Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009

Esitys aiheesta: "Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009"— Esityksen transkriptio:

1 Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009
FM, lehtori Iina-Maria Piilinen Humanistinen ammattikorkeakoulu

2 22.10. Projektinhallinnan perusteet
Mikä on projekti? – projektin määritelmiä ja erilaisia projekteja Projektin elinkaari Hyvän projektin kriteerit Projektisuunnitelma – projektin tärkein työkalu Ideoiden hallinnointi projektin suunnitteluprosessissa Tehtävä: olemassa olevan tapahtuma-aihion kehittämistä projektinäkökulmasta

3 29.10.2009 Projektityö on ryhmätyötä!
Ryhmädynamiikka projektityössä Toimiminen ryhmässä; roolit ja tekniikat Vuorovaikutus ja sosiaaliset taidot osana projektinhallintaa Viestintä projektinhallinnassa Tehtävä:Projektien verkostoitumiskartta – ketkä kaikki vaikuttavat projektissasi?

4 12.11. Johtaminen osana projektinhallintaa
Strateginen johtaminen Osaamisen johtaminen Henkilöstövoimavarojen johtaminen Muutoksen johtaminen Projektijohtajan paradoksit Tehtävä: Minä projektijohtajana

5 Projekti on… Kestoltaan rajallinen, ainutkertainen ja muusta toiminnasta erillään oleva toiminto, jonka tarkoituksena on resursseja ohjailemalla saavuttaa tietty päämäärä. ( Karlsson & Marttala)

6 Projektin kriteerit Ainutkertaisuus Tavoitteellisuus
Suunnitelmallisuus Ongelmakeskeisyys Yhteistoiminnallisuus Tehokkuus Jäsentyneisyys Yhteinen arvoperusta

7 Erilaisia projekteja Koulutus- ja kehitysprojektit Kehittämisprojektit
Tutkimusprojektit Tuotantoprojektit Tutkimus- ja kehittämisprojektit ( t&k) Tuotekehitysprojektit Toiminnan ja hallinnon kehittämistehtävät Pilottiprojektit Projektioppiminen Tiimityö Talkoot ja urakat

8 Projektinhallinta on…
Tiedettä, jolla määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä Organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen ( Barnes 1990)

9 Projektinhallinnassa tarvitaan…
Suunnittelua Päätöksentekoa Toimeenpanoa Ohjausta Tehtävien koordinointia Valvontaa Suunnan näyttämistä Ihmisten johtamista

10 Kun aloitat projektin kysy…
MITÄ? MIKSI? MISSÄ? MILLOIN? KUKA / KETKÄ? MITEN? KENEN KANSSA? KENELLE?

11 Projektin vaiheet Idea Esitutkimus Sidosryhmien sitouttaminen
Päätös käynnistämisestä Tiedottaminen ( tehdään koko ajan, sekä sisäistä että ulkoista) Tavoitteiden määrittäminen Projektiorganisaation luominen Resurssisuunnittelu Toteutussuunnitelman laatiminen Projektin toteuttaminen Seuranta ja arviointi Korjaavat ja kehittävät toimenpiteet ( tehdään koko ajan) Tulokset Raportin laatiminen Projektin päättäminen Projektin jatkoprojekti

12 Projektin vaiheet Projektin aloittaminen Villi innostus
Illuusioiden romahtaminen Kaaos Syyllisten etsiminen Viattomien rankaiseminen Osallistumattomien palkitseminen Rajojen määrittely

13 Projektin elinkaari… Idea, visio, muutoksen tarve Käynnistysvaihe
(esiselvitys, projektiorganisaation kokoaminen, projektin suunnittelu) Rakentamisvaihe (määrittely, suunnittelu, toteutus, seuranta, korjaavat toimet, arviointi) Päättämisvaihe (jatkosta ja toiminnan ylläpidosta sopiminen, projektiorganisaation purkaminen, projektin päättäminen, arviointi)

14 Hyvässä projektissa on…
Rajattu aikataulu ja tehtävä Määritelty resurssit ( rajat, henkilöt, aika, ohjaus, hallinto) Selkeät tulostavoitteet toiminnalle Selkeä taloudellinen tulostavoite Toteutus, seuranta, arviointi ja tiedotus on kuvattu tarkasti

15 Hyvä projekti… Pohjautuu todelliseen tarpeeseen
Antaa mahdollisuuden poiketa rutiineista Omaa selkeät tavoitteet Ratkaisee ongelmia Ajallisesti selkeä kokonaisuus Yhteistoiminnallinen Johdettu hyvin Resurssoitu oikein

16 Hyvä projekti… Luo uutta ja jatkuvuutta Antaa mahdollisuuden kehittyä
Huolehditaan ilmapiiristä ja tunteista Antaa vapauden luoda ja ideoida Sitä arvioidaan ja siitä saada palautetta On tulevaisuuden tapa tehdä töitä

17 Projektisuunnitelma Projektisuunnitelma on projektin tärkein dokumentti – kartta, joka auttaa projektikoordinaattoria pitämään oikean suunnan ja hätätilassa suunnistamaan takaisin oikealle tielle eksyttäessä… Laadi se siis huolella….

