Time Management مدیریت موثر وقت

Esitys aiheesta: "Time Management مدیریت موثر وقت"— Esityksen transkriptio:

1 Time Management مدیریت موثر وقت
مدرس علی فراهانی عضو انجمن مديريت ايران Ali Farahani

2

3 سرفصل ها و محتوای اصلی تعریف مدیریت زمان : اداره اوقات فردی و گروهی جهـت دستیابـی به بالاترین کارایی و اثربخشی اهمیت مدیریت زمان: زمان برای انسانها محدود است فقـط با بسـط زمان می توان آن را طولانی کرد . چگونگی بسط زمان: جلوکشیدن ساعتها طبق برنامه عمل کردن بسط روانی زمان آفت های وقت و زمان : نداشتن برنامه 2-استفاده منفی از زمان3-بی نظمی اشیاء ، تخریب روحیه . چه باید کرد: اجرای برنامه های عملی مدیریت زمان

4 زمان برای انسانها محدود ، گرانبها و برگشت ناپذیر است .
اهمیت مدیریت زمان زمان برای انسانها محدود ، گرانبها و برگشت ناپذیر است . بنابراین کاملاَ بجاست که انسانهای خردمند ، بخواهند از این اوقات گـذرا به شکلی مفیدتر ، موثرتر و خوشایندتر استفاده کنند. Ali Farahani

5 مقدمه اخیراً تحقیقی دربارۀ این موضوع انجام گرفته است که مدیران چگونه از اوقات کاری خود استفاده می کنند. نتایج این تحقیق نشان می دهد که 4 / 20 درصد از هفتۀ کاری آنان به هدر می رود. این مقدار اتلاف وقت در واقع یک روز از پنج روز کاری مدیر را شامل می گردد. بررسی فوق نشان می دهد که میز کار 3/90 درصد از مدیران و روسا به هم ریخته و آشفته است. Ali Farahani

6 مقدمه 33 درصد از وقت روسا صرف امور جاری می شود.
اوقات تلف شده در کار، 20% از وقت مدیر را شامل می شود. 12% از کار هفتگی صرف رفت و آمد می گردد. زمان همیشه به عنوان یک منبع مهم قلمداد شده است. اما ما عادت کرده ایم که اتلاف وقت را بیشتر به گردن دیگران بی اندازیم و خودمان را در آن مقصر ندانیم.

7 اهمیت مدیریت زمان مدیریت صحیح زمان، عامل اساسی در موفقیت هر سازمان محسوب می شود. چیزی که تاکنون توجه چندانی به آن مبذول نشده است. مدیریت زمان و مدیریت کار، اساساً معطوف به انضباط فردی است. عملکرد صحیح هر سیستم با عملکرد صحیح کاربران آن سنجیده می شود. Ali Farahani

8 یادسپاری موارد زیر مهم است. در هر سال ما 8760 ساعت وقت در اختیار داریم
معمــــــــــولاً2920 ساعت را در خواب هستیم. معمـــــــــولاً1928 ساعت را کار می کنیم. 1664 ساعت مربوط به تعطیلات آخر هفته است. (بدون احتساب ساعت هایی که در خوابیم) 320 ساعت تعطیلات (غیر از تعطیلات آخر هفته و مرخصی ماست) 723ساعت با اوقات تلف شده در خلال هفته های کاری داریم. 4820 ساعت را معمولاً در رفت و آمد هستیم. Ali Farahani

9 با توجه به اینکه نمی توانیم وقت بیشتری ایجاد کنیم،
باید از اوقاتی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را ببریم.

10 روانشناسی وقت همه ما چیزهایی داریم که باید آنها را متناسب با زندگیمان سازیم. لازم است که به طور همزمان، به اهداف کاری و اهداف مطرح در زندیگمان جامه عمل بپوشانیم. در عین حال می دانیم که وقت زیادی در اختیار نداریم. یکی از دانشمندان مشهور علم مدیریت گفته است: «اگر هر مسئله ای را دقیقاً مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم، سرانجام به انسان و رفتارهای او میرسیم.» خردمندان دیگری گفته اند «عملکرد هر انسان تابع عوامل زیر است.» توان ×تمایل=عملکرد تمایل (نظام انگیزشی) هر فرد تحت تأثیر باورهای اوست. و با ورهای هر انسانی برخاسته از فرهنگی است که در آن نشو و نمو یافته است.

11 روانشناسی وقت در یک بررسی جدید مهمترین عوامل اتلاف کننده وقت به ترتیب اهمیت عبارتند از: مکالمات تلفنی مراجعه بدون وقت قبلی ارباب رجوع مبادله ضعیف اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان مسائل ناشی از رایانه ها (نقص های فنی) تغییر در اولویت های کاری بوسیلۀ همکاران فقدان برنامه ریزی سازمان ضعف های شنیداری دیگران ساختار نامناسب سازمان

12 کسب اطمینان از درک صحیح دیگران را نیز باید اتلاف وقت دانست.
روانشناسی وقت تغییر پست ها و مسئولیت های کلیدی تنظیم و تصحیح مسائلی که در ابتدای امر به صورت صحیح نبوده اند. تردید و دو دلی نشست ها و ملاقات های سازمان نیافته موجبات حواس پرتی در محل کار بوروکراسی افراطی در رویه های اداری بررسی بی مورد در کار خود و دیگران کسب اطمینان از درک صحیح دیگران را نیز باید اتلاف وقت دانست.

13 روانشناسی وقت ترجیح می دهید کدامیک از جملات زیر را روی سنگ قبرتان حک کنند. او خیلی زیاد و سخت کار می کرد. او بیشترین وقت خود را با فامیل و دوستانش می گذراند. او همواره مورد تشویق و تحسین مدیرانش قرار می گرفت. او مورد علاقه خواهرانش بود. در مدیریت زمان نه تنها باید اولویت های کاری را در نظر بگیرید، بلکه باید اولویتهای مربوط به زندگی را نیزمدنظر قرار دهید. Ali Farahani

14 نکات مهم به یاد داشته باشید که زمان، هدیه ای ارزشمند است و اندازه محدودی دارد. محاسبه کنید که چقدر زمان در اختیار دارید و چگونه می خواهید از آن استفاده کنید. زمانی را که باید صرف امور خاص و فوری شود و زمانی را که باید به کار جدیدی اختصاص یابد از هم تفکیک نمایید. با عادت هایی که باعث اتلاف وقت شما می شوند مبارزه کنید. عادتهای کاری خود را تغییر دهید. برای زندگی روزانه تان گزارش زمانی تهیه کنید.

