AHAA-palvelu arkistojen uutena kuvailujärjestelmänä

Esitys aiheesta: "AHAA-palvelu arkistojen uutena kuvailujärjestelmänä"— Esityksen transkriptio:

1 AHAA-palvelu arkistojen uutena kuvailujärjestelmänä
Muuttuva arkistokuvailu ja hakemistopalvelut –ajankohtaisseminaari Kenneth Ahlfors

2 Esityksen rakenne Mikä on AHAA? Arkistokuvailun uusi käsitemalli Kuvailun tavoitetila ontologioiden suhteen Realistinen tavoitetila AHAA:n käyttöönotossa

3 Mikä on AHAA? AHAA on arkistoille suunnattu palvelu ja työkalu arkistokuvailun toteuttamiseksi Arkistoille palvelu tarjoaa työkalun aineistojen kuvailu- ja järjestämisprosessin tueksi sekä tukea aineistojen hallintaan AHAA tarjoaa myös mahdollisuuden rakentaa uusia palveluita hakemistopalveluun tallennettujen tietojen perusteella. Lisäksi palvelu tuottaa tukea loppukäyttäjän tuottamalle kuvailutiedolle. Hakemistopalvelu toimii Kansallisen digitaalisen kirjaston (Finna) taustajärjestelmänä ja se hyödyntää KDK:n tarjoamia palveluja (esim. Finto)

4 AHAAssa mukana olevat organisaatiot
Arkistolaitos Suomalaisen Kirjallisuuden Seura Porvarillisen Työn Arkisto Keskustan ja maaseudun arkisto Svenska centralarkivet Kansan Arkisto CSC Tieteen tietotekniikan Keskus Oy Rahoittaja: Opetus ja kulttuuriministeriö Valmiin palvelun käyttäjiksi voivat liittyä muutkin kuin hankkeeseen osallistuvat arkistot.

5 AHAAn aikataulu AHAA:n suunnittelu aloitettiin 2012 ja se otetaan käyttöön Toteutusvaihe alkoi prototyypin tekemisellä lokakuussa 2013 ja 2014 alusta siirryttiin varsinaiseen toteutukseen. Pilotointi ajoittuu syksyyn 2015 Tietojen migrointi vanhoista järjestelmistä vuoden vaihteeseen AHAA tulee mahdollistamaan uuden käsitemallin mukaisen arkistokuvailun

6 Arkistokuvailun kansallinen käsitemalli
E6_Paikka E7_Tapahtuma Hallinnan konteksti Tuottamisen konteksti FRBR FRBR on sijoittunut on osallinen E5_Toimija vastaa ISAAR suorittaa E4_Valtuutus E1_Toiminta ISO 23018 vastaa CIDOC CRM tuottaa ja kohdistuu on alaluokka on alaluokka E3_Elinkaarihallinta E2_Tehtävä ISO 23018 ISDF kohdistuu dokumentoituu kertoo kertoo E8_Aineisto kertoo ISAD(G) kuvaaa kontekstia on alaluokka E10_Aihe Arkistollinen konteksti E9_Manifestaatio Uudelleen käytön konteksti FRBR FRBR

7 Keskeiset entiteetit Aihe Aineisto Manifestaatio Paikka Tapahtuma Toimija Toiminta Elinkaarihallinta Tehtävä Valtuutus Mitkä yllä olevista entiteeteistä ovat vain arkistosektorin tarvitsemia?

8 Kuvailun tavoitetila AHAAssa kuvaillaan ainoastaan aineistot ja niiden manifestatiot (ilmentymät) Kaikkien muiden entiteettien kohdalla voidaan viitata AHAAn ulkopuoliseen ontologiaan, sanastoon tai lähteeseen. Paikka (FINTO – SAPO, SUO) Tapahtuma (FINTO - KOKO?) Toimija (FINTO – TOIMO?) Toiminta (FINTO - KOKO?) Tehtävä (FINTO – yhteiset tehtäväluokitukset?) Valtuutus (Finlex?) Aihe (FINTO – KOKO, TOIMO?, SAPO jne) Tapahtuman, Toimijan ja Toiminnan kohdalla olisi hyvä, jos ontologiassa voitaisiin auktorisoida koko kuvailu – ei vain nimimuotoa Myös moni aineiston ja ilmentymän kuvailukenttä perustuu koodistoon, jonka tulisi olla FINTOssa. (mm. tyypittelyt ja luokittelut)

