Perustietoa yhdistystoiminnasta

Esitys aiheesta: "Perustietoa yhdistystoiminnasta"— Esityksen transkriptio:

1 Perustietoa yhdistystoiminnasta
OAJ Uudenmaan alueyhdistyksen uusien toimijoiden koulutus Scandic Järvenpää Sikke Leinikki Oppimistavoitteet Yhdistyksen hallituksen toiminta, kokousasiakirjat, eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä, kokoustekniikka Osalllistujia on 22 ja siihen päälle neljä alueyhdistyksen toimijaa, jotka olemme jotenkin mukana järjestelyissä. Erityisesti - säännöt (lähetän jonkin yhdistyksen säännöt ennakolta sinulle) - perustietoa yhdistystoiminnasta, yhdistyksen hallituksen toiminta - kokousasiakirjat - kokoustekniikka - eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä ----- Osaava yhdistys 1. millä tavalla yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt ohjaavat yhdistyksen toimintaa. 2. Tunnet yhdistystoimijan vastuut ja velvollisuudet. 3. mikä vaikuttaa hallituksen ja yhdistyksen jäsenten sitoutumiseen, motivaatioon ja luottamukseen. (Laita kahvi tippumaan 9.00) 9.30 Aamukahvi 10.00 Avaus, käytännön asiat 10.15 Esittäytyminen ja orientaatio. Yhdistystoiminnan tarkoitus, yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt, yhdistystoimijan vastuut ja velvollisuudet 11.30 Tauko 11.40 Toimintasuunnitelma ja vuosikertomus kiinnostuksen herättäjinä 12.00 Lounas 13.00 Toimintaroolit hallitustyöskentelyssä, osallistujien motivoiminen (Laita kahvi tippumaan 13.30) 14.00 Kahvitauko 14.20 Yhdistyksen vuosi, yhdistyksen sähköiset vuorovaikutusvälineet 16.00 Koulutus päättyy

2 TJS Opintokeskus www.tjs-opintokeskus.fi
Akavan ja STTK:n yhteinen palveluorganisaatio, joka tarjoaa koulutus-, kehittämis-, kulttuuri- ja tutkimuspalveluja jäsenliitoille ja yhdistyksille Toiminta Koulutukset, koulutustarvekartoitukset mm. henkilöstön edustajien koulutus Kehityshankkeet liitoissa Myönnämme TJS-tukea Koulutusavustus

3 Koulutuksen sisältö Perustietoa yhdistystoiminnasta:
Yhdistyksen säännöt Eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä, Yhdistyksen hallituksen toiminta, Kokousasiakirjat, kokoustekniikka Tämän perehdytyksen avulla saat perustietoa yhdistystoiminnasta: Yhdistyksen säännöt eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä, yhdistyksen hallituksen toiminta, kokousasiakirjat, kokoustekniikka

4 Yhdistystoiminnan tarkoitus ja säännöt
Yhdistyksen säännöt eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä, yhdistyksen hallituksen toiminta, kokousasiakirjat, kokoustekniikka

5 Mitä yhdistyksenne säännöissä sanotaan toiminnan tarkoituksesta ja toimintamuodoista?
Keskustelkaa pareittain yhdistyksenne toiminnan tarkoituksesta ja toimintamuodoista sääntöjen pohjalta. Valitkaa mielestänne kolme tärkeintä asiaa. Perustelkaa valintanne. Puretaan yksi asia ja pari kerrallaan ja kirjataan fläpille Oppimistavoite: Paikallisyhdistyksen toiminnan tarkoitus ja sen perustelut sääntöjen pohjalta Esitä ja perustele valintasi.

