Koha-kirjastojärjestelmä Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto.

Esitys aiheesta: "Koha-kirjastojärjestelmä Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto."— Esityksen transkriptio:

1 Koha-kirjastojärjestelmä Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto

2 Oulun kaupunginkirjasto ja atk-keskus tulevaisuuden tekijöinä Vuonna 1976 alettiin kirjastossa tallentaa kirjastoon hankitun uuden aineiston tietoja kaupungin atk-keskuksen kehittämällä atk-järjestelmällä. Pian siirryttiin tekemään tallentamaan tietoja vanhasta kokoelmasta sekä tallentamaan asiakastietoja lainaajarekisteriin. Aineistorekisteristä teetettiin kolmesti vuodessa kirjastojen käyttöön mikrokorttiluettelot. Kehittämistyöhön tuli mukaan Valtion tietokonekeskus. Vuonna 1978 saatiin eräajopohjainen atk-järjestelmä käyttöön Rajakylän kirjastossa. Tosiaikainen Oula-lainausjärjestelmä valmistui vuonna 1983. Se oli ensimmäinen ajantasainen atk-lainauksenvalvontajärjestelmä Suomen kirjastoissa. Järjestelmä laajeni 1990-luvun alkuun mennessä kaikkiin kirjastoihin Oulussa. 9.6.2016

3 Yhteistyökumppaneita VTKK:sta Axielliin Vuonna 1992 siirryttiin käyttämään päätepohjaista integroitua Pallas- kirjastojärjestelmää, joka sisälsi sekä lainauksenvalvonnan, tiedonhaun että luetteloinnin. Myöhemmin siihen yhdistettiin myös hankintaosio. Vuonna 1992 kirjastoon hankittiin päätteitä tietokannan selaamiseen. Ensimmäinen verkkokirjasto saatiin käyttöön vuonna 1998. Järjestelmä muuttui myöhemmin Windows-pohjaiseksi PallasPro-järjestelmäksi, joka oli käytössä Oulun kaupunginkirjastossa aina tammikuuhun 2016 asti. Kirjaston yhteistyökumppanin nimi muuttui vuosien mittaan VTKK:sta TTTiedoksi, Tiedoksi, TietoEnatoriksi ja lopulta Axielliksi. Alkuvuosina kirjasto ja järjestelmäntoimittaja tekivät aktiivista ja hedelmällistä yhteistyötä kirjastojärjestelmän kehittämisessä. Vuosien myötä kirjaston vaikutusmahdollisuudet kuitenkin heikkenivät. Kun kirjastossa tiedettiin, että kirjastojärjestelmä on pakko vaihtaa tiedontallennusformaatin muutoksen vuoksi, alettiin miettiä uudenlaisia ratkaisuja. 9.6.2016

4 Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmät Joensuun seutukirjasto oli alkanut tutkia avoimen lähdekoodin kirjasto- järjestelmiä 2010-luvun alkuvuosina. Myös Oulussa oltiin kiinnostuneita ajatuksesta ja tehtiin laaja vaatimusmäärittelytyö järjestelmien vertailuun. Joensuulla oli vaihtoehtoina Evergreen- ja Koha-kirjastojärjestelmät, joista lopulta päädyttiin Kohan käyttöönottoon kesäkuussa 2014. Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jota on alettu kehittää Uudessa-Seelannissa vuonna 2000. Nyt järjestelmä on käytössä useassa tuhannessa kirjastossa ympäri maailmaa. Järjestelmän kehittämisestä vastaa kansainvälinen Koha-kehittäjien joukko, jossa tehdään päätökset kehittämisen suunnasta. Koha-kirjastojärjestelmän käyttäjät voivat tehdä omia sovelluksiaan Kohasta. Koha on maorien kieltä ja tarkoittaa lahjaa. 9.6.2016

5 Kohti Kohaa –hanke ja Koha-Suomi Oy Syksyllä 2014 kuusi isoa kaupunkia, ml. Oulu, käynnisti hankkeen tarkoituksena selvittää, kuinka kannattaisi järjestää avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän ylläpito ja kehitystyö. – millainen hallintomalli sopii parhaiten tällaiselle yhteistyölle? – kuinka kustannukset jaetaan oikeudenmukaisesti eri osapuolten kesken? – kuinka voidaan edistää Kohan käyttöönottoa Suomessa ja taata kaikille halukkaille kirjastoille mahdollisuus tulla mukaan yhteiseen kehittämiseen? Hankkeessa kartoitettiin eri hallintomalleja, vaihtoehtoina säätiö, kuntayhtymä, konsortio, osuuskunta, yhdistys ja non-profit-osakeyhtiö, joista päädyttiin osakeyhtiöön. Osakeyhtiön etuina ovat mm. sen oikeustoimikelpoisuus, asioiden selkeä sopiminen etukäteen, kevyt hallinto ja käyttäjälähtöinen päätöksenteko. Koha-Suomi Oy:n tarkoitus on tuottaa omistajakunnille kirjastojärjestelmän ylläpito- ja kehittämispalvelut niin, että kunnat voivat itse määritellä, millä hinnalla palvelu pitää saada tuotettua. Omalta inhouse-yhtiötä voi hankkia palvelut ilman, että tarvitsee järjestää kilpailutusta. 9.6.2016

