Toimiva rotaryklubi Jäsenistön kehittäminen IPDG, DT Leila Risteli PETS Syötekeskus

”Neuvoisitko, minne päin minun pitäisi mennä?” ”Riippuu siitä, minne haluat päästä”, sanoi kissa. ”En minä välitä, minne”, Liisa sanoi. ”Sitten ei ole väliä, minne päin menet”, kissa sanoi. ”Kunhan pääsen jonnekin”, Liisa selitti. ”Jonnekin sinä kyllä pääset, jos vain jatkat kävelemistä tarpeeksi kauan”, kissa sanoi. Lewis Carroll: Liisa Ihmemaassa

Miksi PETS? tuleva presidentti ja sihteeri valmentautuvat tehtäviinsä mietimme yhdessä:  mitä haluatte klubinne saavuttavan rotaryvuonna ?  entä sen jälkeen?  millainen haluat klubisi olevan vuonna 2015?  mitä voimme tehdä yhdessä?

Rotaryklubin johtaminen jäsenten luottamus -> tiedänkö, osaanko riittävästi - miten otan haasteen vastaan toiminta perustuu rotaryn arvoihin  palvelu  ystävyys, toveruus  moninaisuus  lahjomattomuus, rehellisyys  aktiivinen johtajuus (oikeus tehdä asioita uudella tavalla) miten ja milloin johtaminen on palkitsevaa?

Mitä rotary minulle merkitsee Entä sinulle? Entä klubillesi? Make new friends Have fun Do good in the world

Millainen sinun mielestäsi on tehokas rotaryklubi?

Mämmilän rotaryklubi ainoa rotaryklubi asukkaan paikkakunnalla, toiminut hieman yli 40 vuotta, jäsenistön koostumus ”on hyvä poikkileikkaus paikkakunnan elinkeinoelämästä” aikaisemmin jäseniä oli jopa 40, viime vuosina suunta alaspäin klubilla on perinteenä kuljettaa veteraaneja ja muita vanhuksia joulujuhlaan ja auttaa heitä pihatöissä sekä lähettää joka toinen vuosi vaihto-oppilas ulkomaille (joskin viime vuosina vaihto- oppilastoiminta on nukahtanut) paikkakunnan merkkihenkilöitä pyydetään esitelmöitsijöiksi, tällaiset kokoukset vetävät hyvin jäsenistöä jäsenet kokevat vaikeaksi tarjota klubia mahdollisille uusille jäsenille, klubia ei tunneta paikkakunnalla klubin tuleva presidentti pyytää sinulta neuvoja – mitä sanot?

Mämmilän rotaryklubi - jatkoa mitä muuta haluat tietää? nykyisin 26 jäsentä (23 miestä ja 3 naista; keski-ikä 58 vuotta; ikäjakauma 38 – 76 v; jäsenet olleet klubissa keskimäärin 15 vuotta) lahjoitukset Rotarysäätiölle (TRF) vaihdelleet 0 – 2000 USD/vuosi 5 viime vuoden aikana; klubi ei ole esittänyt ketään TRF:n ohjelmiin eikä hakenut itse TRF-rahoitusta mihinkään projektiin yksi klubin jäsen kuului johonkin piirin komiteaan 1990-luvulla; muuten ei piiritason tehtäviä klubissa

Mämmilän rotaryklubi - analyysia klubin vahvuudet? klubin heikkoudet? klubin ympäristöön sisältyvät mahdollisuudet? klubin ympäristöön sisältyvät uhat? -> Mitä suosittelet Mämmilän rotareille - kolme tärkeintä asiaa?

Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään Toimeen- panevat onnistuneita projekteja Tukevat Rotary- säätiötä Kasvattavat johto- henkilöitä rotarya palvelemaan Viisi palveluväylää Klubijohtosuunnitelma Tehokkaat klubit Tehokkaan klubin tuntomerkit

Miten klubi saadaan jaloilleen? mihin klubi haluaa päästä? = visio kolme tärkeintä tavoitetta tiellä visioon miten tavoitteet saavutetaan -> vuositavoitteet Työvälineitä: Eläväisen klubin eväät -> klubijohtosuunnitelma Suunnitteluopas – analysointityökalu ja vuosisuunnitelma RI:n presidentin kunniamaininta > vuosisuunnitelma

Miksi suunnittelua tieto kulkee ja lisääntyy klubissa hyvin suunniteltu on puoliksi tehty... kaikkien panos tarvitaan -> sitoutuminen klubijohtosuunnitelma:  pitkän tähtäyksen suunnitelma (strategia): missä olemme... vuoden kuluttua  missä olemme nyt  millä askelilla nykytilasta haluamaamme tulevaisuuteen  kuvaus kunkin viranhaltijan ja komitean tehtävistä -> vähemmän hämmennystä

Miksi tarvitaan yhteinen ymmärrys kunkin vastuulla olevista tehtävistä? ” Anybody could have done it, but everybody thought that somebody would do it, so nobody did it.”

