Rotarypiirin 1420 alueapurahojen (Designated District Grants, DDG) hakeminen ja raportointi Piirin rotarysäätiökomitea

Alueapurahojen tarkoitus •Edistää rotaryhengen mukaisia humanitaarisia hankkeita, joiden tarkoitus on: –Parantaa terveydenhuoltoa –Tukea koulutusta –Lieventää köyhyyttä

Alueapurahojen hakuprosessi •Alueapurahojen hakuaika –Piirin rotarisäätiökomitea julistaa alueapurahat haettavaksi vuosittain tammikuussa –Klubien on jätettävä alueapuraha-anomus mennessä –Alueapuraha-anomus jätettävä joko sähköpostitse tai postitse em. päivämäärään mennessä

Alueapuraha-anomuksen sisältö Hanke on vapaamuotoinen josta selviää: •Mitä tehdään •Miksi tehdään •Milloin tehdään •Missä tehdään •Miten tehdään, henkilöresurssit •Millä tehdään, budjetti. Tulot: omat varat, säätiön varat ja muut mahdolliset varat. Menot: mihin varat käytetään.

Hakijan kvalifioituminen •Hankkeen toteuttajan on kvalifioiduttava (Memorandum of Understanding, MoU) –Piirillä ja klubeilla tulee olla sellainen rakenne, infrastruktuuri ja osaaminen, että ne voivat vastuullisesti toteuttaa aikomansa hankkeen. –Käytännössä tämä edellyttää että piiri ja klubit ovat kvalifioituneet eli rekisteröityneet ja järjestävät koulutusta. –Kvalifioitumisesta tulee olla maininta hankeanomuksessa. –Rekisteröitymätön klubi saa korkeintaan 2000 euron apurahan ja usean rekisteröimättömän yhdistyksen yhteinen hakemus korkeintaan 4000 euron apurahan. –Hakevan klubin edellytetään tehneen lahjoituksen viimeisten kolmen vuoden aikana, esim. PDF, Rotarysäätiön (TRF) vuosirahastoon.

Alueapuraha-anomusten käsittely •Piirin rotarysäätiökomitea käsittelee alueapuraha-anomukset. •Rahat myönnetään rotarypiiriltä 1420 ja rotarysäätiöltä (The Rotary Foundation, TRF) saatujen varojen puitteissa. •Piirin rotarysäätiökomitea julkistaa apurahojen saajat

Alueapurahojen tilitys klubeille •80 % alueapurahasta tilitetään klubille rotaryvuoden alussa mennessä. •20 % tilitetään sen jälkeen kun hanke on toteutettu ja loppuraportti tullut hyväksytyksi piirin Rotarysäätiökomiteassa

Hankkeen loppuraportti •Hankkeen toteuttaminen raportoidaan piirin rotarysäätiökomitealle: –Hankkeen loppuraportti on jätettävä viimeistään 12 kuukauden kuluessa tai 2 kuukauden kuluessa projektin rahojen käyttämisestä. –Hankkeen loppuraportti jätettävä ”individual project report” – muodossa (seuraavan sivun kuva, mikä löytyy google: ”district simplified grant report”). –Piirin rotarysäätiökomitea toimittaa klubin raportin Evastoniin rotarysäätiölle (The Rotary Foundation, TRF). –Loppuraportti sisältää kuvauksen hankkeen etenemisestä, hankkeesta hyötyneet, toteutukseen osallistuneet ja rahojen käytön. –Hankkeen kuitit on säilytettävä klubissa mahdollista toiminnantarkastusta varten. –Raportin allekirjoittaa klubin puheenjohtaja.

•Individual Project Report •Return this completed form to your District Rotary Foundation Committee Chair. Do not send this form directly to TRF. •Rotary Club: Project Title: Progress report Final report •Project Description •1. Describe the project. What was done, when, and where did project activities take place? If this is a progress report, what remains to be done? •2. How many people benefited from this project? •3. Who were the beneficiaries, how were they impacted by this project, and what humanitarian need was met? •4. How many Rotarians participated in the project? •5. What did they do? Please give at least two examples, not including financial support provided to the project. •6. If a cooperating organization was involved, what was its role? • •Financial Report (District must retain receipts of all expenditures for at least five years) •Currency Used: Exchange Rate: = 1 USD •7. Income •Sources of IncomeCurrencyAmount •1. District Simplified Grant funds received from the District 2. Other funding (specify) •Total Project Income •8. Expenditures (please be specific and add lines as needed) •Budget Items Name of Supplier CurrencyAmount • Total Project Expenditures •Certifying Signature •By signing this report, I confirm that to the best of my knowledge these District Simplified Grant funds were spent only for eligible items in accordance with Trustee-approved guidelines, and that all of the information contained herein is true and accurate. I also understand that all photographs submitted in connection with this report will become the property of RI and will not be returned. I warrant that I own all rights in the photographs, including copyright, and hereby grant RI and TRF a royalty free irrevocable license to use the photographs now or at any time in the future, throughout the world in any manner it so chooses and in any medium now known or later developed. This includes the right to modify the photograph(s) as necessary in RI’s sole discretion. This also includes, without limitation, use on or in the web sites, magazines, brochures, pamphlets, exhibitions and any other promotional materials of RI and TRF. •Certifying SignatureDate: Print name, Rotary title, and club • To be completed by the District Rotary Foundation Committee Chair: •District Simplified Grant # •Individual Project Report # •

Alueapuraha-anomusten ja loppuraportin lähettäminen •Alueapuraha-anomus ja loppuraportti osoitetaan piirin rotarysäätiökomitealle mieluiten ina osoitteeseen •tai postitse: •Piirin 1420 Rotarysäätiökomitea •Timo Kauppinen •Mäntypaadentie 9 A 4 •00830 Helsinki

Kiitos Piirin 1420 rotarysäätiökomitea