Microsoft Project 98 Autofilter – pikasuodatus PERT - analyysin teko Ilmaisimet Tulostus Aikataulullisten ongelmien ratkaiseminen Kriittinen polku Resurssiongelmien ratkaiseminen Projektin seuranta Baseline – Runkosuunnitelma Runkosuunnitelman muuttaminen Interim Plan – Väliaikaissuunnitelma Esimerkkiprojektin ongelmien ratkaisu Esimerkkiprojektin runkosuunnitelma

Autofilter -pikasuodatus Autofilter-painike Nuolipainike (suodatusvaihtoehto) Custom (monipuolisemmat pikasuodatusehdot) Autofilter uudelleen (pois toiminnasta)

PERT -analyysin teko PERT Entry Sheet PERT Weights Calculate PERT PERT Entry Sheet (PERT Analysis työkalurivi) Optimistinen, odotettu ja pessimistinen kestoarvio PERT Weights (Määritä painotusarvot) Calculate PERT (Uudet kestot) Gantt Chart (Lopputulos) PERT Entry Sheet PERT Weights Calculate PERT

Ilmaisimet Oma sarake, johon ilmaantuu pieni kuvake Osoita hiirellä niin tiedot tulevat näkyviin Rajoittavia ilmaisimia Tehtävätyypin ilmaisimia Sekalaisia ilmaisimia Työtuntimäärän ilmaisimia

Tulostus Print Print Preview Print –painike (tulostaa suoraan) File/Print (muuta asetuksia) Print Preview (esikatsele) File/Page Setup (sivun asetukset) Page (paperin suunta jne.) Header ja Footer (ylä- ja alatunniste) Legend (selite) View (mitä ja miten tulostetaan) Print Print Preview

Aikataulullisten ongelmien ratkaiseminen Ongelman ratkaisemiseksi voidaan: Lisätä resursseja tehtäville Teettää ylitöitä Varata tehtäville lisäaikaa Käyttää hyväksi tehtävien liikkumavaroja Muuttaa tehtävien rajoituksia Korjata tehtävien välisiä suhteita Jakaa tehtäviä Resurssien lisääminen Jos Fixed Units Jos vapaita resursseja Helppoa ja nopeaa Jos resurssit rajalliset, ylitöiden teettäminen parempi Ylityön lisääminen Gantt Chart -> Window/Split Resource Work (hiiren kakkosella alaosaa) Ovt. Work sarake (lisää ylityötuntien määrä) Ikkunan jako pois -> Window/Split

Ylitöiden teettäminen Normaalin työajan ulkopuolella Lisää kokonaiskustannuksia Nopeuttaa ajallisesti valmistumista Lisäajan myöntäminen tehtäville Resursseja muista tehtävistä Resursseja muiden käyttöön Tehtävien rajoitusten muuttaminen - Planning Wizard varoittaa ja antaa vinkkejä, kun tehtävälle tehdään muutoksia, jotka aiheuttavat projektin viivästymisen. Se saadaan pois valitsemalla kohta ”Don’t tell me about this again”, jolloin ohjelma varoittaa mutta ei tarjoa etenemisvaihtoehtoja.

Liikkumavarojen käyttäminen Free Slack (kuinka paljon voi lipsua viivästyttämättä muita tehtäviä) Kriittinen tehtävä (ei liikkumavaraa) Käytetään toisten tehtävien liikkumavaroja toisissa tehtävissä Must start on ja Must finish on sitovat tehtävän As soon as possible takaa liikkumavaraa paljon käytettynä Liikkumavarat näkyvät Detail Gantt -näkymässä

Tehtävän jakaminen Gantt Chart -> Split task –painike Hiiri jaettavan tehtävän päälle, katkaisupäivämäärä, napsauta tehtäväpalkkia Syntyvää taukoa voi pidentää tarvittavan pituiseksi vetämällä Tehtävien välisten suhteiden korjaaminen Tiivistää aikataulua Pura tehtävien väliset suhteet jotka eivät ole välttämättömiä Task PERT (tarkastele ja korjaa välisiä suhteita) Tehtävien jakaminen - Pidetään tauko yhdessä tehtävässä ja siirretään sen resurssit samaan aikaan tehtävän ongelman pariin

