Projektisalkunhallinta

Esitys aiheesta: "Projektisalkunhallinta"— Esityksen transkriptio:

1 Projektisalkunhallinta
Perusteet V2.0

2 Tavoitteet Osallistuja tietää, mitä projekti- ja hankesalkunhallinnalla tarkoitetaan ja miten se liittyy kokonaisarkkitehtuuriin. Osallistuja ymmärtää miten salkunhallinta linkittyy yleisellä tasolla toiminnan ja talouden suunnitteluun sekä hankkeiden läpivientiin Osallistuja saa tietoa valtionhallinnon yhteisestä salkunhallintavälineestä

3 Sisältö Perusteet Salkunhallinta
Projektihallinnan käsitteet (projekti, hanke, ohjelma) Projektisalkunhallinnan käsitteet (tarkoitus, rakenne ja sisältö) Salkunhallinta Salkunhallinta – miksi Salkunhallinnan edellytykset Salkunhallinta näkökulmat (rooli, toiminnan kehittäminen, talous, johto, projektipäällikkö) Projektisalkun hallintaprosessi (ohjauksen osa, linkki projekteihin, roolit/vastuut/tuki) Projektisalkun seuranta ja raportointi (tarkoitus, sisältö ja tasot) Projektisalkkuhallinnan hyvät käytännöt Projektisalkkuhallinnan konkreettiset hyödyt Valtionhallinnon yhteinen (ICT-) hankesalkun hallintaratkaisu

4 Lyhyt esittelykierros
Kuka olet/ketä edustat Miten olet työssäsi tekemisissä projektisalkkuhallinnan kanssa? Mitä odotuksia sinulla on tähän tietoiskuun liittyen?

5 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu, hallinta ja toteutus (JHS 179)
Organisaation johtaminen Strategia-prosessi Arkkitehtuuri-periaatteet TTS Arkkitehtuurin hallintamalli Johtamis-prosessi Strategia Periaatteet Budjetti Hallinta Johtaminen Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja toteutus Nykytila Tavoitetila Kehittämisen hallinta Nykytilan analysointi Toiminta-ark. Tietoark. Järjestelmäark. Teknologia-ark. Tavoitetilan suunnittelu Toiminta-ark. Tietoark. Järjestelmäark. Teknologia-ark. Syötteenä TTS -prosessiin Projekti1 Projektin tuotokset Projekti2 Projektin tuotokset Nykytilan kuvaukset Tavoitetilan kuvaukset Toimeenpano-suunnitelma Hanke1 Projektin tuotokset Projektien tulosten perusteella päivitetään nykytilakuvaukset

6 Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen tukena
Tavoitteet Suunnittelu Toteutus Seuranta Arviointi/Ohjaus Strategia Julk-ICT 1. Tavoitteen ja mittarien asettaminen 5. Tavoitteen saavuttamisen arviointi Julk-ICT Toiminnan ja talouden suunnittelu 4. Toiminnan muutosten hallinta VM/Salkku 2. Tavoitteen toimeenpanon suunnittelu VM/Salkku Kehittäminen (toimeenpano) Kehitystyö Toimeenpanon (kehitystyön) ohjaus ja valvonta

7 Kokonaisarkkitehtuuri ja hankkeet
Kokonaisarkkitehtuurityön hallinta v. 1.0 Kokonaisarkkitehtuuri ja hankkeet Toiminnan kehittäminen Visio ja strategia Tietojärjestelmien kehittämishanke Toiminnan kehittämishanke Tiedon hallinnan kehittämishanke Hankesalkun hallinta Arkkitehtuurin hallinta Hankehallinta Toiminnan ja talouden suunnittelu Visio ja strategia ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä Arkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan hankkeiden valintaa hankesalkkuun hankkeen suunnittelua hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua Kehityshankkeissa voidaan havaita muutostarpeita arkkitehtuuriin Tämä palautelinkki on äärimmäisen tärkeä arkkitehtuurin toimivuudelle Toiminnan tavoitteet luovat vaatimukset organisaation arkkitehtuurille. Toimintoprosessien ja tietojärjestelmien kehittämisen ja käyttöönoton kautta arkkitehtuurin tavoitetila muuttuu nykytilaksi. Arkkitehtuuri ohjaa strategiapainotusten mukaisesti hankesalkun rakennetta/sisältöä (toimeenpanoa) Copyright Valtionvarainministeriö

8 perusteita

9 Johdanto Projekti- ja salkunhallinnan terminologia ei ole vakiintunutta. Sen käyttö vaihtelee suuresti julkishallinnon eri organisaatioissa. Käsitteitä tulisi tulkita kunkin organisaation oman käytännön mukaisesti Tässä esityksessä käytetyt määritelmät pohjautuvat kansainvälisiin projektijohtamisen standardeihin (IPMA, PMBOK/PMI ja Prince2) Käsitteiden tulkinta ja vakiintunut käyttö vaihtelee organisaatioittain. Alun kalvoilla kiinnitetään tässä esityksessä käytettävä terminologia, joka voi poiketa organisaatioiden vakiintuneesta terminologiasta. Osasto pp.kk.vvvv

