Välkomna! Tervetuloa! Information om projektredovisning

Esitys aiheesta: "Välkomna! Tervetuloa! Information om projektredovisning"— Esityksen transkriptio:

1 Välkomna! Tervetuloa! Information om projektredovisning
Projektikirjanpitoon liittyvää tietoa Interreg IV A Nord/Pohjoinen

2 Projektredovisning - Projektikirjanpito
Medlemsstaternas ansvar - Jäsenvaltioiden vastuu Vid projektstarten – Hanketta käynnistettäessä Projektavgränsning – Hankkeen rajaaminen Budget - Budjetti Upphandling - Kilpailuttaminen

3 Projektredovisning - Projektikirjanpito
Information och publicitet – Tiedottaminen Från redovisning av kostnader - till ansökan om utbetalning av stöd - Kirjanpidosta maksatushakemuksen jättämiseen Blanketter och bilagor – Lomakkeet ja liitteet Sammanfattning - Yhteenveto

4 Medlemsstaternas ansvar – Jäsenvaltioiden vastuu
Nationella kontrollanter – Kansalliset tarkastajat Sverige - Ruotsi Länsstyrelsen i Norrbotten, Luleå Norrbotten läänin läänihallitus, Luulaja Finland - Suomi Godkända revisionsbyråer - Hyväksytyt tilintarkastustoimistot Nytt för denna programperiod är alltså att kostnaderna ska granskas i respektive medlemsland. Nationell kontrollant ska ta hänsyn till gemenskapens regler men även nationella regelverk. Svenska projektdeltagare (både Lead Part och deltagande Projektpart) ska skicka redovisning av kostnader och finansiering till Länsstyrelsen i Norrbotten som är ansvarig för Nationell kontroll i Sverige för Interreg IV A Nord. Finska projektdeltagare (både Lead Part och deltagande Projektpart) ska skicka redovisning av kostnader och finansiering till certifierad nationell kontrollant i Finland. Revisionsbyrå certifieras av Arbets- och näringsministeriet. Norska kostnader granskas i Norge. Norska medel rekvireras via Troms fylkeskommun. Projektets huvudsökande ska informeras om de upparbetade norska kostnaderna.

5 Varje projektpartner – alltså även LP – ska redovisa sina kostnader och medfinansiering till en nationell kontrollant i sitt land. Tillsammans med redovisningen ska en läges/slutrapport skickas – denna är LP:s ansvar att ta fram med hjälp av deltagande partners. NK utfärdar sedan ett intyg och skickar tillbaka detta till partnern. LP ansvarar för att samla ihop intygen och sammanställa ansökan om utbetalning som skickas till FM tillsammans med läges-/slutrapport. FM granskar och beslutar om utbetalning, AM kontrollerar och verkställer utbetalningen som går till LP. LP ansvarar för att fördela stödet enligt avtal mellan parterna.

6 Vid projektstarten – hanketta käynnistettäessä
Läs projektbeslutet inklusive bilagor - Lue päätös liitteineen Särskilda villkor? - Erityiset ehdot? Ansökan om EU-stöd i efterhand - EU-maksatushakemus jälkikäteen Något att tänka på när man bedriver projekt Ansökan kan innehålla vissa saker som inte beviljats i beslutet – det är alltid BESLUTET som gäller. Viktigt att känna till de särskilda villkoren Tex - medfinansiering ska ordnas innan ett visst datum tidpunkter för ansökan om utbetalning Reserapport Speciellt sätt att redovisa en viss typ av kostnad upphandlingsförfarande 3. Likviditeten – alla kostnader ska vara bokförda OCH betalda innan utbetalning av eu-stöd kan ske. Dessutom ska medfinansieringen vara betald innan utbetalning av eu-stöd kan ske.