15 خیلی مهم است که همدلی و همفکری خود را به مردم نشان دهید.
چگونه رفتار کنیم در هر ارتباطی سه گام اصلی وجود دارد: گام اول: صبرکنید: موقعیت خود را تشخیص دهید، خود را ارزیابی کنید. گام دوم: نگاه کنید: به اشخاص دیگر و به آنچه که آنها از طریق ایما و اشاره به شما می گویند، توجه کنید. گام سوم: گوش فرا دهید: بدون تعصب و غرض ورزی به آنچه که آنها سعی دارند به شما بگویند، گوش سپارید. خیلی مهم است که همدلی و همفکری خود را به مردم نشان دهید.

16 اهمیت مدیریت زمان با مطالعه مدیریت زمان در جنبه های مختلـف زندگـي در می یابید که چه میزان از وقت شما هرروزه به هدر می رود سپس با راه های صرفه جویی در زمان حجم زیادی از اوقات خود را به ساعات مفید و کاری تبدیل می کنید . امروزه برای استفاده بهینه از عمر خود و پیشبرد کارها بطور دلـخواه چـاره ای جز به کار بردن تکنیک های مدیریت بر خویشتن و مدیـریت زمان نیست .

17 اهمّيت مديريت زمان حقيقت آن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. چرا كه زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه نا خواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم. مديريت زمان در واقع همان مديريت بر خويشتن است و جالـب اسـت بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كـردن ديـگران نـيازمنديم همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانـند : توانايي و مهارت در برنامه ريزي ،تفويض اختيار ،سازماندهي ، رهبري و كنتـرل .

18 غافل مشو ز عمر كه اين كشتي روان استاده مي نمايد و چون باد مي رود
اهمّيت مديريت زمان شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هدر مي دهند خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت راكوتاه خواهيم كرد نسبت به روزهاي بدون بهره وري (بي حاصل) خود بي تفاوت نباشيم . غافل مشو ز عمر كه اين كشتي روان استاده مي نمايد و چون باد مي رود

19 توماس اديسون الهام 1 درصد تلاش و عرق ريختن 99 درصد Ali Farahani

20 مراحل بهبود مدیریت زمان
توسعه و تقویت توان مدیریت زمان شامل سه مرحله می باشد: حساس شدن ذهنی نسبت به یک سرمایه عادی شده ای به نام زمان شناسایی آفات، راهزنان، دام های زمان و دلایل اتلاف زمان. جستجوی راه حل هایی برای جلوگیری از اتلاف زمان و بکارگیری تدریجی آنان Ali Farahani

21 فرهنگ و زمان جوامع از ديدگاه ارزشي كه براي زمان قائل مي شوند بـا هـم متفاوت اند. براي مثال در جوامع غربي ،زمان به عنوان يكي از منابـع ناياب تلفي مي شود، آنان بر اين باورند كه «وقت طلاست» آمريكاييها به زمان حال و آينده نزديك توجه زيادي ميكنند. به همين علت نتيجه فعاليت ها و عملكردهاي سازمـان هـا را در دوره هاي كوتاه مدت و ميان مدت مي سنجند و آنها را ارزيابي مي كند.

22 فرهنگ و زمان در ژاپن ارزيابي ها در دوره هاي بلند مدت تر صورت مي گيـرد.
در ژاپن ارزيابي ها در دوره هاي بلند مدت تر صورت مي گيـرد. ساير جوامع ديدگاههاي ديگري نسبـت به زمان دارند. آنهـا بـه گذشته توجه مي كنند. براي مثال ايتاليا يي ها سنت پرست هستند و همواره مي كوشند تا سنت ها و رويدادهاي تاريخي خود را زنـده نگه دارند . Ali Farahani

23 فرهنگ و زمان آگاهي از ديدگاه جامعه نسبت به زمان ، انسان را قادر مي سازد تا بتواند در آن جامعه به اهميت مرزهاي زماني پي ببرد و آنها را تعيين كند . يعني آنكه آيا درآن محيط برنامه ريزيها بلند مدت است؟ عملكرد فرد بعد از چه مدت زماني ارزيابي مي شود . اينكه تاخير چه مفهومي دارد ؟ بـراي مثال، در آن صورت مي توانيد دريابيد كه چرا يك آمريكايي نسبت به رعايت زمان تعيين شده آنقدر وسواس به خرج مي دهد .

24 عوامل اتلاف وقت كمبود اعتماد به نفس بي حوصلگي يا تعجيل
ضعف در مهارت گوش دادن كمبود انگيزه ملاقات كنندگان بـدون وقـت قبـلـي كمبود كارمند يا داشتـن كـارمند اضافه ملاقات هاي بسيار زياد با نتايج بسيار كم كمبود اطلاعات واقعي بـي تـصـمـيـمـي كمبود اولويت هـا و برنامه ريزي اطلاعات غلط ،ناقص يا دير هنگام Ali Farahani

25 عوامل اتلاف وقت نامنظم بودن فردي يا داشتن ميز نامرتب
سعي در انجام يك باره كارهاي بسيار يا احتساب وقت كم براي انجام امور كمبود كارمندان مناسب يا آموزش ديده كمبود امكانات و تسهيلات در محل كار عدم تعلق به كار در كارمندان تغيير مداوم مديريت امور اولويت دار به امور فوري و بحراني مشخص نبودن حوزة اختيارات مسئوليت هاي يك فرد تلفن هاي بسيار زياد كه موجب توقف در كار مي شوند .

