitment group will conduct interviews on 29.3.- 31.3. The recruitment group will suggest at least two of the best applicants to the representatives on 1.4. The representatives will interview the applicants on 7.4. AYYE 6/2016 will choose the Secretary General on 14.4.