7 Projektavgränsning – Hankkeen rajaaminen
- HANKE A Ordinarie verksamhet - Varsinainen toiminta Vad är ett projekt? - Ett projekt är något utöver den ordinarie verksamheten. - Har begränsad tidsperiod – ett start- och ett slutdatum - Är resurs- och kostnadsplanerat med tydligt definierade mål - Har en särskild projektorganisation Projektet måste redovisas separat i den ekonomiska redovisningen/bokföringen Egen resultatenhet, projektkod, kostnadsställe Fördela ev. gemensamma fakturor direkt i bokföringen Samtliga intäkter och kostnader ska gå att utläsa i huvudboken - Resultatet ska följas upp på projektnivå • Ett bra projekt ska ge ett tydligt mervärde (additionalitet) till andra pågående insatser. Projekt ska komplettera varandra, inte dubblera varandra PROJEKT B - HANKE B PROJEKT C - HANKE C

8 Budget – Budjetti Egen personal - Hankehenkilöstö
Externa tjänster – Ulkopuoliset palvelut Lokalkostnader - Toimitilakustannukset Investeringar – Investoinnit Resor och logi – Matkat ja majoitus Övriga kostnader – Muut kustannukset Projektintäkter – Hankkeen tulot Offentligt direktfinansierade kostnader - Julkiset suorarahoitteiset kustannukset Ideellt/eget arbete – Vapaaehtoistyö/Oma työ Projektintäkter avräknas från kostnaderna innan stödet beräknas

9 Egen personal - Hankehenkilöstö
Lönekostnader - Palkkakustannukset Lönespecifikation och anställningsavtal - Palkkatiedote ja työhönottotodistus Tidredovisning - Työajanseuranta Projektanordnaren betalar lön + sociala avgifter för dessa personer (tillsvidareanställda, projektanställda) Kostnad verifieras med lönespecifikation och tidredovisning Mall för tidredovisning på Timmar, dag för dag, både för projekt och annan verksamhet Underskrift personal samt chef (friställer från ordinarie arbetsuppgifter)

10 Externa tjänster - Ulkoiset palvelut
Konsult - Konsultti Nationella kontrollanter i Finland - Suomen kansalliset tarkastajat Tänk på upphandlingsregler! - Huomioi kilpailuttamissäännöt! Fakturan måste specificeras - Lasku täytyy eritellä Arvoden för inhyrda konsulter - tjänster man inte betalar sociala avgifter för. Även nationella kontrollanter i Finland. Koppling till det specifika projektet ska kunna styrkas. Specificerade fakturor (vad är utfört, antal timmar, timkostnad) Underentreprenader som fördyrar genomförandet är inte stödberättigande. (ökar kostnaderna utan att tillföra motsvarande mervärde) Med underentreprenad menas b la då stödmottagaren uppdrar åt ett företag att utföra ett visst arbete och detta företag i sin tur anlitar ett annat företag att utföra hela eller del av uppdraget.

11 Investeringar - Investoinnit
Godkända i projektbeslutet - Päätöksessä hyväksytyt Hela investeringskostnaden eller avskrivning - Koko investointikulu tai poisto Ska vara godkända i projektbeslutet Gäller endast sådana investeringar som är nödvändiga för att genomföra projektet Alt 1 Hela investeringskostnaden är möjlig att ta upp som stödberättigad kostnad. Alt 2 Avskrivningskostnaden under projektets löptid tas upp som stödberättigad kostnad Det ska vara bestämt redan i beslutet om det är hela investeringen eller avskrivningskostnad som ska tas upp i projektet Om investeringen säljs eller förs över till annan verksamhet ska intäkten tas upp i projektet.