18 Projektisuunnitelmaan…
Tausta, miksi projekti aloitetaan? Ongelma, johon halutaan ratkaisu Visio, millaista tulevaisuutta halutaan? Rajaus, mitä jätetään pois? Aikataulu, milloin valmista? Voimavarat, mitä on käytettävissä? Kriteerit, mistä sovitaan? Yhteistyökumppanit ja niiden rooli Toimeksiantaja, kuka se on?

19 Huolellinen suunnittelu
On ideoiden hallinnan avain! Ennustettavuus Muutokset aiheuttavat ketjureaktioita Luovan työn liikevoima on suuri Uusia kysymyksiä ja ideoita tulee koko ajan

20 Projektiorganisaatio
Tilaaja Projektin omistaja Ohjausryhmä Työryhmä Projektinvetäjä Projektiryhmä Seurantaryhmä Yhteistyökumppanit

21 Ohjausryhmä ” Projektin hallitus”
Takuu, että projekti sujuu suunnitelmien mukaan Oikeat henkilöt organisaatiossaan Ko. aihealueen asiantuntijoita Henkilökohtaisesti vastuussa Annettava tukea ja apua projektipäällikölle

22 Muut ryhmät Seurantaryhmää tai projektiryhmää ei erikseen pienissä kulttuurialan projekteissa Työryhmät hyvinkin tyypillisiä Työryhmissä kokeilu ja ehdotuksien työstäminen Kehittämishankkeessa yleisiä

23 Kokoukset Tiheys riippuu projektista ja siinä mukana olevista tahoista
Ohjausryhmän ihannekokous ajankohta noin kerran kuussa tai 2-3 kk välein Tätä harvemmin kokoontuva ohjausryhmä ei yleensä tiedä mitä projektissa tehdään! Pienemmät työryhmät useammin

24 Kokouksen asiat Mitä on tehty? Jos on poikkeamia – miksi?
Työlistat - mitä pitää tehdä seuraavaan kokoukseen mennessä? Onko ongelmia tai hyviä uutisia? Uusia ideoita, jotka pitää ottaa huomioon? Muista - PIDÄ PÖYTÄKIRJAA! TEE PÄÄTÖKSIÄ!

25 Omistaja ja tilaaja Tilaaja on myös omistaja
Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ja koolle kutsujana Suurimman vastuun kantavan tahon edustaja Vastaa projektisuunnitelmasta Sanelee aikarajat ja voimavarat Päättää päämäärän ja suunnan Valitsee projektin johtajan sekä ohjausryhmän jäsenet Määrittelee valtuudet Pitää henkilöidä organisaatiossa, ei voi olla kasvoton

26 Omistajan rooli… Luoda toteuttamiseen vaadittavat voimavarat
Markkinoida ja puolustaa projektia Valita sopivat henkilöt yhdessä ohjausryhmän ja projektipäällikön kanssa Kuunnella asiakkaiden toiveita, vaatimuksia ja tarpeita Seurata tilannetta ja antaa tukea ja neuvoja

27 Ideoista... Aina lähtöisin ihmisistä Toiset kekseliäämpiä kuin toiset
Projekteissa tärkeitä koko prosessin ajan Kyky soveltaa ja työstää ideoita myös tärkeä Miten uudet ideat mahtuvat projektiin?

28 Ideoita tarvitaan Varhaisissa suunnittelupäätöksissä
Suunnitelmien kehittämisessä Laadukkaan suunnitelman kirjoittamisessa Asiakkaan tarpeiden täyttävän työn tekemisessä Koko ajan projektin kuluessa

29 Suunnitteluprosessista
Älä hyppää suunnitteluprosessin yli Miten suunnittelussa voi mitata edistymistä? Miten tasapainoilla liiallisen luovuutta rajoittavan jäykkyyden ja liiallisen väljyyden välillä?

30 Hyviä vai huonoja ideoita?
Ongelman ratkaisemiseksi Myös huonoja ideoita on olemassa Alussa on vaikea tietää mitkä ideat johtavat todellisiin ratkaisuihin Onko idea hyvä vai huono? Mahdoton arvioida teoriassa Ratkaisevat ongelman ja saavat aikaan toivotun vaikutuksen

31 Huonot ideat johtavat hyviin
Hyvät ideat edellyttävät huonoja Yritys ja erehdys Idea ei toimi ja epäonnistuu Pakko katsoa ideaa uudesta näkökulmasta Aluksi kannattaa tehdä paljon virheitä, koska silloin niitä ei tee lopussa!

