Julkisuus- ja tietosuoja korkeakoulujen opintoasioissa Yhteenveto palautteesta OPI-yhteistyöryhmä Lakimies Anna Johansson Kommentoitu ohjeluonnos Laura Karppinen/HY, Anna Johansson/Aalto Kesäkuu 2014

Julkisuus- ja tietosuojaohjeet korkeakouluille - Toimeksianto: Yliopistojen opintohallinnon ja opiskelijapalveluiden johdon OHA-forum (+ ammattikorkeakouluja) -Tavoite: Päivitettävät ohjeet tietoverkkoon, Status-tavoite Tietosuojavaltuuten hyväksymät käytännesäännöt korkeakoulusektorille (HetiL 42 §) -Tekijät: Anna Johansson/Aalto-yliopisto, Laura Karppinen/Helsingin yliopisto -Sisältö: julkisuus ja tietosuoja korkeakoulun opintoasioissa: periaatteet, valinta, opiskelu, valmistuneet -Aikataulu ja valmistelun tilanne: Kommenttikierros Suomen korkeakouluissa 1/2014, vastauksia yht. 16,yht.14 eri oppilaitosta (8 AMK, MPKK, 5 YO (sis. 2 Aalto)) ja synenergiaryhmä, yhteenveto , jatkovalmistelu? Anna Johansson, lakimies 2

Julkisuus ja yksityisyys perusoikeuksina Anna Johansson, lakimies 3 Yksityisyyden suoja: oikeus yksityisyyteen Perustuslaki 10.1 § Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha on turvattu. Henkilötietojen suojasta säädetään tarkemmin lailla. Julkisuusperiaate: oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta Perustuslaki 12.2 § Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Lait Ammattikorkeakoululaki 41 § ja yliopistolaki 30 § Julkisuuslaki (JulkL): asiakirjojen julkisuus/salassapito –3 § avoimuuden ja hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen –16.3 § henkilötietojen luovuttaminen viranomaisen henkilörekisteristä-> henkilötietolainsäädäntö Henkilötietolaki (HetiL): henkilötietojen käsittely –1 § yksityisyyden suojan toteuttaminen ja hyvän tietojenkäsittelytavan kehittäminen –2 § henkilötietojen automaattinen käsittely ja henkilörekisterit Anna Johansson, lakimies 4

Yhteenveto henkilötiedot ja julkisuus 1.Korkeakoulun toimintaan sovelletaan julkisuuslakia 2.Henkilötietojen ja yksityisyyden suoja tulee huomioida kaikessa henkilötietojen käsittelyssä, ei vain tietojen luovutuksessa (tietosuoja) 3.Julkisuus koskee korkeakoulun hallussa olevia asiakirjoja, salassapito myös tallentamatonta tietoa 4.Julkisuuslain perusteella ratkaistaan, voidaanko asiakirjasta antaa henkilötieto 5.Henkilötietolainsäädännön perusteella ratkaistaan, milloin henkilörekisteristä voidaan henkilötieto luovuttaa sähköisenä, kopiona tai tulosteena Anna Johansson, lakimies 5

Yhteenveto palautteesta 1/6 Yleiskäsitys sääntöjen tarpeellisuudesta ja hyödyllisyydestä -Vastaajista 12 piti yhteisiä ohjeita tarpeellisina, kukaan ei eksplisiittisesti vastustanut -Seuraavassa yhteenvetoa ja poimintoja yksityiskohtaisesta palautteesta, samaa asiaa koskevaa palautetta yhdistetty eri alakohdista yhteen alakohtaan Anna Johansson, lakimies 6

Yhteenveto palautteesta 2/6 Onko ohjeeseen otettu riittävän kattavasti ohjeita/onko joitain osioita, jotka voisi jättää tämän dokumentin ulkopuolelle? -Vastaajista suurin osa piti kattavuutta hyvänä -Lisäysehdotuksia: Opetustilaisuuksien julkisuus ja opetuksen tallennus, turvallisuuteen liittyvät salassapitoperusteet, loogisen opintotietorekisterin käsite, miten henkilötunnusta ja arkaluonteisia tietoja saa käsitellä ja luovuttaa, huolellisuusvelvoite ja vastuukysymykset henkilötietojen käsittelyssä, rekisteri rikosrekisteriselosteista?, tietojen luovutus rekrytointitarkoituksiin -Poistoehdotuksia: Opintotietorekisterin tietosisällön yksityiskohtainen kuvaus (määritellään XDV) Anna Johansson, lakimies 7

Yhteenveto palautteesta 3/6 Onko teksti ymmärrettävää? Jos ei ole, niin missä kohdissa on selventämisen varaa? -Vastaajista iso osa piti tekstiä vaikealukuisena ->käytettävyyttä parannettava -Parannusehdotuksia: tiivistelmä(t), tekstin jako selkeisiin osa-alueisiin esim. opintopolun eri vaiheiden mukaisesti, toiston poistaminen, lähdeluettelo ja viitteet (!), lisää esimerkkejä, sanasto, lyhennelmä arkikäyttöön, muokkaus käsikirjaksi Anna Johansson, lakimies 8

Yhteenveto palautteesta 4/6 Onko jokin tulkinta kommentoijan mielestä virheellinen tai kaipaa tarkennusta? - AMK/YO: Osittain puhutaan vain yliopistoista vaikka koskee myös ammattikorkeakouluja, opiskeluoikeudesta luopuneen takaisinottamisessa eri menettely AMK/yliopistot -Henkilötietojen luovutus tutkimuskäyttöön –kappale tarkistettava -Korkeakoulut eivät ole viranomaisia –korjattava viittaus -Salassapidettävän tiedon käsittelyyn oikeutetut määriteltävä tarkemmin -Tietovarannon (VIRTA) suhde korkeakoulujen rekistereihin täsmennettävä -Eri näkemys valmistuneiden valokuvien julkaisemisesta tietoverkossa -Useita pienempiä kirjoitusvirheiden ja epäselvien lauseiden korjausehdotuksia Anna Johansson, lakimies 9

Yhteenveto palautteesta 5/6 Tulisiko säännöt pyrkiä vahvistamaan tietosuojavaltuutetun käytännesääntöinä? Tulisiko pyrkiä luomaan jatkuvasti ylläpidettävä versio? -Useissa vastauksissa kannatettiin ylläpidettävää verkkoversiota -Joissain vastauksissa kannatettiin myös tietosuojavaltuutetun vahvistamia ohjeita (mm. luotettavuus) -Yhdessä vastauksessa korostettiin, että ohjeiden tulee olla vain suositus, ei korkeakoulua sitova Anna Johansson, lakimies 10

Yhteenveto palautteesta 6/6 Muu palaute -Muutamassa vastauksessa toivottiin koulutusta, kun ohjeet ovat valmiit Anna Johansson, lakimies 11

Yhteystiedot Lisätietoa Ohjeluonnoksen kirjoittajat: (huom! Auskultoimassa saakka)