TULOSMITAT JA NIIDEN HALLINTA Talous- ja hallintopäivät 4. – , Kajaani FT Mirja Toikka Kehitysjohtaja, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu.

Esitys aiheesta: "TULOSMITAT JA NIIDEN HALLINTA Talous- ja hallintopäivät 4. – , Kajaani FT Mirja Toikka Kehitysjohtaja, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu."— Esityksen transkriptio:

1 TULOSMITAT JA NIIDEN HALLINTA Talous- ja hallintopäivät 4. – 5.11.2008, Kajaani FT Mirja Toikka Kehitysjohtaja, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu

2 Esityksen sisältö 1Tuloksellisuuden käsitteestä 2CASE: Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Lähtökohdat Tulosmittojen (-mittareiden) avulla arvioidaan, seurataan, ohjataan ja johdetaan toimintaa  tuloksellisuutta kuvaavan käsitteistön tulee olla selkeä, johdonmukainen ja yksiselitteisesti ymmärretty  koskee myös mittaamisen kohteena olevia käsitteitä, erityisesti tutkimus- ja kehittämistoiminnan (t & k) käsitettä ja siitä johtuvaa tilastointia  ammattikorkeakoulujen asemointi vertailuissa, ranking ja imago KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka214.11.2016

3 Tulosmitta mittaa tuloksellisuutta - tuloksellisuuden problematiikkaa Lähde: Hallituksen esitys HE 56/2003 vp - ”Tulosohjauksen ja sen osana tulosraportoinnin puutteisiin vaikuttaa osittain (…) tuloksellisuuden tarkastelussa käytettävä käsitteistö” (em. lähde, s.31). -”Kansainvälisen käytännön ja alan kirjallisuuden perusteella tuloksellisuus on yleensä määritelty vaikuttavuudeksi, taloudellisuudeksi ja tuottavuudeksi. Näitä määritteitä on myös edellytetty käytettäväksi tulostavoitteiden asettamisessa ja tuloksellisuuden kuvausten laatimisessa”. (Em. lähde, s.31). -ONGELMIA: ”Käsitteistö osaltaan johtaa siihen, että tulosraportoinnissa usein yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja toiminnallinen tuloksellisuus sekoittuvat asioiden olennaisuuden ja hallinnon eri tasojen vastuut peittävällä tavalla” (em. lähde, s.31). -Tuloksellisuuden kolmijako ”ei tuo myöskään esille (…) erittäin tärkeää palveluiden laatua ja laadunhallintaa”(em. lähde, s.31) KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka314.11.2016

4 Tuloksellisuuden käsitteen selkeyttäminen Asetus 254/2004 ammattikorkeakoulujen yhteisenä tuloksellisuuden käsitteen perustana ? Laki 1216/2003 valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) muutoksista tuli voimaan 1.1.2004. Valtioneuvosto hyväksyi talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) muutokset 7.4.2004 ja kyseinen valtioneuvoston asetus 254/2004 tuli voimaan 15.4.2004. Asetus koskee ministeriöitä ja niiden hallinnonalaa. ”Valtioneuvoston asetuksessa 254/2004 (…) tarkemmin määritellyt tuloksellisuuden kriteerit välittyvät tavoitesopimusten kautta ammattikorkeakouluille ja niihin voi vedota ja niihin olisi myös perusteltua vedota” (valtiontalouden tarkastusviraston pääjohtaja, OTT Tuomas Pöysti, 19.10.2008). KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka414.11.2016

5 Tulostavoitteet   tulosmitat ”Tulostavoitteet esitetään käyttämällä mahdollisuuksien mukaan niitä kuvaavia tunnuslukuja, joita täydennetään tarpeen mukaan laadullisesti ilmaistuilla tavoitteilla” (asetus 254/2004). ”Ministeriön vahvistamat tulostavoitteet (…) voivat sisältyä ministeriön ja viraston tai laitoksen yhdessä allekirjoittamaan tulostavoiteasiakirjaan” (asetus 254/2004).  ammattikorkeakoulun, ammattikorkeakoulun ylläpitäjän ja opetusministeriön välinen tavoitesopimus + ammattikorkeakoulujen yhteiset kehittämistavoitteet tavoitesopimuskaudella   ammattikorkeakoulun sisäinen tavoite- ja tulosohjaus KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka514.11.2016

6 Tuloksellisuuden kriteerit -”Yleisemmällä tasolla tuloksellisuuden kriteerit eli ns. tulosprisma määritellään valtion talousarviosta annetussa laissa (423/1998), jota muutettiin merkittävästi vuoden 2003 lopulla. Hallituksen esitys HE 56/2003 vp valtion talousarviosta annetun lain muuttamisesta sisältää tarkemman määrittelyn tuloksellisuuden kriteereistä ja niiden soveltamisesta” (Tuomas Pöysti, 19.10.2008). KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka614.11.2016