10 Projektihallinnan käsitteet
Projekti on ennalta määritettyyn päämäärään tähtäävä, toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan rajattu ainutkertainen kokonaisuus Hanke tarkoittaa tietyn päämäärän saavuttamiseksi suoritettavia toimenpiteitä. Hanke voi olla synonyymi projektille Hanke voi olla laajempi ja vaativampi kuin projekti Hanke voi (hierarkkisesti) pitää sisällään projekteja Valtionhallinnossa hanke on yleensä omistajan näkökulma siihen mitä halutaan tehdä (tavoitteet, budjetti, aikataulu). Projektisalkku on toteuttavan organisaation väline.

11 Projektihallinnan käsitteet
Ohjelmalla tarkoitetaan laajaa toimenpidejoukkoa, jolla pyritään halutun lopputuloksen saavuttamiseen. Ohjelma johdetaan keskitetysti strategialähtöiseen päämäärään. Ohjelma toteutetaan keskenään koordinoitujen toteutusprojektien kautta. Ohjelman lisäarvo perustuu yksittäisten toteutusprojektien yhteenlasketusta tuloksesta Esimerkkejä julkishallinnon ohjelmista ovat SADE (Sähköisen asioinnin ja demokratian edistämisen ohjelma) ja VATU (Vaikuttavuus ja tuloksellisuus ohjelma). SADe-ohjelman ohjelmakokonaisuus SADE ohjelman hanke: Oppijan verkkopalvelut:

12 Projektisalkkuhallinnan käsitteet
Projekti-/hankesalkulla tarkoitetaan projektien, hankkeiden tai ohjelmien muodostamaa kokonaisuutta, jossa strategiset päämäärät ovat yhteisiä ja/tai projektit käyttävät keskenään samoja resursseja ja/tai muodostavat keskinäisiä riippuvuuksia Projektisalkku on kokoelma projekteja, joita johdetaan samanaikaisesti ja joilla on keskinäisiä toiminnallisia tai strategia sidoksia Projekti/hankesalkku voi myös ylittää organisaatiorajat Kuuluminen salkkuun määräytyy projektin koon tai muun sovitun ominaisuuden (esim. kriittisyys, tärkeys, riskipitoisuus) perusteella Salkku on johtoryhmän (tai ns. salkkuryhmän) jatkuvassa seurannassa esim. kuukausittain ja laajemman katselmoinnin kohteena esim. 3-4 kertaa vuodessa Salkkujako (esim. sisältö ja seurattavat asiat) määräytyy tarpeen mukaan

13 Projektisalkkuhallinnan käsitteet - sisältö
Projektit voivat sijoittua erilaisiin salkkuihin, esim.: Ohjelma- tai hankesalkku (laajempien kokonaisuuksien seurantaan) Innovaatiosalkku (esim. T&K –yksikön tarpeisiin) Investointisalkku (investointien kannattavuuden seuranta) Kehittämissalkku (läpi organisaation menevät sisäiset kehityshankkeet, esim. ICT-projektit, prosessinkehitys, HR-projektit) Aloite- ja ideasalkku (esim. patentointia varten) Toimitus- / asiakasprojektit Salkunhallinta antaa kuvan kehittämisen kokonaisuudesta Tässä kalvossa esitetään tarkoituksella kirjavaa terminologiaa jotta kuulijalle muodostuu oikea kuva siitä, miten vaihtelevasti eri käsitteitä todellisessa elämässä käytetään.

14 Projektin- ja salkunhallinta – mikä ero?
Projektinhallinta Salkunhallinta Sisältö (laajuus / laatu) Resurssit Aikataulu € Hyödyt Riippuvuudet Tietotarpeet osin erilaisia, mutta toisiaan täydentäviä

15 Esimerkki – käsitteiden hierarkia
Sama salkku (projekti-, ohjelma- tai hanke) voi pitää sisällään hyvin erilaisia (laajuus, kesto, henkilöstömäärä, asiakaskunta) suoritettavia työkokonaisuuksia. Salkun sisältö määräytyy käyttäjän tarpeen mukaan. Investointisalkku Kehittämissalkku Toimitusprojektien salkku Puumainen rakenne kuvaa vaihtoehtoisia tapoja miten projektit ja projektisalkut voivat liittyä hankkeisiin, ja edelleen projekti-/hankesalkkuihin. Ongelmana tämän esittämisessä ja ymmärtämisessä on usein se, että eri organisaatioilla on toisistaan poikkeavia mutta vakiintuneita käytäntöjä hierakkien kuvaamiseen.

