Prosessien mallintaminen

Esitys aiheesta: "Prosessien mallintaminen"— Esityksen transkriptio:

1 Prosessien mallintaminen
Kari Kataja

2 Esityksen sisältö 10:15-11:45 (Yleinen prosessiosuus)
Esittäytyminen ja taustoja Yliopistojen prosessiyhteistyö Prosessien mallinnuksesta yleisesti Prosessin määrittely. Ydinprosessit, tukiprosessit ja pääprosessit Prosessien mallinnuksen tuloksia: Miksi mallintaa prosesseja? Mitä mallinnetaan? Mallinnuksen tarkkuustaso Käytettyjä menetelmiä 12:30-13:30 (QPR osuus) Kuvauksien jakelu ja linkitys Yhteinen palvelin Notaatiokäsikirjan ja QPR ProcessGuiden esittelyä 13:45-15:30 (QPR ProcessGuide –osuus jatkuu) QPR ProcessGuide harjoituksia

3 Esittäytyminen ja taustoja
DI, KTM, fil. yo. (2007) Kari Kataja, Kyrel / Flextronics Corporation Mm. Kyröskosken tehtaan prosessien mallinnus Tammikuu joulukuu 2005: Tampereen yliopiston prosessi- ja käsitemallinnusta. Joulukuu : IT-keskuksien prosessimallinnusta ITIL / palvelunhallinta –ryhmän johdolla.

4 Yliopistojen yhteystyö prosesseissa
ProcessGuideen liittyen ainakin vielä toistaiseksi löytyy materiaalia myös Em. sivujen uudelleenorganisointi työnalla Palvelun demoaminen

5 Prosessiajattelua Mallinnetaan prosessin nykytila Kehitetään toimintaa
Mallinnetaan uuden prosessin nykytila Oikein vai väärin? Prosessien hyödyntämisen näkökulmasta VÄÄRIN!

6 Prosessi (Laamanen, 2002) Palvelu Toimittaja Syöte Tuote Asiakas / käyttäjä Prosessi Input Output ”Sivutuote” ”Prosessin käsite koostuu toiminnasta, resurssista ja tuotoksesta, joihin liittyy suorituskyky.” (Laamanen, 2002)

7 Ydinprosessit ja tukiprosessit
Yleinen määritelmä: ydinprosessit ovat ulkoista asiakasta palvelevia prosesseja. (OplaaPro) Tukiprosessit mahdollistavat ydinprosessien toiminnan

8 Pääprosessit Pääprosessit ovat organisaation onnistumisen kannalta tärkeitä Pääprosessit voivat olla joko ydinprosesseja tai tukiprosesseja Pääprosessin synonyyminä käytetään usein avainprosessia.

9 Yliopistojen lähtökohta
Yliopistolaki määrittelee yliopistojen tehtäviksi tieteellisen ja taiteellisen toiminnan: Tutkimus Opetus Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

10 Jatkuva kehittäminen: prosessijohtoinen lähestymistapa
Mihin haluamme päästä? Visio ja toiminnan tavoitteet Mikä on nyky- tilamme? Määritelmä Kuinka pääsemme tavoitteeseemme? Prosessimuutos Mistä tiedämme saavuttaneemme tavoitteen Mittari (ITIL Managing IT services, Service Delivery: Office of Government Commerce)

11 Prosessien kehittäminen: sitoutumisen tärkeys (Laamanen)
Kriittinen menestystekijä: erityisesti johdon sitoutuminen avainasemassa Tietää Mitä se johdon sitoutuminen oikein tarkoittaa? Ymmärtää Hyväksyy Vai- kuttaa

12 Kaksi lähestymistapaa prosessien mallinnuksen tuloksiin
Prosessimalli: mihin sitä voitaisiin käyttää? Paljon muutakin kuin vain dokumentaatioväline Prosessien mallinnusprosessi: mitä se saa organisaatiossa aikaan?

13 Miksi mallintaa prosesseja? (1)
Pohja kehittämiselle: tiedetään nykytilanne Tietojärjestelmien kehittäminen: miten toimintaa tukevia tietojärjestelmiä voidaan kehittää jos toimintaa ei ole kuvattu? Palvelukeskukset Laadunvarmistusjärjestelmät ja mittarit Havaitaan mahdolliset puutteet tietoturvassa, dokumentoinnissa yms. Riskien hallinta! Kehityskohteiden havaitseminen Prosessiajattelun levittäminen

14 Miksi mallintaa prosesseja? (2)
Organisaatioiden välisten rajapintojen selventäminen ja kokonaisuuden hallinta Tietolähteiden ja tiedon tarvitsijoiden löytäminen Saadaan dokumentaatiota perehdyttämiseen Muutostenhallinta yms.