26 عوامل اتلاف وقت منتظر شدن براي ملاقات افراد يا منتظر شدن به هنگام سفر
ارائـه گـزارش هاي دو گانه يا داشتن بيش از يك مافوق در دست داشـتـن كارهاي ناتمام زياد عدم واگذاري يا واگذاري نامناسب امور كاغـذ بـازي و بــوروكــراســي وجود عوامل منحرف كننده ذهن بيش از حد اجتمـاعـي بـودن بي نظمي شخص سعي كنيد تا وظايف ناخوشايندتان را اول برنامه ريزي كنيدو آنها را كنار نگذاريد. Ali Farahani

27 شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقت
جلسات بسيار (درون سازماني و برون سازماني) قبول و يا تحميل بيش از حـد مـسئوليت و كار آشفتگي و بي نظمي فردي و عدم تمركز فردي نداشتن كاركنان و همكاران شـايسته و كارآمد مسـافـرت هـا و ماموريت هاي متعدد اداري امور شخصي و گـرفتـاري هـاي خانـوادگي عدم برنامه ريزي هاي مناسب كار امروز را به فردا افكندن عـدم تـفـويـض اخـتـيار تماس ها و مكالمات زياد تلفني مهمترين عامل اتلاف وقت به ويژه براي مديران «عدم تفويض اختيار» مي باشد. آزادانه و راحت از ديگران بپرسيد چگونه وقت خود را كنترل مي نمايند. Ali Farahani

28 عوامل عدم تفويض اختيار كاركنان هنوز كار بسياري براي انجام دادن دارند و واگذاري و تفويض اختيار بيشتر به آنها معقولانه نيست. كاركنان توان انجام دادن برخي كارها راندارند،لذا نميتوان اختياري به آنها تفويض كرد. كاركنان نمي خواهند به آنها تفويض اختيار شود. فرد مناسبي نيست كه كارها راواختيارات به اوواگذارشود . قدرت و جسارت لازم در تفويض اختيار وجود ندارد. مديران ترجيح ميدهند براي حفظ شان و شخصيت خود از تفويض اختيارپرهيز كنند ممكن است تفويض اختيار نشانگر ضعف مدير در سازمان تلقی شود . ببينيد واقعاً كدام مورد يا موارد از 7 گزينه بالا شامل حال شما مي شود.بعد كمي تامل كنيد كه چرا در چنين وضعيتي به سر مي بريد؟

29 واگذار كردن امور بي فايده است مگر آنكه براي كارمندان خود ابزار و دستياران خوب مهيا كنيد.
Ali Farahani

30 براي هدف گذاري موارد زير را در نظر بگيريم :
يك راهنماي كليدي براي آنكه بر زمان اختيار و احاطه داشته و بتوانيم آن را هدايت كنيم بايد هدف گذاري مناسبي داشته باشيم .يعني اينكه براي هرروز كاري خود اهدافي را ترسيم نماييم. هدف بايد روشن ،قابل اندازه گيري ، واقع بينانه ، قابل دسترسـي و محدودۀ زماني معيني داشته باشد. براي هدف گذاري موارد زير را در نظر بگيريم : Ali Farahani

31 يك راهنماي كليدي نتيجه گيري:
ببينيد از زمان چه مي خواهيد.(چه انتظاري داريد)؟ عواملي كه وقت شما را هدر مي دهند شناسايي و دسته بنـدي كنيـد سپس چاره اي براي بر طرف كردن آنها بيابيد . فعاليت هاي روزانۀ خود را اولويت بندي كنيد. شفاف و قاطع باشيد و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبير رفتار كنيد.

32 برنامه ریزی یک روز کاری همین امروز شروع کنید .
ساعات اوليه بعد از ظهر بهترين وقت براي انجام كارهاي كوچك است كه بيش از چند دقيقه وقت نمي گيرد. همین امروز شروع کنید . ندایی برای بیـدار شـدن . به موقع سرکار حاضر شوید. واقع بین باشیـد و اهدافـی معقول برای خود تعیین کنید. از انواع فهرست ها دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها استفاده کنید . برای کارهای خود یک چار چوب زمانی در نظر بگیرید. در برابـر وقفـه هـای کاری مقـاومت کنید. دقایق و ساعاتی را که می گذرند دنبال کنید . جدول زمـانـی روز بعـد را طراحی کنید . به اتمام رساندن روز اول را جشن بگیریـد . وقتی می خواهید عادت جدیدی را در خود ایجاد کنید خیلی سخت نگیرید. Ali Farahani

33 نکته هایی از مدیریت زمان
امروز تنها زمانی است که می توان در آن کاری انجام داد و یا نداد دیروز گذشته و برای فردا نیز هیچ تضمینی وجود ندارد . همین حالا شروع کن ! امروز اولین روز آینـده توسـت. از ایده آل گرایی محض بپرهیزید در اکثر اوقات انجام یک کار خوب ولی به موقع از انجام یک کار عـالـی ولـی دیرهنگام مهم تر است. کارهای کم اهمیت را شناسایی و از انجـام آنـهـا صرف نظر کنید . مطالعه بر روی تمرکز افراد نشان می دهد که تمرکز در دوره های 90 دقیقه ای به حد اکثر خـود رسیـده دوباره افت می کند از ایـن رو پس از هر یک ساعت و نیم حداقل 10 دقیقه استراحت داشته بـاشید تا ظرفیت ذهنی شما به جای اول باز گردد. Ali Farahani

34 به اجرا درآوردن برنامه های روزانه با استفاده از انواع فهرست ها ،دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها
به پرکردن و تکمیل فهرستها به عنوان روشی برای توسعه ظرفیت حافظه ی خود بنگرید. کارهایی که حتماَ باید انجام دهم کارهایی که لازم است انجام دهم. قرار ملاقات ها و اجتماعاتی که حتماَ قرار ملاقات ها و اجتماعاتی که در باید در آنها شرکت کنم آنها شرکت کنم. کارهایی که بهتر است انجام دهم و قرار ملاقات ها و اجتماعات آینده. برنامه ی روزانه Ali Farahani

35 در مقابل پاسخ گویی به اموری که کارتان را مختل می کنند مقاومت کنید .
یکی ازدلایل اصلی عدم موفقیت شما در پیشبرد برنامه هایتان تمایل به پاسخگویی سریع به مسائل زیر است . مکالمات تلفنی :تا آنجا که ممکن است مکالمات تلفنی خود رابه زمان پـس از ناهار و پایان روز کاری موکول کنید با کمک یک سیستم پست صوتی و یا دستگـاه منشـی تلفنـی بسیاری از مکالمات غیر ضروری و وقت گیر را از برنامه کاری خود حذف کنید . سعی کنید تمام مکالمات را در یک زمان انجام دهید .