16 Lyhyt pohdinta Mikä on projektisalkku ja miten se näkyy kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä? Oma näkemys ja kokemus Mitä hyötyä projektisalkkuhallinnasta on? Etäpisteissä kirjatkaa näkemyksenne omalle koneellenne, power-point dialle (aikaa 5 min.)

17 salkunhallinta

18 Projektisalkunhallinta – miksi?
Kyse on kokonaisuuden hallinnasta ja ohjauksesta Valintaa ja päätöksentekoa (=priorisointia) siitä, mitä salkkuun mahtuu ja mitä ei, mitä kehitetään ja missä järjestyksessä – taustalla yhteinen strategia ja KA (Roadmap). Yksittäisten projektien ohjausta siten, että nähdään projektin vaikutus kokonaisuuteen – riippuvuuksien ja arkkitehtuurikytkösten hallinta korostuu. Muutoshallintaa projekteissa ei voida tehdä ilman kokonaisarkkitehtuurin huomiointia (esim. KA periaatteet) ”Pitää nähdä koko metsä sekä vaikuttaa siihen, miten yksittäiset puut siellä kasvavat.”

19 Projektisalkunhallinta – miksi?
Projektisalkku auttaa vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: Mitä meidän tulisi tehdä, missä järjestyksessä (KA Roadmap) ja mitä jättää tekemättä? Yhteinen strategia Mikä on mahdollista toteuttaa esim. aikataulun kannalta? Onko meillä kyvykkyyttä ja resursseja? Onko toteutustapa oikea? Ovatko tavoitteet järkeviä toiminnan kannalta? Ohjelmakokonaisuudet? Eteneekö kokonaisuus suunnitellulla tavalla (tulokset, budjetti, jne.)?

20 Salkunhallinnan edellytykset 1/3
Salkunhallinta edellyttää: Johtamis- ja päätöksentekomallia Johdetaan hallitusti kokonaisuutta, eikä vain yksittäisiä projekteja Tehokas tavoitteisiin ohjaus Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen Prosesseja Hankkeiden ja projektien toteutus - vaiheet ja päätöksentekoportit Yhteys toiminnan ja talouden suunnitteluun Menetelmiä ja työkaluja Projektityömenetelmät ja -ohjeet Salkunhallinnan menetelmät ja työkalut (ohjelmistoratkaisut) Proaktiivinen ja positiivinen asenne

21 Salkunhallinnan edellytykset 2/3
Salkunhallinnan toimintamallit tulee olla kuvattuina ja käytössä: Salkkuprosessi on kuvattu ja rajattu Toteutusvaiheen projektit Aikeet ja esitutkimukset Päättyneet projektit ja kokemukset Raportointi ja seurantamenettelyt määritelty Menettelyt kaikilla tasoilla Tapa havaita ja reagoida poikkeamiin Viestintä Roolit ja vastuut määritelty Tietojen tuottamisvastuut ja syklit Päätöksenteko ja toimeenpano – roolit, vastuut ja valtuudet Priorisointikriteerit määritelty, priorisoinnin toteutus

22 Salkunhallinnan edellytykset 3/3
Varmistettava perusedellytysten täyttyminen Johtamis- ja päätöksentekomallit tukevat toimintaa Projektityöskentelyn taso ja yhdenmukaisuus riittävällä tasolla Selkeät raportointi- ja mittaamiskäytännöt Salkunhallinnan menetelmien käyttöönoton vaatima työ riippuu organisaation projektinhallinnan kypsyystasosta Organisaatiolla täytyy olla käytössään toimiva projektityömalli