6 Yhdistyksen tarkoitus, vastaukset
Miten toteutetaan Paikallinen edunvalvonta Valvotaan työnantajan temppuja ja osallistutaan sen kokouksiin Jäsenen oikeudellisen aseman turvaaminen Tuodaan epäkohdat esiin, kehitetään niihin ratkaisuja. Kuunnellaan jäseniä yhteysopettajien ja luottamusmiehen avulla etsitään ratkaisuja Kouluttaminen ja tiedon jakaminen Alueyhdistys paikallisten ja oaj:n välinen toimija Työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden edistäminen Luottamusmies, riennot ja yhteenkuuluvuuden edistäminen, jäsenillat Huvitus ja virkistys, jäsenmaksulle vastinetta Valitus ja riennot yhdessä, some, facebook jne

7 Osallistujien vastaukset, jatkuu
Työttömyysturva Halvempi kuin YTK, jäsenmaksuun sisältyy palvelut ja edunvalvonta Ammattitaidon kehittäminen Jäseniltoja erityisryhmille Koulutus, TVA:n tekotilaisuus, Vertaistuki Yhdistys jäsenen tavoitettavissa PRH:n tiedota ajantasaistetaan Paikallinen edunvalvonta Paikallisen sopimisen painotus nousussa, osaamista pitää kehittää ja toimintavalmius säilyttää

8 Yhdistyksen säännöt Yhdistyslain mukaan mainittava yhdistyksen nimi
yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi yhdistyksen tilikausi milloin yhdistyksen hallitus ja toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.

9 Yhdistystoiminnan säätely
Suomessa on vahva yhdistystoiminnan autonomia: Demokratian ja kansalaisyhteiskunnan ehto. Yhdistyksen sääntöjen merkitys korostuu, koska yhdistyslaki väljä. Erilaisia tulkintoja eri yhdistyksissä, yhdistyksen omat käytännöt ratkaisevat. Jos säännöistä tai yhdistyslaista ei löydy yhdistyksen ongelmaan ratkaisua, nojaudutaan vakiintuneeseen käytäntöön ko. yhdistyksessä. Sitten tutkitaan yleistä yhdistyskäytäntöä ja lopuksi yleisiä oikeuskäsityksiä.

10 Ay-toiminnan tavoitteita
Edunvalvonta: Eri tasoilla erilaista Keskusjärjestötaso edistää yleistä oikeudenmukaisuutta Liittotaso ja paikallinen taso turvaa sopimusalakohtaiset palkat ja työrauhan Paikallinen taso edistää yksilö- ja tilannekohtaista oikeudenmukaisuutta. Eri aihealueita, kuten: palkkaus, työehdot, työsuhteet, työhyvinvointi, työolot ja koulutus 2016: Paikallisen sopimisen lisääntyminen tulee muuttamaan toiminnan tavoitteita ja työnjakoa. Keskusjärjestöjen roolissa KV-edunvalvonta korostuu (Lauri Ihalainen radiossa ) Paikallistasolla, mm: Edunvalvontaa, ”luottamusmiehen tausta- ja tukiryhmä” Sosiaalista ohjelmaa Koulutusta OAJ Valtakunnalliset yhdistykset ja piirit eri alojen opettajille Alueyhdistykset maakunnissa (paikallisyhdistykset jäseninä) Paikallisyhdistykset kunnissa. (Jäseninä toiminta-alueen rekisteröidyt oppilaitoskohtaiset tai opettajaryhmien muodostamat yhdistykset) Työn kehittäminen ja edunvalvonta painottuu entistä enemmän työpaikoille!

11 Tietoa edunvalvonnan tarpeisiin
Yhdistykset toimivat tiedon välittäjänä, tiedon säilyttäjinä ja tiedon luojina Tietoa hankitaan ja luodaan omassa toiminnassa ja oman toiminnan tarpeisiin Tarvitaan tietoa työmarkkinoista, taloudesta, oman alan kehityksestä, työelämän muutoksista, jäsenistön työoloista ja tarpeista Tieto auttaa ennakoimaan ja esim. vahvistamaan kulloinkin tarvittavia palveluita