12 Lokalkostnader - Toimitilakulut
Externt hyrda lokaler/ulkopuolisilta vuokratut tilat hyresavtal - vuokrasopimus Internt hyrda lokaler/omien toimitilojen vuokraus faktiska kostnader – todellinen kustannukset Del av lokal – visa beräkningsmodell - Osa tiloista – esitä laskentamalli Externt hyrda lokaler - hyresavtal ska lämnas in. Internt hyrda lokaler - lokaler som ägs av projektägaren - faktiska kostnader utgör underlag för beräkning av hyreskostnaden - räntor får inte ingå i totala fastighetskostnaden. beräkning: (total fastighetskostnad/total kvm) multiplicerat med nyttjad yta i projektet = hyreskostnad i projektet

13 Resor och logi - Matkat ja majoitus
Vem? Kuka? Syfte? Tarkoitus? Rapport? Raportti? Vem har rest, vilket är syftet med resan – tydlig koppling till projektet. Finns något särskilt villkor i beslutet om stöd att skriva reserapport? Om resor utanför programområdet? Ska framgå av beslutet om detta är ok. Annars ska sekretariatet kontaktas.

14 Övriga kostnader - Muut kustannukset
Till exempel – Esimerkiksi: porto - postimaksu telefon - puhelin kontorsmaterial - konttoritarvikkeet broschyr - esite utlandsbetalning – ulkomaan maksu Projektrelaterade kostnader som inte kan redovisas under andra kategorier räknas till övriga kostnader. Om det finns indirekta kostnader så redovisas de här. Obs! Beräkningsmodell – se även nästa bild. Tänk på informationsskyldigheten! EU-logo på trycksaker, annonser etc

15 Indirekta kostnader - Välilliset kustannukset
Godkända i projektbeslutet - Päätöksessä hyväksytyt Godkänns i undantagsfall – endast till universitet - Hyväksytään vain erityistapauksissa – ainoastaan yliopistojen MAX 25% av direkta lönekostnader - Enintään 25% suorista palkkakustannuksista Fördelas direkt i bokföringen och redovisas som övrig kostnad Jaetaan suoraan kirjanpidossa ja esitetään kohdassa muut kulut Så långt det är möjligt ska projektets kostnader redovisas som direkta. Direkta kostnader ska därför inte ingå i kostnadsmassan för indirekta kostnader. Bifoga beräkningsunderlag som visar vilka indirekta kostnader som aves. Ska bokföras på projektet enligt fördelningsmodell. Modellen ska dokumenteras väl och regelbundet ses över. Exempel på stödber. indir kostnader; Telefon, Lokaler, IT-stöd, Vaktmästeri, Städning, Ekonomi, administration Exempel på icke-stödberättigande indirekta kostnader är; Ledningskostnader,Rese-och transportkostnader, representation och mf-kostnader för stödmottagarens organisation, Kompetensutveckling, Anskaffning av maskiner/inventarier, Interndebiteringar, Rekryteringskostnader, Traktamenten, Bilersättningar, Personalersättningar och naturaförmåner, Sjuk- och hälsovård, Leasing, samt kostnader som inte är stödberättigande enligt förordningar och praxis som gäller för direkta kostnader. Obs! Vissa av de ovan angivna kostnadstyperna i ett enskilt fall kan vara tydligt projektrelaterat och därmed stödberättigande, denna kostnad ska då alltid redovisas som en direktkostnad i projektet. Begränsning; högst 25% av de direkta lönekostnaderna i projektet. Begränsningen gäller både för budget i ansökan samt för faktiskt utfall. Beräkning av indirekta kostnader Modell Stödberättigande indirekta kostnader *100= påslag i procent som läggs på direkta kostnad för all arbetad tid lönekostnader Exempel Indirekta kostnader Ekonomi och administration Euro Lokaler 30 000 Euro Summa 35 000 Euro Lönekostnad för all arbetad tid 300 000 Euro Påslag Stödberättigande indirekta kostnader *100= 12% Kostnad all arbetad tid Direkta stödberättigande lönekostnader i projektet 85 000 Euro. Kostnad för indirekta kostnader som kan tas upp i projektet blir 85 000*0,12= Euro.