32 Monimutkainen ongelma…
Hyvä ratkaisu vain suhteessa vaihtoehtoihin Jos vain yksi idea sen vertaileminen on mahdotonta Teoria vs. käytäntö Miksi joku puolustaa ideaansa?

33 Hyvät kysymykset vetävät puoleensa hyviä ideoita
Huolellisesti esitetyt kysymyksillä voit ohjata keskustelua haluamaasi suuntaan Kohdistavat kysymykset Luovat kysymykset Retoriset kysymykset ( älä käytä)

34 Kohdistavat kysymykset
Suuntaa huomion tärkeän asian puuttumiseen Kaventaa keskustelun aluetta Muutamalla sanalla ongelman ytimeen Yhdistävät keskustelun sisältämän tietämyksen Suuntaavat energian uudelleen

35 Luovat kysymykset Osoittavat eri suuntiin
Näyttävät jotain sellaista mitä ei ole vielä ajateltu mutta pitäisi ajatella Suunnittelukeskustelut Ohjaa oikeaan suuntaan tai ensin väärään mutta lopulta oikeaan

36 Retoriset kysymykset Mitä oikein kuvittelit?
Onko tämä parasta mihin pystyt? Vihjaavat syyllisyyteen ja huonoon arvostelukykyyn Asettavat kohteen altavastaajan asemaan

37 Ideoiden hallinta Ryhmittely Ideat, tarralappuja, seinä, tiimi
Nähdä kaikki ideat laajemmasta näkökulmasta Muokata idealistaa pienemmäksi Kannattaa käyttää!

38 Aivoriihi improvisaatio-leikki
2-8 hlö, joista yksi toimii kirjurina Aikaa, huone, fläppitaulu Ongelmanmäärittely projektissa Säännöt: vastaa kyllä ja jatka toisen ideaa Älä vesitä omaasi Ei torjuvia kysymyksiä Saa kaverisi näyttämään hyvältä

39 Tarkistuspisteet kulttuurialalla
Määrittele tarkistuspisteet projektin alussa Valvotaan prosessia Opastavat tiimiä Jakavat työn hallittaviin palasiin Auttavat projektipäällikköä seuraamaan projektin tilaa

40 Tarkistuspisteet Muutoksen tapahtuessa tarkistuspisteet toimivat viitekehyksenä Niiden puitteissa voidaan keskustella mitä on tapahtumassa ja miksi Onko projektiin tulossa liikaa rönsyjä?

41 Avointen kohteiden luettelo
Kysymysluettelo avoinna olevista kohteista Alkaa yleisestä mutta kohdentuu yksityiskohtiin deadlineen mennessä Nimeä henkilö, joka vastaa selvittämisestä Kaikki epäselvyydet

42 Ongelma-alue Määräytyy vaatimusten perusteella
Aluksi voi olla varsin laaja Jokainen varhaisvaiheen kysymys kasvattaa tätä Pienenee kuitenkin lopuksi Rajattu erilaisista syistä ( aika, raha, muut resurssit)

43 Työnositusjärjestelmä (The Work Breakdown Structure)
Jaa isompi tehtävä pienemmäksi, kunnes saavutat tason, jota pienemmäksi et enää voi tehtävää jakaa Helpottaa arviointia kuinka kauan pieniin tehtäviin menee aikaa Kuinka paljon maksaa Kaikki asiat mitä täytyy tehdä Yleensä on 3-6 tasoa

44

45 Lähteet: Berkun Scott, Projektihallinnan taito, suunnittele, hallitse ja johda projekteja Hki, Readme.fi, 2006 Ruuska Kai, Pidä projekti hallinnassa: suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. HKI,Talentum, Pelin Risto, Projektihallinnan käsikirja, HKI, Gummerus, Litke Hans-Dieter, Projektinhallinta, Hki, Rastos, Kettunen Sami, Onnistu projektissa, HKI, WSOY 2003 Koskinen Kari K, Projektien ohjaus, Aseman lapset ry, Forssa, Anttila Pirkko, Se on projekti - vai onko? kulttuurialan tuontanto ja palveluprojektien hallinta, Akatiimi, Hamina, Marttala Anders & Karlsson Åke, Projektikirja, onnistuneen projektin toteuttaminen, Kauppakaari, HKi, Ruuska Kai, Projekti hallintaan, Suomen Atk-kustannus oy, HKI, 1999