23 Salkkuhallinnan edellytykset – projektikulttuurin kypsyys
Taso Hankkeen näkökulma Yhteisön näkökulma Menetelmät ja järjestelmät 5. Optimoitu Liiketoimintavaikutukset optimaaliset. Radikaalisti parempia vaihtoehtoja projektin kuluessa. Innovaatiot hyödynnetään tehokkaasti. (Hankeorganisaatio) Organisaatio on sitoutunut prosessin jatkuvaan kehittämiseen. Toiminnan muutostarpeet muuntuvat projekteiksi tai niiden muutoksiksi. 4. Johdettu (Markkina) Projektin tuottavuuden arvostelu perustuu kokemusperäisiin/pysyviin mittareihin. Lopputuleman ennustemenettely käytössä. (Hankekulttuurin omaksunut organisaatio) Tuottavuutta ja laatua mitataan tilastollisesti kaikista toimeksiannoista. Projekteista kyetään tekemään koko toimintaa koskevia johtopäätöksiä. 3. Määritelty (Yhteisö) Standardit menetelmät vakituisessa käytössä. Ehkäisevä laadunvarmistus toimii. Projektien välinen yhteistyö kehittynyttä - Projektisalkkuja hallitseva organisaatio Projektien keskinäisiin ja muihin tehtäviin liittyen vaikutetaan aikatauluihin, resursseihin ja kustannuksiin. Ymmärrys kaikkien toimeksiantojen kokonaistilanteesta. 2. Toistotaso (Projekti) Realistista suunnittelua ja systemaattista seurantaa. Menetelmien soveltaminen systemaattisesti ja toistaen. (Toistamiskykyinen organisaatio) Menetelmien käyttöä tuetaan ja valvotaan. Yhteisen tietokannan, kohdistusten käyttö aloitetaan suunnittelussa ja valvonnassa. 1.Lähtötaso (Henkilö) Henkilökohtaiset ominaisuudet määräävät onnistumisen. (Sankarisuoritusten organisaatio) Ohjaus vapaamuotoista tai satunnaiseen menetelmien käyttöön perustuvaa. Projektien, toimeksiantojen yms. Tehtävien ohjaustarve tiedostettu, mutta menetelmiä ei arvosteta. Järjestelmien kehittyneiden ominaisuuksien hyödyntäminen Projekti- toiminnan yhteinen tietokanta. Menetelmän mukaiset toistot Salkunhallinnan valmiuksia voidaan arvioida projektitoiminnan kypsyystasomallin kautta. Käytännössä Toistotason saavuttanut organisaatio voi aloittaa valmistautumisen projektisalkkujen hallintamenettelyjen käyttöön ottoa varten. Käytännössä mikäli organisaation projektitoiminta on tasolla ”3. Määritelty” sillä on kyvykkyys ja menetelmät projektijoukkojen hallintaan salkunhallinnan menetelmillä. Projekti- menetelmän ja ohjeiston käyttö. Työaikatietojen keruujärjestelmä

24 Projektisalkkuhallinta näkökulmat - rooli
Osa johtamisjärjestelmää Kytkee projektit strategiaan Optimoi projektisalkussa olevien projektien kokonaishyödyn toiminnalle Tarkistaa ja optimoida resurssien käyttö johtamisjärjestelmän mukaisesti Ohjaa haluttuihin toimintatapoihin ja vaatimustenmukaisuuteen Selkeä kokonaiskuva johtamisen ja päätöksenteon tueksi

25 Projektisalkkuhallinta näkökulmat - toiminnan kehittäminen
Kokonaisarkkitehtuurin yleisesittely v 1.1 Projektisalkkuhallinta näkökulmat - toiminnan kehittäminen Kokonaisarkkitehtuuri tuottaa faktoihin perustuvan priorisoidun listan kehittämiskohteista. Kokonaisarkkitehtuurin avulla hallitsemme paremmin kokonaisuuksia ja asioiden keskinäisiä riippuvuuksia. TTS Kokonaisarkkitehtuurilähtöinen organisaation toiminnan kehittäminen lähtee johtamisprosessista. Organisaation johto asettaa kehittämisen vaatimukset strategiaprosessin mukaisesti ja vastaa kokonaisarkkitehtuurilähtöisen kehittämisen johtamisesta ja hallinnoinnista. Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi saa syötteen strategiaprosessista ja suunnittelun tulokset toteutetaan toiminta- ja taloussuunnittelun (TTS) kautta käynnistettävänä kehittämiskohteiden tunnistamistyönä tai kehittämishankkeina. Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu on jatkuva prosessi, jonka aikana arkkitehtuuria ylläpidetään ja muokataan muuttuvien tavoitteiden, yhteentoimivuudelle asetettujen vaatimusten sekä uusien palveluiden perusteella. Lähde: JHS 179 Copyright Valtionvarainministeriö

26 Projektisalkkuhallinta näkökulmat - toiminnan kehittäminen
Strategian selkiyttäminen ja määrittäminen Strategia  toiminnalliset tavoitteet, ml. KA-huomiointi, painopistealueet / päämäärät / hankkeet / ohjelmat Toiminnallisten tavoitteiden analysointi ja ryhmittely, keinojen analysointi ja valmiuksien (ml. taloudelliset-) kartoittaminen sekä strategisten hankkeiden projektointi Projektien ryhmittely ja käynnistys  Hankkeiden käsittely ja toteutuksen ohjaaminen salkkujen kautta  Salkun tasapaino – teot ja tavoitteet, riskitaso, vaikuttavuus Hankkeen (ja projektien) johtaminen salkunhallinnan välinein Hankkeen päättäminen Tämän esimerkki kuvaa miten salkunhallinta liittyy suunnittelun ja toiminnan ohjauksen kokonaisuuteen toteutusvälineenä.

