Toimisto-ohjelmien käyttö tutkimuksen apuvälineenä Oulu 15.11.2007 Jouko Miettunen

Sisältö Toimisto-ohjelmat yleensä Tekstinkäsittely (Word) Tilastolaskenta (Excel) Esitysgrafiikka (PowerPoint) Muut toimisto-ohjelmat Lähteitä

Toimisto-ohjelmat yleensä

Microsoft Office –ohjelmien yhteisiä ominaisuuksia Samat asiat saa tehtyä usealla eri tavalla Hiiri (valikko, kuvakkeet) tai näppäimistö Työkalurivit (hiiri), esim. Vakio Muotoilu Voi tehdä halutun mukaisia (mukauta) Pikanäppäimet (näppäimistö) Useita eri tilanteisiin (kts. liite)

Tehtäväruutu (“task pane”) Leikepöytä ClipArt Kuvia Office-kokoelmista (asennettava CD:ltä) ja internetistä Kuvien editointi (vektorigrafiikka) Oheistiedot (”research”) Synonyymit, käännökset Tietosanakirja (Encarta Dictionary)

Hyperlinkit Yhteiskäyttö Makrot Toinen tiedosto Internet-sivu Office –ohjelmien kesken Internet Explorer Adobe Acrobat Reference Manager Tilasto-ohjelmat (esim. SPSS) Makrot Voi nauhoittaa omia käskykomentoja

Word - tekstinkäsittelyohjelma

Word -tekstinkäsittelyohjelma Tekstin tuottaminen Tekstin muotoileminen Tulostaminen

Huomioi kirjoitusohjeet Artikkeli Lehtien kotisivut Opinnäyte Yliopiston internetsivut

Taulukkojen teko Sivunumeroinnit Tiedon tiivistäminen Asettelun apuna Esimerkkejä ominaisuuksista Taulukkojen teko Tiedon tiivistäminen Asettelun apuna Sivunumeroinnit Osanvaihdot

Otsikot Muokkausmerkinnät Korvaaminen Esimerkkejä ominaisuuksista Valikossa “Muotoile/Tyylit ja muotoilut” Sisällysluettelo Muokkausmerkinnät Näkyy tekstin lisäykset ja poistot Korvaaminen Myös erikoismerkit (rivinvaihdo ym.)

Excel - taulukkolaskentaohjelma

Excel -taulukkolaskenta Numero- ja tekstitietoja Laskentataulukon laatiminen Laskentataulukon muokkaus

Kaavaeditori (“Σ”) Esimerkkejä ominaisuuksista Useita funktioita Summat, päivämäärät, ym. JOS (TOSI/EPÄTOSI) tietojen tarkistus Kaavojen kopiointi Viittaus taulukon soluihin Viittaus toiseen välilehteen

Luettelot Taulukot Kaaviot Esimerkkejä ominaisuuksista Näyttää valikoidusti tietoja Taulukot Muotoilu, esim. automaattinen muotoilu Kaaviot Piirto -työkalurivi

Tulostusasetukset Ikkuna Esikatselu Sivun asetukset / taulukko Esimerkkejä ominaisuuksista Tulostusasetukset Esikatselu Sivun asetukset / taulukko toistettavat rivit/sarakkeet Ikkuna Kiinnitys halutut rivit/sarakkeet näkyvät koko ajan

PowerPoint - esitysgrafiikkaohjelma

-esitysgrafiikkaohjelma PowerPoint -esitysgrafiikkaohjelma Diaesitykset ja posterit Tiiviisti tekstitietoa Runsaasti kuvia

Esityksen tekeminen Hyvä esitys noin 1½ min. per dia Sopivan vähän tekstiä Välillä kuvia ja taulukoita Ääni-, video- ja animaatiotehosteet Harvoin tieteellisessä esityksessä!

Esityksen tekeminen Esityksen siirto Wordista/Wordiin Ajastaminen, taustamusiikki, hyperlinkit Tallennus CD:lle (pptviewer) Esityksen siirto Wordista/Wordiin Tiedosto/lähetä Wordissa käytettävä otsikoita Pakkaaminen (jos esim. paljon kuvia)

Posterin tekeminen Tekstiä vähän Kuva ja/tai taulukko Esimerkiksi abstraktin pohjalta 2-3 kirjaisinkokoa ja –väriä Tekstin koko vähintään 36-40 pt Palstat Kuva ja/tai taulukko Tiedostosta (Lisää/Kuva/…) Kopioimalla leikepöydän kautta

Taulukon lisääminen Voi tehdä suoraan PowerPointiin Kopioida Word-taulukosta Voi muokata Wordissa tai vasta PowerPointissa Tuoda/kopioida kuvasta SPSS tulostuksesta kopioimalla Ctrl-c kopioi taulukkona Ctrl-k kopioi objektina

Muut toimisto-ohjelmat Outlook kalenteri sähköposti Access tietokantaohjelma InfoPath lomakeohjelma Publisher julkaisuja markkinointimateriaalia

Lähteitä Ohjelmien help-tiedostot www.microsoft.com/office Visual -sarja www.docendo.fi Muita toimisto-ohjelmia Open Office (www.openoffice.org) WordPerfect Office (www.corel.com) Luentomateriaali internetissä: www.joukomiettunen.net/opes