7 Vuonna 2004 uudistetut tuloksellisuuskriteerit Lähteet: Hallituksen esitys HE 56/2003 vp; Valtiontalouden ja toiminnan ohjaus uudistuu/ valtiovarainministeriön tiedote 7.4.2004 ”Tuloksellisuus muodostuu (…) yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta ja toiminnallisesta tuloksellisuudesta. Toiminnallisen tuloksellisuuden perusteita ovat toiminnallinen tehokkuus, tuotokset ja laadunhallinta sekä henkisten voimavarojen hallinta. Henkilöstöä ja henkilöstöpolitiikkaa koskeva tarkastelu (…) sisältää uudistuksen myötä myös henkilöstön osaamisen ja työtyytyväisyyden. Asetuksen mukaan (…) johdolla on erityinen velvoite hyödyntää johdon laskentatoimen menettelyitä tuloksellisen johtamisen edellyttämällä tavalla. Toiminnallisia tuotoksia ovat mm. palvelukyky ja asiakasvaikuttavuus.” HE 56/2003 vp, s. 11-12: Vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointia koskevia erityislakeja KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka714.11.2016

8 Laki ammattikorkeakoululain muuttamisesta ja väliaikaisesta muuttamisesta 9 § Laadunarviointi ”Ammattikorkeakoulun tehtävänä on vastata järjestämänsä koulutuksen ja muun toiminnan laatutasosta ja jatkuvasta kehittämisestä. Ammattikorkeakoulun tulee arvioida koulutustaan ja muuta toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Ammattikorkeakoulun on myös osallistuttava ulkopuoliseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin säännöllisesti. Ammattikorkeakoulun tulee julkistaa järjestämänsä arvioinnin tulokset (…)” KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka814.11.2016

9 KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka914.11.2016

10 CASE: Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Tulosmitat/-mittarit ja niiden hallinta; sisäinen tavoite- ja tulosohjaus  mistä on kyse? Kyse on STRATEGIA-AJATTELUSTA ja STRATEGISESTA JOHTAMISESTA Johdon tietojärjestelmän on oltava johdonmukainen suhteessa tuloksellisuuden käsitteeseen KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1014.11.2016

11 KyAMK:n strategisen johtamisen viitekehys Tavoite- ja tulosohjauksen ja strategisen johtamisen viitekehyksenä Balanced Scorecard (BSC) Taustalla -monen vuoden kehittämistyö ja prosessin jatkuva ”hiominen” -BSC-viitekehyksen suhteellisen hyvä hallinta -integrointi strategiseen johtamiseen, johtoryhmätyöskentelyyn, tuloksellisuusmittareihin, tulosalueiden ja palveluyksiköiden johtamisjärjestelmiin sekä budjetointiin -BSC soveltuu erinomaisen hyvin edellä kuvattuun tuloksellisuuden määrittelyyn (asetus 254/2004 ja HE 56/2003 vp) ja tulosprismaan KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1114.11.2016

12 KyAMK:n strategiset tavoitteet integroidaan BSC- näkökulmiin ja tuloksellisuuden arviointiin KyAMK:n visiosta on johdettu koko ammattikorkeakoululle 3 yhteistä strategista tavoitetta. Kutakin strategista tavoitetta ja tavoitteen toteutumista arvioidaan BSC-järjestelmän mukaisesti eri näkökulmista. Tuloksellisuuden arviointialueita (BSC-näkökulmia) ovat vaikuttavuus, prosessien tuloksellisuus ja laatu, talous ja henkilöstö. Näkökulmiin on valittu avainmittarit ja täydentävät mittarit. Avainmittareille ja täydentäville mittareille on asetettu KyAMK:n tulostavoitteet tavoitesopimuskaudelle (2007 – 2009) sekä vuosittain. Tulosalueiden johtajat asettavat vuosittain sisäisissä tavoite- ja tulosneuvotteluissa strategisia tavoitteita koskevat tulostavoitteet sekä päättävät toimenpiteet, joilla tulostavoitteet pyritään saavuttamaan. KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1214.11.2016

13 ALUEELLINEN JA YHTEISKUNNALLINEN VAIKUTTAVUUS (koulutus, t & k-toiminta, palvelutoiminta) mittarit PROSESSIEN TALOUDELLISUUS JA PROSESSIEN KOETTU LAATU TUOTTAVUUS (opiskelijat, sidosryhmät, asiakkaat) mittarit mittarit PROSESSIEN SUJUVUUS JA LÄPIMENOAIKA mittarit HENKILÖSTÖN AIKAANSAANNOSKYKY (osaaminen, kehittyminen, sitoutuminen, jaksaminen) mittarit KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1314.11.2016

