Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE Auli Kinnunen (Henkilöstöhallinnon osaprojekti (HeHa)

Esitys aiheesta: "Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE Auli Kinnunen (Henkilöstöhallinnon osaprojekti (HeHa)"— Esityksen transkriptio:

1 Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE Auli Kinnunen (Henkilöstöhallinnon osaprojekti (HeHa) Työsuojelupäivät Vaasa

2 YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK)
Vaasaan: ÅA, VY (=aloittavat pilottina ), OY,LY, TTY, TaY, TY,TKK Joensuuhun: KY, LTY, JY, JoY (pilotti TaHassa ) Pääkaupunkiseutu: PAVE (TKK,HKK,SHH, taideyliopistot, SA) ja HY  muut yliopistot siirtyvät YOPK:n asiakkaiksi vuoden 2009 aikana (vaiheittain, ns. siirtymäsuunnitelman mukaan)

3 YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK)
Palvelukeskuksen suunnittelua ja perustamista varten on käynnissä hanke (OPM-PAKE) – , joka jakautuu osaprojekteihin: Palvelukeskus, asiointi ja ohjaus -osaprojekti Taloushallinnon prosessit -osaprojekti Henkilöstöhallinnon prosessit -osaprojekti ja Tietojärjestelmät -osaprojekti. Lisäksi henkilöstön asemaa käsitellään henkilöstöprojektissa Huom! Osaprojekteissa kaikkien yliopistojen + SA:n sekä järjestöedustus (jäsenet)

4 YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK)
Yliopistojen ja Suomen Akatemian talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut keskitetään yliopistojen palvelukeskukseen (YOPK OPM)  sijaintipaikkakunnat Vaasa, Joensuu, Pääkaupunkiseutu YOPK perustetaan (asetus/laki?) tavoitteena johdon rekrytointi syksyllä 2007, muu henkilöstö keväästä 2008 alkaen

5 OPM-PAKEn organisointi
Projektit asetettu Ohjausryhmä (päätöksenteko) YOPK hankeryhmä (osaprojektien koordinointi) VKPK hankeryhmä (osaprojektien koordinointi) 1. Yliopistojen palvelukeskusprojekti 2. VKPK- asiakkuusprojekti Yliopistot (sis. PAVE) ja Suomen Akatemia 6 muuta tili- virastoa 3. Hallinnon- alan henkilöstö- projekti Palvelukeskus, asiointi, ohjaus Asiointi- ja ohjausmallit Taloushallinnon prosessit Taloushallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessit Tietojärjestelmät Tietojärjestelmät Yliopistojen palvelukeskus (perustetaan uusi virasto) Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkuus

6 PALVELUKESKUS HANKKEENA
Palvelukeskushankkeen (OPM-PAKE) tavoitteena on tehostaa OPM:n hallinnonalan talous- ja henkilöstö- hallintoa keskittämällä osa ko. palveluista palvelu-keskuksiin sekä kehittämällä hallinnon prosesseja Palvelukeskushankkeen tehtävänä on mm. suunnitella ja valmistella palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden väliset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja niitä tukevat tietojärjestelmäratkaisut työsuunnitelmat Hankkeeseen liittyvät päätökset (ml. riskiraportit, seurantaraportit) tekee Ohjausryhmä (Ohry), jonka puheenjohtaja on talousjohtaja Eero Pulkkinen, koordinoinnista vastaa projektipäällikkö Kirsti Torvinen (OPM-PAKE= YOPK+VKPK). Torvisen lisäksi projektiassistentti Minna Mattila ja henkilöstö-koordinaattori Vesa Hottinen muodostavat projektikanslian.

7 PALVELUKESKUS HANKKEENA
YOPK=Yliopistojen palvelukeskusprojekti, joka koostuu neljästä osaprojektista Palv.keskus, asiointi ja ohjaus –osaprojekti (Asiointi) valmistelee palvelukeskuksen organisointimallin, palvelukeskuksen, yliopistojen ja ministeriön välisen ohjaus- ja toimintamallin sekä yliopistojen ja muiden virastojen siirtymisen palvelukeskuksen asiakkaaksi Taloushallinnon osaprojekti (TaHa) ja Henkilöstöhallinnon osaprojekti (HeHa) määrittelevät palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden väliset henkilöstöhallinnon prosessit, niihin sisältyvät rajapinnat, työnkulut ja vastuunjaot. Tavoitteena on yhden mukaistaa ja yksinkertaistaa ko. prosesseja, toimintatapaa ja tietosisältöjä

8 PALVELUKESKUS HANKKEENA
Tietojärjestelmät-osaprojekti (TJ) valmistelee ja yhteen sovittaa talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuutta ja tietoliikennekysymyksiä edistäen mm. tietoturvaan, järjestelmäintegraatioon ja tietovarastointiin liittyviä asioita. Lisäksi: YOPK:n ja VKPK:n yhteinen Henkilöstöprojekti valmistelee HEPO -periaatteet, laatii siirtymähalukkuuskartoituksen, auttaa henkilöstömuutoksen hallinnassa (ohjeistus yliopistoille henkilöstösuunnitelman ja henkilökohtaisen urasuunnitelman laadintaan). Henkilöstökoordinaattori auttaa yliopistoja muutostilanteissa

