Jaana Routakangas Melinda-Aleph-koulutus 6.11.2013 Aleph-luettelointi Jaana Routakangas Melinda-Aleph-koulutus 6.11.2013

Sisältö Haut ja hakutulokset Tietueiden muokkaus Tietueiden tallennus Tietueiden luominen Tietueiden poistaminen Luetteloinnin apuvälineitä

Tunnus ja salasana Luetteloijatunnuksessa ja salasanassa ei merkitystä isoilla ja pienillä kirjaimilla Salasana vaihdetaan klientin käyttäjänhallintavalikosta (avain-symboli, klikkaa hiiren oikealla painikkeella) *Change Current Password* Kirjastojen pääkäyttäjät hallinnoivat luetteloijatunnuksia erillisellä käyttöliittymällä: https://melinda.kansalliskirjasto.fi/users/

Luettelointi Käyttöliittymän näyttö Työskentely ilman hiirtä Näppäinkomentoja Metiva-wikissä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=113253743 Mahdollisuus asettaa omia pikanäppäinkomentoja Ks. Ohje Metiva-wikissä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=86365885 Useita toimintoja, jotka eivät ole käytössä Melindassa Tietuetyypit Melinda-luetteloinnissa on käytössä bibliografiset ja auktoriteettitietueet

Haut *Search Tab* > *Find* > *Search Tab* > *Browse* *1. Advanced Search* *2. Multi-base CCL Search* *3. Multi-field Search* Haut hakutermeillä *Search Tab* > *Browse* Haut selaushakuindekseistä

Hakutulokset *Search Tab* > *Find* > *Show* Yläpaneelin LOW-sarakkeessa tähti, jos tietue on merkitty oman tietokannan tietokantatunnuksella Alapaneelissa erilaisia näyttöjä Valittujen tietueiden vienti luettelointitilaan *Catalog* tai *Cataloging* -toiminnoilla

Tietokantatunnus (LOW-tagi) *Edit Actions* > *View Local Owner* > *Add* *Edit Actions* > *View Local Owner* > *Delete* Tietuetta ei tarvitse erikseen tallentaa, jos siihen ei ole tehty muutoksia Uudet tietueet on tallennettava ennen kuin tietokantatunnuksen voi lisätä Tietokantatunnuksen lisääminen laukaisee replikoinnin paikalliskantaan, jos replikointi on käytössä, eli tietue kopioituu omaan tietokantaan Vain oman kirjaston tietokantatunnusta voi käsitellä

Tietueen muokkaaminen Luettelointitilassa tietueen muokattavien kenttien kenttäkoodeja, indikaattoreita, osakenttäkoodeja ja sisältöä voi muokata siirtämällä kohdistimen haluttuun kohtaan ja kirjoittamalla muutokset *Enter* -näppäimen painaminen järjestää tietueen kentät siirtää kohdistimen tietueen alkuun poistaa tyhjät kentät ja osakentät *Cataloging* > *Split Editor Mode* mahdollistaa kahden tietueen muokkaamisen rinnakkain

Kiinteämittaiset kentät *Edit Actions* > *Open Form* (*Ctrl-F*) Kiinteämittaisia kenttiä muokataan lomakepohjilla Lomakkeissa vetovalikot Ks. Ohje Metiva-wikissä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=124129337

Kenttien ja osakenttien lisääminen ja poistaminen *Edit Text* > *New Field / Subfield* (F5 tai F6 / F7) *Edit Text* > *Delete Field(s) / Subfield(s)* (Ctrl-F5 / Ctrl-F7) Uusi kenttä sijoittuu kohdistimen jälkeen Kun halutaan uusi osakenttä kentän ensimmäiseksi osakentäksi, kohdistin sijoitetaan ennen osakentän lisäämistä indikaattoreiden/kenttäkoodin kohdalle Kenttälistasta valittaessa (F5) kenttään avautuvat automaattisesti käytetyimmät osakentät

Tietueen tallentaminen *Cataloging* > *Save on Server and Local Drive* (*Ctrl-L*) Tietue tarkistetaan tallentaessa *Override* -toimintoa saa ja tulee käyttää, mutta ajatuksella Jos tietueessa on oman tietokannan tietokantatunnus, tallentaminen laukaisee replikoinnin (jos replikointi on käytössä), eli tietueeseen tehdyt muutokset siirtyvät myös omaan tietokantaan

Uuden tietueen luominen Käyttämällä tallennusalustaa *Cataloging* > *Open Template* (*Ctrl-A*) Tallennusalustoja voi luoda paikallisesti kullekin työasemalle Tallennusalustoja on valmiiksi palvelimella Ohjeita tallennusalustojen käyttöön Metiva-wikissä: https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/Tallennusalustat+Alephissa Avaamalla uuden, tyhjän tietueen *Cataloging* > *New Record*

Vanhan tietueen kopioiminen uuden pohjaksi *Cataloging* > *Duplicate Record* (*Ctrl-N*) LOW-tagit eivät kopioidu Muistettava kuitenkin poistaa kaikki muut pohjatietueen tunnisteet (SID-kentät, 035, ISBN-tunnukset jne.)

