Yhteisöviestintä tänään, osana organisaatioiden johtamista ja työyhteisön hyvinvointia VIVAKO, 17.-18.11.2005 Mirja Yli-Erkkilä, InterAxn mirja.ylierkkila@kanetti.fi.

Esitys aiheesta: "Yhteisöviestintä tänään, osana organisaatioiden johtamista ja työyhteisön hyvinvointia VIVAKO, 17.-18.11.2005 Mirja Yli-Erkkilä, InterAxn mirja.ylierkkila@kanetti.fi."— Esityksen transkriptio:

1 Yhteisöviestintä tänään, osana organisaatioiden johtamista ja työyhteisön hyvinvointia
VIVAKO, Mirja Yli-Erkkilä, InterAxn

2 Sisältö Yhteisöviestintä tänään
Viestintästrategian rakenne, sisällöt ja määrittelyprosessi Sisäinen viestintä osana johtamista Mittaaminen ja seuranta Lähitulevaisuuden haasteita

3 Yhteisöviestintä tänään

4 Yhteisöviestinnän pääalueet (esim. Juholin, Lehtonen)
Markkinointi ja yhteiskunnallinen markkinointi; vahva oma kontrolli MAINE imago Osallistuminen julkiseen keskusteluun ja vaikuttaminen mediajulkisuudessa; vaikeasti kontrolloitavissa Johtamisviestintä ja sidosryhmäsuhteet; tavoitteena moni- puolinen ajatusten- vaihto

5 Viestintä vs. tiedottaminen

6 Yhteisöviestinnän funktiot
johtaminen tiedonkulku vuorovaikutus

7 Opiston viestinnän perustehtäviä (vrt. Juholin)
Tiedottaminen – sisäinen ja ulkoinen Sitoutumisen edellytysten luominen eri sidosryhmille Vuorovaikutus sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa Opiston maineenhallinta Markkinointi Yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja edunvalvonta Yhteiskunnallinen markkinointi, eli vaikuttaminen kansalaisten toimintaan ja valintoihin

8 KYSYMYSKALVO Olitko aikaisemmin ajatellut opiston viestintää näin kokonaisvaltaisena ja laajana asiana? Onko tiedottamisella ja viestinnällä sinun mielestäsi eroa? Mitkä ovat mielestäsi opiston viestinnän kolme tärkeintä tehtävää? (lista edellisestä kalvosta)

9 Viestintästrategian rakenne, sisällöt ja määrittelyprosessi

10 Viestintästrategian kehys (Juholin)
Opiston asema ja arvo 5.Paino- pisteet 6.Operatii- viset tavoitteet 4.Viestin- nän stra- tegiset tavoitteet 3. Toiminnan päätavoitteet 2. Visio, missio, arvot Toiminta- suunnitelma 7. Arviointi ja mittarit

11 Viestintästrategia Viestintä osana johtamista ja ympäristön muutosta
Viestinnän nykytila ja tulevat haasteet Viestinnän tehtävät ja erityisalueet Sidosryhmät ja yleisöt Tavoitemielikuva, maine, ”tarina 6. Viestinnän teemat ja ympäristön luotaus 7. Viestinnän tavoitteet ja linjaukset 8. Mittarit 9. Vastuu ja organisointi 10. Viestintäjärjestelmä 11. Resurssit

12 Strategiasta johdetaan ohjelma
Strategisia tavoitteita tulevat operatiiviset tavoitteet eli mitä tehdään Mahdolliset painopisteet, eli mitä korostetaan, suunnataan erityisesti resursseja Toiminnot, tehtävät ja projektit, niiden aikataulut, resurssit ja vastuut eli mitä, milloin ja millaisin resurssein Sidosryhmäkohtaiset toiminnot, aikataulut, resurssit ja vastuut eli keille, mitä, milloin, millä keinoin Seuranta ja arviointi

13 KYSYMYSKALVO Saitko riittävän hyvän kokonaiskäsityksen siitä, mistä viestintästrategian tekemisessä on kyse? kyllä, aivan riittävän tässä vaiheessa kohtalaisen hyvän jokseenkin epämääräisen en ymmärtänyt yhtään, mistä on kyse

14 Sisäinen viestintä osana johtamista

15 Sisäisen viestinnän tehtävät
toiminnan tukeminen ja organisaation osien ja toimintojen liittäminen profilointi, yhteisöidentiteetin luominen ja ylläpitäminen informointi kiinnittäminen tietämyksen luominen ja jakaminen; kehittymisen tukeminen sosiaalinen kanssakäyminen perustan luominen ulkoiselle viestinnälle