9 PALVELUKESKUS HANKKEENA
Osaprojektit ovat yliopistojen yhteisiä kehittämishankkeita! Osaprojektien jäsenten tehtävänä on mm. hanke- ja työsuunnitelmassa määriteltyjen tehtävien toteuttamisen lisäksi toimia yhdyshenkilönä oman organisaationsa talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä suorittavan henkilöstön, johdon ja muiden asianosaisten sekä YOPK:n palvelukeskusprojektin (asiointi) kanssa Yliopistot huolehtivat itse edellytyksistään toimia uuden palvelurakenteen mukaisesti. Yliopistot vastaavat toimintansa kehittämisen vaatimien resurssien järjestämisestä Palvelukeskusmallia tukevien sisäisten prosessien, toimintatapojen, ohjeiden ja määräysten uusiminen on yliopistojen vastuulla OPM-PAKE-hankkeen toteuttamisessa otetaan huomioon KIEKU-ohjelman strategiset linjaukset

10 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON OSAPROJEKTIT
TaHan ja HeHan prosessien kuvaaminen qpr-tekniikalla Kuvaamisessa käytetty asiantuntijaa Cerion Oy:tä Peruskuvaus ns. nykytila Vaasan mukaan, tavoitetila pilottien kanssa yhteistyössä (Taha: VY,Åa,JoY ja HeHa: VY ja ÅA) Tavoitetilan pohjalta ns. vastuunjakotaulukko eli listaus tehtävistä, jotka siirtyvät palvelukeskukseen tai jäävät yliopistoon Tavoitetilaprosessit pohjana muiden yliopistojen omille prosessikuvauksille (tukena Cerionin asiantuntija omien prosessin kehittäminen ja yhdenmukaistaminen YOPK:n kanssa Muut yliopistot jatkavat prosessiensa kuvaamista pilottien tavoitetilojen pohjalta. Prosessikuvausten toteutus yhdessä Cerionin kanssa kytketään yliopistojen omaan siirtymäaikatauluun (siirtyminen YOPK:n asiakkaaksi vuoden 2009 aikana)

11 Kehittämisen vaiheistus
Valtakunnallisen palvelukeskushankkeen eteneminen (OPM-PAKE) Vaihe 1 Taloushallinnon prosessit ja tehtäväkuvaukset Vaihe 4 Henkilöstö- ja talous-hallinnon sisäinen organisointi Vaihe 5 Palvelu-keskuksen pilotointi Vaihe 6 Palvelu-keskuksen laajamittainen käyttöönotto Vaihe 2 Henkilöstöhallinnon prosessit ja tehtäväkuvaukset VY, ÅA LY, OY, TTY, TaY, TY, TKKK Vaihe 7 Palvelukeskuksen valmistelu ja organisointi ..kesä.. ..kesä.. 2007 2008 2009

12 VAIHEISTUS

13 HeHan osaprojekti YOPK:een siirtyvien prosessien kuvaaminen KIEKU-tavoitetilaa hyödyntäen valmistumassa  (palkan- ja palkkioiden maksu, ajot, tilitykset, pääkäyttäjätoiminnot; osa palvelussuhdeasioista ) Prosessikuvausten ja vastuunjako-taulukkojen taustalla Ohryn päätös: Tiedot tallennetaan kerran (pääsääntö) Tiedot siirretään sähköisesti, ei paperiversioita (pääsääntö); YOPK:ssa päätavoite sähköinen arkisto, vain vähän tavallista arkistotilaa Toimintatapoja yhdenmukaistetaan

14 HeHan osaprojekti siirtyvät tehtävät (vastuunjakotaulukko)
vastuunjaot YOPK:n ja yliopistojen välillä pohjaa yliopiston ja YOPK:n palvelusopimukselle tietoa, mitä yliopiston tulee yhdenmukaistaa omissa prosesseissaan (sähköistämisen edellytykset) pohjaa yliopistojen henkilöstölle suunnattavaan siirtymähalukkuuskyselyyn

15 HeHan osaprojekti Tietojärjestelmäkartoitus yhteistyössä TJ-osaprojektin kanssa, mukana pääkäyttäjät järjestelmien käyttöjen yhdenmukaistaminen (esim. F:n hyödyntämisen taso) Palkkatekijöiden yhdenmukaistaminen VK ja yliopistojen henkilöstöhallinnon yhteistyöryhmän ydinryhmä selvittää Ritva Laihon johdolla ptek/htek yhdenmukaistaminen mahdollistaa F:n hlöstöosan käytön palkkioiden maksussa (tallennus yliopistolla) Ohjeistuksen, osin lomakkeiston yhtenäistäminen