27 Projektisalkkuhallinta näkökulmat - talous
Projektien toteuttamiseen sitoutuu aina resursseja (aikaa, rahaa, ihmisiä, laitteistoja…) Asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit voivat myös tuottaa merkittävän osan organisaation tulovirrasta Muutokset projektin aikataulussa tai laajuudessa voivat vaikuttaa organisaation taloudelliseen tilaan Projektisalkku tarjoaa yhtenevän näkymän haluttuihin projektikokonaisuuksiin – tulo ja menovirrat suhteessa budjettiin Selkeä näkemys kokonaistilasta Muutosten ja poikkeamien hallinta – erityisesti katse tulevaan Päätöksenteon tuki talouden näkökulmasta Talouden näkökulmasta projektisalkku tarjoaa kokonaisnäkökulman tulo- ja menovirtoihin sekä siihen miten ne toteutuvat suhteessa budjettiin. Konkreettisten tulo- ja menovirtojen lisäksi on tärkeätä huomata, että projektin tuloksella (projektin tuotoksella) on tyypillisesti välinearvo, joka realisoituu vasta projektin tai projektien menestyksekkään toteutuksen jälkeen. Lisäksi projektin viivästyminen voi aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia tai tulon menetyksiä, jotka on kyettävä ennakoimaan.

28 Projektisalkkuhallinta näkökulmat – johto
Projektisalkku on johdon työväline: Päätöksenteko projektien priorisoinnista, projektisalkun profiilista sekä resurssien käytöstä – toiminnan suunnittelusta toteutukseen Kokonaiskuva kriittisen projektimassan tilanteesta Käynnissä olevien sekä tulevien projektien riippuvuuksien hallinta Resurssien- sekä riskienhallinnan työväline Organisaation strategian tai muun halutun kokonaisuuden (esim. hanke) tavoitteiden saavuttamisen arviointi ja ohjaus Organisaatiorajoja ja toimintoja/prosesseja ylittävän omistajuuden ja sitoutumisen aikaansaaminen Viestinnän ja strategian jalkauttamisen työkalu

29 Projektisalkkuhallinta näkökulmat – projektipäällikkö
Hyvin toteutettu salkunhallinta palvelee myös projektipäällikköä Selkeä käsitys oman projektin riippuvuuksista muihin projekteihin Selkeä käsitys oman projektin suhteesta kokonaisuuteen Poikkeamien hallinta ja ennakointi helpottuu Tieto riippuvuussuhteessa olevien projektin poikkeamista Resurssitilanteen ymmärtäminen ja ennakointi Riskienhallinta helpottuu Hankenäkökulma: Ymmärrys hankkeen tavoitteista auttaa projektipäällikköä jäsentämään oman työnsä suhde kokonaisuuteen ja tavoitteisiin Helpottaa projektinjohtamistyötä

30 Projektisalkun hallintaprosessi
Projektisalkun hallintaprosessi on Projektien elinkaarta koskeva päätöksentekoprosessi Yhteismitallinen salkun hallinta- ja seurantamenettely Yhteismitallinen viestintäkanava ylimmälle johdolle sekä projektiprosessille mm. projektien prioriteettien määrittelyä ja priorisoinnin tukea varten Linkki toiminnan ja talouden suunnitteluun (esim. vuosikello-ajattelu) Hankejohtaminen ja projektisalkunhallinta: On olemassa strategia Hankkeet identifioivat projektit joiden avulla (strateginen) tavoite saavutetaan Johtoryhmä käynnistää, priorisoi ja ohjaa projekteja sekä valvoo ja edellyttää tavoitteiden toteutumista, tarvittaessa myös päättää projektin Projektitoteutusten kokonaisuutta hallitaan projektisalkulla

31 Projektisalkun hallintaprosessi
Projektin aloitus Strategia luotu ja kirjattu Tarve uuden projektin asettamiseen Tarvittava pohjatyö tehty (esim. esitutkimus tarvittavaan laajuuteen saakka) Salkunhallinta-prosessi 1 Syötteen vastaanotto uuden projektin sijoittaminen salkkuun tai informaatio meneillään olevasta projektista 2 Tilanneanalyysi kannanotot lisäselvitykset esitykset ja toimenpiteet 3 Raportin muodostaminen määrämuotoisina sovituilla aikasykleillä Hyötyjen jälkiseuranta Projektin päätös Projektin tulos on käytössä Projekteista saadut kokemukset analysoidaan Projektin jälkiseuranta, ”oppien” saaminen talteen Kehitysimpulssit Jatkuvat syötteet Strategiset tavoitteet ”Pakolliset” projektit Projektiehdotus/päätös projektin asettamisesta Priorisointikriteerit Projekti-informaatio, mm. edistyminen, budjetit, resurssitilanne, poikkeamat, jne. Jatkuvat tuotteet Raportit strategian toteutuminen nykytila tulevaa ennakoivat raportit Ohjausimpulssit projekteille ja organisaatiolle, jatkuva parantaminen Esimerkki kuvaa projektisalkun hallintaprosessin, mutta hankesalkun hallinta tapahtuu samojen periaatteiden mukaisesti, ero on lähinnä siinä että hankesalkun seuranta tapahtuu yhteenvetotietojen ja korkeamman abstraktiotason kautta (budjetti, aikataulu, lopputulokset, hyödyt jne.). Ylemmät siniset laatikot kuvaavat projektin suhdetta salkunhallintaprosessiin, ja alemmat harmaat laatikot itse salkunhallintaprosessin jatkuvia syötteitä ja tuotteita. Copyright © 2007 Tieturi Oy