36 در مقابل پاسخ گویی به اموری که کارتان را مختل می کنند مقاومت کنید .
پیغام های فکس ،پسـت الـکترونیکی و نامه های روزانه پیغام های فکس و پست الکترونیک را جمع کرده و در یک زمان به سراغشان بروید . وقتی نامه ای به دست شما رسید یک مرور سریع و کوتاه برآن داشته باشید و با استـفـاده از یک ماژیک فسفری مهمترین نکات نامه را علامت بزنید. نامه ها را به 5 دسته تـقسیم کنید نامه هایی که باید سریعاَ به آنها پاسخ داد،نامه هایی که بعداَ باید کنترل شود، دقیقاَ خوانده شود ،بایگانی شود ،دور ریخته شوند.

37 در مقابل پاسخ گویی به اموری که کارتان را مختل می کنند مقاومت کنید .
سوالهای کارکنان و ملاقات های سرزده وقتی مسئولیت کاری را به شخصی می سپارید توضیحات کاملی در مورد نحوه انجام کار به او بدهید. به اطرافیان بیاموزید که چگونه سوالات خود را تا آنجا که ممکن است نگه دارند و همگی را با هم از شما بپرسند. وقتی شخصی با کاری نه چندان ضروری به سـراغ شمـا می آید خیلی محترمانه به او بگویید «متاسفم اکنون زمان مناسبی برای صحبت نیست ». Is This IMPORTANT? Ali Farahani

38 پرسشنامه زیر را پر کنید پرسشنامه ی زیر را پر کنید
می خواهم تا چهارشنبه چه کاری را انجام داده باشم؟ برای انجام این کار ،چه گام هایی باید بردارم؟ برای برآورده کردن انتهای هفته، هر روز چه تکالیفی را باید به نوبت انجام دهم؟ هر کدام از این تکالیف روزانه، تقریباَ چقدر زمان می برد؟ کاری که می خواهم در این هفته انجام دهم، چقدر از خواسته هایم در زندگـی و کـار را تکمیـل می کند؟ کدام مورد نقشی در خواسته هایم از کار و زندگی ندارد و می توانند حذف گردند؟ پرسشنامه ی زیر را پر کنید Ali Farahani

39 برنامه زمان بندی هفتگی 1. مقاصد بزرگ تر هفته را به گام های کوچک تر از شنبه تا چهارشنبه بشکنید . 2. برنامه را به گونه ای زمانبندی کنید که اساسی ترین کارها را در بهترین اوقات روز انجـام دهید. 3. از زمان بندی فشرده بپرهیزید. برای اینکه هفته ای کم تنش داشته باشید، اوقاتی را به عنوان زنگ تفریح، تنفس، تغییر حال و هوا ، فوریت ها و اضافه کاری (در صورت نیاز) کنار بگذراید. 4. در طول روز زمان بندی خود را مرور کنید. Ali Farahani

40 برنامه زمان بندی هفتگی 5. در طول هفته ،هر هدفی را که کامل می کنید،خط بزنید. احساس خوبی که از این کار به دست خواهید آورد ، به شما روحیه می دهد تا به جلو حرکت کنید. 6. پیش از ترک کار، زمان بندی روز آینده را کنترل نمایید و در صورت لزوم ،تکالیفی را که هنوز انجام نشده اند بـه فردا منتقل کنید. 7. این حقیقت را بپذیرید که همیشه نمی توان انتظار داشت که تمامی تکالیف برنامه ی هفتگی ،در پایان هفته خـط خورده و انجام شده باشد.

41 20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
1-از همین حالا مشغول بکار شوید و منتظر وقت مناسب برای شروع یک کار نباشید . هنگامی که انتـظار زمان درست را میکشید ، تنها زمان کمی در اختیارتان باقی می ماند و در نتیجه بایـد با اضـطـراب و دلواپسی،کار را بسیار پایین تر از توانایی حقیقی خود تحویل دهید. 2-برای خود یک منبع اطلاعاتی قابل اعتمـاد معیـن کنیـد تا هرگـاه نمی دانستید که کار را شروع کنید ،از آن کمک بگیرید. Ali Farahani

42 20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
3-همواره به طور منظم کاری را انجام دهیـد که شما را به سمت یـک مقصد بلند مدت هدایت کند. 4-خود را مجبور کنید تا هر بار یک ساعت (پیش از کار یا پس از کار در اداره و صبح زود یا سر شب در منزل) به این هدف وقت اختصـاص دهید. 5-کارهای روزمره ای را که مرتب انجام می دهید به شکل عادت درآورید،چرا که کارها از روی عادت سریع تر انجام می شود. Ali Farahani

43 7- برنامه ریزی بلند مدت خود را به صورت ماهیانه و فصلی بازبینی نمایید .
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند 6- تعیین کنید که چه کارهایی را میتوانید به سرعت انجـام دهید و انجام کدام کارها نیاز به آرامش دارد. 7- برنامه ریزی بلند مدت خود را به صورت ماهیانه و فصلی بازبینی نمایید . 8- پیشرفت خود را در فواصل میان کارها یک بررسی اجمالی کنید تا در یابید که در چه مقطعی قرار دارید. 9- در صورت لزوم برنامه هایتان را اصلاح کنید. Ali Farahani

44 13-سخت ترین تکالیف خود را به ابتدای هفته اختصـاص دهید.
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند 10-برای بررسی و اصلاح برنامه ها،هم از روش های پیگیری کارها و هم از بازخورد کارها استفاده نمایید. 11-انعطاف پذیر باشید. 12-پیشرفـت خـود را مستند کنید . ایـن کـار به شما نیرو می دهد تا به حرکت ادامه دهید. 13-سخت ترین تکالیف خود را به ابتدای هفته اختصـاص دهید. Ali Farahani

45 20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
14- سعی نکنید حجم زیادی از کارهـا را به یکباره انجـام دهید تا پروژه های دیگر به نظرتان غیر ممکن نرسند. 15- تا آنجایی که می توانید از پریدن از یک پروژه به پروژه ی دیگر اجتناب ورزید. Ali Farahani

46 20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایدها،لازم ها و خواسته موثر هستند
16-هنگامی که مجبورهستید بخش عمدۀ وقتتان رابر بایـدها صرف کنید و وقتی برای لازم ها ندارید،یک زنگ تفریـح به خود بدهید همچنین دراین شرایـط به خاطرانجام نـدادن لازم ها احساس گناه نکنید زیرا احساس تقصیر، تنهاانرژی و وقت بیشتری ازشما میگیرد. 17-همواره ارزش دهی را در صدر قرار دهیـد . اگر به طـور پیوسته کارها را ارزش دهی نکنید، در شرایط آشفته ای-که سعی می کنید همه کاره باشید-قرار می گیرد.

47 20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایدها،لازم ها و خواسته موثر هستند
18-با گذاشتن یادداشت در تقویمتان در مورد پروژه هـایی که می خواهید در چند هفته یا چند ماه اینده انجام دهید. زمان شروع آنها را به خود یادآوری کنید. 19- بدانیدکه چقدرکاربرای یک روزکافی است.بدن (با درد گرفتن )و ذهن (با کندشدن) در این مورد به شما هشـدار میدهند. 20. همیشه از خود بپرسید «بهترین استفاده ای که هم اکنون می توانم از وقتم ببرم چیست؟ » Ali Farahani

48 دو مانع اصلی که از برآورده کردن سررسیدها جلوگیری می کنند
وقت گذرانی و کمال طلبی شکستن این موانع به شما کمک می کند تا ازبحران از دست دادن زمان اجتناب کنید و هنگامی که یک سررسید از دست رفت، باز با گردش زمان همراه شوید. وقت گذرانی وقت گذرانی دزد زمان است مهارش کنید چارلز دیکنز وقت گذرانی را متوقف کنید. در این صورت بسیاری از بحران ها از بین خواهند رفت. دکتر لاری بیکر Ali Farahani

49 حرکتتان را تنظیم کنید و از مزایای اوقات پرانرژی خود استفاده نمایید.
ساعت زیستی درونتـان را بشناسیـد و با دوره هـای بیشینۀ انرژی خود آشنا شوید. سطح انرژی انگیزشی طبیعی خود را در اوقـات مختـلـف بسنجید. تعیین کنید که در هر سطح، انرژی شما به کدام جهت حرکت می کندوزمان بندی خود راطوری تنظیم کنید که سخت ترین و مهم تریـن تکالیـف را در بهترین ساعـت ها هنگامـی که کارتان بیشترین اثر بخـشـی را دارد بـه انجام رسانیـد. Ali Farahani

50 حرکتتان را تنظیم کنید و از مزایای اوقات پرانرژی خود استفاده نمایید.
کارهای سبکتر را برای دوره هایی که انرژی کمی دارید، کنار بگذارید. بدانید که وقت مناسب برای سریـع تـر کارکردن و زمان درست برای آرام تر عمل کردن ،کدام است. Ali Farahani

51 حرکتتان را تنظیم کنید و از مزایای اوقات پرانرژی خود استفاده نمایید.
بر زمان های سریع کارکردن خود کنتـرل داشتـه باشید و نگذاریـد که ایـن امـر به شیوه ی زندگیتان بدل گـردد و شما را قربانی آنچـه «بیماری عجله» نامیـده مـی شود سـازد . شمـا نمی توانید همیشه با سـرعتی آشفته و رو به ازدیاد کارکنید. یک تایمر دقیقه شمار را بـا مقدار زمانی که یک کار باید به طول انجامد تنظیم کنید و کار را طوری انجام دهید که مطابق با زمان تایمر به پایان برسد. Ali Farahani

52 وقتی شما نیازمند دریافت ورودی از دیگران هستید
پیش از وقوع نیاز ، آنچه را از رییس و همکارانتان می خواهیـد ، بررسـی کنید. به عقاید درست دیگر افراد گوش دهید و عمل کنید و آنان را به عنوان پشتیبان برنامه هایتان در نظر بگیرید. * برنامه ها و چارچوب های زمانی خود را هماهنگ و تنظیم کنیـد تـا در صـورت لـزوم با زمانبندی دیگران همخوانی پیدا کند. * در تمام کارها و فوریت های مربوط به پروژه هـای گروهـی ، با افراد گروه گفتگو نمایید. Ali Farahani

53 هیچ مرد یا زنی نمی تواند به تنهایی زمان
هشدار هیچ مرد یا زنی نمی تواند به تنهایی زمان را مدیریت کند. Ali Farahani

54 وقتی دیگران نیازمند دریافت ورودی از شما هستند
در ابتدای هر صبح دربارۀ کاری که از دیگران انتظار دارید برایتان انجام دهند ، با آنان گفتگو کنید. از فرض کردن پرهیز نمایید، چرا که دیگران نمی توانند ذهن شما را بخوانند. به افراد پیشنهاد کنید تا درکشان را از دستوراتی که به آنان داده اید ، تکرار کنند، تا جلوی اتلاف وقت های بعدی گرفته شود. با استفاده از مهارت های مدیریت زمان، سررسیدی که برای سهم خود از پـروژه تعیین کرده اید، برآورده نمایید تا مانع پیشرفت دیگران نباشید. Ali Farahani

