Sähköinen arkistointi julkisessa hallinnossa

Esitys aiheesta: "Sähköinen arkistointi julkisessa hallinnossa"— Esityksen transkriptio:

1 Sähköinen arkistointi julkisessa hallinnossa
Jari Kallela JulkICT

2 Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus – SAPA
SAPA-työryhmän 8/2015 – 5/2016 (VM066:00/2015) osallistuvat VM, OKM, Arkistolaitos, Kuntaliitto, VNK (VNHY) ja Tampereen kaupunki Tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu määräaikaisesti ja pysyvästi säilytettäviä viranomaisaineistojen sähköiseen arkistoon ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet. Materiaalit on julkaistu JulkICT-wikissä Markkinaselvitys on julkaistu markkinaselvitys

3 SAPA prosessikartta

4 Skenaario II – kaikki arkistoitava aineisto
SAPA metatiedot Metatiedot Asian-hallinta Asian-hallinta Pysyvästi säilytettävä aineisto SAPA reititys Kunnat ja valtion viranomaiset Muokattavaaineisto STIII säilytys Säilytys KDK-PAS säilytys STIII tason aineisto Määräajan säilytettävä aineisto

5 Keskeisiä periaatteita
Arkistonmuodostajan rooli ja vastuu ennallaan: pääsy SAPA- palvelussa olevaan aineistoon yhä arkistonmuodostajan kautta Arkistolaitoksen roolin muutos: mahdollisuus tarjota SAPA- palvelua myös määräajan säilytettävälle aineistolle SAPA-palvelun käyttö on pääosin vapaaehtoista, pysyvästi säilytettävälle aineistolle käyttövelvollisuus SAPA-palvelu rahoitetaan budjettivaroin pysyvästi säilytettävän aineiston osalta SAPA-palvelu on maksullista määräajan säilytettävän aineiston osalta

6 Sähköisen arkistoinnin tilanne

7 Jatkotoimena markkinaselvitys
Selvitys tehtiin 9/2016 – 2/2017 Tavoitteena oli selvittää julkisen hallinnon sähköisen arkistoinnin nykytilaa, tarpeita sekä tulee kehitystä. Selvityksessä huomioitiin sellaiset aineistot (niiden muodosta tai laadusta riippumatta), jotka ovat syntyneet osana julkisen hallintotehtävän hoitamista. Asiakirjalliseen aineistoon voivat sisältyä myös kuvat, audiovisuaaliset materiaalit, kartat, rekisterit ja tietokannat. Sähköisellä säilyttämisellä tarkoitetaan sähköisessä muodossa olevan, aineiston aktiivivaiheen ohittaneet määräajan tai pysyvästi säilytettävän aineiston säilytystapahtumaa. Yleiskielessä tälle synonyyminä usein toimii sähköinen arkistointi. Menetelmänä oli kysely, teemahaastattelut ja kvantitatiivinen analyysi

8 Sähköisen arkistoinnin markkinaselvitys
Sähköisten viranomaisaineistojen säilytyksen ja arkistoinnin nykytila ja miten se tulee kehittymään seuraavien 5-10 vuoden aikana huomioiden sekä määräajan että pysyvästi säilytettävät aineistot? Aineisto on syntynyt osana julkisen viran-omaistehtävän hoitamista. Tutkimusaineisto rajataan pois. Selvityksen aikataulu: kuvio 1. Selvitys on toteutettu Verkkokyselynä kaikille kunnille, kuntayhtymille, valtion virastoille ja laitoksille, amk:lle ja yo:lle. Verkkokyselyyn vastanneet: kuvio 2. Vastauksia 273/548 (49,8% koko kohderyhmästä) Haastatteluina 10 organisaatiolle (5 kunnat + kuntayhtymät sekä 5 valtio + oppilaitokset). Kuvio 1. Kuvio 2.