32 Projektisalkun hallintaprosessi – ohjauksen osa
Toiminnan ohjaus ja talousprosessit Salkkuprosessin voidaan ajatella liittyvän toiminnanohjaukseen siten, että se toteuttaa toimeksiantojen portfoliota hallitulla tavalla, ja tuottaa raportointi ja seurantatietoa talous- ja toiminnan ohjausprosessienkäyttöön. Käytännön elämässä Toiminnan ohjaus ja Talousprosessi eivät ole erillisiä, vaan niillä on hyvin tiivis suhde vaikka sitä ei tässä kuvassa esitetäkään. Salkkuprosessi

33 Projektisalkun hallintaprosessi – linkki projekteihin
PROJEKTITASO Aloite, idea tai tarve Valinta ja priorisointi Projektin suunnittelu Projektin toteutus Projektin päättäminen Loppu- analyysi Koordinointi: Resurssit KA, teknologia Organisaation sietokyky Tulos: Tehtävät ja tavoitteet Seurannan mittarit Prioriteetti Päätökset: Suunnittelun aloittaminen PROJEKTI- SALKKUTASO Seuranta: Kaikki projektit Yhdenmukaiset seurantatiedot Asetetut mittarit Päätökset: Go / No-Go uusi priorisointi Seuranta: Toteuman arviointi Kalvolla on esitetty tyypillinen projektisalkun hallinnan prosessi. Hankesalkun hallinnan prosessin tyypillinen rakenne on vastaava, mutta hankesalkun tasolla päätetään projektien Go/NoGo asioista, sekä seurataan hyötyjen toteumaa. Lisäksi Hankesalkkutasolla mukaan tulevat projektien valintaa ja niiden toteuttamista ohjaavat päätökset. Projektisalkkutasolla hallitaan laajempaa, projektien keskinäisiin riippuvuuksiin liittyvää asiajoukkoa, ja käsiteltävän informaation taso on hankesalkkutasoon verrattuna yksityiskohtaisempaa. Päätökset: Go / No-Go Päätökset: lopetus jälkiseuranta Copyright © 2007 Tieturi Oy

34 Projektisalkun hallintaprosessi – roolit ja vastuut
”Ylin johto” Seuraa tunnuslukuja, tekee päätökset nopeasti, priorisoi strategian mukaisesti Päättää projektien käynnistämisestä/lopettamisesta PMO / salkkuryhmä Viestii ylimmän johdon kanssa, riittävä päätäntävalta ongelmanratkaisuun Hallinnoi salkun sisältöä prioriteettien mukaisesti Projektin ohjausryhmä Toimii projektipäällikön tukena Omaa riittävät valtuudet projektin sisäiseen päätöksentekoon Projektipäällikkö Vastaa yksittäisen projektin johtamisesta annettujen tavoitteiden ja valtuuksien mukaisesti PMO – Project Management Office [PMO:sta enemmän kalvolla ”Salkunhallintaprosessin tuki”] PMO:lla voi olla vastuu myös projektisalkun hallinnan teknisestä toteutuksesta ja raportoinnista salkun ohjausryhmälle. PMO:n rooli ja valtuudet voivat vaihdella erittäin suurestikin riippuen organisaatiosta. PMO:n rakenne, toiminta ja valtuudet tulee aina sovittaa organisaation tarpeiden mukaisesti.

35 Esimerkki - roolit ja vastuut hierarkiana
Ohjelma-/hanketaso Salkkuryhmä Salkkuryhmä Projektisalkku Projektisalkku Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä PP Ohjausryhmä Ohjausryhmä Projekti PP Ohjelmatason ohjaus voi ottaa kantaa joko projektisalkkuihin tai suoraan projekteihin. On myös mahdollista että projektisalkku on yksinomaan projekteja toteuttavan organisaation ohjausväline, eikä ohjelmatasolla ole suoraa näkymää projektisalkkuun (oikeanpuolimmainen salkku). Projekti PP Projekti PP Projekti PP Projekti Ohjausryhmä Ohjausryhmä PP Projekti PP Projekti