12 Tietoa edunvalvonnan tarpeisiin
Tärkeää ennakoida muutoksia, silloinkin, kun niihin ei voi itse vaikuttaa. Ennakointi auttaa kohtaamaan muutokset ja selviämään niistä ja niissä. Tärkeää hankkia laajasti ja monesta näkökulmasta tietoa muutoksista Tietoa analysoidaan yhdessä Päätetään, mikä hankitusta tiedosta on uskottavaa, luotettavaa ja merkittävää organisaation tulevaisuuden kannalta. Tilannekuva huomioidaan toiminnan suunnittelussa

13 OAJ:n paikallisyhdistysten merkitys
Valvoo paikallisesti opettajien etuja Pitää yhteyttä jäsenten ja liiton välillä Kerää, välittää, luo ja säilyttää tietoa Ideoi toimintaa Vahvistaa jäsenten ammatillista toimijuutta ja vertaisuutta Luo ja vahvistaa verkostoja Tarjoaa jäsenille ja toimijoille tilaisuuksia oppia uutta ja kehittyä Mitä muuta…. OAJ Valtakunnalliset yhdistykset ja piirit eri alojen opettajille Alueyhdistykset maakunnissa (paikallisyhdistykset jäseninä) Paikallisyhdistykset kunnissa. (Jäseninä toiminta-alueen rekisteröidyt oppilaitoskohtaiset tai opettajaryhmien muodostamat yhdistykset) OAJ:n toiminnan kivijalkana ovat aktiivisesti toimivat paikallisyhdistykset ja niiden alayhdistykset. Ne vastaavat vastaavat paikallisesta edunvalvonnasta. OAJ:n jäseneksi liittyminen tapahtuu paikallisyhdistysten tai niiden alayhdistysten kautta. Paikallisyhdistysten ja niiden alayhdistysten muodostamat pääosin maakuntapohjaiset alueyhdistykset vastaavat aluetason edunvalvontatyöstä. Valtakunnan tason valmistelua ja päätöksentekoa varten eri opettajaryhmät ovat muodostaneet valtakunnallisia piirejä. Jäsenen järjestäytyminen valtakunnallisiin opettajaryhmiin määräytyy jäsenen edustaman kouluasteen/opetusalan tai oppilaitoksen mukaan. Paikallisyhdistys Ne vastaavat paikallisesta edunvalvonnasta ja niillä on OAJ:n myöntämät neuvottelu- ja sopimusoikeudet tietyissä edunvalvonta-asioissa. Paikallisyhdistykset kokoavat yhteen kaikki saman kunnan tai työnantajan palveluksessa olevat opettajat. Lisäksi paikallisyhdistykset ja niiden alayhdistykset ovat merkittäviä opettajien yhteenkuuluvuuden edistäjiä ja järjestävät jäsenilleen yhteistä koulutusta ja virkistystoimintaa.

14 Jäsenyydestä Jäsenyys on aktiivinen valinta, se osoittaa, että jäsen tunteen yhteenkuuluvuutta järjestön kanssa ja haluaa edistää sen päämääriä kuulumalla jäseneksi. Jäsenyys näkyy ja kuuluu jäsenelle jäsenmaksua maksettaessa, jäsenetuja hyödyntäessä ja etenkin osallistuttaessa sosiaalisiin tilaisuuksiin Kohdellaanko jäsentä toiminnan perustan ansaitsemalla tavalla? Onko tie jäseneksi todettu helpoksi ja palkitsevaksi? Huolehtiiko hallitus jäsenen huomioimisesta? Onko tie jäsenestä aktiiviksi helppo? Onko jäsenen ja aktiivin välillä välimatkaa?

15 Toimintaroolit hallitustyöskentelyssä ja hallituksen toiminta
Yhdistyksen säännöt eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä, yhdistyksen hallituksen toiminta, kokousasiakirjat, kokoustekniikka

16 Ammattiosastoissa yleisin kokous on hallituksen kokous
Hallitus edustaa yhdistystä ja tekee yhdistyksen puolesta sitoumuksia. Kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistelee niissä esitettävät asiat. Valvoo yhdistyksen kokouksissa tehtyjen päätösten noudattamista. Hoitaa taloutta. Laatii yhdistyksen toiminta- ja tilikertomukset. Laatii ehdotukset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi. Toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät.