9 SAPAn kriittisiä menestystekijöitä
Uskottava, nopea ja vaiheittainen käyttöönotto Viestinä SAPAn toimintamallista ja aikatauluista, jotta vältetään mahdolliset päällekkäiset investoinnit kohderyhmässä. Nopeasti edes osaratkaisuja saadaan käyttöön.. Nopea ja kevyt tekninen ja toiminnallinen vaatimusmäärittely sille, millä edellytyksillä SAPA ottaa vastaan aineistoja Sähköisesti säilytettävää aineistoa kertyy organisaatioissa koko ajan lisää. Niiden helppo muuttaminen siirrettäväksi SAPAan nopeuttaa kumuloitumista. Tietopalvelukyvykkyys voi olla aluksi vaatimaton. Kevyet metatietojen laadulliset vaatimukset ja siirtävät organisaatiot itse tuottamat siirtymäkauden ajan ao. aineistoon kohdistuvat tietopalvelut parantavat valmiutta siirtää aineistoja SAPAan. Valtionhallinnossa kiinnostusta lisää kyky vastaan turvaluokiteltua suojaustason III ja IV aineistoa. Pysyvää arkistointia odottaa yhä suuri ja kasvava määrä paperiaineistoa Julkisessa hallinnossa on 550 hyllykilometriä aineistoja ja määrä kasvaa vastaajien arvioiden mukaan noin 15 hyllykilometrillä vuodessa. Tämä olisi merkittävä lisä SAPAan siirrettäväksi aineistoksi.

10 Sähköisen arkistoinnin nykytila on kirjava
Sähköisen säilyttämisen tila julkishallinnossa kirjava. Vähän dedikoituja säilytysratkaisuja, aineistot pääosin operatiivisissa järjestelmissä. Digitointia lähinnä teknisessä toimessa. SAPA:aan aineistoja arvioidaan kumuloituvan (Gt:a) hitaasti (taulukko 1)  kustannus-hyötyanalyysi on haastava. Asenne SAPA:aa kohtaan positiivinen, paljon odotuksia (kuvio 3), väliaikaisia investointeja suunnitteilla, ellei SAPA tule jo 2017 aikana. Tietopalvelukyvykkyyttä koskevat vaatimukset aineistojen määrän vaikuttavat kasvuun Metatiedot kirjavia tai puuttuvat kokonaan. Digitoidusta aineistosta tyypillisesti puuttuvat. Keskeinen riski käyttöönotolle SAPA:n maksullisuus (vuosimaksut, aineistojen muunnokset) Taulukko 1. Kuvio 3.

11 Valmius sähköiseen säilyttämiseen puutteellinen
Kansallisarkiston suosittamassa formaatissa alle puolet. Kaikki aineisto on suositetuissa formaateissa 8% organisaatioita. Aineisto on usein kirjavaa ja Kansallisarkiston suosittamien formaattien sijaan aineisto on usein siinä muodossa kuin se on alun perin luotu. Yli puolessa vastaajaorganisaatioista omien metatietojen arvioitiin olevan vähintään osittain SÄHKE2 -normin mukaisessa ja organisaation omaa tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) vastaa- vassa muodossa. SÄHKE2 -normin mukaista on vastaus- aineiston perusteella noin 10 % kaikesta säilytettävästä aineistosta. Kuva 6. Onko sähköisesti pitkäaikaisesti säilyttämänne aineisto Kansallisarkiston suosittamassa formaatissa? Kuva 7. Missä laajuudessa kohdeorganisaation tietojärjestelmät tukevat ja toteuttavat SÄHKE2 -normin mukaisia, kohdeorganisaation omassa tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) määriteltyjä metatietoja SEKÄ niiden mukaista tiedon ohjausta?

12 Paperiarkistot vieläkin merkittäviä
Valtion organisaatioissa aineistoja oli keskimäärin yli kolme hyllykilometriä, kun kunnissa tietoa oli keskimäärin noin kilometrin verran vähemmän. säilytettävien paperiasiakirjojen digitointia eli paperiasiakirjojen korvaamista digitaalisin jäljentein tehdään noin neljänneksessä vastaajaorganisaatioista. Useissa kunnissa digitointitoiminta liittyi teknisen toimen, mm. rakennuslupa- asioihin. Valtiolla digitointi-toiminta oli usein yleisesti virastoon tai laitokseen saapuvien asiakirjojen digitointia. Kuva 9. Teettekö pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen digitointia?

13 Tietoturva harvojen tarve, mutta siellä merkittävä
Yli puolella julkisen sektorin organisaatioista käyttö- tai näyttörajoitettua on selvityksen mukaan vain noin yksi prosentti kaikesta asiakirjallisesta aineistosta. Kuva 13. Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on käyttö- tai näyttörajoitettua, turvaluokiteltua tietoa (valtionhallinnon organisaatiot) tai muuta salassa pidettävää tietoa? Kuva 14. Kuinka suuri osa sähköisesti säilytettävästä aineistosta on suojaustasolla III? (Vain valtionhallinto)