16 Moms - Arvonlisävero Slutlig kostnad för stödmottagaren
- Lopullinen kustannus tuenvastaanottajalle Godkänd i projektbeslutet - Päätöksessä hyväksytty Utlåtande från skattemyndighet - Lausunto veroviranomaiselta Stödberättigande endast om de utgör en slutlig kostnad och om de är godkända i projektbeslutet Beslut grundas på utlåtande/intyg från skattemyndighet att projektet inte får dra av moms i skattedeklaration. Utlåtandet ska visas upp vid ansökan om stöd så detta borde vara klart när ni börjar ansöka om utbetalning. En kopia av utlåtandet skickar ni till NK.

17 Projektintäkter – Hankkeen tulot
Till exempel - Esimerkiksi: försäljning - myynti uthyrning - vuokraaminen avgifter - maksut Projektintäkterna reducerar de stödberättigande bokförda nettokostnaderna som eu-stödet beräknas på. Även oförutsedda intäkter ska tas med i förekommande fall. Alltså om ni får intäkter i projektet men inte har den budgetposten i ert beslut om stöd – då ska ni ändå redovisa intäkterna i ansökan om utbetalning. Om medfinansiering (offentlig eller privat) betalas till ett högre belopp än det som finns med i beslutets budget ska det överskjutande beloppet redovisas som projektintäkt. Annars ses projektets kostnader som överfinansierade.

18 Offentligt direktfinansierade kostnader - Julkiset suorarahoitteiset kustannukset
Kostnad som offentlig medfinansiär betalat och bokfört Kustannus jonka julkinen vastinrahoittaja on maksanut ja kirjannut kirjanpitoonsa OBS! – Någon annan än stödmottagaren Huom! – Joku muu kuin tuenvastaanottaja Verifieras med underlag på faktisk kostnad - Todennetaan varsinaisten kustannusten pohjalta Underlag krävs - För arbete krävs samma underlag som för egen personal - För utrustning krävs utdrag ur bokföring eller fakturakopia Ett bortfall av offentligt direktfinansierade kostnader jämfört med budgeten i beslutet innebär att det eu-stöd som är möjligt att betala ut reduceras

19 Ideellt/eget arbete - Vapaaehtoistyö/Oma työ
Arbete i projektet utan krav på faktisk betalning - Hankkeessa tehty työ josta ei varsinaisesti makseta korvausta Tidredovisning - Aikaseuranta Kostnad - 20 eller 25 euro/timme - Työn arvo – 20 tai 25 euroa per tunti Avser det arbete som utförs i projektet utan krav på faktisk betalning Aktiv arbetsinsats i projektet Tidredovisning (deltagare, timmar/månad, timkostnad) Timkostnad - ideella föreningar/enskilda personer 20 euro/timme och anställda i företag 25 euro/timme Denna post växlar ej upp EU-stöd

20 Ej stödberättigande kostnader - Tukikelvottomat kustannukset
Till exempel - Esimerkiksi: Räntekostnad - Korkokulu Böter och rättegångskostnader – Sakot ja oikeudenkäyntikulut Moms – Arvonlisävero Gåvor – Lahjat Exempel: Kostnader som uppstått före/efter projekttiden Bankavgifter, räntekostnader, avgifter för finansiella transaktioner (undantaget utlandsbetalning), förseningsavgifter, valutakursförluster Böter, straffavgifter och rättegångskostnader Moms, för momspliktig stödmottagare Priser och gåvor Styrelsearvoden Bidrag och sponsring Revisionskostnader Löneförmåner som t.ex privat pensionsförsäkring Indirekta kostnader utöver 25% av lönekostnader Alkohol utöver vin/öl som måltidsdryck Kostnader som inte godkänns vid granskning av projektets redovisning ska fortsättningsvis inte tas med. Transaktionskostnader för utlandsbetalningar är stödberättigande

