EU-projektien hallinnointi ja hankintamenettely

Esitys aiheesta: "EU-projektien hallinnointi ja hankintamenettely"— Esityksen transkriptio:

1 EU-projektien hallinnointi ja hankintamenettely
Joensuu Mikko Knuutinen, YTT, HTL, Asianajotoimisto Knuutinen Ky

2 Hankintamenettely projektissa
Tulkinnat, ohjeet ja suositukset Oikeuskäytäntöä

3 Kilpailuttamisen sääntelyperusta
EY-direktiivit kilpailuttamisvelvoitteista Hankintalaki (Laki julkisista hankinnoista /1505) Kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat asetukset A kynnysarvot ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista /380 A kynnysarvot ylittävistä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja teletoiminnan alalla toimivien yksiköiden hankinnoista /381

4 Uudistaminen (osittainen)
Osittaisuudistus: - 7a§: odotusaika ennen kuin päätös voidaan panna täytäntöön ja hankintasopimus voidaan tehdä - tiedoksiantoaika + 21 päivää - päätöksen sisältövaatimukset kuten aikaisemmin

5 Tausta EY-TI C-81/98 Alcatel Austria AG ym
Komission perusteltu lausunto - merkitys? -oikeusturvaongelmat: oikeus perusteltuun päätökseen sekä velvoite säätää viive päätöksen ja hankintasopimuksen välille

6 - on oltava viive hankintapäätöksen ja sopimuksen välillä
Sisältö - on oltava erillinen hankintapäätös, joka on voitava saattaa oikeuden arvioitavaksi - on oltava viive hankintapäätöksen ja sopimuksen välillä - kaikilla hankintamenettelyyn osallistuneilla on oltava tieto hankintapäätöksen sisällöstä

7 Merkittävin vaikutus - MaO:lle jää 7 päivää aikaa reagoida hankintamenettelyyn ja esim. Kieltää täytäntöönpano uhkasakolla tehostettuna

8 Sääntelyn tavoitteet ja pääperiaatteet
Tavoitteena varojen tehokas käyttö Veroeurot käytettävä hinta-laatusuhteessa parhaisiin tuotteisiin ja palveluihin Palveluiden ja tuotteiden avoin ja tosiasiallinen kilpailuttaminen materiaalihallinnon tehokas organisointi Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu

9 Valtion, kuntien ja kuntainliittojen viranomaiset
Hankintayksiköt Valtion, kuntien ja kuntainliittojen viranomaiset ev.lut. Kirkko, ortodoksinen kirkkokunta ja näiden seurakunnat Liikelaitokset Julkishallintoon kuuluvaksi katsotut oikeushenkilöt Perustettu yleisen edun tarkoituksessa ilman teollista tai kaupallista luonnetta ja pääas. julkinen rahoitus, hallinto tai valvonta

10 Hankintayksiköt (2) Peruspalvelusektorilla erityis- tai yksinoikeuden nojalla toimivat yksiköt Esim. Vesi- ja energiahuolto, liikenne, teletoiminta Mikä tahansa hankinnan tekijä silloin, kun se saa hankintaa varten julkista tukea yli 50 % hankinnan arvosta Esim. EU:n rakennerahastotukea yli 50 % saavat hankkeet

11 Kynnysarvot 2004 Alue- ja paikallishallinnon viranomaiset, julkishallinnon oikeushenkilöt (ei valtion keskushallinto): tavara- ja palveluhankinnat: € ennakkoilmoitus € Rakennusurakat: € Ennakkoilmoitus € Valtion keskushallinnon viranomaisyksiköille ja peruspalvelusektorin yksiköille omansa

12 Sopimuksen ennakoidun arvon laskeminen
Huomioon hankittavan tavaran, palvelun tai urakakan ennakkoon arvioitu kokonaisarvo Ilman arvonlisäveroa Huomioon sopimuksen optio- ja pidennysehtojen vaikutus! Palveluhankinnassa huomioon: Vakuutusmaksut Rahoituspalveluissa maksettavat maksut, korot ja muut korvaukset Suunnittelupalkkiot ja maksut

13 Sopimuksen ennakoidun arvon laskeminen (2)
Osiin jaetussa tavara- tai palveluhankintasopimuksessa kunkin erän arvo huomioon Määräaikainen sopimus (kestoaika alle neljä v.): koko sopimuskauden aikana maksettavat korvaukset ja maksut Toistaiseksi voim.oleva sopimus (tai yli 4 v.): kuukausimaksut x 48 Kiertämisen kiellot!