14 Asiakirjahallinto Yhteensä selvitykseen osallistuneissa organisaatioissa on asiakirjahallissa resurssina noin 1 700 henkilötyövuotta (HTV), joista arkistossa tehdään noin 500 ja tietopalveluissa noin 540 henkilötyövuotta. Sähköisen arkiston kehittämisen ja sähköisen arkiston perustaminen oli usein mainittu akuutti kehitystarve. Asianhallintajärjestelmän kehittäminen, tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja itseasiointimahdollisuuksien lisääminen ja kehittäminen olivat usein mainittuja välittömiä kehitystarpeita. Tietopalvelujen tarpeen julkissektorin organisaatioissa uskotaan jatkavan kasvuaan. Asiakasmäärän kasvuun 2015 – uskoi 39 % vastaajista ja tilanteen muuttumattomuuteen uskoi 31 % vastaajista. Kuva 15. Kohdeorganisaation asiakirjahallinnon työmäärä (htv).

15 Kiinnostus SAPAan Kuva 21. Onko organisaatiosi kiinnostunut siirtämään aineistoja SAPAan? Kiinnostus SAPAn käyttöönottoon on selvästi suurempaa suurissa organisaatioissa. Suurissa, yli työntekijän organisaa- tiossa ei ollut lainkaan sellaisia, joilla ei olisi lainkaan kiinnostusta SAPAan liittymiseen. Monessa julkisorganisaatioissa ei vielä osata arvioida omaa valmiutta SAPAn käyttöön. Huonoina tai erittäin huonoina valmiuksia piti noin neljännes vastaajista. Kuva 24. Kohdeorgani-saation valmius SAPA:n käyttöön

16 Mitä uutta markkinaselvitys toi?
Näkemys SAPA-työryhmän jälkeen Näkemys markkinaselvityksen jälkeen Skaalaedun kautta yhteinen arkistointi on houkutteleva vaihtoehto kaikille Potentiaalinen sähköisesti arkistoitu aineisto on määrältään niin pieni (70Tt), että taloudellinen hyöty on pieni Maksullinen määräaikainen arkistointi kattaisi osan kustannuksista Tarve ja kiinnostus erilliseen määräaikaiseen säilytysratkaisuun on pieni SÄHKE2-yhteensopivuus auttaa nopeaan käyttöönottoon Arkistoinnin tilanne on hajanainen ja nykyinen valmius sähköiseen arkistointiin melko vaatimaton STIII aineistoa on vähän Käyttörajoitettua aineistoa on vähän, mutta se on keskittynyt muutamille organisaatioille, joille se on kriittistä. SAPA-palvelu saadaan järjestettyä nopealla aikataululla Käyttöönotto on joka tapauksessa hidas prosessi, ja rahoitus on auki Keskityttiin vain syntysähköiseen aineistoon Paperiaineistojen merkitys on yhä suuri ja digitointi voisi parantaa kustannus-hyöty-analyysiä

17 SAPAn jatkotoimet

18 KDK-PASin kehittäminen
VAPA-palvelun asiakirjallisten SÄHKE2- aineistojen säilyttäminen KDK-PASissa normaalina KDK-PASin toiminnallisuutena Mahdollisuus ottaa vastaan uusia pysyvästi säilytettäviä SÄHKE2-muotoisia asiakirjallisia aineistoja KDK-PASissa, paketointi uutena toiminnallisuutena Mahdollisuus löytää ja ottaa hyödynnettäväksi KDK-PASissa olevia aineistoja pidemmällä aikavälillä esim. AHAA-yhteensopivuuden kautta KDK-PASin PAS-ratkaisun auditointi STIII - aineistoja varten Kehitystyö linkitetään KDK:n ja ATT:n olemassaoleviin ohjausrakenteisiin

19 OKM:n hahmottelua VN:n periaatepäätöksen sisällöksi
Julkisen hallinnon sähkösyntyinen asiakirjallinen aineisto säilytetään vain sähköisessä muodossa. Otetaan käyttöön julkisen hallinnon yhteinen, pysyvän säilymisen takaava sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin sekä aineiston käytön palvelukokonaisuus (SAPA) vaiheittain. Vauhditetaan paperimuotoisen asiakirjallisen aineiston digitaaliseen muotoon siirtämistä siten, että muualla kuin Kansallisarkistossa oleva valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävä paperimuotoinen aineisto on pääosin digitoitu ja sähköisesti saatavilla vuoteen 2030 mennessä. Edistetään Kansallisarkistossa olevien analogisten asiakirja- aineistojen digitointia. Linkki JUHTAn kokousmateriaaleihin

20 Jari Kallela neuvotteleva virkamies Puh (vaihde) Lisätieto: Valtiovarainministeriön viestintä Mediapalvelunumero (arkisin 8–16)