6 Miksi Koha? -Tärkein syy valita avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä oli pyrkimys toimittajariippumattomuuteen ja halu pitää päätöksenteko kirjastojen kehittämisestä kirjastoilla itsellään. -Suurempi vapaus päättää oman datan käytöstä ja mahdollisuus avata rajapintoja ulkopuolisille. -Kirjastot voivat hyödyntää muiden kirjastojen osaamista sekä niissä tehtyä työtä. -Voidaan kehittää kirjastojen henkilökunnan osaamista, kun vastuu kehittämisestä on kirjastoilla itsellään. -Kirjastojärjestelmän valintaan vaikuttivat myös taloudelliset seikat: sekä tietojärjestelmien elinkaarikustannukset että vuosittaiset järjestelmäkulut, jotka ovat Oulussa olleet lähes 2 e/asukas. -Koha on käytännössä testattu ja toimiva järjestelmä, joka on käytössä lukuisissa kirjastoissa ympäri maailmaa. Kohalla on laaja kansainvälinen kehittäjäorganisaatio. 9.6.2016

7 Miksi Koha? Toiminnalliset syyt – Kohassa on kaikki toimivan kirjastojärjestelmän ominaisuudet. – Järjestelmän käyttöönotto Joensuussa kesäkuussa 2014 sujui hyvin. Kehittämisnäkökulma – Avoimen lähdekoodin järjestelmässä kirjastot voivat itse päättää kehityksen sisällöstä ja suunnasta. – Kun kirjastot päättävät, mitä järjestelmän osiota kehitetään, ei jouduta maksamaan turhista muutoksista. Kansallinen yhteistyö – Suomessa on vahva tahto kansalliseen yhteistyöhön avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttöönottamiseksi,. – Kohan ylläpito- ja kehitysvastuu jakautuu useille kirjastoille. Kustannusvaikutukset – Joensuun kirjaston kustannuslaskelmat osoittavat, että Koha on selvästi edullisempi ylläpitää kuin kaupalliset vaihtoehdot. 9.6.2016

8 Koha-Suomen organisaatio Koha-Suomen organisaatio: 1.toimitusjohtaja, joka toimii otona (10% kirjastonjohtajan työajasta) 2.yhtiön hallitus, jossa jäseninä kuuden perustajakaupungin edustajat 3.yhtiökokous, jossa jäsenillä on osakemäärän (asukasmäärä) mukainen äänimäärä 4.järjestelmänkehittäjät (3 kpl), jotka vastaavat Suomen Kohan kehittämisestä 5.tuotepäällikkönä Ari Mäkiranta Pohjois-Karjalan Vaara-kirjastoista otona (10% työajasta) 6.asiantuntijaryhmä, pääkäyttäjäryhmä, luettelointityöryhmä jne. 9.6.2016

9 Suomen Koha-kirjastot Oulun kaupunginkirjasto ja 11 muuta OUTI-kirjastoa siirtyivät käyttämään Kohaa 7.1.2016. OUTI-kirjastoihin kuuluvien Pudasjärven, Taivalkosken ja Raahen kirjastojen aineisto saadaan Kohaan kesällä 2016 ja Kuusamon aineisto vuodenvaihteessa 2017. Oulun koulukirjasto siirtyy Kohan käyttäjäksi omana tietokantana. Tällä hetkellä Koha on Suomessa käytössä OUTI-kirjastojen lisäksi lähes 30 kunnankirjastossa Pohjois-Karjalassa, Etelä-Savossa ja Kymenlaaksossa. Vuoden 2016 loppuun mennessä tulee (?) mukaan noin 30 kuntaa mm. Lapista ja Uudeltamaalta. Vuonna 2017 Kohaan liittynevät mm. Varsinais- Suomen VASKI-kirjastot. Tällöin Koha-kirjastot edustavat n. 2 miljoonaa asukasta. Suomessa Koha on käytössä myös useissa pienissä erikoiskirjastoissa ja muutamissa korkeakoulukirjastoissa. Ruotsissa Koha on käytössä muutamissa yliopistoissa. Oslon kaupunginkirjasto on päättänyt ottaa Kohan kirjastojärjestelmäkseen. 9.6.2016

10 Kohan kehittäminen vuonna 2016 Tällä hetkellä Koha-kirjastoissa keskeisin tehtävä on eri kaupungeissa tehtyjen Koha-toteutusten koodikannan yhdistäminen sekä järjestelmään liittyvä dokumentointityö. Oulussa lisäksi Raahen kirjaston ja Oulun koulukirjaston konversiot. Muuta kehittämistyötä – EditX-rajapinnan rakentaminen Kohaan aineistonhankintaa varten – versionvaihdos syksyllä 2016 tuo mukanaan muutoksia luettelointiin, tiedonhakuun ja asiakasviestintään – järjestelmän tilastointiominaisuuksia parannetaan – tavoitteena on ottaa käyttöön kansallinen Finna-asiakaskäyttöliittymä nykyisen Kohan verkkokirjaston sijaan (Outi-kirjastot) 9.6.2016

11 Ja kaikki sujui hyvin? Vaikea keksiä mitään, mikä olisi järjestelmänvaihdoksessa pitänyt tehdä kokonaan toisin! Jotakin huomautettavaa kyllä löytyy: -virheiden ja kehitysehdotusten dokumentointi oli jakaantunut turhaan moneen paikkaan -joidenkin Kohan osioiden puutteellinen toiminta yllätti hieman -automaattien toimintakuntoon saaminen oli arvioitua isotöisempää -OUTI-kirjastojen suurempi koko ja erilaiset palvelut verrattuna Vaara- ja Lumme-kirjastoihin aiheutti sen, että järjestelmänvaihdos teetti OUTI- kirjastoissa enemmän työtä kuin pienemmissä kimpoissa -Kohan kritiikkiä on tullut järjestelmän ajoittaisesta hitaudesta sekä hankintaan ja luettelointiin liittyvistä hankaluuksista 9.6.2016

12 Mitä Koha maksoi OUTI-kirjastoille? Oulun kaupunginkirjasto on arvioinut Kohan käyttönoton vaatimia kustannuksia. Kustannuksiin laskettiin mukaan -kirjastojen henkilökunnan järjestelmänvaihdokseen käytetty työaika, mihin kuului hankkeen hallinnointi, suunnittelu, järjestelmän pystytys, parametrointi, koekonversioiden valmistelu ja teko, koulutuksen suunnittelu ja pitäminen, tiedotus, hallinnointi ja testaukset sekä tietokannan korjaustyöt ennen konversiota. Koska suuri osa tästä olisi pitänyt tehdä riippumatta valittavasta järjestelmästä, Kohan kustannuksiksi laskettiin puolet käytetystä työstä. -päätoiminen järjestelmänasiantuntija ja Oulun Tietotekniikalta ostettu koodausapu -palvelinkulut (sisältyy Kohan testipalvelin, varsinaiset palvelimet sekä Pallaksen palvelimien kulut käyttöönoton jälkeen kahden kuukauden ajan) -Axiellilta ostetu dumpit ja tietokannan korjausajot, yksityiseltä yritykseltä ostettu Kohan kehittämistyö sekä Pallaksen vaatimat käyttökulut keväällä 2016 -erilaisia koulutus-, matka- ja tiedotuskuluja Kustannukset ovat yhteensä vähän alle 200 000 e. Tämä summa säästyy OUTI-kirjastojen järjestelmäkuluissa alle kahdessa vuodessa. 9.6.2016

13 Kustannukset Osakemaksu 0,11€/asukas, maksetaan liityttäessä. Vuonna 2017 mukaan liittyvät kunnat voivat ostaa osakkeita hintaan 0,15 euroa/asukas. Kunta maksaa osakemaksun vain kerran, vaikka kunnassa olisi useampi Koha-tietokanta. Osakkeita ei voi myydä edelleen. Vuosikustannukset jaetaan asukasluvun mukaisessa suhteessa kunnittain, arvio vuodelle 2016 on 0,26€/asukas. Vuosikustannuksista suurin osa kuuluu Koha-Suomelle palkattavien kirjastojärjestelmä- asiantuntijoiden palkkoihin. Alkuvaiheessa yhtiöön palkataan kolme henkilöä, jotka työskentelevät kaikkien osakkaiden hyväksi. Yksi heistä tulee sijoittumaan Ouluun. Hallinto ja talous hoidetaan ei-päätoimisesti. Vuosimaksun lisäksi kunnille tulee palvelimen hankinnan ja ylläpidon kustannukset sekä pääkäyttäjäkustannuksia. Palvelinkustannusten suuruus riippuu kuntakohtaisista ratkaisuista. Kun mukaan tulevien kuntien määrä kasvaa, kustannukset kuntaa kohden voivat laskea. 9.6.2016

14 Lisätietoja Jouni Pääkkölä – Maija Saraste Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto jouni.paakkola@ouka.fijouni.paakkola@ouka.fi, p. 050 381 6109 maija.saraste@ouka.fimaija.saraste@ouka.fi, p. 044 7037 316 9.6.2016