16 YOPK-materiaali

17 HeHa ja HANKKEEN ETENEMINEN
Osaprojektien yhteistyönä laaditaan projektikokonaisuuksittain käyttöönotto-suunnitelmat. Käyttöönottosuunnitelmassa kuvataan käyttöönoton vaiheistus, valmistelu, organisointi, aikataulu, kohderyhmät ja eri kohderyhmien tarvitsema muutosvalmiuden taso ja niihin liittyvät toimenpiteet Käyttöönottoprojektit asetetaan yliopistoittain (vastuunhenkilöt nimetään mm. yliopistoittain)

18 HENKILÖSTÖPROJEKTI valmistelee henkilöstöpoliittisia linjauksia ja toimenpiteitä (Henkilöpoliittiset periaatteet eli HEPO-periaatteet valmistumassa) valmistelee ja toimeenpanee muutosjohtamiseen ja työhyvinvointiin liittyviä asioita:  yliopistoja pyydetty nimeämään muutosjohtaja vuoden 2007 loppuun mennessä muutossuunnitelma (kehittämissuunnitelma); organisaatio- ja yksilötaso; osaamisen kartoituksen toteutus, koulutus yms.  HEPO-periaatteista koulutusta johdolle, esimiehille, luottamusmiehille Erillinen julkaisu Keskustelutilaisuudet yliopistoissa

19 HENKILÖSTÖPROJEKTI laatii siirtymähalukkuuskartoituksen (perustuu vastuunjakotaulukkoon) Siirtymishalukkuuskysely toteutetaan syys-marraskuun aikana; ohje lähetetään muutoksesta vastuussa olevalle johtajalle; pyydetty myös kohdistettua sähköpostilistaa Kyselyssä kartoitetaan osaamisalueita, ei henkilöiden osaamisprofiileja osaprojektista vastaa henkilöstökoordinaattori Vesa Hottinen

20 HEPO-periaatteet Opetusministeriön hallinnonalan talous-
ja henkilöstöhallinnonpalvelukeskushankkeessa noudatettavat henkilöstöpoliittiset toimintaperiaatteet (HEPO) SISÄLLYSLUETTELO 1. Taustaa 2. Henkilöstön asema ja toimintatavat 2.1 Lähtökohdat 2.2 Toiminnalliset tavoitteet 2.3 Henkilöstön aseman turvaaminen 2.4 Työntekijöiden oma vastuu 2.5 Rekrytointi 2.6 Henkilöstövoimavarojen varmistaminen 2.6.1 Henkilöstövoimavarojen varmistaminen palvelukeskuksissa 2.6.2 Henkilöstövoimavarojen varmistaminen virastoissa ja laitoksissa 2.7 Henkilöstösuunnittelu 2.8 Yhteistoiminta 2.9 Muutosjohtaminen ja viestintä

21 HEPO-periaatteet (jatkuu)
3. Tukitoimet 3.1 Osaamisen turvaaminen 3.2Palkkaus 3.2.1 Yliopistojen palvelukeskus 3.2.2 Valtiokonttorin palvelukeskus 3.2.3 Siirtyvien henkilöiden palkkaus palvelukeskuksissa 3.3Virkavapaus 3.4 Muuttokustannusten 3.5 Koulutus- ja kehittämispalkkiot 3.6Etätyö 3.7Virkasiirrot 3.8 Vaasan, Joensuun, Hämeenlinnan ja Porin tarjoamat mahdollisuudet.. 10 

22 HEPO Yhtenäiset toimintatavat valtion hallinnon organisaatioiden muutostilanteisiin ja henkilöstön aseman turvaamiseen Tukitoimia toteutetaan vuoden 2010 loppuun saakka, tukitoimenpiteet aloitettava noin vuotta ennen palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtymistä Asteittainen toimintatapa:

23 HEPO Hlöstö, jonka tehtäviä muutos koskee siirtyy palvelukeskukseen
Ellei siirry, työnantaja etsii samanlaisia tai vaativuudeltaan vastaavia tehtäviä ao. yliopistossa tai muussa OPM:n toimintayksikössä Jollei OPM:n hallinnonalalla töitä, ei edes samalla työssäkäyntialueella, työnantaja etsii töitä toisen hallinnonalan työssäkäyntialueelta Vaiheet dokumentoidaan Mikäli tehtäviä tarjolla, kieltäytymisestä voi olla seurauksena irtisanominen

24 HEPO Yliopiston tehtäväjärjestelyjen yhteydessä, työnantaja pyrkii turvaamaan hlöstön asemaa tukemalla työllistymistä muihin tehtäviin hallinnonalalla (koulutus, harjoittelu, työkierto) Hlöltä itseltään edellytetään oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta työnanatja tukee urakeskustelun ja ohjauksen kautta

25 HEPO Suunniteltaessa työntekijöiden palkkaamista virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviin, tulee ensin arvioida palvelukeskukseen siirtyvien tehtävien vaikutus työjärjestelyihin esim. määräaikaisten käyttö vuoden 2010 loppuun saakka henkilöstösuunnittelu  henkilöstöstrategia Yliopistoissa aktiivinen muutoksen valmistelu, jokaisella yliopistolla muutoksesta vastaava johtajahlöstön kehittämissuunnitelma (sis. Osaamiskartoituksen)ja yliopistojen käyttöönottosuunnitelma