55 انجام کار بیشتر در زمان کمتر
به فضای محل کارتان خوب نگـاه کنیـد. مـوارد غیـر سودمنـد را حـذف کنیـد. این کار را بـا مـیـزتـان آغـاز کـنید. کـشــوی مـیـزتـان را تـمـیز کنید. جای مناسبی بـرای تجـهـیـزات و ملزومـات بیابید. محل کار خود را بـه محیطی دنج و راحت تبدیل کنید. Ali Farahani

56 انجام کار بیشتر در زمان کمتر
مراقب باشید حساب کارهای دفتری از دستتان در نرود. نامه های خود را دستـه بـنـدی کنید. پرونده های خود را سازماندهی کنیـد. از دفترچة تلفن خود خردمندانه بهره گیرید. حسـاب دارایـی هـایتان را داشته باشیـد. تندخوانی را بیـامـوزیـد. Ali Farahani

57 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
نامه های دریافتی: در صورت امکان،یک دستیاراستخدام کنیدتا نامه ها راقبل از این که به دست شمابرسند،یک بار بازرسی نماید. پرونده های نامه را تشکیل داده، نامه هایـی را که دريافت مي كنيد به 5 دسته که،تقسیم بندی نمایید. 1- پاسـخ سـریـع 2-بعداَ مطالعه شود 3-با دقـت بیشتری مطالعه شود 4-بـایـگانی شود 5- دور انداخته شود شخصي كه با ذكاوت و هوشياري كار مي كند بيشتر از كسي كه سخت تر كار مي كند به اهدافش نائل مي گردد. Ali Farahani

58 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
سعی کنید نخستین باری کـه نامه ای را می خوانيد همان جا دربـاره اش تصمیم بگیرید . سپس هر نامه را در پوشه های مورد نظر که در کنار میزتان قرار دارند، بگذارید. روی هر پوشه یک برچسب رنگی بزنید: قرمز برای پـاسخ سریع،آبی برای بعداَ مطالعه شود ، سبز بـرای بـا دقـت بیشتری مطالعه شود، و نارنجی برای بایگانی . نگران نامه های دسته ی آخر نباشید. آنهـا را یکراست روانۀ سطل زباله کنید. در گفتار و نوشتار خود از استفاده زياد از كلمات غير متداول و واژه هاي فنّي بپرهيزيد. Ali Farahani

59 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
برای جلوگیری از تلنبارشدن نامه ها در پوشه ی پاسخ سریع ، پاسخ هر نامه را روی همان نامه اصلی نوشته و برای فرستنده بفرستید . همچنین می توانید پاسخ را روی کاغذهایی کـه از قبـل به همین منظور تهیه کرده اید، بنویسید. Ali Farahani

60 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
اگر هنگام مطالعه ی یک نامه ی دریافتی ،ایده ای به ذهنتان رسید،آن را درگوشه نامه یادداشت کرده،سپس نامه را روانه پوشـۀ مربـوط نمایید. به این ترتیب هنگام مطالعه ی دوباره نامه و پاسخگویی بـه آن ،وقت کمتری از شما گرفته شده ، نکات لازم را فراموش نخواهید کرد. Ali Farahani

61 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
بسیاری ازنامه هـا و پاسخ های شما ،دارای شکل و قالب ثابتـی هستنـد. قسمـت های مشترک این متن ها را نوشته ، به تعداد مورد نیاز تکثـیر کنید تا دیگر وقت خود را به خاطر نوشتن مطالب و قسمت های تکـراری هدر ندهید. وقت خود را صرف برنامه ريزي كنيد. Ali Farahani

62 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
نامه های فرستادنی: یادداشت ها ، نامه ها و گزارش ها را کـوتاه بـرای دیگران بنویسید . پیام ها و گزارش های کوتاه علاوه بر این که وقت کمتری از شمـا مـی گیرند ، احتمال خوانده شدن بیشتری هم دارند. یک دستیار به کار گمارده ، بـه او اختیار دهـید که پاسخ نامه هـا را نوشتـه و تا آنجـا که ممکن است مکاتبات را انجام دهد. 80% نتايج از 20% فعاليتها حاصل مي گردد. Ali Farahani

63 یک برنامۀ گام به گام برای کارهای نوشتنی
در مورد نامه ها وگزارش هایـی که حتمـاَ بایـد خودتان درموردشان اقدام کنید ، مطالبتان را روی ضبط صوت یا دستگاه گفته نگارکه گفته های شمـا را مینویسد،ضبـط کرده، برای دستیارتان بفرستیـد. تمام نامه های خود را در یک زمان نوشته، یکجا از شر همه شان خلاص شوید. نکته های ظریف بجای اینکه دائماَ دور و بر نامه هایتان بچرخید ،هر چه سریع تر تکلیف آنها را معین کنید نگذارید این کار برایتان یک عادت وقت گیر شود. Ali Farahani

64 برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
مطالعه برای به دست آوردن اطلاعات ، بخـش بزرگـی از کارهای ما را تشکیل می دهد. به همین دلیل سعی کرده ایم فهرست کاملی از توصیه ها مفید در این زمینه را ارائه کنیم: خواندنی های خود را محدود کنید. شما نمـی توانیـد در عصر انفجار اطلاعات همه چیز را خوانـده ، در آنها کاملاَ مسلط شوید. تنها روزنامه ها،مجله ها، کتاب هـا و انتشـارات شغلـی و تجاری را بخوانید که بیشتریـن تاثیـر را بـر روی کارتان گذارده، ارزش صرف زمان را داشته باشند. Ali Farahani

65 برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
اگر مجله از آن شما نیست ،از صفحه های مورد نظر کپی بگیرید. مطالب برگزیده را همیشه همراه خـود داشتـه باشیـد تا بتوانید آنها را در زمان های انتظار ،هنگام رفت و آمد به محل کار یا در صف های طولانی مطالعه کنید. *نگاهی گذرا به فهرست عناوین هر مجله بیندازید و ببینیـد کدام یک از مطالب آن به دردتان می خورد . *سپـس آن مطلب را بریده و جدا کنید تا به ایـن ترتیـب در زمان و فضای خود صرفه جویی کرده باشـید. Ali Farahani