21 Kontant medfinansiering – Vastinrahoitus käteisenä
Offentlig och/eller privat – Julkinen ja/tai yksityinen Verifieras med inbetalningsavier – Todennetaan tilillepanotositteella Offentlig och/eller privat – Kom ihåg att ansöka om utbetalning hos respektive medfinansiär. Om det är möjligt – försök få förskottsutbetalningar på medfinansieringen – detta för att motverka ev. eftersläpning på utbetalning av eu-stöd. Medfinansiering ska vara utbetald till stödmottagaren innan EU-stödet kan betalas ut OCH inom den beslutade projekttiden. Medfinansieringen redovisas både till nationell kontrollant och till Förvaltningsmyndigheten. Till nationell kontrollant redovisas allt som har influtit under aktuell redovisningsperiod och till FM kan man komplettera med inbetalningsavier för medfinansiering som inkommit under den tid som förflutit mellan redovisningsperiodens slut och tid för inlämning av ansökan om utbetalning. (Redovisning ska granskas hos NK först och det tar ca 4 månader efter redovisningsperiodens slut innan allt är klart för att skicka in ansökan om utbetalning) OBS! Om en medfinansiär betalar mer än vad som utlovats enligt belopp i beslut som ska detta redovisas som projektintäkter. Gäller både offentlig och privat medfinansiering.

22 Upphandling - Kilpailuttaminen
Lag om offentlig upphandling – Laki julkisista hankinnoista Affärsmässig upphandling – Liiketoimintapohjainen hankintatapa Upphandlingsförfarandet ska styrkas med underlag – Hankintamenettelyn eri vaiheet tulee kirjata muistiin Upphandlingsförfarandet ska kunna styrkas med organisationens upphandlingspolicy förfrågningsunderlag och anbudsbegäran annons och uppgifter om var den publicerats öppningsprotokoll och utvärderingsunderlag beslut med motivering av vald leverantör Avtal med den valda leverantören Om stödmottagare inte omfattas av lagen så ska ändå en affärsmässig upphandling ske – utsättas för konkurrens, kostnadseffektivitet! Viktigt att dokumentera! Kravspec, vilka har man frågat, hur, motivering till val av leverantör Observera att kostnader kan strykas och hela eller delar av stödet kan krävas tillbaka om krav på upphandling inte följts.

23 Information och publicitet - Tiedottaminen
Informera om att projektet delfinansieras av Europeiska unionen - Ilmoita että hanke on osittain Euroopan unionin rahoittama På allt informationsmaterial / Kaikessa tiedottamismateriaalissa Vid informationsevenemang / Tiedottamistilaisuuksissa OBS! Kostnader kan strykas om informationskravet ej uppfylls. - HUOM! Kulut voidaan hylätä jos tiedottamisvelvollisuus ei toteudu Enligt Europeiska Unionens förordning 1828/06 Artikel 8 är stödmottagaren skyldig att alltid tala om att projektet delfinansieras med EU-medel. Enligt SFS 2007:14 § 26 har förvaltningsmyndigheten rätt att, helt eller delvis, upphäva beslut ifall stödmottagaren inte följer de förutsättningar som föreligger beslutet. Infomaterial; ex annonser, broschyrer, dvd, hemsidor eller annat som publiceras eller produceras Informationsevenmang; ex konferenser, möten, utbildningar, seminarier, utställningar Observera att kostnader kan strykas och hela eller delar av stödet kan krävas tillbaka om informationskravet inte uppfylls Dokumentera all information, spara annonser, artiklar, broschyrer etc. Gör skärmdumpar på ev. hemsidor så att man vid en revision många år senare kan se att sidan funnits och att informationsskyldigheten uppfyllts (det är ju inte säkert att hemsidan lever 5-10 år efter projektets slut!)