Etäkannat Alephissa hakuja voi tehdä myös muista tietokannoista Määritellyt etäkannat löytyvät hakutoimintojen valikoista Etäkannasta haettu tietue viedään luettelointitilaan samoin kuin paikallinenkin tietue, ja kopioidaan sen jälkeen haluttaessa *Cataloging* > *Duplicate Record* -toiminnolla uuden paikallisen tietueen pohjaksi Etäkannasta haetusta tietueesta on syytä siivota esim. lähtökannan varastotiedot ja muu tarpeeton sisältö

Tietueen poisto Lisää kenttä STA, jonka osakentän $a sisällöksi DELETED ja tallenna tietue tai *Edit Text* > *Delete Record from Server* (*Ctrl-R*) Tietueen nimiö (Leader) jää aina jäljelle tietokantaan Vain ’roskatietueet’ poistetaan, kelvollisten tietueiden kohdalla riittää oman tietokantatunnuksen (LOW-tagin) poistaminen

Tietueen piilottaminen OPACista Lisää kenttä STA, jonka osakentän $a sisällöksi SUPPRESSED ja tallenna tietue Piilotetun tietueen saa takaisin näkyviin poistamalla STA-kentän Jos tarvitset jonkun muun piilottamaa tietuetta, piilotuksen poisto on aina sallittua – tällöin on syytä tarkistaa, että tietue on esim. luetteloitu kunnolla loppuun Mahdollisuus myös ainoastaan oman paikalliskannan saatavuustietojen piilottamiseen OPACista (otettava käyttöön paikalliskantakohtaisesti)

Apuvälineitä *Edit Actions* > *Help on Field* Formaatin suomennos ja linkkejä muuhun ohjeistukseen *Edit Actions* > *Search Subfield Options* (*Ctrl-F8* / sarkain) Kenttien automaattisia sisältövaihtoehtoja Lista Metiva-wikissä: http://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=85513817

Auktoriteettikannan käyttö luetteloinnissa Käytössä sanastot YSA, Allärs, Musa ja Cilla sekä henkilöiden ja yhteisöjen nimiä Ks. Metiva-wiki: https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/Alephin+otsikkomuotohaut Asennettava käytettäviksi kannoiksi Alephissa Ohje Metiva-wikissä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=98075755

Tietueen tarkistaminen *Edit Actions* > *Check Record* (*Ctrl-U*) Virheilmoitukset alapaneelin *1. Messages* -välilehdellä Lista Alephin tekemistä tarkistuksista Metiva-wikissä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=92541796

Tietuehistoria *Edit Actions* > *View Record’s Cataloguers* Tietueet haettavissa tietuehistorian perusteella CAT-haulla (*Search* > *Find* > *1. Advanced Search* > *CAT (tunnus tai pvm)*) Tunnuksella ja päiväyksellä haettaessa käytettävä *Words Adjacent* -valintaa Tunnus ja päivämäärä katkaistavissa kysymysmerkillä Päivämäärä muodossa vvvvkkpp

Kysymyksiä? Kommentteja? melinda-posti@helsinki.fi http://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/

Aleph-luettelointi – käytännön harjoituksia

1. Aloitus Kirjaudu omilla tunnuksillasi sisään Alephiin Vaihda salasanasi, jos et ole sitä jo tehnyt

Yleistä Tehdään harjoitukset tuotanto-Melindassa, koska testiympäristö on liian erinäköinen Harjoituksissa muokataan tietueita, jotka löytyvät sanahaulla testitietue – uusiin harjoitustietueisiin merkitään tämä teksti huomatuskenttään: 500 $aTestitietue Uusia tietueita tehdessä saa mielellään tehdä ihan oikeitakin tietueita Katselkaa, kokeilkaa ja kysykää rohkeasti!

2. Haut Tutustu Alephin hakutoimintoihin esimerkiksi seuraavasti: Hae jotain teosta tekijällä ISBN:llä nimekkeellä julkaisijan ja vuoden yhdistelmällä Selaile asiasana-hakemistoja ja nimeke-hakemistoa Hae oman kirjastosi/jonkun muun kirjaston tietueita (LOW-haku)

3. Tietokantatunnukset Avaa (jokin) tietue luettelointitilaan Lisää tietueeseen kirjastosi tietokantatunnus (LOW-tagi) Katso samaa tietuetta Melindan OPACissa (http://melinda.kansalliskirjasto.fi) Poista tietokantatunnus

4. Luettelointi – tietueen muokkaaminen Avaa jokin testitietue Muokkaa tietuetta eri tavoin: Muuta jotain kiinteämittaista kenttää Poista jokin kenttä Muokkaa jotain kenttää Lisää uusia kenttiä Tarkista tietue Tallenna muokkaamasi tietue

5. Luettelointi – uudet tietueet Luo uusi harjoitustietue käyttämällä jotain tallennusalustaa (template) Muokkaa ja tallenna Luo uusi harjoitustietue *New Record* -toiminnolla Lue uusi harjoitustietue poimimalla jostain etäkannasta Siivoa, muokkaa ja tallenna

6. Apuvälineet Kokeile asiasanojen ja yhteisöauktoriteettien poimimista / tarkistamista Asterista

melinda-posti@helsinki.fi http://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/