17 Yleistä kokouksista Kokouksen tarkoitus on tehdä päätöksiä
Päätöksiin päästään: huolellisella valmistelulla, sujuvalla ja toista kunnioittavalla kokouskäytöksellä ja hyvällä kokoustekniikalla Puheenjohtajan rooli tärkeä Sihteeri, ääntenlaskijat ja pöytäkirjan tarkastajat ovat laillisuuden vartijoita

18 Yhdistyksen hallitus YhdL 35§
”Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus edustaa yhdistystä. ”Hallituksella on oltava puheenjohtaja. Puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen. Hallituksen muiden jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä. Konkurssissa oleva ei voi olla hallituksen jäsenenä.” ”.. puheenjohtajalla on oltava asuinpaikka Suomessa, jollei PRH myönnä lupaa poiketa tästä. Jos yhdistyksen varsinaisena tarkoituksena on valtiollisiin asioihin vaikuttaminen, saa hallituksen jäsenenä olla vain henkilö, jolla on asuinpaikka Suomessa.” Henkilö on vajaavaltainen, jos hän on alle 18-vuotias tai sellainen täysi-ikäinen (18 vuotta täyttänyt), joka on tuomioistuimen päätöksellä julistettu vajaavaltaiseksi.

19 Yhdistyksen hallitus Edustaa yhdistystä ja tekee yhdistyksen puolesta sitoumuksia. Kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistelee niissä esitettävät asiat. Valvoo yhdistyksen kokouksissa tehtyjen päätösten noudattamista. Hoitaa taloutta. Laatii yhdistyksen toiminta- ja tilikertomukset. Laatii ehdotukset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi. Toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät.

20 Vastuista Rekisteröidyn yhdistyksen toimijat eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen sitoumuksista. Yhdistys on oikeushenkilö eli yhdistys vastaa sen toimihenkilöiden tekemistä päätöksistä vaikka koko omaisuudellaan. Kuitenkin: Jos on tahallisesti toimittu väärin ja tuotettu tosille vahinkoa, silloin kysymys on rikoksesta, ja siitä jokainen kantaa vastuunsa. Rekisteröimättömän yhdistyksen kohdalla asia on toisin: niiden sitoumuksista vastaavat päätöksiä tehneet henkilöt itse. Yhdistystä ei ole pakko rekisteröidä. Rekisteröimätön yhdistys ei ole oikeuskelpoinen [4], se ei voi hankkia nimiinsä omaisuutta eikä voi olla toisen yhdistyksen jäsenenä. Sen perustaminen ja toiminta on vapaamuotoista. Hallitus ei voi toimia yhdistyksen puolesta sen muita jäseniä sitovasti. Rekisteröimättömän yhdistyksen toiminnasta vastuun kantavat ne henkilöt, jotka ovat osallistuneet vastuun aiheuttavaan toimintaan.

21 Hallituksen talousvastuu
Tarkka taloudenhoito. Avoimuus ja läpinäkyvyys rahan käyttöön liittyvissä asioissa. Riittävä tiedottaminen yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Selkeät rahan käyttöön liittyvät kirjaukset pöytäkirjoihin. Yksiselitteinen valtuuksien ja velvollisuuksien sopiminen rahankäyttöön liittyvissä asioissa.