16 Tuloksellisen viestinnän tekijät organisaatiossa
Viestintärakenteet teknologiset sosiaaliset Osaaminen ammatillinen kommunikatiivinen Organisaatiokulttuuri arvot, asenteet sitoutuminen, motivaatio Jos joku näistä tulontekijöistä =0, koko tulo =0 Tekijöiden tasapaino tärkeää Mitä tahansa tekijää kehittämällä voidaan kehittää viestintää kokonaisuudessaan

17 Viestintärakenteet käytössä olevat kanavat ja välineet ja niitä koskevat periaatteet, pelisäännöt ja vastuut viestinnän organisointia luovat edellytykset toimivalle viestinnälle, mutta eivät yksin vielä takaa sitä kanavia on loputtomiin sähköpostista, tiedotteeseen, Intrasta keskusteluihin, oleellista on, että yhteisössä valitaan tarkoituksenmukaiset teknologiset ja sosiaaliset rakenteet eivät ole toisensa poissulkevia, vaan toisiaan täydentäviä

18 Viestintäkanavien valinnassa huomioi
kohderyhmän tarpeet, toimintatavat ja mahdollisuudet kanavan tavoittavuus oikea ”kanavamix” asian luonne ja vaikeus tarvitaanko tallenne oikea ajoitus

19 Viestintävastuiden määrittely
strateginen vastuu on ylimmällä johdolla eli suuntaviivojen ja linjojen määrittely (policy), seuranta, asian esillä pitäminen operatiivinen vastuu, eli kuka / ketkä vastaavat käytännön tekemisestä sopimuksenvarainen eri tehtävissä viestintävastuu tarkoittaa erilaisia asioita (esimiehet, viestintäosasto, hallinto, tukipalvelut, erityisasiantuntijat keskeisessä roolissa) henkilökohtainen viestintävastuu

20 Viestintäammattilaisen vs. esimiehen vastuu viestinnästä
viestintä vastaa siitä, että tietoa on riittävästi saatavilla sitä mukaa kuin sitä tulee ja että keskustelufoorumeita on riittävästi esimiesten vastuulla on olla läsnä, kuunnella, selittää, perustella, kestää epävarmuutta

21 3. Organisaatiokulttuuri
viestintäilmasto on organisaatiokulttuurin yksi osa, se tarkoittaa työyhteisön jäsenten yhteistä, suhteellisen pysyvää käsitystä siitä, miten avointa, luotettavaa ja oikea-aikaista viestintä organisaatiossa on ja millaista viestintäkäyttäytymistä organisaatio jäseniltään odottaa yhteinen arvopohja ja tavoitteet ja niihin sitoutuminen helpottavat viestintää

22 Sitoutuminen Kohteita ”Oikea” sitoutumisen aste?
työ lähin työyhteisö organisaatio ”Oikea” sitoutumisen aste? ”Sen lauluja laulat kenen leipää syöt.” commitment vs. contribution Kolme tekijää (Modway) yhteisön arvojen ja tavoitteiden hyväksyminen halu ponnistella työyhteisön hyväksi halu pysyä työyhteisössä (lojaalisuus, tunneside)

23 Sitoutumisen ulottuvuudet (Lämsä & Savolainen, 2000)
Moraalinen kiintymys, velvollisuudentunto, tunteet vai hyödyt Kohtalainen 1. luottamukseen perustuva Alhainen LUOTTAVAINEN TASAPAINOINEN PASSIIVINEN LASKELMOIVA Alhainen Kohtalainen 2. palkkioon perustuva

24 Sitoutumisen tyypit / lajit (Lämsä & Savolainen 2000)
Tasapainoinen Tavoiteltava tilanne; org. ja yksilötekijät, tunne, arvot ja järki Luottava Sosiaaliset suhteet Tunne- ja arvopohjaiset tekijät Luottamus, reiluus, moraali Pätevyys, itsenäisyys Org.& yksilö- tekijät; sitou- tumisen ehdot Laskelmoiva Henk.koht. hyöty Taloudelliset edut Status, jatkuvuus Passiivinen Vetäytyminen,vastustus Pakonomainen pysyminen

25 Kehittäminen: Mikä vaikuttaa sitoutumiseen? (Lämsä & Savolainen, 2000)
Johtaminen *delegointi *valvonta *valtuutus Asian ymmärtäminen: kehittämisen viitekehys, käsitteet,mallit, työkalut Kulttuuri: organisaatio-ja yksilötekijät Kehittämisen ”junailu” vasta- ja vetovoimat Organisaatio *rakenne *johtamisjärjestelmä *tavoitteet

26 Sitoutumisen uskotaan
edesauttavan sitä, että henkilöstö antaa parhaan osaamisensa on aloitteellista ja osallistuu työn ja yhteisön kehittämiseen työskentelee yhteisen tavoitteen hyväksi puhaltaa yhteiseen hiileen työskentelee hyvin yhdessä kiinnittyy työpaikkaansa => pieni vaihtuvuus