15 Mille tilille maksut suoritetaan?

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu

Strategiasta suunnitelmaan visio: minkälainen klubi olemme kolmen vuoden kuluttua tilannearvio: missä olemme nyt 3-vuotistavoitteet osa-alueittain edellisistä johdetut vuositavoitteet toimenpiteiden suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi tehokas tavoite:  yhteinen  mitattava  haasteellinen  saavutettavissa  tarkasti aikataulutettu

Strategiasta suunnitelmaan

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu

RIP Sakujin osviitat klubitoiminnalle presidentin kunniamaininta  vastattava presidentin haasteeseen  vaaditut aktiviteetit 3 osa-alueella  > 3 lisäaktiviteettia 3 osa-alueella kannattaa ottaa huomioon klubin vuosisuunnitelmassa alusta lähtien tavoite: jokainen klubi saa kunniamaininnan

RI:n presidentin kunniamaininta

22

Klubin käytössä olevat resurssit piirin tuki klubeille: AG:t, neuvonantajat, tukikomiteat piiritasolla, kuvernöörin klubivierailut piirin koulutusseminaarit uusi Rotary Leadership Institute –valmennus Suomen Rotaryn ja RI:n julkaisut  -> Suojatut jäsensivut -> Ohjeet ja koulutus käyttäjätunnus rotary, salasana ratas 

25

Miten klubi voi hyödyntää piirin ja SR:n apua? olemalla aktiivisesti yhteydessä tukikomiteoiden puheenjohtajiin, AG:ihin, palveluväylien neuvonantajiin ja kuvernööriin esittämällä kysymyksiä, toivomuksia, ideoita käyttämällä hyväkseen piirin koulutusta  jäsenkehitys ja johtaminen  nuorisovaihto  Rotarysäätiö käyttämällä Suomen Rotaryn uudistettua opaskirjasarjaa käytännön ohjeita rotarymatrikkelin alussa olevasta tietopaketista

Kunnianhimoa, please – tavoitteeksi 100 % PHF-klubi! Oulun Tullin rotaryklubi saavutti % PHF-statuksen. Mikä klubi on seuraava?

D 1400 lahjoitustavoitteet Vuosirahasto (Annual Fund)  klubin tavoite ilmoitetaan DGE:lle, joka toimittaa ne Member Accessin kautta säätiölle PolioPlus-rahastoon Every Rotarian, every year = 100 US$/rotari/vuosi  tällainen henkilö = Sustaining member  kannustetaan mahdollisimman monia jäseniä tähän  presidentti ja sihteeri näyttämään esimerkkiä  kun 1000 US$ täynnä -> PHF

Oma klubimme ryhmätyöskentely apulaiskuvernöörin johdolla klubinjohtosuunnitelma:  onko meillä se – jos on, päivitys?  jos ei ole, miten laadimme? klubin tavoitteet vuodelle 2012 – 2013? minkälainen on hyvä tavoite? mitä voimme ottaa RI:n presidentin kunniamaininnasta suoraan klubin ohjelmaan? konkreettiset luvut:  jäsenmäärätavoite  lahjoitustavoitteet Rotarysäätiölle Vuosirahasto PolioPlus

Toimijat klubissa presidentti past president tuleva presidentti sihteeri(t) klubimestari(t) rahastonhoitaja komiteat: komitea voi olla vaikka yksijäseninen; tärkeintä on, että vastuut ovat selvät

Uudet pysyvät klubikomiteat Klubin hallitus SuhdetoimintaKlubin hallintoJäsenyys Palveluprojektit* Rotarysäätiö Nuorisovaihtotiimi *Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan

Piirin tukikomiteat ym ja vastaavat klubikomiteat Klubin hallitus Klubin hallintoSuhdetoimintaJäsenyys Palveluprojektit Rotarysäätiö Apulaiskuvernöörit Suhdetoiminta Jäsenyyskomitea Piirin ohjelmien komiteat Rotarysäätiö- komitea Piirin tukikomiteat ja AG:t

33 Kevään 2012 aikana tehtävää raportti PETS:stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi :  työnjako presidentti - sihteeri  hallituksen jäsenien tehtävät  klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa – kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty

Jäsenistön kehittäminen miksi klubin on syytä ottaa jatkuvasti uusia jäseniä? miten jäsenhankinta järjestelmälliseksi? miten turvataan jäsenistön monipuolisuus? miten pyydän uutta jäsentä klubiini?  miksi hän tulisi?  mitä hyötyä, mitä oikeuksia, mitä velvollisuuksia? mitä uusia tapoja keksimme saadaksemme yhteyden potentiaalisiin uusiin jäseniin?

35 Mille tilille maksut suoritetaan?

Jäsenistö on tärkein voimavaramme

Mitä rotary minulle merkitsee Entä sinulle? Entä klubillesi? Make new friends Have fun Do good in the world

Ryhmätyö AG:n johdolla klubienne hyviä käytänteitä jäsenhankinnasta? muita ideoita jäsenhankinnasta – kokeiltuja tai idea-asteella? miten uuden jäsenen kotiuttaminen hoidetaan klubissanne?  kiinnostuksen kohteiden selvitys  järjestelmällinen perehdytys miten huollamme jäsenistöä – miten ylläpidämme klubin ”vanhojen” jäsenten innostusta?

Ryhmätyö AG:n johdolla