36 Projektisalkun hallintaprosessi – salkunhallintaprosessin tuki
Salkunhallintaprosessi tarvitsee tukea toiminnan pyörittämiseen Project Management Office – PMO PMO:n tehtäviin kuuluu ohjelmien ja projektien johtamisen lisäksi projektien valinta Saatu hyöty ja strategian tukeminen ovat pääasialliset kriteerit ja mittarit valinnassa Johtamisessa yksittäistä projektia tärkeämpänä tulee huomioida koko salkku ja sen tuki tavoitteille PMO voi toimia matriisiorganisaationa lainaresurssein edellyttäen että sillä on vahva ylimmän johdon tuki ja resurssien jako ja johtaminen toimivat PMO tarvitsee riittävät päätöksentekovaltuudet Vaihtoehtoisesti PMO toimii tukiresurssina joka valmistelee informaation ja päätökset johdolle

37 Projektisalkun seuranta ja raportointi - tarkoitus
Ohjaus ja päätöksenteko tarvitsevat ajantasaista ja oikeata tietoa Raportoinnin tarkoitus on kerätä päätöksenteon ja ohjauksen vaatima informaatio – ei enempää eikä vähempää HUOM: Mahdolliset auditointi-vaatimukset! Raportointimallin tulee olla yhtenäinen ja mahdollisuuksien mukaan automatisoitu Projektipäällikkö vastaa oman projektinsa raportoinnista Kerää vain ne tiedot, joita tarvitset ja jonka arvon ja käyttötarkoituksen projektit ymmärtävät!

38 Projektisalkun seuranta ja raportointi - sisältö
Yleiset seurannan sisällöt: arvo, riski, hallittavuus Salkun arvo: yhteenlaskettu arvo salkussa Projektisalkku: esim. projektien budjetoitu kustannus + projektien ylitykset Hankesalkku: esim. hankkeiden budjetti, hankkeiden laskennallinen hyöty Voidaan arvottaa myös projektin tuottama hyöty Arvoa on seurattava, tason määrittelee kukin organisaatio itse Riski: salkun sisällön yhteenlaskettu riski + kerrannaisuudet Riskin kantamisen kustannus Hallittavuus: kyky hallita ja ohjata salkun sisältöä Päätöksenteko, toimeenpano, seuranta

39 Projektisalkun seuranta ja raportointi - tasot
Projektisalkun hallinta Projektisalkun seuranta ja raportointi - tasot Salkkutiedon hyödyntäminen ylimmässä johdossa edellyttää: Hallintaorganisaatio ja menetelmät kunnossa ja hyväksytty kaikilla tasoilla Tuottaa yksiselitteiset tunnusluvut eri tasoilla päätöksentekoa varten Projektien priorisointi salkussa Organisaatiotason seurantatiedot – Alempien tasojen tieto konsolidoitu ja tiivistetty muutamaan keskeiseen tunnuslukuun Johto Toimintayksikön tason seurantatiedot – Projektitason tieto konsolidoitu ja tiivistetty toiminta- yksikön kannalta olennaisiksi tunnusluvuiksi Toiminta yksikkö Projektitason seurantatiedot - projektinhallinnan vaatimusten mukaisesti Projektit Copyright © 2007 Tieturi Oy

40 Projektisalkun seuranta ja raportointi
Projektisalkun hallinta Projektisalkun seuranta ja raportointi TIEDON TARVITSIJAT ylin johto projektien omistajat taloushallinto tekevien yksiköiden vetäjät resurssien esimiehet tulevat hyväksikäyttäjäyksiköt projektien ohjausryhmät projektipäälliköt resurssit RAPORTOINNIN ULOTTUVUUDET JA TASOT suunniteltu - toteutunut - ennuste osaprojekti - projekti - hanke projektityyppi (oma, avaimet käteen, …) kohde (IT, toiminnan kehittäminen, …) aikajaksot ja niiden välinen vertailu omistava organisaatio tekevä organisaatio (hlötasolta lähtien) kustannuslajirakenne RAPORTOITAVAT ASIAT kustannukset aikataulu valmiusaste earned value (tuloksen arvo) resurssien käyttö hyödyt (odotukset) => investointilaskelma laatu riskit projektien väliset ristiriidat Copyright © 2007 Tieturi Oy

41 Projektisalkunhallinnan hyvät käytännöt 1/2
Avoin, kriittinen kommunikointi Projektikulttuuri on osa johtamisjärjestelmää Projektin asettamiskriteerit määritelty Selkeät ja perustellut go/no go -päätökset Projektisalkkutietokanta – keskitetty ja ajantasainen tietovaranto Resurssien valintaa tukeva tietokanta avainhenkilöistä (ammatti-, kokemus- ja saavutustieto, osaamismatriisi) Selkeät johtamisvastuut ja –vaatimukset Projektien keskinäinen riippuvuus (resurssit / priorisointi) Project Management Office –tukiorganisaatio (suotava) Päätöksenteko projektisalkku- ja projektitasolla Priorisoinnin vyörytys projektisalkulta projekteille ja päinvastoin Projektien ohjausmallin rinnalla nopea reagointi poikkeamiin; strategian ja ympäristön muutokset