22 Mitkä lait pitäisi yhdistyksen toiminnassa huomioida?
Kirjanpitolaki ja –asetus Kirjanpitovelvollisuus, hyvä kirjanpitotapa Henkilötietolaki Jäsentiedot, yksityisyyden suoja, arkaluontoiset tiedot Arpajaislaki Varainkeruuseen tarvitaan lupa Työehtosopimuslaki ja työaikalaki Palkalliset työntekijät YhdL 11 § Jäsenluettelo Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. ( /1614) HenkilötietoL Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan (8 §, 1 momentin 5 kohta) , jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus); Henkilötietojen luovuttaminen voi tapahtua 1 momentin 5 kohdan nojalla vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta. HenkilötietoL 11 § Arkaluonteisten tietojen käsittelykielto Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan: 1) rotua tai etnistä alkuperää; 2) henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista; 3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta; 4) henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; 5) henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka 6) henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. HenkilötietoL 12 § Poikkeukset arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta 7) uskonnollista, poliittista tai yhteiskunnallista vakaumusta koskevien tietojen käsittelyä tällaista vakaumusta edustavien yhdistysten ja muiden yhteisöjen toiminnassa, jos tiedot koskevat näiden yhdistysten tai yhteisöjen jäseniä taikka henkilöitä, joilla on niihin säännölliset, yhdistysten ja yhteisöjen tarkoituksiin liittyvät yhteydet, eikä tietoja luovuteta sivullisille ilman rekisteröidyn suostumusta; 8) ammattiliittoon kuulumista koskevien tietojen käsittelyä ammattiyhdistysten ja niiden muodostaman liiton toiminnassa, jos tiedot koskevat näiden järjestöjen jäseniä taikka henkilöitä, joilla on järjestöihin säännölliset, järjestöjen tarkoituksiin liittyvät yhteydet, eikä tietoja luovuteta sivullisille ilman rekisteröidyn suostumusta; 9) ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyä, joka on tarpeen rekisterinpitäjän erityisten oikeuksien ja velvoitteiden noudattamiseksi työoikeuden alalla;

23 Tietosuojalaki muuttuu 1.5.2018 alkaen
Yksilölle lisää oikeuksia Oikeus tulla unohdetuksi, oikeus tarkastaa oma tiedot Rekisterin pitäjälle lisää velvollisuuksia Esimerkiksi tietosuoja on osoitettava dokumentilla Viranomaisilla laajemmat valtuudet Sanktiomahdollisuus EU-yhtenäinen tietosuoja Yhteinen tietosuojaseloste jos samaa jäsenrekisteriä käyttävät liitto ja yhdistys

24 Pelikirja eli ammattiyhdistyksen hallituksen toimintatavat

25 Meidän pelikirjamme Jakaannutaan kahteen ryhmään. Yksi ryhmä miettii ja esittää mahdollisimman huonon hallitustoiminnan, millaista se on. Toinen ryhmä kääntää toiminnan positiiviseksi. Keskustellaan yhdessä ja kirjataan hyvän hallitustoiminnan piirteet, millaista se on.

26 Meidän pelikirjamme, jatkuu
Miten toimien varmistamme hyvän hallitustoiminnan, mitä teemme? Mitä yhteisiä pelisääntöjä tarvitsemme hyvän hallitustoiminnan varmistamiseen? Miten toimimme, jos sääntöjä ei noudateta? Ryhmissä keskustellaan ja kootaan Oaj:laisten hallitusten oma pelikirja

27 Pelikirja Huono toimiva Miten varmistetaan
Ei innostusta, motivaatiota tai sitoutumista Sitoutuneet, motivoituneet ja innostuneet toimijat Tehdään yhdessä selkeä työnjako ja vastuut, tunnetaan kaikkien roolit, työnjako onnistuu, koska osataan , innostutaan Valmistelematon kokous Valmistellaan kokoukset Asiat valmistellaan esim. työryhmissä, kaikki valmistautuvat, asiapaperit ajoissa kaikille Osallistujien osaaminen ei näy Osallistujien asiantuntemus hyödynnetään Tutustutaan ja verkostoidutaan hallituksen sisällä, perehdytään Ei keskitytä kokoukseen Keskitytään, ollaan ajoissa Sovitaan tästä Asiatonta käytöstä Asiallinen kokouskäytös Puhutaan vuorotellen, kuunnellaan,

