Kansallisarkiston arkkitehtuurityö

Esitys aiheesta: "Kansallisarkiston arkkitehtuurityö"— Esityksen transkriptio:

1 Kansallisarkiston arkkitehtuurityö
Vili Haukkovaara

2 Lyhyesti Työstä Nykytila&tavoitetila Kehittämisen tierkarttaa

3 Lyhyt historia Perustaminen Käynnistys Ensimmäinen kierros
Pieni ryhmä kasaan, jolla kokemusta ympäri organisaatiota ja joilla ”kehittäminen verissä” 2015 kevät Käynnistys Koulutukset syksyllä 2015 Hallintamalli 2016 keväällä Ensimmäinen kierros Hallintamallin mukainen kierros Q3/2016-Q2/2017 Toinen kierros Edelleen käynnissä Q3/2017-> Pieni ryhmä = 4->5 henkilö, kullakin 15-25% työaikavaraus

4

5 Mitä tuotettu? Kuvauksia Archimate 2.1 notaatiolla Archi työkalulla
Data omassa kannassaan n kohdetta (elements) nykytilassa, n tavoitetilassa Käytännössä kuvattu toistaiseksi vain toimintaa, tietoa ja järjestelmiä Periaatetasoa olemassa, mutta ei archimatella toistaiseksi Teknologiakuvauksia ei ole tuotu osaksi arkkitehtuurityömme kuvauksia toistaiseksi Visualisointeja datan päältä Demoa… Kehittämisen tiekarttaa aloitettu Haasteena päivityssykli - tarkkuus vs. ylläpito

6 Kokemuksina Johdon ja keskijohdon sitoutuminen vaihtelevaa
Ulkoiset vaikuttajat haaste Arkkitehtuuriin laitettava työaika luisuu Organisaatiosta tullut positiivisia kokemuksia ja kuvauksista on koettu olevan hyötyä Tietoarkkitehtuuri on muodostanut haasteita

7 Näkymiä arkkitehtuuriin
Nykytilasta Prosessikartta - Ydinprosessit Sidosryhmät Palvelut Tavoitetilasta Liiketoimintamalli ”Kerroskuvaus” Kehittämisen tiekarttaa

8 Aineiston muodostuksen ohjaus
Johtaminen Tukitoiminnot Aineiston muodostuksen ohjaus Aineiston vastaanotto Aineistot arkistonmuodostajan toiminnassa Aineistot säilytyksessä ja käytettävinä Aineiston hallinta Aineiston käyttöön saattaminen

9 Aineiston hyödyntäjät
z Kansalainen Yhdistys/järjestö Viranomainen Aineiston luovuttaja Aineiston hyödyntäjät Toiminnan mahdollistajat Ohjattava taho Tarkentava Rooli Lakisääteinen luovuttaja Vapaaehtoinen luovuttaja Organisaatio Henkilö Pääroolit Normi ja informaatio ohjattavat Valtionapuohjattavat Heraldinen ohjattava Ohjaava ja rahoittava taho Palvelun tuottaja Yhteistyöryhmä Väliaikainen rahoittaja OKM VM Valtori VRK Hansel Kansalliskirjasto CSC Palkeet Euroopan komissio Suomen Akatemia Säätiö KAM-yhteistyö Arkistoalan ryhmä Valtionhallinnon yhteistyöryhmät Muu hallinnon työryhmä Yliopisto Korkeakoulu Kunta Muu julkisen hallinnon toimija Yhdistys/Järjestö Valtionapuarkisto

10 Ulkoiset palvelut Analogisen aineiston säilyttämispalvelu
Analogisen viranomaisaineistojen vastaanottopalvelu Analogisten yksityisaineistojen vastaanottopalvelu Asiakaspalvelu Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin koulutuspalvelu Heraldinen palvelu Julkishallinnon analogisen aineiston säilyttämisen neuvonta- ja konsultointipalvelu Julkishallinnon sähköisen säilyttämisen ja asiakirjahallinnan neuvonta- ja konsultointipalvelu Luovutettavien aineistojen järjestämis-/digitointipalvelu Ryhmäesittely-palvelu Säilytyspäätös-palvelu Tietopalvelun asiakasneuvonta Tietopyyntöpalvelu

11 Aineiston muodostuksen ohjaus
Heraldinen lausunto-prosessi Koulutus Lausunto-pyynnön käsittely Seulontaprosessi Syntysähköiseen aineistoon liittyvä konsultointi Säilytys-päätöksen teko Aineiston vastaanotto Analogisen viranomaisaineiston vastaanotto Säilytyspyynnön käsittely Yksityisarkistojen hankinta Aineiston hallinta Analogisen aineiston kuvailu Analogisen aineiston järjestäminen Digitoidun aineiston indeksointi Digitoidun aineiston hallinta Digitoinnin valmistelu Konservointi Maksullinen järjestäminen ja kuvailu Aineiston käyttöön saattaminen Aineistotilauksen käsittely Digitointi Jäljennetilauksen käsittely Käyttöluvan käsittely Oikaisuvaatimuksen käsittely Ryhmäesittelytilauksen käsittely Tiedustelun käsittely Tietopalvelun asiakasneuvonta Tietopyynnön käsittely

12 Tavoitetilasta Ydinprosessit (prosessikartta) ja sidosryhmät eivät juuri muutu Palveluissa pieniä muutoksia Palveluiden tarjoaminen muuttuu, massadigitointi Prosesseissa suurempia muutoksia Massadigitointi, digitaalisen aineiston vastaanotto, automaatio Järjestelmissä suuria muutokset Massadigitointi, SAPA, AHAA…

13 Tavoitetilan liiketoimintamalli

14 Muodostuksen ohjaus Vastaanotto Käyttöön saattaminen Hallinta

15

16 Keskusarkiston käyttöönotto
READ SAPA Astia kehitys AHAA käyttöönotto Keskusarkiston käyttöönotto Massadigitointi Aineiston käyttöoikeuksien hallinta Viranomaispalveluiden uudistus 2017 2018 2019 2020