14 Palveluhankinnoista ilmoittaminen
Ilmoitukset: Ennakkoilmoitus hankintailmoitus/Tarjouspyyntö Jälki-ilmoitus (kynnysarvot ylittävät) Esim. JULMA: KTM:n ylläpitämä julkinen markkinapaikka Ilmoittaminen maksutonta Soveltuu kynnysarvot alittaviin hankintoihin sekä sellaisiin kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joista ei tarvitse ilmoittaa EU-laajuisesti

15 Puitesopimus palveluhankinnoissa
Hankintayksikkö solmii yhden tai useamman palveluntuottajan kanssa sopimuksen, jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa ostettavien palveluiden hinnoista ja muista ehdoista Tilaus on valintapäätöksen ja sopimuksen täytäntöönpanoa Jos sop.kumppanilta kilpailutetaan vielä esim. hinnat, tilauksesta päätös ja valitusosoitus

16 Palveluhankinnan tarjouspyyntö
Kirjallinen Tarjoajaa koskevat kelpoisuusehdot Esim. ammatinharjoittamiseen liittyvät luvat (luvanvaraiset/ilmoituksenvaraiset elinkeinot) Ammatillisen pätevyyden vaatimukset Selvitys siitä, kuka/ketkä vastaavat työn tai palvelun suorittamisesta Käytetäänkö alihankkijoita? Todistus vastuuvakuutuksesta Rikosrekisteriote palvelua suorittamaan tulevista henkilöistä?

17 Palveluhankinnan tarjouspyyntö (2)
Selkeät tiedot hankittavasta palvelusta Tarjouksen valintaperusteet Kokonaistaloudellinen edullisuus mainittava selkeästi Arviointikriteerien ilmoittaminen Tärkeysjärjestyksessä tai painoarvojen ilmoittaminen Ei syrjiviä kriteereitä Vertailuun vain tarjouspyynnössä mainitut kriteerit Vaihtoehtojen esittämismahdollisuudet? Osatarjouksen hyväksyminen?

18 Ennakkoperintärekisteriin merkitseminen
Tarjoajan kelpoisuus Ennakkoperintärekisteriin merkitseminen Voi tarkistaa tietopalvelusta Lakisääteisistä velvollisuuksista huolehtiminen Resurssien riittävyys? Luottamus? Tarjoajan kelpoisuus tarkistettava ennen tarjousvertailun tekemistä > myöhemmin kelpoisuutta koskeviin puutteisiin ei saa enää vedota!

19 Sovelletaan pääas. Hankintalakia
Hankintamenettely kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sekä liitteen B palveluhankinnoissa Sovelletaan pääas. Hankintalakia Liitteen B palveluhankinnoissa kynnysarvon ylittyessä lisäksi jälki-ilmoitus Tarjouksia pyydetään hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä Hankintamenettelyinä käytetään: Avointa menettelyä Rajoitettua menettelyä Suora hankintaa erityisestä syystä

20 Hankinnasta ilmoitetaan avoimesti
Avoin menettely Hankinnasta ilmoitetaan avoimesti Kaikilla halukkailla mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun Ilmoitus esim. JULMA:ssa, hankintayksikön omilla nettisivuilla, sanomalehdessä tms.

21 Tarjouksia pyydetään hankintayksikön valitsemilta toimittajilta
Rajoitettu menettely Tarjouksia pyydetään hankintayksikön valitsemilta toimittajilta Pääsäänt. vähintään viideltä, jos tarjoajia on riittävästi saatavilla Hankintalain mukaan tarjouspyyntö on lähetettävä pyynnöstä sille, joka haluaa tehdä tarjouksen, jos ei viivästytä menettelyä

22 Vain erityisistä syistä, esim.
Suora hankinta Vain erityisistä syistä, esim. Hankinnan vähäinen arvo ei vahvistettua euromäärää Hankinta vähäinen, jos hankintamenettelyn kulut ylittävät itse hankinnan arvon Hankintayksiköiden oman sisäiset ohjeet vähäisistä hankinnoista Hankinta-asetuksen 14 §:ssä mainituilla perusteilla: Aiemmassa hankintamenettelyssä ei ole saatu tarjouksia Ei tarjouksia lainkaan tai tarjouspyynötä vastaamattomia

23 Suorahankinta (2) Tekniset tai taiteelliset syyt tai yksinoikeuden suojelemiseen liittyvät syyt Vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan (esim. patentin haltija, taiteilija tms.) Hankintayksiköstä riippumaton kiire Esim. uuden laitteen hankkiminen rikkoutuneen tilalle tuotannon jatkumisen turvaamiseksi, onnettomuustilanne tms. Tavarahankintoja koskeva tutkimus, kokeilu tai tuotekehitys Esim. prototyypin valmistus