66 برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
جعبه یا سبدی را برای گردآوری مطالبـی که از اهمیـت کمتری برخوردارند، ولی تمایل به مطـالعه آنـها دارید ، در نظر بگیرید. این سبد را در جلوی چشم خود قرار دهید تا در صورت یافتن زمان خالی به سراغ آن بروید. مجلات و سایر انتشارات را بین همکاران خود پخش کنید و از آنها بخواهید که همین کار را برای مجلات خود انجام دهند. سپس یافته های خود را به یکدیگر انتقال دهید. Ali Farahani

67 برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
زمانی که آماده مطالعه هستید ولی فرصت کمی در اختیار دارید ، مـی توانید تکنیک های تندخوانی را بکار ببرید . یعنی فقط عنوان ها ،پاراگراف هـای اول ،جمله های اول پـاراگرافها و جمـله هـای پایانـی را بخوانید . شما با این کار به اطلاعات کلیدی دسـت می یابید. Ali Farahani

68 برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
در همان نخستین باری که مطلبی را می خوانید، با ماژیک فسفری یا مداد ، نکـات مهم را مشخص کنید. اگر وقت مطالعه مجله ای راندارید ،اشتراک آن را قطع کنید. اگر مطالب برگزیده تلنبار شده ای دارید که شـش ماه است به سراغ شان نرفته اید ، آنها را دور بریزید. در یک دوره آموزشی تندخوانی شرکت کنید. هر روز مطالعه داشته باشید. بگذاريد ساعت شما 5 دقيقه جلو باشد. Ali Farahani

69 تصمیم بگیرید کارها را واگذار کنید و «نه» بگویید.
مهارت های تصمیم گیری خود را تقویت کنید. راهنمایی هایی برای صرفه جویی در زمان تصمیم گیری تدوین نمایید. کارها را واگذار کنید. به در خواست های غیر ضروری نه بگویید. Ali Farahani

70 5 نکتۀ مهم برای جلوگیری از هدر رفتن زمان
برای تصمیم گیری ها سررسید تعیین نمایید. بدون این که خودتان را عذاب دهید درباره گزینه هـای بی ارزش به سرعت تصمیم گیری نمایید. با گرفتن تصمیم های کوچک در باره برخی جنبه هـای یک پروژه یا مسالـه از گرفتن تصمیم های بزرگ طفره نروید. هنگامی که به این نتیجه رسیدید که تصمیمتان بهترین تصمیم است با اعتماد به قضاوتتان پیش بروید به خاطر داشته باشید که هیچ تصمیمی کامل نیست، حتی اگر بهترین تصمیم را گرفته باشید ولی دست کم شمابا اراده بوده برای پیش بردن گام برداشته اید. Ali Farahani

71 هنگامی که یک اتفاق غیر منتظره برنامه زمانی خوب شما را به هم می ریزد
دردسرهایی که در محل کار ایجاد می شوند. دردسرهایی که در خانه ایجاد می شوند. دردسرهایی که تجهیزات ایجاد می کنند. دردسرهایی که نتیجه ی وقفه های بی دلیل هستند. دردسرهایی که نتیجه ی جلسه های زیاد و طولانی مدت هستند. Ali Farahani

72 یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
جلسه را در اتاق کنفرانس یا جایی غیر از اتاق تـان برگـزار کنید. وقتی جلسه در اتاق شما تشکیل نمی شوند، میتوانید به محض پایان یافتن جلسه محل را ترک کنید . ولی وقتی جلسه در اتاق شما باشد بسیاری از افراد بعد از جلسه می مانند تا در رابطه با موضوع ،بیشتر با شما گفتگو کنند. حداقل 3 روز زودتر از تشكيل يك جلسه دستور جلسه را مشخص كنيد و به همكاران خود اعلام نماييد. Ali Farahani

73 یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
هدف از تـشکیل جلـسه را حـتماَ قبل از تشکیـل آن بـه شرکت کنندگان اطـلاع دهید. جلسه را سر وقت آغاز کنید. ارزش هر یک از بخش های صورت جلسه را ارزیابی کنيد . بسته به اهمیت هر قسمت یک چارچوب زمانـی برای آن تعیین کنید. صبر كردن براي كساني كه دير به جلسه مي آيند به معناي تنبيه كردن كساني است كه به موقع به جلسه آمده اند. Ali Farahani

74 یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
به نکات مهم بپردازید(تعداد آنها نباید بیش از سه یا چهار باشد) و حاشیه نروید. از بگو مگو کردن درباره موضوعی که پیـش کشیـده می شود و هیچ کس ازآن اطلاع کافی ندارد،بپرهیزد در عوض عده ای را مامور کنید تا دربـاره موضـوع تحقیق کنند. بحث را به مشاجره تبديل نكنيد Ali Farahani

75 یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
به شرکت کنندگان گوش زد کنید که زمان کمی برای پرداختن به همه موضوع های صورت جلسه دارید. زنگ ساعت مچی خود را روی ساعتی که جلسه بایـد پایان پذیرد تنظیم کرده از آن بـه عنوان هشـداری برای شرکت کنندگان در جلسه استفاده کنید. مديريت زمان بيشتر يك حس مشترك است تا يك سري تئوري Ali Farahani

76 یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
به گونه ای برنامه ریزی کنید که دقیقاَ سر سـاعتی که واقعاَ جلسه آغاز می شود ، در محل حاضر باشید و نه حتی یک دقیقه زودتر. به این ترتیب دیگر وقتتان برای انتظارآغاز جلـسه ومقدمات وقتگیر تلف نمیشود. تازمانی که حضورتان ضروری است درجلسه بمانید. Ali Farahani

77 یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
برای زمانی که طبق صورت جلسه بایـد جلسه پـایـان پـذیرد ، یک قرار ملاقات ترتیـب داده یا از شخصی بخواهید که در آن ساعت به خصـوص با شما تماس گیرد تـا به این ترتیب دلیل خوبی برای تـرک جلسه داشته باشید Ali Farahani

78 علت هاي اتلاف وقت ليستي از عـوامـل اتلاف وقت توسط آلـن لاكين «Alen Lakein» و زيـمـر «Zimmer » بر اساس مطالعه در 14 كشورنتيجه گرديده است كه اميدوارم توصيه هاي نامبردگان به عنوان راهنماي عمل شما قرار گيرد. توصيه هاي زير عوامل صرفه جويي كننده زمان بر اساس مطالعات فوق و تجارب نويسنده مي باشد. Ali Farahani

79 علت هاي اتلاف وقت يك سيستم دستي يـادآوري مانند يك كتابچه يادداشت ،
مطالب مهم خود را تشخيص داده و اگرچه قصد انجام آنـها را نـداشتـه باشيد . مـع الوصف اصرار و پا فشاري به انجام مهمترين اين مطالب بنمـاييد . يك سيستم دستي يـادآوري مانند يك كتابچه يادداشت ، يا يك تابلوي ديواري و يـا يك تقويم را بكار گيريد. Ali Farahani

80 علت هاي اتلاف وقت زماني براي استراحت و تمركز خود در نظر بگيريد.
تلفن هاي كساني كه با شما تماس گرفته اند و بايد پاسخ هاي آنها را بدهيد و يا كساني كه مكاتباتي با شما داشته انـد كه بايستي پاسخ آنها داده شوند پاسخ آنها را بنويسيد. كارتان را سعي كنيد در محيط كار انجام دهيد و كار را بـا خود به خانه نبريـد . Ali Farahani

81 علت هاي اتلاف وقت چرا كه در اين صورت با مسائل مهم خانوادگي و زماني كه براي كارهاي شخصي درنظـرگرفته ايـم تداخـل ايجـاد مي نماييد. تا آنجا كه ممكن است 2 كار را با هم انجام دهيد در واقع با يك تير 2 نشان بزنيد . هر وقت يكي از كارهاي مهم را انجام مي دهيد خود را تشويـق كنيد. Ali Farahani

82 علت هاي اتلاف وقت براي شرايط پيش بيني نشده زماني را درنظر بگيريد در واقـع شرايط غير قابل انتظار را داشته باشيد. از موقعيت ها و يا افراد هرز دهنده وقت بپرهيزيد اگر ناچاراً بايد زماني را با افرادي ملاقات كنيـد سريعاً به موضوعـات اصلـي بپردازيد و از حاشيه پردازي جلوگيري كنيد. غذاي سبكي داشته باشيد، غذاي زياد فرد را لخت مي كند. روي پروژه اي كه كار مي كنيد. روي نكات مهم متمركز شويد . Ali Farahani

83 علت هاي اتلاف وقت هر نامه را به ترتيب ملاحظه كنيد و يا نامه ها را يكي، يكي اقدام نماييد. چيزهاي كوچك همواره خالقان حوادث بزرگند . يك تبسم،يك يادداشت تشكر آميز، يك كلمه تشويق كننده را افراد همواره به ياد مي سپارند. فضاي خوشايندي براي ملاقات كنندگان خود به وجود آوريد. به ياد داشته باشيد كه همواره زمان زياد و كافي بـراي كارهاي مهم وجود دارد. مردم بزرگ جهان همواره در دسترس ترند و فرصت هاي بيشتري دارند.

84 جدول زمان بندي جدول زمانبندي شكل مقابل را تهيه كنيد، تا چگونگـي گـذران زمـان در برابر برنامۀ زماني پيش بينـي شـده سنجيده و ارزيابـي از كارآيي خود را و احتمالاً اصلاح آنرا بدست آوريد: برنامه پيش بيني شده زمان بعد ازظهر صبح تا ظهر زمان برنامه ريزي شده هدف تعيين شده براي روز فعاليت شنبه يكشنبه دوشنبه سه شنبه چهارشنبه پنج شنبه جمعه زمان ايام هفته Ali Farahani

85 هفت رهنمود براي مديريت بهتر زمان
سريع تصميم بگيريد. دربارۀ تاريخ ها دقيق باشيد. تلفن را كنترل كنيد. تذكرات را يادداشت كنيد. صحبت هاي دوستانه را محدود كنيد. وقت خود را تنظيم كنيد . روز كاري را با برنامه ريزي آغاز كنيد. از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثر بخشي هرچه بيشتر استفاده كنيد نه اينكه در دام آن گرفتار شده و دچار بي نظمي و آشفتگي گرديد. پيام مديريتي Ali Farahani

86 ارزش زمان برای فهمیدن ارزش زمان یک دقیقه از کسی که هواپیما را از دست داده بپرس. بـرای فهمیـدن ارزش زمان یک ثانیه از بازمانده یک تصادف بپرس. برای فهمیدن ارزش زمان یک ساعت از عشاقی که در انتظار یکدیگر به سر می برند بپرس. برای فهمیدن ارزش یک دهم ثانیه از قهرمان المپیک که مدال نقره گرفته بپرس. برای فهمیدن ارزش یک هفته از سردبیر یـک هفتـه نامه بپـرس . Ali Farahani

87 مهم ترین کارهائی که انجام آن در برنامه این هفته قرار دارد:
برنامه ریزی هفتگی برای یک هفته ،از الی مهم ترین کارهائی که انجام آن در برنامه این هفته قرار دارد: کارهائی که «باید» کارهائی که«بهتر است» انجام بدهم: انجام بدهم: تمرین یا شعار هفته Ali Farahani

88 شنبه مطالعه و خودشناسی کارهای جاری/ دیدارها/ تماسهای تلفنی یادآوری مهم روز: کارهائی که از انجام آنها خوشحال و راضی هستم: Ali Farahani

89 با تشكرو سپاس فراوان Ali Farahani