Arkistokuvailun uusi kansallinen malli Muuttuva arkistokuvailu ja hakemistopalvelut - seminaari 21.10.2014 Arkistoneuvos Jaana Kilkki Kansallisarkisto

Kuvailun kehittämisen konteksti arkistokuvailun kehittämistä tehdään sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla arkistokuvailun kansallinen kehittämistyöryhmä ja ICA:n Expert Group for Archival Description (EGAD) kehittämisen ensimmäisenä askeleena arkistokuvailun käsitemalli josta johdetaan uudet kansainväliset arkistokuvailustandardit ja kansalliset kuvailu- ja luettelointisäännöt kirjastoilla ja museoilla on jo olemassa kansainväliset kuvailun käsitemallit: FRBR/RDA ja CIDOC CRM kansallisella tasolla kehittämistyötä tehdään Kansallisen Digitaalisen Kirjaston (KDK) infrastruktuurissa sektoreiden metatietojen yhdenmukaisuus ja yhteentoimivuus

KDK-kokonaisuus Metatietoryhmä FINNA PAS

Kuvailun kehittämisen konteksti käsitemalli määrittelee abstraktilla tasolla mitä arkistokuvailu on: yhdenlaisena kuvailujärjestelmänä muiden kuvailujärjestelmien joukossa arkistoyhteisölle itselleen: erilaisia aineistoja elinkaaren jatkumon eri vaiheissa muille kulttuuriperintösektoreille: mikä yhteistä ja mikä erilaista ei ole normatiivinen malli, voidaan implementoida erilaisina metatietomäärityksinä: arkistosektorin sisäinen ontologia arkistokuvailun ominaispiirre on aineiston liittäminen kontekstiinsa käsitemalli keskittyy kontekstientiteettien tunnistamiseen ja nimeämiseen aineisto voi olla monenlaista ja mallinnetaan tarkemmin implementaatioissa

Kuvailun kehittämisen konteksti otetaan huomioon arkistoprofession toimintaa ohjaavien perusperiaatteiden uudet teoreettiset tulkinnat taustalla muuttunut toimintaympäristö, joka edellyttää uudenlaisen toiminnan mahdollisuuksia arkistokuvailu on representaatiojärjestelmä: jostakin lähtökohdasta tehty käsitteellistäminen ja tulkinta arkistoammattilainen; myös aineiston tuottaja ja aineiston käyttäjä provenienssi on aineiston ja sen kontekstien välinen moniulotteinen suhde Toimija -kontekstin rinnalla/sijasta Toiminta –konteksti Arkistonmuodostajan rinnalla muita Toimijoita: moniprovenienssi; yhteisprovenienssi; rinnakkaisprovenienssi; Aineiston sisäiset suhteet: ”alkuperäinen järjestys” arkistokuvailu on koko elinkaaren jatkuva prosessi: jatkumo

Asiakirjahallinnan jatkumo - malli

KUVAILUN KÄSITEMALLIT METATIETOMÄÄRITTELYT MUIDEN YHTEISÖJEN KUVAILUN KÄSITEMALLIT ARKISTOKUVAILUN KÄSITEMALLI ” Arkistoja tuottava todellisuus” Kontekstit joissa Aineistot tuotetaan, hallitaan ja käytetään Kuvailu- järjestelmä representoi Konteksteja ja Aineistoa Tietomallit toteuttavat kuvailu- järjestelmiä ”Arkistollinen todellisuus” ARKISTOKUVAILUN METATIETOMÄÄRITTELYT

Arkistokuvailu Aineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa ja käsittelyä koko elinkaaren ajan kuvaavan metatiedon tuottamista. Arkistokuvailun avulla varmistetaan aineiston löytäminen, tunnistaminen, valinta, käyttöön saaminen ja ymmärrettävyys sekä tuetaan sen elinkaarihallintaa. Arkistokuvailun erityispiirre kuvailu järjestelmänä on aineiston liittäminen sen provenienssiin.

Arkistokuvailun kansallinen käsitemalli E6_Paikka E7_Tapahtuma Hallinnan konteksti Tuottamisen konteksti FRBR FRBR on sijoittunut on osallinen E5_Toimija vastaa ISAAR suorittaa E4_Valtuutus E1_Toiminta ISO 23018 vastaa CIDOC CRM tuottaa ja kohdistuu on alaluokka on alaluokka E3_Elinkaarihallinta E2_Tehtävä ISO 23018 ISDF kontekstit: a) alkuperäinen laatimiskonteksti b) myöhemmät/samanaikaiset muut toimijat ja toiminta c) fyysinen tai ohjauksellinen arkistollinen konteksti c) käyttö muihin kuin alkuperäisiin tarkoituksiin taustastandardit: FRBR, ICA, ISO, CIDOC CRM Entiteetit: Aineisto syntyy/laaditaan/käytetään Toimijan Toiminnan tuloksena Toimija on yhteisö, suku ja perhe tai henkilö, jolla on suhde Aineistoon osana Toimintaa, Tehtävää ja/tai Elinkaarihallintaa Toiminta tarkoittaa mitä tahansa inhimillistä tavoitteellista aineistoja tuottavaa ja niihin kohdistuvaa toimintaa. Ei erillinen kuvailun kohde; osa Toimijan kuvailua. Toiminnalla kaksi alaluokkaa Tehtävä ja Elinkaari, joiden erityispiirre on, että niitä määrittää Valtuutus  toimintaa, johon liittyy vastuu- ja tilivelvollisuus: lait, standardit, toimintapolitiikat ja muut formaalit ja normatiiviset säännöt. Tehtävä on toimintaa, jota kuvaillaan muodollisen ontologian avulla (tehtäväluokitus). Tehtävää suorittaa vain yhteisö-Toimija ja se dokumentoituu asiakirjoina. Arkistotoiminnan traditionaalinen ydin. Elinkaarihallinta on Aineistoon kohdistuvaa toimintaa elinkaaren jatkumon eri vaiheissa. Ei erillinen kuvailun kohde, osa Aineiston metatietoja. Aineisto mallinnetaan loogisena entiteettinä ja fyysisenä entiteettinä Manifestaatio. Samalla loogisella entiteetillä voi olla useita fyysisiä Manifestaatioita ja vice versa. Paikka, Tapahtuma ja Aihe: valittu käsitemalliin arkistoaineiston tunnistettuina keskeisinä hakuelementteinä. Rooli sekä Toimijan laajemman sosiaalisen kontekstin kuvauksena että Aineiston kontekstiin sitoutumattomana sisällön kuvauksena. Paikka = sekä maantieteellinen tai hallinnollinen alue että fyysinen tai virtuaalinen sijainti tai tila. Tapahtuma = erilaiset sosiaaliseen kontekstiin sisältyvät aikaan sidotut ilmiöt. Aihe = materiaaliset objektit (kaikki muut entiteetit) ja abstraktit käsitteet. kohdistuu dokumentoituu E8_Aineisto kertoo ISAD(G) on alaluokka E10_Aihe Arkistollinen konteksti E9_Manifestaatio Uudelleen käytön konteksti FRBR FRBR