24 Tavarahankintoja koskeva lisätilaus
Suorahankinta (3) Tavarahankintoja koskeva lisätilaus Aikaisemman toimituksen osittainen korvaaminen tai laajentaminen ja toimittajan vaihtamisen aih. vaikeudet Sopimusten voimassaoloaika enint. 3 vuotta Lisäurakka tai -palvelu Sopimusta voidaan jatkaa, jos lisäurakka/-palvelu on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi; ei voida erottaa pääsopimuksesta ilman huomattavaa haittaa taikka lisäurakka/-palvelu on ehdottoman välttämätön sopimuksen loppuunsaattamiseksi lisäurakan/-palvelun kokonaisarvo saa olla enint. 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta

25 Aiemman rakennusurakan tai palvelun toisinto
Suorahankinta (4) Aiemman rakennusurakan tai palvelun toisinto Alkuperäisen toimittajan kanssa uusi sopimus, joka vastaa aikaisemmin avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä hankintaa Edellytyksenä aikaisemmassa hankintailmoituksessa ollut maininta neuvottelumenettelyn mahdollisesta myöhemmästä käytöstä eli optiosta ja sen pituudesta Voidaan käyttää kolmen vuoden aikana alkuperäisen sopimuksen tekemisestä suunnittelukilpailu Neuvottelu suoraan voittajan/ voittajien kanssa

26 Tarjousten käsittely Tarjousten avaaminen
Myöhästyneiden tarjousten kirjaaminen ja hylkääminen Tarjoajien kelpoisuuden tarkastaminen Tarvittaessa tarjoajan hylkääminen Tarjousten sisällön tarkastaminen Tarjousten vertailu Tarjousten täsmentäminen Hankintapäätöksen tekeminen

27 Kirjallinen päätös, josta käy ilmi hankinnan lopputulos ja perustelut
Hankintapäätös Kirjallinen päätös, josta käy ilmi hankinnan lopputulos ja perustelut Päätös tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille ehdokkaille ja tarjoajille Liitteeksi hakemusosoitus eli ohjeet asian saattamiseksi markkinaoikeuteen

28 Tukikelpoisuussäännösten muuttuva tulkinta jauudistaminen

29 Uusi tukikelpoisuus asetus
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 448/2004, annettu 10 päivänä maaliskuuta 2004 Asetus tulee voimaan päivänä, jona se julkaistiin Euroopan unionin virallisessa lehdessä. ( ) Sitä sovelletaan 5 päivästä heinäkuuta 2003. Seuraavia liitteen kohtia sovelletaan 5 päivästä elokuuta 2000: a) säännössä 1 oleva 1.3, 2.1, 2.2 ja 2.3 kohta; b) säännössä 3 oleva 1 kohta; c) säännössä 7 oleva 1—5 kohta.

30 Sääntö 1: Tosiasiallisesti suoritetut maksut
Lopullisen edunsaajien maksut Tosiasialliset kustannukset Poistot jos ei aikaisemmin tuettu poistosuunnitelman mukaisia vain projektin ajalta Luontaissuoritukset arvo voidaan puolueettomasti todeta ja tarkastaa

31 Sääntö 1: Tosiasiallisesti suoritetut maksut
Menojen osoittaminen maksukuitit kirjanpitoasiakirjat jos hankintaa ei ole kilpailutettu tukea vain tosiasiallisiin kustannuksiin Alihankinta tuotettava projektille lisäarvoa ei prosenttiperusteisia sopimuksia

32 Tuliko kilpailutettua?
Pääsääntöisesti kulu perustuu: toteutuneeseen tosiasialliseen kustannukseen kilpailuttamalla saatuun hintaan Tavoitteena on: ”Kilpailu” -politiikan toteutuminen EU:ssa Hyvän taloudenhoidon-periaatteen toteutuminen EU:n varojen taloudellinen käyttö

33 Yleishallinnon kustannukset
mihin perustuvat puhelin, atk, kiinteistö yms. menot? uskottava laskelma kokonaiskustannuksista ja projektin osuudesta ei laskennallisia ”prosenttiosuuksia”

34 Välilliset kustannukset (menonsiirtokirjaukset)
Hintana käytettävä osuutta alkuperäisestä menosta (ei katetta) kirjataan yleensä ulkoisena tapahtumana (molemmat tilit!) Jakoperuste: todellisena käytön mukaisena osuutena laskusta, esimerkiksi kappalemäärän mukaan sopimuksen mukaan

35 Välilliset kustannukset (menonsiirtokirjaukset)
Voidaan käyttää silloin, kun ei ole kyse sisäisen palvelun myynnistä, vaan kahdelle tai useammalle yksikölle yhteisenä syntyneen erän jakamisesta yksiköiden kesken (ei tarvita toiminnan ohjaamisen kannalta – ei mielekästä sisällyttää talousarvioon) esim. eräät keskitetyt hankinnat (puhelinmenot, atk-laitteet), osuus yhteisestä vuokrasta, osuus yhteisestä palkasta jne.

