Muutos(johtaminen) on mahdollisuus Pertti Olamaa, Tieturi Oy

Esitys aiheesta: "Muutos(johtaminen) on mahdollisuus Pertti Olamaa, Tieturi Oy"— Esityksen transkriptio:

1 Muutos(johtaminen) on mahdollisuus Pertti Olamaa, Tieturi Oy
1 Muutos(johtaminen) on mahdollisuus Pertti Olamaa, Tieturi Oy Tieturi on valmennus-, koulutus- ja konsultointipalveluita tarjoava yritys. Copyright 2013 © Tieturi Oy

2 Muutoksen portaat (by John P. Kotter)
Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin Onko muutos todellakin välttämätön? Parannusten vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen Henkilöstön valtuuttaminen vision mukaiseen toimintaan Muutosvisiosta viestiminen Vision ja strategian laatiminen Ohjaavan tiimin perustaminen Muutoksen kiireellisyyden ja välttämättömyyden tähdentäminen Copyright 2013 © Tieturi Oy

3 jotka hyötyisivät uudesta”
On muistettava, ettei ole olemassa mitään: Vaikeampaa suunnitella Epäonnistumisherkempää Vaarallisempaa johtaa - kuin toiminnallisen muutoksen toteuttaminen. ”Aloitteentekijä kohtaa vastustusta kaikkien niiden taholta, jotka hyötyisivät vanhan instituution säilyttämisestä ja välinpitämättömyyttä niiden taholta, jotka hyötyisivät uudesta” Macchiavelli ( )

4 Muutosvisio ja siihen sitoutuminen
”Vision tulee motivoida ryhmää ja sinua ja antaa sinulle lisää energiaa ja ymmärrystä muutoksen tekemiseen” Muutoksessa tarvitaan kiehtova kuva tulevaisuudesta Näkyvä Ymmärrettävä Konkreettinen Saavutettavissa oleva Innostava Copyright 2013 © Tieturi Oy

5 Arkkitehtuurin hallinta Toiminnan ja talouden suunnittelu
Visio jalkautuu muutoshankkeina ja -projekteina Toiminnan kehittäminen Visio ja strategia Tietojärjestelmien kehittämishanke Toiminnan kehittämishanke Tiedon hallinnan kehittämishanke Hankesalkun hallinta Arkkitehtuurin hallinta Hankehallinta Toiminnan ja talouden suunnittelu Visio ja strategia ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä Arkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan Hankkeiden valintaa hankesalkkuun Hankkeen suunnittelua Hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua Kehityshankkeissa voidaan havaita muutostarpeita arkkitehtuuriin Tämä palautelinkki on äärimmäisen tärkeä arkkitehtuurin toimivuudelle Copyright 2013 © Tieturi Oy

6 6 Projektijohtaminen, projektikulttuuri sekä kyky muutoksen johtamiseen ja läpivientiin kulkevat yhdessä. Vrt. Steve Else, mikä olennaista muutoksen onnistumisessa: business- skenaariot, kulttuurin merkitys Copyright 2013 © Tieturi Oy

7 Mitä ketterä strategia vaatii?
Strateginen herkkyys (heikkojen signaalien tulkinta) Johdon kollektiivinen sitoutuminen (yksimielisyys visiosta) Resurssien liikkuvuus (kyky nopeisiin uudelleenallokointeihin) Yves Doz, Mikko Kosonen: Nopea strategia, 2008 Strateginen ketteryys vaatii huipputason projektikulttuuria ja hankehallinnan tasoa!

8 Projektikulttuuri, mitä se on käytännössä?
Organisaatio toteuttaa oikeita hankkeita ja projekteja – ja vain niitä Selkeät perusteet, tavoitteet ja kytkennät visioon ja strategiaan Huolellinen valmistelu, perusteltu priorisointi sovituilla kriteereillä Organisaatio tekee hankkeita ja projekteja oikein Toimivat, koko organisaatiossa yhdenmukaiset ja vakioidut projektityön menetelmät, jotka tiedetään, osataan ja joita käytetään Käytössä on vakioitu, hyväksytty ja laadukas ohjausmalli Tehokas tavoitteisiin ohjaus Proaktiivinen ja positiivinen asenne Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen Tehdään: Oikeita asioita Asioita oikein Hyvin ohjatusti

9 Kuka johtaa muutosta (muutoshankkeen organisaatiossa)?
Hallinnoi muutoshankkeen sisältävää salkkua. Salkunhallintaryhmä Hankkeen omistava johtoryhmä Hankkeen omistaja Hankkeen ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmä Jäseninä ne, joilla suurin intressi hankkeen onnistumiseen. Jokaisella jäsenellä oma rooli ja vastuu! Niin suuri, että riittävä edustus! Niin pieni kuin mahdollista! Tehokas! Läsnä! Hankkeen vetäjä Toimittajan/asiakkaan projektipäälliköt Hankkeen johtoryhmä Ohjaus painottuu osaamiseen ja tukeen, ei liiketoimintaan! Projektien ohjausryhmät Projektien ohjausryhmät Projektien ohjausryhmät Toimittajan/asiakkaan projektiryhmät Proj. 1 Proj. 2 Proj. 3 Hankkeen organisaatio

10 Ohjausryhmän rooli muutoksen johdossa
Muutoshankkeen yhteydessä tarvitaan toimenpiteitä muutoksen tukemiseksi ja muutosvastarinnan käsittelemiseksi ja hyödyntämiseksi Ohjausryhmän ja sen jäsenten keskeisiä tehtäviä ovat : Muutosvalmiuden rakentaminen omassa intressiryhmässä ja Muutosjohtajana toimiminen tarvittaessa Hankkeen vetäjän roolina muutoksen johtamisessa on mm.: Muutosviestinnän toteuttaminen sovitun suunnitelman ja tehtyjen päätösten mukaisesti Vastuu tiedon tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta Omalta osaltaan muutosagenttina toimiminen Copyright 2013 © Tieturi Oy