42 Projektisalkunhallinnan hyvät käytännöt 2/2
Strategian ja tavoitteiden linkitys Näkyvä ja ymmärrettävä strategia; muutoksen johtaminen Jatkuva priorisointi – vähintään kvartaalitasolla Projektien eteneminen kohti tavoitteita “Kituvat” projektit keskeytetään Nopea reagointi poikkeamiin “Päätä kaksi projektia ennen kuin käynnistät yhden uuden” Valmisteluvaiheessa tiukka karsinta ja priorisointi Suuret muutokset vaativat uutta organisointia, jopa uutta projektointia; suunnitelmat tehdään muutettaviksi

43 Projektisalkunhallinnan konkreettiset hyödyt
Strategian ja projektien valinnan yhdistäminen Strategian purkaminen konkreettisiksi tavoitteiksi ja toimenpiteiksi Salkunhallinta on tiukasti kytköksissä organisaation johtamisjärjestelmään Projektisalkun tasapainottaminen Toimenpidealueiden mukaisesti tasapainottaminen tärkeintä Salkun hallintamenetelmät käytössä -> projektiriskit paremmin hallinnassa Arvokkaimpien projektien valinta Edellyttää arvoa mittaavan kriteeristön käyttämistä ja linkittämistä organisaation keskeisiin avainmittareihin – BSC (Balanced Scorecard) ”Hyödyn realisointi tarpeellista ja todennäköistä” Kommunikoinnin lisääntyminen Johdon aito sitoutuminen ja tuki projekteille on nähtävissä Päätöksenteon läpinäkyvyys luo uskottavuutta koko projektitoiminnalle Tietoa eri projektien riippuvuuksista on helpompi ymmärtää ja käsitellä Roadmapin käyttäminen viestintävälineenä BSC:n näkökulmat: - Taloudellinen näkökulma - Asiakasnäkökulma - Sisäisten prosessien näkökulma - Oppimis- ja kasvunäkökulma

44 Lyhyt pohdinta Mitkä asiat ovat organisaatiossa edellytyksenä tehokkaalle projektisalkun hallinnalle? Mitkä ovat organisaationne projektisalkkuhallinnan suurimmat haasteet? Mitkä ovat organisaationne projektisalkkuhallinnan vahvuudet? Kirjatkaa näkemyksenne omalle koneellenne, power-point dialle (aikaa 5 min.)

45 Valtionhallinnon yhteinen (ICT-) hankesalkun hallintaratkaisu
VM / JulkICT / Toni Äikäs

46 Valtionhallinnon yhteinen ICT-hankesalkun hallintaratkaisu
Mistä siinä on kyse? Taustalla talouspoliittisen ministerivaliokunnan linjaus : ”Valtionhallinnon ICT-hankkeiden seurantaa tehostetaan ottamalla käyttöön yhteinen menettely ja tietojärjestelmä (hankesalkku) vuonna 2013” Luo perusedellytykset salkunhallinnan kehittämiselle ICT-hankkeiden/-projektien tiedot yhdessä paikassa Tietosisältö yhtenäistyy Järjestelmään voi viedä myös muita kuin ICT-projekteja Tavoitteena oli ”kevyt”, helppokäyttöinen järjestelmä Hankittu palveluna, perustuu valmisohjelmistoon Tilanne Keväällä 2013 tehtiin tekniset käyttöönotot kahdeksalla hallinnonalalla, loput syksyn aikana

47 Kirjautumissivu https://hankesalkku.vm.fi
Esimerkkikuvia valtionhallinnon yhteisen hankesalkkuratkaisun testiympäristöstä Kirjautumissivu

48 Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä
Salkkunäkymä Suodatusten avulla valitaan, mitä hankkeita/projekteja näkymään halutaan Suodatukset voi tallentaa salkkunäkymiksi käyttäjäkohtaisesti Hanke, jonka alla 3 projektia

49 Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä
Hankkeen / projektin tiedot: osa 1/4 ”Perustiedot”

50 Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä
Hankkeen / projektin tiedot: osa 2/4 ”Kuvaukset”

51 Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä
Hankkeen / projektin tiedot: osa 3/4 ”Kustannukset ja rahoitus”

52 Hankkeen / projektin tiedot: osa 4/4 ”Tilanneraportointi”
Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä Hankkeen / projektin tiedot: osa 4/4 ”Tilanneraportointi” Jos hankkeen alla on projekteja, niin tässä näkyy projektien luvut yhteensä. Jos ei ole projekteja, niin sitten tyhjää.

53 kysymyksiä kommentteja