36 Välilliset kustannukset (menonsiirtokirjaukset)

37 ”Välilliset kustannukset” Henkilöstökustannukset
Palkkakustannukset Ota riittävän usein raportti projektin seurantakohteelle kirjautuneista palkkauskustannuksista henkilösivukuluineen ja työtunneista henkilöittäin. Jos projektiin osallistuu useampia vastuualueita/yksiköitä, tarkista projektille kohdistetut palkat on asianmukaisia kaikilta osin Palkkojen osalta noudatetaan voimassa olevaa VES:ä tai TES:ä Palkoista pitää päättää normaalin päätöksen teon mukaisesti Palkanmaksun perusteet tulee asianmukaisesti eritellä ja dokumentoida Henkilökunnan palkkaaminen pitää olla asianmukaista HUOM. LOMARAHA JA LOMA-AJAN PALKKA! tarkista, että projektille kohdistuvat vain projektin maksamiin palkkoihin liittyvät menot (Huom: rahastokohtaiset määräykset)

38 Sähköinen tosite EU-hankkeissa
Komission asetus Nro 2355/2002 Vahvisti meillä kirjanpitolakiin kirjatun menettelyn ts. sähköinen tosite on hyväksyttävä

39 Sääntö 2: Tulojen käsittely kirjanpidossa
Tulo vähennetään menosta Rahoitussuunnitelmaan sisällytetyt rahoitusosuudet eivät ole ”tuloa”

40 Sääntö 2: Tulojen käsittely kirjanpidossa

41 Projektin tulot ja yksityinen rahoitusosuus
kannetaanko maksut asianmukaisesti kirjataanko maksut projektikirjanpitoon viedäänkö maksut ja rahoitusosuudet oikein maksatushakemuksiin päätöksessä voi olla ehto: ”toteuttaja on myös vastuussa siitä, että projektille suunnitellut ja hyväksytyt kustannusarvion mukaiset muut rahoitusosuudet toteutuvat hyväksytyn suunnitelman mukaisesti”

42 Sääntö 3: Rahoituskulut, muut maksut ja oikeudelliset kulut
Pääsääntöisesti ei tukikelpoisia Jos rahoittaja edellyttää oman pankkitilin avaamista sen kustannukset ovat tukikelpoisia Oikeudellisten, teknisten ja taloudellisten asiantuntijoiden sekä tilinpitäjien ja – tarkastajien palkkiot ovat tukikelpoisia

43 Sääntö 4: Käytetyn käyttöomaisuuden hankkiminen
Tukikelpoisia jos: myyjä todistaa käyttöomaisuuden alkuperän ja vahvistaa, ettei sen hankintaan ole saatu kansallista tai yhteisön tukea missään vaiheessa seitsemän edellisen vuoden aikana; b) käytetyn käyttöomaisuuden hinta ei ylitä sen markkina-arvoa, ja se on pienempi kuin vastaavan uuden käyttöomaisuuden hinta; ja c) käyttöomaisuuden tekniset ominaisuudet täyttävät tekniset vaatimukset toimen toteuttamiseksi ja käyttöomaisuus vastaa asianmukaisia normeja ja standardeja.

44 Sääntö 5: Maanhankinta Tukikelpoisia jos:
a) maanhankinnalla on suora yhteys rahoitetun toimen tavoitteisiin; b) maan hankintamenojen osuus toimen tukikelpoisista kokonaismenoista ei ylitä 10:tä prosenttia lukuun ottamatta muutemaa poikkeusta c) riippumaton pätevä arvioija tai asianmukaisesti valtuutettu viranomainen todistaa, että maan hankintahinta ei ylitä sen markkina-arvoa.

45 Sääntö 6: Kiinteistön hankinta
Tukikelpoisia jos: Riippumattoman pätevän arvioijan tai asianmukaisesti valtuutetun viranomaisen on todistettava, että hankintahinta ei ylitä markkina- arvoa. Todistuksessa on joko todettava rakennus kansallisten määräysten mukaiseksi tai yksilöitäväepäkohdat, jotka lopullisen edunsaajan on korjattava toimen aikana. Rakennuksen hankintaan ei ole viimeisen kymmenen vuoden aikana saatu kansallista tai yhteisön tukea, joten rakennerahastojen rahoitusosuus hankinnasta ei johda tuen päällekkäisyyteen. Kiinteistöä on käytettävä hallintoviranomaisen päättämään tarkoitukseen tietty aika. Rakennusta saa käyttää ainoastaan toimen tavoitteiden mukaisiin tarkoituksiin. Sitä saa käyttää julkishallinnontoimitiloina vain, kun tällainen käyttö on rakennerahastojen tukikelpoisuusedellytysten mukaista.