24 EU-logo Gränslösa möjligheter / Rajattomat mahdollisuudet
Skylta och informera om att projektet har fått EU-stöd Loggor och andra grafiska riktlinjer finns på webben - Rätt vänd och i rätt färger - Alltid med text - Minst lika stor som andra logotyper i samma informationsmaterial Skylt eller dekal vid lokal där projekt bedrivs (Stora projekt över euro i stöd som gäller fysiskt föremål, infrastruktur, bygg- och anläggningsarbeten – då krävs stor, permanent skylt efter avslutat projekt) Om informationsskyldigheten inte uppfylls så kommer kostnader att justeras. Om EU-logo saknas eller inte är korrekt kommer kostnader för materialet att strykas i sin helhet. EUROPEISKA UNIONEN Europeiska regionala utvecklingsfonden

25 Redovisning till Nationell Kontrollant (NK) - Kulujen selvitys – Kansallinen Tarkastaja (KT)
Blankett - Lomake Läges-/Slutrapport – Seuranta-/loppuraportti Bilagor - Liitteet Varje projektpartner - Kostnader och finansiering - Jokainen partneri – kustannukset ja rahoitus Handläggningstid – MAX 3 månader (om komplett) - Käsittelyaika – enintään 3 kuukautta (jos täydellinen) Intyg/todistus Varje projektpart sammanställer sina egna kostnader och den finansiering som influtit under projekttiden. Blankett finns på webben. Excelformat – formler och automatiska summeringar. Består av flera sidor, det finns även en sida för avstämning mot huvudbok. Gå igenom en extra gång innan ni skickar in – dubbelkolla att ni fyllt i alla uppgifter och skickat med de bilagor som behövs. NK ska utfärda ett intyg inom tre månader från att redovisningen inkommit men om den inte är komplett så kan det innebära att handläggningen fördröjs och det kan i värsta fall ta längre än tre månader med kompletteringsförfarandet osv. När NK har utfärdat intyget så skickas det tillbaka till projektpartnern som i sin tur ansvarar för att lämna detta till LP som är den som gör själva ansökan om utbetalning till FM.

26 Läges-/slutrapport - Seuranta-/loppuraportti
Redovisning NK och Ansökan om utbetalning - Kulujen selvitys KT ja Maksatushakemus I lägesrapporten beskriver man hur projektet har genomförts under den aktuella perioden utifrån aktiviteter, budget, resultat mm Avvikelser jämfört med plan i beslut ska kommenteras och vilka åtgärder det lett till I slutrapporten ska projektets resultat beskrivas; Hur har avvikelser mellan förväntat och faktiskt resultat hanterats? Uppföljning av indikatorer? Det är LP:s ansvar att skriva rapporten, naturligtvis med hjälp av övriga partners. Det är alltså bra om rapporten färdigställs så att den kan delges varje part för att skickas med redovisningen till NK. NK granskar kostnaderna utifrån regler, beslut men det är även bra att kunna koppla kostnaderna till det som genomförts under perioden – genom beskrivning i rapport så kan en kostnad kopplas till aktiviteter i beslut. Lägesrapporten granskas o godkänns dock i samband med att den formella ansökan om utbetalning granskas på FM.

27 Bilagor - redovisning till NK - Liitteet – kulujen selvitys KT
Ekonomiskt underlag / Taloudellinen selvitys Tidredovisning / Aikaseuranta Lönespecifikationer och anställningsavtal / Palkkatodistus ja työsopimus Upphandlingsunderlag / Kilpailuttamisasiakirjat Verifiering av lokalkostnad / Toimitilakustannusten todentaminen Momsutlåtande - skattemyndighet / Arvonlisäverolausunto veroviranomaisilta Verifiering av medfinansiering / vastinrahoituksen todentaminen

28 Ekonomiskt underlag - Taloudellinen selvitys
Huvudbok – Kirjanpidon pääkirja Huvudboksperiod = redovisningsperiod - Pääkirjan raportointikausi = maksatushakemuksen raportointikausi Kostnader och intäkter – Kustannukset ja tulot Huvudbok – utdrag ur redovisningen konto för konto där varje transaktion framgår. OBS! för den tid som redovisningen avser. Gärna även en resultatrapport för perioden. Kopior av alla verifikat vid första redovisningstillfället - sedan tas stickprov utifrån kvaliteten på det material som inkom i första redovisningen. Verifiering av att kostnaderna är betalda.