27 Sitoutumiseen vaikuttavat ainakin
työn sisältö, kiinnostavuus, haasteellisuus kehittymismahdollisuudet etenemismahdollisuudet palkka ja muut edut suhteessa työn vaativuuteen palkitsemisjärjestelmä yhteisön henki ja kulttuuri esimies ja työkaverit työvälineet, työympäristö viestintä

28 Esim. viestintä ja työhyvinvointi
yhteys on, erityisen tärkeitä ovat esimies-alais –viestintä keskinäisviestintä henkilökohtaiset verkostot mutta myös tiedonkulku omien vaikutusmahdollisuuksien kokeminen motivaattori vai hygieniatekijä?

29 Muutoksen edistäminen viestinnällä
Selvä suunta ja tavoitteet kaikkien tiedossa aikataulutetut välitavoitteet <= konkretia, muutoksen huomaaminen Muutoksen etenemisestä kerrotaan Perustelut muutokselle => ymmärrys edesauttavat hyväksymistä ja sitoutumista Keskustelu, ongelmien ja kysymysten käsittely Palkitseminen ja kannustus

30 Muutoksen aikaansaaminen ajan ja vaivan funktiona (Åberg 1997)
Ryhmän ”vyörytys”. Ryhmähenki. Haaste. Synergia. ryhmän käyttäytymisen muuttaminen Motivointi. Ryhmän sisäinen painostus. Kokeilu. yksilön käyttäytymisen muuttaminen Henk.koht. vaikuttaminen. Mielipidejohtajat. Perustelut. Kanavat. Toisto. Jälkihoito. asenteen muuttaminen Asiallinen tiedote. Ymmärrettävyys, uskottavuus. tietojen muuttaminen aika

31 Viestintä on kaikessa mukana
… mutta silti on hyvä muistaa viestinnälläkään ei luoda ideaaliyhteisöä on monia asioita, jotka näyttäytyvät viestinnän ongelmina, mutta joita ei poisteta viestintää tehostamalla; viestinnän lisääminen ei poista esim. epäselvää päätöksentekojärjestelmää epämääräistä tehtävien- ja vastuunjakoa huonoa henkilökemiaa huonoa johtamista

32 Mittaaminen ja arviointi

33 KYSYMYSKALVO Mitä viestinnän ulottuvuuksia teillä mitataan? imagoa
opistosta kirjoitettuja juttuja läpimenneitä tiedotteita ilmoitusten virittämiä yhteydenottoja viestintää asiakastyytyväisyyden osana viestintää ilmapiirikyselyn osana muuta ei mitään

34 Viestinnän mittaamisen haasteita
Mitataanko vaikuttavuutta, laatua vai tuloksia (/tuotoksia)? helpointa tulosten/tuotosten mittaaminen; tarpeellista Syy-seuraus –suhteita on vaikea osoittaa Luotettavia, toimivia, käteviä sisäisen viestinnän mittareita ei ole mittareissa viestintää pidetään implisiittisesti ”toiveiden tynnyrinä” vastaajien oman aktiivisuuden merkitystä ei huomioida (Isoja) organisaatioita kuormitetaan mittauksilla; joiden tulosten hyödyntäminen jää puolitiehen > mittausväsymys henkilöstölle

35 Viestinnän mittaamisen lähtökohtia
Viestinnän tavoitteet asetettu Rajataan, mitä halutaan mitata Ymmärretään, mitä ei voida mitata Mitataan systemaattisesti pitkäjänteisyys seuranta edellyttää saman mittarin käyttöä

36 Mittaamisen ja seurannan sykli
Nykytilanteen arviointi Vertaus tavoitteisiin ja / tai edelliseen mittaukseen Kehittämiskohteiden valinta Kehittämistoimenpiteiden valinta Toimenpiteiden toteutus Uusintamittaus

37 Viestinnän mittaamisen ulottuvuuksia
Tiedon ja tietämisen jakaminen Suhde esimieheen Päätöksenteko ja vaikuttaminen Palaute Sitoutuminen Viestintä työryhmässä Viestinnän rakenteet ja käytänteet Tiedonkulun riittävyys, ajoitus ja kanavat

38 Viestinnän lähitulevaisuuden haasteet
organisaation rajojen hämärtyminen työyhteisön merkityksen muutos uudet sähköiset / mobiilit välineet ihminen on aina ”aalloilla”, aina saatavilla, mutta onko koskaan läsnä? monikanavaisuus, pinnallisuus nopeuden vaatimus, ilmaisun tiiviys kielen rinnalle muitakin merkkijärjestelmiä erottumisen vaikeus viestintä=muutosagentti