28 Pelikirja, jatkuu Huono Toimiva Miten
Sihteeri ja pj ei tehtävänsä tasalla Osataan roolit Kouluttaudutaan Kokous pitkä Sopiva pituus Asiat valmistellaan ja joskus käytetään sähköisiä apuvälineitä, jos ei kokous suju Uusia toimijoita ei tule Sopivasti uutta ja kokemusta Valmistellaan hissipuhe jäsenten ja toimijoiden hankkimiseksi. Tarjotaan hallituksen ulkopuolisille mahdollisuuksia toimia esim. toimikunnissa tms. Avataan jäsenille OAJ:n toimintaa, pyydetään mukaan puhelimella ja s-postilla. Hyvät www-sivut, mallia Tuusulasta

29 Hallituksen vastuuroolit
Hallituksen jäsenille voidaan antaa vastuualueita (mm. tiedotus, talous, jäsenhankinta, virkistys, koulutus, emäntä/tapahtumasihteeri, liikuntavastaava, kulttuurivastaava, yhteysopettajavastaava, esihenkilövastaava, www-vastaava, järjestövalmiuspäällikkö, lastentarhavastaava, ) Vastuualueen selkeys, yhdessä tehty ja aikataulutettu suunnitelma auttavat hallituksen jäsentä sitoutumaan vastuualueensa hoitoon Vastuualueen merkitys koko toiminnalle todetaan yhdessä Hyvää hallitustyöskentelyä tukee hallituksen omalle työlleen määrittelemät pelisäännöt Määritellään yhdessä työnjako ja miten haluamme toimia Hyvää hallitustyöskentelyä tukee selkeä vastuualueiden määrittely työnjako

30 Puheenjohtajan roolista
Vastaa päätöksenteon tavoista Toteuttaa päätöksiä. Suunnittelee toimintaa. Edustaa yhdistystä sekä ulos että sisäänpäin, huolehtii sisäisen tiedotuksen tasapuolisuudesta. Innostaa jäseniä. Toimii yhdessä hallituksen kanssa. HUOM! YHDISTYKSEN TOIMINNASTA VASTAA HALLITUS – EI YKSIN PJ!

31 Puheenjohtajan apuväline
Kuka puhuu Asia Kannatus Ehdotetut toimenpiteet Kirjataan nimet taulukkoon puheenvuoron pyytämisjärjestyksessä Kunkin puheenvuoron olennainen sisältö kirjataan Kuka kannattaa ehdotusta Mitä puheenvuoroissa ehdotetuille asioille tapahtuu tai on tapahtunut kokouksessa

32 Muut roolit Sihteeri, tiedottaja, tapahtuma-, jäsenvastaava jne
Yhdistyslaki ei tunne näitä toimia. Toimi, toimikunta, työpari? Säännöissä voidaan määritellä jotakin kelpoisuudesta jne. Hallituksen on syytä kirjata, mitä kenenkin vastuulle kuuluu. Pääasia, että kaikki pelaavat samaan suuntaan, eikä tiedotus ulospäin ole erilaista. Toimi, toimikunta, työpari? - Yhden hengen sijaan vastuuhenkilön ympärille voi muodostaa työryhmiä

33 Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja
Yhdistyksen on valittava KHT tai HTM tilintarkastaja, jos kaksi seuraavista ehdoista täyttyy: taseen loppusumma ylittää , liikevaihto ylittää , palveluksessa on yli kolme henkilöä. Muissa toiminnantarkastaja Toiminnantarkastaja voi olla kuka tahansa yhdistyksen jäsen tai joku ulkopuolinen, joka ymmärtää asiasta KHT=Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja HTM=kauppakamarin hyväksymää tilintarkastajaa ("hyväksytty tilimies”)