29 Verifieringskedjan - Jäljitysketju
Verifikation - Tosite Huvudbok - Kirjanpiton pääkirja Sammanställning – huvudbokskonton kostnadsslag - Yhteenveto – pääkirjan kustannuspaikat kustannuslajit Redovisning av kostnader och finansiering - Kustannusten ja rahoituksen esittäminen Ansökan om utbetalning - Maksatushakemus Verifieringskedjan ska vara obruten och tydlig – det är inte minst viktigt om det blir en revision av projektet en tid efter att projektet är avslutat! Varje affärshändelse blir en verifikation – det ska framgå; När? Vad? Säljare? Köpare? Syfte o deltagare? Verifikationsnummer? Varje verifikation bokförs på ett konto i huvudboken – i huvudboksutdraget ska alla konton synas (kostnader och finansiering), alla verifikationsnummer samt bokföringsdatum ska framgå. En av sidorna i redovisningen till nationell kontrollant består av en kontoavstämning – där summerar ni de konton som bildar ett visst kostnadsslag – lättare att följa kedjan från huvudbok till redovisning och slutligen till ansökan om utbetalning. Summa för kostnadsslag flyttas över till kostnadsspecifikation och summorna av varje redovisning (och sedan intyg) bildar delsumma i ansökan om utbetalning (som ju avser minst två stödmottagares kostnader)

30 Ansökan om utbetalning - Maksatushakemus
Blankett - Lomake Särskilda perioder / Erityiset kaudet Ansökan i euro / Hakemus euroissa Läges-/Slutrapport – Seuranta-/Loppuraportti Intyg från NK / Todistus kansalliselta tarkastajalta Verifiering av medfinansiering / Vastinrahoituksen todentaminen Ni ansöker om utbetalning i euro. Ni använder den officiella växelkursen som gällde månaden innan ni skickar in ansökan. Adress till webbsida med aktuell växelkurs hittar ni i handledningen samt på vår webbsida. Intyg från nationell kontrollant i Sverige kommer att utfärdas i SEK (svenska kronor). LP räknar om de svenska intygen från nationell kontrollant till euro när ansökan om utbetalning sammanställs. LP räknar om norska kostnader och finansieringar i samband med att ansökan om utbetalning sammanställs. Ansökan om utbetalning skickas till FM – alltså Länsstyrelsen i Luleå. Man kan skicka oftare än perioderna i beslutet säger men man ska så långt möjligt skicka enligt de perioder som anges. Om det blir problem eller förseningar – hör av er.

31 Tidsåtgång - Aikataulu
REdovisningperioder, 2 eller 3 per år. Finns i ert beslut. Varje part sammanställer o skickar redovisning till sin NK som granskar och utfärdar intyg. LP skickar in ansökan om utbetalning – intygen från NK ligger till grund. OBS! Ansökan om utbetalning ska in senast 4 mån efter redovisningperioden, skicka in redovisning till NK så fort det bara går efter redovisningsperioden – NK ska kunna godkänna kostnaderna inom 3 månader. Förvaltningsmyndigheten granskar lägesrapport och ansökan om utbetalning samt beslutar om utbetalning som Attesterande myndighet verkställer.

32 Granskning… - Tarkastus…
Vid skrivbordet / Kirjoituspöydän ääressä Kontroll på plats / Paikanpäällä tapahtuva Olika sorters kontroller av projekt; First level control: Den nationella kontrollanten gör skrivbordsgranskning av redovisningen och allt inskickat material. Kompletteringar kan begäras. Den nationella kontrollanten kommer även att göra kontroll på plats hos vissa projekt. Önskvärt är att alla projekt kan besökas minst en gång. En urvalsmetod att användas för att välja ut de projekt som kommer att kontrolleras på plats. Förvaltningsmyndigheten granskar ansökan om utbetalning och gör även kontroll på plats enligt urvalsmodell. Utöver detta så kan projekten kontrolleras av tex EU-kommissionen, revisionsmyndigheten (ESV)