15 Mitä mallinnetaan? Vaihtoehtoina esimerkiksi:
Nykytilanne Vähän parannettu nykytilanne Tavoitetilanne Ideaalitilanne Mallista pitää selvitä, jos on kuvattu jotakin muuta kuin nykytilannetta

16 Mallinnettavien prosessien valinta
Kaikkea mahdollista ei kannata mallintaa Kriteereinä voi käyttää esimerkiksi: Tärkeät prosessit Ongelmallisiksi koetut prosessit Prosessit, joille suunnitteilla kehitystä

17 Mallinnuksen tarkkuustasosta
Ei kannata yrittää tehdä työohjeita Liiat detaljit tuhoavat ymmärryksen. Toimintalogiikka kuitenkin selvittävä. Kehittämisessä tarvitaan kuitenkin tarkempia kuvauksia. (Laamanen 2002) Hierarkian hyödyntäminen: lähtökohtaisesti prosessi sovittava yhdelle A4 arkille

18 Käytetyistä menetelmistä...
Hajautettu vs. keskitetty mallintaminen Organisaation kuormittaminen mallinnustyöllä Fläppitaulutekniikka tai keskustelu Useita iteraatiokierroksia QPR-Portaali helpottanee kommenttien pyytämistä laajemmalta porukalta

19 Käytetyistä menetelmistä 2
Lähtökohtana kolme vaihtoehtoa: Lähdetään täysin puhtaalta pöydältä mallintamaan prosessia Otetaan lähtökohdaksi esimerkiksi laeista / asetuksista löytyvät määräykset tai jo olemassa oleva malli / ohjeet yms. Käytetään jonkin toisen yliopiston tai valtiokonttorin (kiekuohjelma) jo tekemää mallia pohjana

20 15.3.2007 Kari Kataja kari.kataja@uta.fi
QPR ProcessGuide Kari Kataja

21 QPR Perustettu 1991, listattu HEX:n NM-listalla. Tuotteet: www.qpr.fi
QPR ScoreCard: tasapainoitetun tuloskortin (Balanced Scorecard) QPR ProcessGuide

22 Mallinnusvälineistä: MS Visio vs. QPR ProcessGuide
Visio on piirtoväline, ProcessGuide prosessien mallinnusväline ProcessGuide pakottaa yhteiseen mallinnustapaan, vähentää käyttäjän ”sooloilumahdollisuuksia” Erityisenä vahvuutena ProcessGuidessa tasojen ja linkkien hallinta Molemmilla ohjelmilla mahdollista piirtää prosessi ulkonäöltään hyvin samankaltaiseksi.

23 ProcessGuiden kuvauksien jakeluvaihtoehtoja
Dynaaminen www-sivusto QPR-Portaali –ratkaisun kautta Kommentointimahdollisuus Staattiset www-sivut (=export html ProcessGuidesta) PDF-tallennus esimerkiksi Acrobatilla Linkitys ei toimi PDF-tiedostoissa Paperitulosteet Kannattaa ottaa huomioon portaalin rajoitukset Upottaminen esim. Word-dokumentteihin.

24 QPR prosessien ja muun dokumentaation linkitys
Prosessi => muu dokumentaatio Tietoelementtien avulla onnistuu Yhteisen palvelimen osalta kehittäjäkäyttäjillä eivät linkit toimi Muu dokumentaatio => Portaalin prosessi Ei välttämättä onnistu yhteistä palvelinta käytettäessä

25 MS Visio / QPR kuvausten siirto
MS Visio => QPR ProcessGuide XML:n kautta tehtävissä Aika paljon rajoitteita: käytännössä voi olla parempi piirtää käsin uudelleen QPR ProcessGuide => MS Visio QPR ei ole siirrosta kiinnostunut Voisi kenties olla mahdollista kehittää ko. siirto, mutta nykyisin tällaista ratkaisua ei ole tiedossa.

26 Miksi yliopistoilla on yhteinen prosessikuvauksien varasto?
Moninkertaisen työn välttäminen: vain yksi ylläpidettävä järjestelmä Joustava lisenssien käyttäminen Yliopistoilla eri etenemisnopeus Kuvauksen jakaminen muille yliopistoille Yhteistyö Benchmarking Best practices Myös Valtiokonttorin kuvaukset palvelimella

27 Syntynyttä dokumentaatiota
Notaatiokäsikirja: ProcessGuiden standardipohjasta muokattu ProcessGuide / Visio vertailua, ProcessGuide havaintoja ja ”sudenkuoppia” yms. Dokumentit lähitulevaisuudessa organisoidaan todennäköisesti uudelleen

28 Jatkosuunnitelmia Prosessipankin käytön vakiinnuttaminen ja laajentaminen Prosessien hyödyntäminen IT-prosessien osalta keskusteltu pienryhmissä tapahtuvasta prosessien katselmoimisesta Tässä hyödynnettäisiin alueellista yhteistyötä Samalla tuettaisiin eri osa-aluiden verkottumista Olisiko yhteistyö AMK:n kanssa mahdollista? Toiminnan kehittäminen Mittareiden työstäminen

29 Notaatio Pääpiirteittäin käytössä ProcessGuiden standardipohja
Notaation ja ProcessGuiden esittely

30 Lukemista… Esimerkiksi Kai Laamasen kirjallisuutta voi käyttää apuna.

31 Kysymyksiä, kommentteja?