Puheenjohtajana toimiminen Osallistujana toimiminen

Esitys aiheesta: "Puheenjohtajana toimiminen Osallistujana toimiminen"— Esityksen transkriptio:

1 Puheenjohtajana toimiminen Osallistujana toimiminen
TEHOKAS PALAVERI Puheenjohtajana toimiminen Osallistujana toimiminen

2 Tavoitteena on, että puheenjohtaja
osaa suunnitella ja valmistautua osaa valmistella asialistan hallitsee jämäkän aloituksen osaa toimia tavoitteellisesti hallitsee erilaiset työskentelytavat osaa jakaa palaverin selkeisiin vaiheisiin osaa edistää rakentavaa vuorovaikutusta ymmärtää palaverin osallistujien erilaiset roolit hallitsee päätöksen teon eri vaiheet ymmärtää päätösten dokumentoinnin merkityksen

3 Tavoitteena on, että osallistuja
ymmärtää osallistujan velvollisuudet ymmärtää valmistautumisen merkityksen ja tietää, mitä siihen kuuluu ymmärtää hedelmällisen vuorovaikutuksen perusteet osaa käyttää ytimekkäitä, rakentavia ja oikea-aikaisia puheenvuoroja

4 MIKSI PALAVEREJA PIDETÄÄN
synergian hyödyntäminen ryhmän jäsenten kokemusten, tietojen ja mielipiteiden yhteisvaikutus käsiteltävän asian jalostuminen päätösten toimeenpanon nopeutuminen tuen saaminen päätöksiin tiedottaminen, palautteen saaminen vuorovaikutustaidot

5 ERILAISIA PALAVEREJA kahdenkeskiset keskustelut
esim. työhönottohaastattelu, kehityskeskustelu ryhmässä tapahtuva ideointi esim. aivoriihi projektiryhmän toiminta kestää rajallisen ajan asioiden johdonmukainen käsittely, ajan tehokas käyttö puhelinkeskustelu videoneuvottelu

6 VALMISTAUTUMINEN PALAVERIIN
edellisen palaverin arviointi (mikä meni hyvin?) asialistan valmistaminen perehtyminen käsiteltäviin asioihin (taustatiedot) ulkoiset olosuhteet (tila, välineet, istumajärjestys) palaveriaika (ajankohdan merkitys) osallistuja-analyysi (tehtävät, valtuudet, vaikuttamismahdollisuudet, luonne) ongelmien ennakointi (eturistiriidat, mielipide-erot, henkilösuhteet)

7 HYVÄ ASIALISTA asialistan valmistaminen tavoitteellisuus
aineiston seulominen, muokkaaminen ja lajittelu tavoitteellisuus asiayhteys ja asian käsittelyn tarkoitus informatiivisuus selkeä ja täsmällinen kuva käsiteltävän asian luonteesta liitteissä tiiviissä muodossa taustatiedot asioiden käsittelyjärjestys looginen käsittelyjärjestys 1) ilmoitusasiat ja nopeasti päätettävät asiat 2) vaikeammat asiat 3) keskusteluasiat ajan käyttö jämäkkyys, aikataulussa pysyminen käsiteltävien asioiden tärkeys asialistan toimittaminen osallistujille liitteineen ajoissa - ei liian!

8 KUINKA PUHEENJOHTAJA OHJAA TOIMINTAA
tavoitteiden pitäminen esillä toiminnan suhde tavoitteiden saavuttamiseen yhteenvedot, tulkinnat, selvennys oleelliseen keskittyminen, seuraamisen helpottaminen kysymykset yhteenveto + kysymykset uudet työskentelytavat vaihtelu, lukkiutuneen tilanteen laukaiseminen tauotus

9 AIKATAULU pidä aikataulu aloita ajallaan lopeta ajallaan
pyri pysymään asialistan osoittamassa aikataulussa säästä vähemmän tärkeistä aloita ajallaan lopeta ajallaan

10 VAIHEISTAMINEN puheenjohtajan yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää huoli siitä, että kaikki osallistuja ovat samassa käsittelyvaiheessa kaaos! toiminnan koordinointi muistuttaminen meneillään olevasta vaiheesta asialistassa pysyminen

11 OSALLISTUMINEN KESKUSTELUUN
kieli selkeä, täsmällinen, johdonmukainen, vakuuttava sävyltään asiallinen ja toisia kunnioittava tiedon tulva ehdotus voi hukkua havainnollistaminen kielellinen ja kuvallinen havainnollistaminen esimerkit, vertailut

12 Hyvä puheenvuoro on selkeä, hahmottunut keskustelijalle itselleen
on lyhyehkö, niin että muillekin keskustelijoille jää tilaa on jäsentynyt muodoltaan ehdotukseksi, mielipiteeksi, kysymykseksi… liittyy sisällöltään käsiteltävään aiheeseen ottaa huomioon edeltävät puheenvuorot sisältää yksi tai kaksi keskeistä ajatusta; perustelee

13 HYVÄN KUUNTELUN ESTEITÄ
ennakkoluulot: ”Onpas tylsä aihe” pika-arvio puhujasta yksityiskohtiin takertuminen huonot muistiinpanot (ei ollenkaan/liikaa/jäsentelemätön) supattelu

14 Hyvä kuuntelija kuuntelee aktiivisesti sanaton viestintä toimii
on katsekontaktissa nyökyttelee silloin tällöin, hymyilee sopivissa kohdissa keho on tarkkaavainen: eteenpäin nojautuminen

15 ILMAPIIRI YHTEISTYÖHENKINEN KILPAILEVA
toisella puolella on yhteistyökumppani palaverissa etsitään uusia ratkaisuja tai näkökulmia neuvotteluratkaisuja etsitään yhdessä vastaantulo tulkitaan yhteistyöhalun merkiksi kumpikin osapuoli tuntee vastuuta onnistumisesta osallistuminen on spontaania ja rakentavaa KILPAILEVA edessä on vastustaja tai tunkeilija palaverissa etsitään voittajia tai häviäjiä neuvottelija on valvomassa vain omia etujaan vastaantulo tulkitaan vastarinnan murtamiseksi vastuu epäonnistumisesta sysätään vastapuolelle osallistuminen tähtää vastapuolen perustelujen kumoamiseen