11 Muutosjohtamisen sudenkuopat liittyvät usein viestintään
Kerrotaan vasta sitten, kun tiedetään varmasti tarpeeksi myös yksityiskohdista Ei harkita riittävästi viestintätapaa ja sanoman muotoilua - lähetetään muistio Kerrotaan vain niille, joita muutos suoraan koskee Luotetaan pelkästään passiivisiin kanaviin – esim. intranet, sähköposti ’Kertasivelyllä kuntoon’? – Muutoksen hyötyjä ei toisteta eri kanavia hyödyntämällä Ei varmisteta viestin perillemenoa - oletetaan, että ihmiset lukevat annetun materiaalin “A FAILED PROJECT IS OFTEN A BADLY COMMUNICATED ONE!”

12 Kunpa se olisikin näin helppoa...
Copyright 2013 © Tieturi Oy

13 …mutta ei se ole. Jo muinaiset suomalaiset osoittivat muutosvastarintaa...
”Minkä nuorena oppii, sen vanhana taitaa.” ”Ei vanha koira opi uusia temppuja.” ”Vanha keino on parempi kuin pussillinen uusia.” ”Vanhassa vara parempi.” ”Parempi katsoa kuin katua”.

14 Muutosvastarinnan olemus
14 Todellinen ilmiö, ”viisas ystävä” Luonnollinen suojamekanismi Hyvä ilmiö muutoksen alussa mutta myöhemmin aiheuttaa karilleajon vaaran Opas muutosta ohjattaessa Ilmenee mm. huhuina, väärän tiedon levittämisenä, haittojen suurenteluna, pelkoina, passiivisuutena, toivottomuutena Saattaa aiheuttaa stressiä ja uupumusta Oikea tapa suhtautua muutosvastarintaan on uteliaisuus!

15 Suhtautuminen muutosvastarintaan
Lupa vastustamiseen, kun on aihetta ’Murtaminen’ hankaloittaa kehitystyötä Ei poistu käskien ja moittien Vaikeneminen EI ole myöntymisen merkki Mykkää vastustusta ei saada käsitellyksi Osallistava tapa vs. määräävä tapa

16 Muutosvastarinnan voittaminen
Luo kommunikoimalla yhteinen käsitys muutoshankkeen tavoitteista ja liiketoiminnallisista päämääristä Pidä kaikki lupaukset Ylläpidä vilpitöntä, positiivista ilmapiiriä, keskity ratkaisuihin – älä ongelmiin Varmista johdon tai sponsorin tuki projektille Mahdolliset muutosvastarinnan lähteet: Keskijohto Projektitiimin jäsenet Asiakkaan/käyttäjän edustajat …kuka tahansa Prosessit ja organisaatiot eivät muutu, vaan ihmiset –yksi kerrallaan!

17 Mitä muutoksen onnistumisen edellyttää?
Johdon sitoutuminen Halu sitoutua, varmuus Panostus, määrätietoisuus Käyttäytyminen Päätöksen- tekijöiden sitoutuminen muutoksen läpivientiin Organisaation kulttuurin vahvuus ja muutosvalmius Organisaatiokulttuuri Omaksutut mallit ja tavat Suhtautuminen uuteen Muutosvalmius Tapa ratkaista ongelmia Muutos- johtaminen Muutos- hanke Muutosvastarinta Luonnollista konservatismia Tasapainottava tekijä Henkilökohtaista, mutta selitetään yleisillä syillä Muutosjohtaminen neutraloi ja hyödyntää muutosvastarintaa

18 Miten lisätään muutosvalmiutta?
Muutoshanke perustuu sovittuun ohjausmalliin, jolla muutosta hallitaan proaktiivisesti Ennen hanketta tehdään arvio tulevasta osaamistarpeesta Hankkeen alussa suunnitellaan miten osaamista kehitetään Oikeat ja parhaat henkilöt sitoutetaan muutoksen läpivientiin Oman henkilöstön ja ulkopuolisten asiantuntijoiden roolit ja vastuut ovat selvillä jo ennakolta!

19 Onnistuneen muutoshankkeen piirteitä
Ylin johto on sitoutunut ja ohjaa tiiviisti prosessia Hankkeen osalliset osaavat muutoksen johtamisen ja osallistavat työtavat Sidosryhmien edustajat ovat mukana alusta lähtien Muutoksen johtaminen on hankkeen painopiste Sekä liiketoiminnalliset että psykologis-sosiaaliset tekijät huomioidaan Muutokset viedään läpi viivyttelemättä ja hyvin informoiden Viestintä on säännöllistä ja tehokasta Joka astuu pehmeästi, kulkee kauas. Kiinalainen sanalasku

20 Miten työ muutoshankkeessa jakaantuu?
uuden toimintamallin suunnittelu (1%) malliin liittyvä viestintä ja kouluttaminen (9%) muutoksen toteuttaminen käytännön työssä ohjauksen ja seurannan avulla (90%) Ihmisten osaaminen ja motivaatio ratkaisevaa muutoksen onnistumisessa, ei prosessi! Ihmisten auttaminen muuttumaan vaatii toimenpiteitä kaikilta organisaatiotasoilta! Copyright 2013 © Tieturi Oy

21 Tieturi – valmentaa paremmaksi!
21 Kiitos ajastanne! Tieturi – valmentaa paremmaksi! Pertti Olamaa Copyright 2013 © Tieturi Oy