Kriittinen polku Kriittisten tehtävien muodostama polku, on valmistuttava aikataulun mukaisesti, jotta projekti valmistuu aikataulussa Kriittisen polun näyttäminen Gantt Chart -> Gantt Chart Wizard Critical Path toisessa vaiheessa (muuten koko ajan Next) Ei-kriittisiä tehtäviä helpompi muokata Format It -> Exit Wizard Normaali näkymä -> Gantt Chart Wizard -> Standart (2.vaihe)

Resurssiongelmien ratkaisu Ratkaisut Resurssien allokoinnin muuttaminen Ylityön teettäminen Resurssikalenterin uudelleen määrittely Osa-aikatyön käyttö Tehtävien aloitusaikojen porrastus Autoleveling Resurssien tuntikuormitusten jaksottaminen eri päivinä Yhteisten resurssien käyttö

Resurssikalenterin uudelleenmäärittely Ei onnistu kaikkien resurssien kohdalla Kustannukset muistettava Osa-aikatyön käyttö Muutetaan työmäärää tehtävää kohti Units (%-lukua pienemmäksi) Resource Usage - > Assignment information Valmistuminen saattaa myöhästyä Leveling-toiminto Task information -> General -> Ok Automatic Leveling (Tools/Resource/Leveling -> Automatic -> Level now) Leveling Gantt

Tehtävien aloitusaikojen porrastus Task Usage –näkymä, kaksoisnapauta resurssia Vaihda päivämäärä joko Start tai Finish-kohdassa ja paina OK Resurssien allokoinnin muuttaminen Saadaan purettua mahdolliset yliallokoinnit Tehtävän siirtäminen vaatii tarkkuutta Resurssin tuntikuormituksien jaksottaminen Flat (tasainen) - Back loaded (takapainotteinen) Bell (kellomainen) - Front loaded (etupainotteinen) Late Peak (takahuippu) - Double Peak (kaksoishuippu) Early Peak (etuhuippu) - Turtle (kilpikonnamainen)

Projektin seuranta Projektin todelliset tapahtumat kirjataan ja verrataan runkosuunnitelmaan (Baseline) Tärkein asia seurata edistymistä Ohjelma laskee projektin etenemisennusteen. Mahdolliset ongelmakohdat nähdään heti.

Baseline - runkosuunnitelma Kun projektin suunnitelma on syötetty ohjelmalle ja ennen kuin aloitetaan projektin seuranta, luodaan projektille baseline-runkosuunnitelma ja tallennetaan se Runkosuunnitelman johdosta voidaan seurata kuinka projekti etenee ajan ja kustannusten osalta tehtyyn suunnitelmaan verrattuna Todellisia tapahtumia verrataan runkosuunnitelmaan, todelliset asiat jotka tapahtuvat projektin aikana kirjataan, mutta ne eivät muuta runkosuunnitelmaa

Runkosuunnitelman muuttaminen Mahdollistaa yleensä muuntamattoman rungon muuttamisen tilanteessa, jossa sitä on muutettava 1: siirry Gantt Chart näkymään ja valitse tehtävä jonka haluat lisätä -> valitse tools/tracking/baseline ja valitse vaihtoehto selected tasks 2: paina ok niin valittu tehtävä tallennetaan runkosuunnitelmaan

Interim Plan – Väliaikaissuunnitelma Runkosuunnitelman lisäksi ohjelma sallii kymmenen erilaista väliaikaissuunnitelmaa Väliaikaissuunnitelmaan voi tallentaa osia projektista tai koko projektin, jolloin voidaan paremmin seurata etenemistä Väliaikaissuunnitelmaa voi käyttää myös siinä tilanteessa, että projektin aloitus on viivästynyt kuukausia Mikäli projekti katkeaa kesken kaiken, ei suunnitelman mukaisesti (force majore) niin runkosuunnitelma voidaan pitää voimassa niiltä osin kuin projekti ehti valmistua, lopusta voidaan tehdä väliaikaissuunnitelma, että saadaan projekti uudelleen käyntiin