9 Arkistonmuodostaja Pernasaaren koulukoti 1931-1994
Historia tai elämäkerta (1/3) Laukaan Vuonteella sijaitseva Pernasaaren virkatalo on ollut valtion omistuksessa vuodesta Maatilaa hallitsivat 1900-luvulle vuoroin sotilasvirkatalon haltijat ja vuokraajat. Vuonna 1920 Pernasaari siirtyi kouluhallituksen valvontaan, ja seuraava vuosikymmen sen viljelyksiä hoidettiin Järvilinnan vastaanottokodin poikien avulla. Pernasaaren koulukodin oma toiminta käynnistyi vuonna 1931 ja päättyi vuonna Alueella alkoi toimia Laukaan varavankila Pernasaari oli alkujaan pojille tarkoitettu lastensuojelulaitos, joten pääosa sen oppilaista on ollut poikia. Tyttöjä laitokseen otettiin viimeisinä toimintavuosina 1990-luvulla. Pernasaari oli sosiaaliministeriön alainen laitos, jonka johtajina toimivat seuraavat henkilöt: Paikka Toimija

10 Arkistonmuodostaja Pernasaaren koulukoti 1931-1994
Historia tai elämäkerta (2/3) Alpertti Heimala Iisakki Oksala Martti Hallanoro 1957 Ensio Kyppö Seppo Viinikainen Sosiaalihallituksen asettama johtokunta vastasi laitoksen paikallisesta hallinnosta, sen tärkein työkenttä oli laitoksen suunnittelu- ja kehittämistyö yhdessä henkilökunnan kanssa. Koulukodin johtaja vastasi talon sisäisestä hallinnosta ja taloudesta ja toimi esittelijänä johtokunnassa. Apuna hallinnossa johtajalla oli henkilökunnasta koostunut johtoryhmä. Toimija Valtuutus Toiminta

11 Arkistonmuodostaja Pernasaaren koulukoti 1931-1994
Historia tai elämäkerta (3/3) Pernasaaressa pidettiin säännöllisesti laitos- ja osastokokouksia. Laitoskokous oli tarkoitettu kaikille laitoksen työntekijöille. Se päätti yleisistä toimintalinjoista, tiedotti niistä ja suunnitteli laitoksen toimintaa. Osastokokouksissa suunniteltiin ja päätettiin kunkin osaston (Jermula, Kotila, Kumpula ja Leppäniemi) sisäisistä asioista ja pohdittiin osaston oppilaiden hoitoon liittyviä kysymyksiä. Pernasaaressa toimi oma koulu, jonka opetussuunnitelma noudatti laitoksen kasvatusperiaatteita. Peruskouluun siirtymisen myötä sen nimeksi tuli Vuonteen yläaste. Kouluopetuksen lisäksi järjestettiin leirikouluja, retkiä ja työelämään tutustumista Toiminta Toimija Paikka

12 Arkisto Pernasaaren koulukodin arkisto 1922-1994
Elinkaari-tapahtuma Hävitystiedot: Päivämäärä: Hyllymetrit: 2,50 Hävitetty aineisto: Tositteet ja erillinen nippu , kassakirjat , palkkaerittelytositteet , ikälisäpäätökset , palvelussuhdeasuntojen vuokralaskelmalomakkeet , koneiden, laitteiden ja ajoneuvojen hankintaesitykset ja -päätökset , palvelussuhdeasuntoihin liittyvät asiakirjat (anomukset, sopimus, muistiinpanoja) , kopiot ennakonpidätystiedoista ("virheluettelo") sekä perintäasioihin ja palkanmaksuun liittyvät kopiot, tositteet ja asiakirjat 1987, Hävittämisen peruste: Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, arkistolaitoksen määräys 216/40/03,

13 Arkisto Pernasaaren koulukodin arkisto 1922-1994
Ajallinen ilmiö Hävinnyt/hävitetty: Pernasaaren koulukodin arkisto paloi vuonna Vanhemmasta arkistosta on säästynyt vain noin metri asiakirjoja. Uudempaa arkistoa on seulottu perustana VA:n kirje (Va 222/33/90) ja Yläneen koulukodin arkistonmuodostussuunnitelma em. kirjeen mukaisin muutoksin. Julkaisut, tutkimukset: Tästä aineistosta on lisätietoja Portissa. ja kasvatuslaitokset Järjestämisperiaate: Arkisto on järjestetty arkistokaavan mukaiseen järjestykseen Yläneen koulukodille laadittua arkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen. Säilytysyksiköt on numeroitu juoksevasti, tilaus makasiinista tapahtuu tämän numeron mukaisesti. Elinkaari-tapahtuma