46 Sääntö 7: Alv ja muut verot ja maksut
Alv on tukikelpoinen meno vain, jos lopullinen edunsaaja tai yksittäinen tuen loppukäyttäjä on maksanut sen. Vähennyskelpoinen alv ei saa missään muodossa olla tukikelpoinen meno edes silloin, kun lopullinen edunsaaja tai yksittäinen tuen loppukäyttäjä ei sitä tosiasiallisesti vähennä. Lopullisen edunsaajan tai yksittäisen tuen loppukäyttäjänasemaa julkishallinnossa tai yksityisellä sektorilla ei oteta huomioon arvioitaessa tämän säännön mukaista alv:n tukikelpoisuutta.

47 Maksetun arvonlisäveron tukikelpoisuus Arvonlisäveroratkaisu tapahtuu projektikohtaisesti Tuensaajan (verovelvollisen) ratkaistava

48 Arvonlisäveron (kulun) tukikelpoisuus EU-projektissa
Kunnilla/Kuntayhtymällä voi olla alv- lain tarkoittamassa mielessä erilaista toimintaa ja samaan projektiin voi sisältyä arvonlisäverollista toimintaa; tai arvonlisäverotonta toimintaa; tai arvonlisäverollista/arvonlisäverotonta (palautusjärjestelmäistä) toimintaa SM:n lausunto (SM /Ve-O) TM ”Maksuviranomaisen ohje” koskee ESR

49 Sääntö 8: Riskipääoma- ja lainarahastot
Säännökset koskevat ensisijassa jäsenvaltion ja komission välistä suhdetta

50 Sääntö 9: Takuurahastot
Säännökset koskevat ensisijassa jäsenvaltion ja komission välistä suhdetta

51 Sääntö 10: Leasingtoiminta
Leasingtoiminnasta aiheutuneet menot ovat tukikelpoisia rakennerahastoista tietyin edellytyksin. Osoitettava sopimuksen taloudellisuus. Sopimukseen sisältyvät verot, vuokranantajan kate, korkojen jälleenrahoituskulut yleiskulut, vakuutukset ja ym:t eivät ole tukikelpoisia.

52 Sääntö 11: Rakennerahastojen hallinto- ja toteuttamiskulut
Osa säännöksistä koskee ensisijassa jäsenvaltion ja komission välistä suhdetta Julkishallinnon kustannukset silloin kun ne eivät ole normaalia ”viranhoitoa” Hankkeeseen liittyvät julkishallinnon maksut (luvat yms.) ovat tukikelpoisia.

53 Sääntö 12: Menojen tukikelpoisuus toimen toteuttamispaikan mukaan
Rakennerahastoista rahoitettavat toimet on pääsääntöisesti toteutettava tukikelpoisella alueella.

54 Projektien ”tärkeät” asiat
Tavoitteen toteutuminen mitä projektisuunnitelmassa luvattiin! projektisuunnitelman ajantasaisuus suoriteraporttien / suoritteiden toteutuminen (dokumentointi) Kulujen tukikelpoisuus Kulujen osittaminen kirjanpidossa Kilpailuttaminen ”kumppanit” todellisen kustannuksen vaatimuksen piirissä Rahoitusosuuksien toteutuminen rahoitussuhteiden toteutuminen yksityisen rahoitusosuuden toteutuminen ja dokumentointi osallistumismaksut osallistujien palkkakustannukset Toiminnalliset toteutumatiedot Dokumentointi

55 Etukäteen toimitetut kysymykset:
- ”Yleisesti ottaen julkisesta hankinnasta pitäisi siis tehdä hankintasopimus. Hankintayksikössä tätä on sovellettu siten, että tehdään virkamiehen allekirjoittama päätös hankinnasta. Eli ei laadita hankintayksikön ja myyjän välistä hankintasopimusta. Onko tämä päätösmenettely riittävä? - ”Jos hankinta peruuntuu tilaajasta riippumattomista syistä, riittääkö sopimuksessa/päätöksessä maininta "Hankinta tehdään force majeure -varauksin" (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot)?” - ”Ikuisuuskysymys on se, että voidaanko kilpailuttamisella pitää jotakin alarajaa (euromäärä)?”