14 KyAMK:n tuloksellisuusketju, mukaillen Lumijärvi 2008 Toiminnan vaikuttavuusnäkökulma; prosessien kyky saada aikaan haluttuja tuloksia; vaikutus ilmenee mm. muutoksena VISIO ja STRATEGIA strategiset tavoitteet (3) Laadun näkökulma; opiskelijoiden, asiakkaiden ja sidosryhmien näkökulma; hyvä laatu on edellytys vaikuttavuudelle, mutta ei vielä takaa sitä; asiakastyytyväisyys Prosessien näkökulma: sujuvuus ja taloudellisuus; kuinka tehokkaasti ja hallitusti toimitaan; suorituskyky Henkilöstön näkökulma: aikaansaannoskyky; osaaminen, kehittyminen, sitoutuminen, jaksaminen KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1414.11.2016

15 Tuloksellisuusketjun ydinkysymykset mukaillen Lumijärvi VAIKUTTAVUUS: Mitkä ovat vision ja strategian näkökulmasta vaikuttavuuden ydinalueet ja miten niitä mitataan? KOETTU LAATU: Mitkä ovat opiskelijoiden, asiakkaiden ja sidosryhmien kokeman laadun ydinalueet ja miten niitä mitataan? PROSESSIT: Mitkä ovat prosessien sujuvuuden, läpimenoajan ja taloudellisuuden ydinalueet ja miten niitä mitataan? HENKILÖSTÖ: Mitkä ovat henkilöstön aikaansaannoskyvyn olennaisimmat tekijät ja miten niitä mitataan? KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1514.11.2016

16 Kymenlaakson ammattikorkeakoulun BSC-prosessista -BSC-prosessi, toiminta- ja taloussuunnitteluprosessi (TTS) sekä tavoitesopimusprosessi (OPM) on kuvattu integroituna prosessikuvauksena KyAMK:n yhteisessä laadunvarmistusjärjestelmässä. Prosessi on aikataulutettu ja vastuutettu ja prosessia noudatetaan.  ONGELMALLISTA: Taloussuunnittelun, toiminnallisen lukuvuoden ja tavoitesopimusprosessin aikataulut eivät ole yhteneviä. Haettu paras mahdollinen prosessimalli ko. reunaehdoilla. -BSC:n integroiminen johtamisjärjestelmään näkyy myös dokumentoituna ja toimivana KyAMK:n johtoryhmän tehtävänä (top down - bottom up –periaate). -Tiettyjä avainmittareita seurataan 2 - 3 kertaa vuodessa  seurataan tulostavoitteiden toteutumista melko reaaliaikaisina. -Syksyisin sisäiset tavoite- ja tulosneuvottelut + budjettineuvottelut. -Edellisten pohjalta laaditaan TTS (toiminta- ja taloussuunnitelma). -Edellisten pohjalta valmistaudutaan tavoitesopimusneuvotteluihin (OPM). KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1614.11.2016

17 Keskitetty tulosmittareiden ylläpito ja päivittäminen KyAMK:n yhteisiä kvantitatiivisia mittareita ylläpidetään, päivitetään ja niistä tiedotetaan keskitetysti (mittarit sijoittuvat BSC:n eri näkökulmille). Ks. edellä: AMKOTA-tilastoinneista otetaan tiettyjen mittareiden osalta reaaliaikaiset toteumat 2 - 3 kertaa vuodessa. Tiedot tuotetaan taulukoina ja kuvaajina (avainmittarit + täydentävät mittarit, useamman vuoden trendeinä).  koko KyAMK:n tasolla, koulutusaloittain, koulutusohjelmittain, KyAMK:n tulosalueet huomioon ottaen (=organisaatiorakenne);  ranking-listauksina ja –kuvaajina vuosittain;  ns. hälytysrajan ylittäneet/alittaneet tunnusluvut. KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1714.11.2016

18 BSC-viitekehys johtamisessa MISSÄ OLEMME ONNISTUNEET? BSC-viitekehys johtamisessa MITÄ ON EDELLEEN KEHITETTÄVÄ? Rehtori erittäin sitoutunutVaikuttavuuden arviointia ja mittausta Johtaminen kokonaisuudessaan jämäköitynytLaadullisten tavoitteiden toteutumisen seurantaa Yhteisiin strategisiin tavoitteisiin sitoutuminen parantunut Ei saa jäädä ”uinumaan” onnistumisten / hyvien tunnuslukujen taakse Strategisia tavoitteita arvioidaan eri näkökulmista Nopeampaa reagointia reaaliaikaisten mittareiden informaatioon ”Missä mennään” –tietoisuus ja riskien hallinta parantunut Kehittämis- ja muiden resurssien kohdentamista, jotta vaikuttavuustavoitteet toteutuvat Strategioiden, toiminnan ja talouden integrointi tehostunut Kannustusten liittämistä strategian toteuttamiseen BSC:n ja EFQM:n yhteensovittaminen Strategioissa kyse aidoista valinnoista ja päätöksistä KyAMK | kehitysjohtaja Mirja Toikka1814.11.2016