14 Arkisto Pernasaaren koulukodin arkisto 1922-1994
Käyttöluvan ehto: Osa asiakirjoista on salassa pidettäviä. Käyttö määräytyy julkisuuslainsäädännöstä. Liittyvät aineistot: JyMA:ssa säilytettävät Pernasaaren virkatalon ja Järvilinnan vastaanottokodin arkistot. Luovustiedot: Pernasaaren koulukoti, rev. 2/1976, Laukaan varavankila, rev. 2/1995 Hyllymetrimäärä: 15,00 Järjestetty: 15,00 Järjestämättä: 0,00 Tietovaranto Elinkaari-tapahtuma

15 Pernasaaren koulukodin arkisto Sarja Bb Järvilinnasta siirrettyjen oppilaskortisto
Toimija Järvilinnasta siirrettyjen oppilaskortisto A-M ko 141 Järvilinnasta siirrettyjen oppilaskortisto N-Ö ko 142

16 Esimerkki uudesta kuvailusta aineisto
Pernasaaren koulukodin arkisto Liittyvät toimijat Arkistonmuodostaja: Pernasaaren koulukoti Luovuttaja: Pernasaaren koulukoti Luovuttaja: Laukaan varavankila Liittyvät tapahtumat Pernasaaren koulukodin arkiston palo 1959 Liittyvät aineistot Pernasaaren virkatalon arkisto Järvilinnan vastaanottokodin arkisto

17 Esimerkki uudesta kuvailusta aineisto
Pernasaaren koulukodin arkisto Elinkaaritapahtumat Hävitystiedot: Päivämäärä: Hyllymetrit: 2,50 Hävitetty aineisto: Tositteet ja erillinen nippu , kassakirjat ,… Hävittämisen peruste: Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, arkistolaitoksen määräys 216/40/03, Hävinnyt: Pernasaaren koulukodin arkisto paloi vuonna Vanhemmasta arkistosta on säästynyt vain noin metri asiakirjoja… Luovustiedot: Pernasaaren koulukoti, rev. 2/1976 Laukaan varavankila, rev. 2/1995

18 Esimerkki uudesta kuvailusta aineisto
Bb Järvilinnasta siirrettyjen oppilaskortisto Liittyvät toimijat Arkistonmuodostaja: Järvilinnan vastaanottokoti Arkistonmuodostaja: Pernasaaren koulukoti Järvilinnasta siirrettyjen oppilaskortisto A-M ko 141 Järvilinnasta siirrettyjen oppilaskortisto N-Ö ko 142

19 Esimerkki uudesta kuvailusta - toimija
Pernasaaren koulukoti Liittyvät toimijat Johtaja: Alpertti Heimala Johtaja: Iisakki Oksala Johtaja: Martti Hallanoro 1957 Johtaja: Ensio Kyppö Johtaja: Seppo Viinikainen Liittyvät paikat Pernasaari (Laukaa) Historia Laukaan Vuonteella sijaitseva Pernasaaren virkatalo on ollut valtion omistuksessa vuodesta Maatilaa hallitsivat 1900-luvulle vuoroin sotilasvirkatalon haltijat ja vuokraajat… Muita paikkaan liitettyjä toimijoita: Pernasaaren virkatalo Järvilinnan vastaanottokoti Laukaan varavankila Vuonteen yläaste

20 Kuvailun realistinen tavoitetila AHAAn käyttöönottovaiheessa
AHAAn suunnittelussa ja toteutuksessa on huomioitu ne kohdat, joissa tiedot tulevaisuudessa voidaan mahdollisesti hakea AHAAn ulkopuolisista ontologioista, sanastoista tai muista lähteistä Mikäli on jo olemassa paikka, johon viitata hyödynnetään sitä (KOKO, SUO?) Mikäli ei ole olemassa ontologiaa tai se on vielä sisällöltään puutteellinen Luodaan ontologioita suoraan FINTOon? (Tehtävät?) mahdollistetaan omien ontologioiden tai asiasanastojen luominen AHAAseen. Nämä voidaan jatkossa mapata tuleviin ontologioihin Tähän liittyy myös ontologioiden päivittäminen lennosta (termien lisääminen kuvailun yhteydessä suoraan AHAAsta esim. YSOon.

21 Kiitos! Kenneth Ahlfors