33 Förändringar i budgeten - budjettimuutos
Skriftlig ansökan – Kirjallinen hakemus Beslut fattas av förvaltningsmyndigheten - Päätöksen tekee hallintoviranomainen Exempel på andra förändringar som måste godkännas av FM Ändring av finansiering, medfinansiering Ändring i inriktning jämfört med beslut Byte av stödmottagare Förlängning av projekttid – OBS! ansökan under projekttiden MOTIVERA ansökan Förändringar som ska rapporteras; ex byte av namn, adress, betalkonto, behörig firmatecknare

34 Förskottsutbetalning? - Ennakkomaksut?
Bara till vissa organisationsformer - Vain tietyille organisaatio tyypeille Begränsat belopp - Rajoitettu summa Skriftlig ansökan - Kirjallinen hakemus Förskott kan betalas ut med upp till 50% av stödbeloppet, dock högst euro till: - lokala utvecklingsgrupper - kooperativ - allmännyttiga stiftelser - ideella föreningar. Ansökan om förskott ska vara skriftlig med motivering och skickas till beredningshandläggaren.

35 Sammanfattning - Yhteenveto
Läs beslutet om stöd och de villkor och regler som gäller - Lue tukipäätös sekä liitteenä olevat ehdot ja säännöt Lämna in ansökningar om utbetalning i tid - Jätä maksatushakemus ajoissa Rapportera och ev. ansök om förändringsbeslut - Ilmoita mahdollisista muutoksista hankkeessa ja tarpeen vaatiessa jätä muutoshakemus Avsluta i tid - Päätä hanke ajoissa Dokumentera och spara till 31 augusti 2020 eller längre - Dokumentoi ja säästä 31 elokuuta 2020 asti tai pidempään Tänk på att projektet är något annat än ord. verks. – håll ordning! Eget ansvar – läs beslut, förordningar, regler, handledning Lämna in ansökningar om utbetalning i tid - Påminnelse skickas ut till de projekt som inte följer beslutade perioder. - En redovisningsperiod får inte gå över ett årsskifte. - De sista 10% av beviljat stöd hålls inne tills att ansökan om slututbetalning och slutrapport är godkänd Försök hålla budget och tidplan, vid förändringar kontakta förvaltningsmyndigheten. Avsluta så att ni hinner skriva slutrapport och bokföra och betala alla kostnader innan projekttiden har gått ut! Dokumentera och spara alla handlingar, revision kan göras under/efter projektperioden fram till och med eller längre om nationella bokföringsregler anger det! Om stödmottagarens verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv- och dokumentationsplaner var originalverifikationer och material kan återfinnas. Dokumentera och spara allt som kan verifiera att verksamheten genomförts! OBS! Finska regelverket säger att allt ska sparas till ! Slutligen; Använd hemsidan för info

36 Kontaktuppgifter - Interreg IV A Nord Prioriterade områden 1 – 3
Lena Anttila Enhetschef tel  125 Tiina Marjeta tel Kairi Pääsuke tel Per-Erik Andersson tel  146 Iiris Mäntyranta tel +46 920 96 061 e-post: Interreg IV A Nord/Sápmi Prioriterat område 4 Ella-Britt Utsi Jannok tel E-post:

37 Kontaktuppgifter - Interreg IV A Nord - Norge Prioriterade områden 1 – 4 Björn Berg tel e-post: Interreg IV A Nord/Sápmi – Norge Prioriterat område 4 Sidsel Trønsdal tel e-post: Interreg IV A Nord – Infopoint Prioriterade områden 1 – 4 Maija Uusisuo tel e-post:

38 Kontaktuppgifter - Interreg IV A Nord – Ekonom Förvaltningsmyndigheten
Prioriterade områden 1 – 4 Veronica Estling tel  961 56 e-post:

39 Kontaktuppgifter - Interreg IV A Nord – Nationell kontroll Sverige
Prioriterade områden 1 – 4 Jon Karlberg tel  963 68 Jonas Wasserman tel e-post: