Pitkäaikaissäilytysjaoston loppuraportti

Esitys aiheesta: "Pitkäaikaissäilytysjaoston loppuraportti"— Esityksen transkriptio:

1 Pitkäaikaissäilytysjaoston loppuraportti
ESITYSMATERIAALI

2 Esityksen sisältö: PAS-ratkaisun tavoitteet ja lähtökohdat
PAS-loppuraportin keskeinen sisältö PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset Suositukset jatkotoimenpiteiksi

3 Kansallinen digitaalinen kirjasto parantaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten aineistojen saatavuutta ja pitkäaikaissäilytystä. Tuodaan kirjastojen, arkistojen ja museoiden tietovarannot ja palvelut kaikkien ulottuville Tarjotaan uusia mahdollisuuksia tiedonsaannille, oppimiselle ja tutkimukselle, taiteelle ja luovalle toiminnalle Varmistetaan, että tieto pysyy tulevienkin sukupolvien aktiivisessa käytössä Valtiosihteerinviraston esittelynootti vuodelta 1812, Kansallisarkisto. Gallen-Kallela, Akseli: Luonnos värikuvaan Impivaara kaukaa, Valtion taidemuseo. Teuvo Tulio: Nuorena nukkunut (1937). Kansallinen audiovisuaalinen arkisto.

4 Pitkäaikaissäilytysjaoston tavoitteet:
Yhteisen pitkäaikaissäilytysratkaisumallin kehittäminen arkistojen, kirjastojen ja museoiden digitaalisille aineistoille. Digitaalisten aineistojen käytöstä ja säilyttämisestä saatavien mitattavien hyötyjen selvittäminen OKM:n hallinnonalan organisaatiossa. Jaoston toimikausi päättyi

5 Keskitetyn PAS-ratkaisun lähtökohdat:
Kansainvälisesti tai kansallisesti ei ole olemassa lähtökohdiltaan vastaavanlaista ratkaisua Mukana monimuotoinen joukko organisaatioita: hyödyntävien organisaatioiden suuri lukumäärä ja niiden hallitsemien aineistojen heterogeenisuus asettivat haasteita suunniteltavalle ratkaisulle Keskittämällä osaamista ja luomalla korkeatasoinen ratkaisu voidaan digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytykseen liittyvää riskitasoa merkittävästi alentaa. Lisäksi hankkeen työskentely tukee: sähköistä pitkäaikaissäilytystä koskevan ymmärryksen lisäämistä organisaatioissa ja yhteistyön syventämistä arkistojen, kirjastojen ja museoiden kesken.

6 Keskitetyn PAS-ratkaisun tavoitteet:
Säilyttämisen turvallisuus ja kustannustehokkuus Keskittämisellä saavutettavat hyödyt Asiakaslähtöisyys PAS-järjestelmän monimutkaisuus on pyritty piilottamaan palvelun hyödyntäjiltä, jotka näkevät vain tarjotut palvelut ja palveluiden käyttöön liittyvät edellytykset. Erilaisia hyödyntämistapoja, jotka huomioivat organisaatioiden erilaiset tarpeet. Tukipalveluiden avulla helpotetaan palvelun hyödyntämistä ja PAS- palveluun liittymistä. Konkreettisuus Palveluiden käyttöedellytykset on määritelty tarkasti

7 KDK-kokonaisarkkitehtuuri

8 Keskeisimmät linjaukset:
PAS-järjestelmään tallennetut aineistot säilyvät organisaatioiden omina aineistoina PAS-järjestelmään tallennetut aineistot ovat saatavissa ja käytettävissä tämän hetken linjausten mukaan organisaatioiden taustajärjestelmien kautta. Tarjottavat tukipalvelut helpottavat PAS-palveluun liittymistä PAS-palvelu mahdollistaa useita hyödyntämistapoja, jotka huomioivat organisaatioiden erilaiset tarpeet. Organisaatiot vastaavat itse PAS-palveluun liittymisen kustannuksista (muutokset aineistoille, prosesseille ja järjestelmille) sekä PAS-palvelun käytöstä aiheutuvista kustannuksista.

9 PAS-palvelun keskeiset toiminnallisuudet
Aineiston vastaanottopalvelu Aineistot toimitetaan PAS-järjestelmän vastaanottopalveluun luovutuspaketteina. Edellyttää aineistoa siirtävän organisaation ja PAS-järjestelmän hallinnollisen ylläpitäjän välillä tehtävää sopimusta. Aineiston säilytyspalvelu Pitkäaikaissäilytykseen liittyvät toimenpiteet, kuten tiedostomuotojen konvertointi toiseen muotoon (migrointi) Aineiston käyttöpalvelu Jakelupakettien toimittaminen organisaatioiden taustajärjestelmiin ja ulkoisiin liittymiin (esim. KDK-asiakasliittymä) Jakelupaketit voivat sisältää vain pelkät objektit ja / tai siihen liittyvät metatiedot.

10 PAS-loppuraportin keskeinen sisältö (1/3):
Hankkeen tavoitteet ja jaoston työskentely Toimintaympäristön ja nykytilan kuvaus: Organisaatioiden monimuotoisuus, keskeinen lainsäädäntö, digitaaliset aineistot ja niiden metatiedot. PAS-ratkaisun kuvaus: PAS-järjestelmä osana KDK-kokonaisarkkitehtuuria (suhde asiakasliittymään ja organisaatioiden taustajärjestelmiin) Looginen kokonaisuus (perustuen OAIS-malliin) Tarjottavat PAS-palvelut Alustava hallinnointimalli, eri tahojen tehtävät ja vastuut pitkäaikaissäilytyksessä.

11 PAS-loppuraportin keskeinen sisältö (2/3):
PAS-ratkaisun hyödyntäminen Erilaisten hyödyntämistapojen kuvaus (organisaatioiden käyttötapaukset) Keskitetyn ratkaisun kokonaishyödyt ja hyödyt PAS- asiakasorganisaatioille Keskitetyn ratkaisun riskien ja kustannusten analysointi Kehityspolku organisaatioiden PAS-valmiuksien parantamiseksi Kuvaa PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset Kuvaa organisaatioiden keskeiset kehittämistarpeet ennen PAS- järjestelmän käyttöönottoa.

12 PAS-loppuraportin keskeinen sisältö (3/3):
Suositukset organisaatioiden PAS-valmiuksien kehittämiseksi Miten organisaatioita voidaan tukea PAS-valmiuksien saavuttamiseksi Mihin osa-alueisiin KDK-yhteistyössä on kiinnitettävä huomiota Tiedotus, koulutus, työkalujen tarjoaminen Yhteenveto Keskeiset linjaukset Suositukset jatkotoimenpiteiksi

13 PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 1. strateginen valinta
PAS-ratkaisun hyödyntämisen edellytyksenä on organisaation strateginen päätös siitä, että digitaalisen aineiston säilyttämistoiminta ulkoistetaan. Tästä johtuen organisaation toimintaprosessit on ehkä järjestettävä osittain uudelleen. Johdon strategiset linjaukset ovat välttämättömiä.

14 PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 2
PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 2. pitkäaikaissäilytettävien aineistojen valinta Organisaatiolla tulee olla kokoelmapolitiikka ja selkeät toimintaperiaatteet, jotka ohjaavat digitaalisessa muodossa olevien aineistojen muodostumista, hallintaa ja säilyttämistä Organisaatioiden tulee huolehtia aineistoon liittyvistä juridisista vastuista ja rajoitteista, joita asettavat muun muassa lait sekä erilaiset luovutus- ja talletussopimukset. Aineiston kuvailu sekä aineistoon liittyvien käyttörajoitusten hallinta ovat aineiston tallentajan vastuulla.

15 PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 3
PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 3. metatietovaatimusten täyttäminen PAS-järjestelmään siirrettävällä aineistolla on oltava PAS- metatietovaatimusten mukaiset hallinnolliset metatiedot PAS-metatietovaatimukset tulee ottaa huomioon digitaalisten aineistojen tuotantoprosessien suunnittelussa ja kehittämisessä. Tarkoituksena on, että metatietovaatimukset huomioitaisiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa organisaatioissa, jotta pitkäaikaissäilytyksen normit täyttävän aineiston tuotanto voitaisiin aloittaa mahdollisimman nopeasti. Kuvailevien ja hallinnollisten metatietojen osalta tulee noudattaa KDK- standardisalkun ja määrityksen lisäksi aineistokohtaisia kansainvälisiä tai kansallisia suosituksia

16 PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 4
PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset: 4. yhteentoimiva taustajärjestelmä PAS-palveluun liittymisen edellytyksenä on, että organisaatiolla on käytössään PAS-järjestelmän kanssa yhteentoimiva taustajärjestelmä tai palvelu, jonka avulla säilytettävä aineisto voidaan siirtää PAS-järjestelmään. Yhteentoimivuus tarkoittaa, että taustajärestelmässä on tarvittavat rajapinnat aineiston siirtämiseksi PAS-järjestelmään. Organisaatioiden tulisi pyrkiä aktiivisesti lisäämään keskinäistä yhteistoimintaa etenkin järjestelmien kehittämisen ja hankinnan osa- alueilla. Taustajärjestelmien tulevassa kehitystyössä tulisi huomioida entistä tarkemmin PAS-järjestelmän asettamat vaatimukset.

17 PAS-palvelun hyödyntämisen edellytykset
PAS-palveluiden hyödyntäminen ja asetettujen minimivaatimusten täyttäminen edellyttää organisaatiossa osaamisen kehittämistä, uusien menetelmien ja käytäntöjen käyttöönottoa sekä aineistojen ja niiden metatietojen muuntamista KDK- standardisalkun linjauksia vastaaviksi

18 Suositukset jatkotoimenpiteiksi (1/2)
Yhteistyön lisääminen: Organisaatioiden välistä vertaistyötä tulisi jatkaa ja syventää kaikissa eri muodoissa ja eri tasoilla. Organisaatioiden tulisi entistä aktiivisemmin kehittää yhteistyötä tehden erilaisia ohjeita ja suosituksia sekä konkreettisia metatietomalleja ja työkaluja. Aineiston säilyminen varmistettava: Ennen PAS- järjestelmän tuotantokäyttöä tekninen säilyttäminen (bittien säilyminen) on pyrittävä varmistamaan Vaarana on, että ainestoa häviää jo ennen PAS-järjestelmän käyttöönottoa Organisaatioiden tulee kehittää yhteisiä ratkaisuja aineiston turvalliseksi säilyttämiseksi.

19 Suositukset jatkotoimenpiteiksi
Koulutus: KDK-hankkeen koulutus on tarkoitus aloittaa syksyllä 2010 metatietokoulutuksella. Hallinnollisten metatietojen koulutus Kuvailevien metatietojen koulutus Viestintä: hankkeen viestinnän tulee seuraavassa vaiheessa kertoa organisaatiolle: Hankkeen kokonaisaikataulu Kokonaiskuva PAS-vaatimksista (mm. vaatimukset organisaatioiden taustajärjestelmille) Alustava suunnitelma rahoituksesta ja palvelun kustannuksista. Työkalujen tarjoaminen: oikeanlaisten metatietojen tuottamiseksi ja aineiston säilyttämisen varmistamiseksi.

20 Jatkossa huomioitava Eri toimijoiden rooleja ja vastuita on vielä tarkennettava Kokonaisarkkitehtuurin jatkotyössä on täsmennettävä PAS- järjestelmän ja asiakasliittymän väliset tietovirrat, määriteltävä liittymäpinnat PAS-palveluiden käyttämiseksi ja päätettävä PAS-järjestelmässä käytettävistä tietomalleista ja tekniikasta Pitkäaikaissäilytyksen riskejä, kustannuksia ja hyötyjä on selvitettävä säännöllisin väliajoin Arkistojen, kirjastojen ja museoiden PAS-valmiuksia on kehitettävä

21 Seurantaryhmän linjaukset jatkosta
CSC toimii PAS-järjestelmän ensimmäisen toteutusvaiheen (hanke) vastuuorganisaationa vuoden 2014 loppuun saakka Toisessa toteutusvaiheessa vuoden 2015 alusta siirrytään hankevaiheesta järjestelmän täysimittaiseen käyttöönottoon ja pysyvään ylläpitoon Keväällä 2011 perustetaan pitkäaikaissäilytyksen pysyvä asiantuntijaelin, jossa edustajat arkistoista, kirjastoista ja museoista PAS-järjestelmä käytössä aikaisintaan vuonna 2016

22 PAS-ratkaisun kuvaukset [lisätään linkit]
PAS-loppuraportti Keskeiset linjaukset ja yhteenveto työskentelystä KDK-kokonaisarkkitehtuuri PAS:n suhde asiakasliittymään ja taustajärjestelmiin PAS-palvelut Tarjottavat palvelut ja palveluiden käytön edellytykset PAS: toiminnallisuus ja toteutus Sisäinen toimintaperiaate ja miten palvelut tuotetaan PAS: organisatorinen rakenne ja vastuut Mitä järjestelmään liittyviä tehtäviä ja vastuita on olemassa PAS-järjestelmän hallinnolliset metatiedot Hallinnollisten metatietojen vaatimukset (TAPAS-määritys)

23 Lisätietoja: Päivi Happonen PAS-jaoston puheenjohtaja Kehittämisjohtaja / Kansallisarkisto Markus Merenmies PAS-projektipäällikkö Kehittämispäällikkö / Kansallisarkisto Mikko Eräkaski Projektityöntekijä Kansallisarkisto

24