34 Entä kokoustekninen osaaminen?
Kokoustekniikka on yhdessä sovittuja käytäntöjä – ei lakisääteisiä asioita Lain mukaan pakko on todeta vain läsnäolijat, laillisuus ja päätösvaltaisuus Osattava hyvin omat säännöt Kari Loimu: Yhdistystoiminnan käsikirja

35 Yhteisellä suunnittelulla katseet tulevaisuuteen
Syntyy yhteinen näkemys ja päämäärä Suunnittelu on hauskaa ja lisää yhteenkuuluvuutta Opitaan yhdessä Osalliset sitoutuvat Hiljaiset mielipiteet saadaan esille Tekemättömän työn stressi vähenee ”Hyvin suunniteltu on ryhtymistä vaille valmis” Suunnittelun välineitä on paljon. Käytä itsellesi parhaiten sopivaa. Hyvä suunnittelu jättää tilaa muutoksille. Hyvä suunnittelu ottaa kaikki mukaan. Suunnittelu antaa luovuudelle tilaa ja aikaa. Suunnittelu vahvistaa toimijuuden tunnetta. Kaikkea ei tarvitse suunnitella. Lisää, ks. esim: STRADA – menetelmiä:

36 Onnistunut suunnittelu
jättää tilaa muutoksille ottaa kaikki mukaan antaa luovuudelle tilaa ja aikaa vahvistaa toimijuuden tunnetta Huomaa, ettei kaikkea tarvitse suunnitella. Joskus on paras vain ryhtyä toimeen.  Sovitaan tavoite, määräaika ja vastuulliset (resurssit) Suunnittelun välineitä on paljon. Käytä itsellesi parhaiten sopivaa. Hyvä suunnittelu jättää tilaa muutoksille. Hyvä suunnittelu ottaa kaikki mukaan. Suunnittelu antaa luovuudelle tilaa ja aikaa. Suunnittelu vahvistaa toimijuuden tunnetta. Kaikkea ei tarvitse suunnitella. Lisää, ks. esim: STRADA – menetelmiä:

37 Kehittämisen välineitä
Vuosikello. Toistuvat omat tehtävät ja muut huomioitavat taulukkoon tms. Priorisointitaulukko. Listaa yhdessä ideoiden mitä kaikkea olisi kiva tehdä. Valitse listasta ensimmäiseen sarakkeeseen kaksi tai kolme tärkeää asiaa, jotka pitäisi tehdä pian. Kirjaa toiseen sarakkeeseen seuraavaksi tärkeimmät ja kolmanteen sarakkeeseen loput. Tärkeysjärjestys. Listaa asiat. Laita ne tärkeysjärjestykseen – mieluummin yhdessä. Yhteiset työpajat jäsenille/hallitukselle

38 Vuosikelloesimerkki Jäsenpalautteet
Tammikuu Seurantasuunnitelma ja työsuunnitelmat pvm Edellisen vuoden toiminnan arviointi Edustajisto: Toiminta- ja taloussuunnitelman hyväksyminen pvm Yksiköiden toimintasuunnitelmat Jäsenhankintakampanja. Toimialakohtaisten työsuunnitelmien käsittely pvm Talousarvioin toteutuminen pvm. Toimintakertomus ja tilinpäätös Kehityskeskustelut Toimialakohtaisten suunnitelmien luonnostelu, sopimustavoitteet, aloitteet pvm Toimintaympäristön analysointi Jäsenpalautteet Ulkoiset ja sisäiset arvioinnit / kyselyt Huhtikuu Lokakuu Järjestökuvan seuranta Toiminnan raportoinnit Hallituksen tavoitelinjaukset Toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys pvm. Toiminnan raportoinnit Edustajisto: tilinpäätöksen hyväksyminen. Yht Talousarvion raamit pvm Toimintasuunnitelma ja talousarvio luonnoksen käsittely, talousseuranta pvm Toiminnan suunnittelukeskustelut: yhdistys -liitto Tavoitteiden tarkennus pvm Heinäkuu

39 Yhdistyksen vuosi Mitä Koska Kuka Vastaa Kutsut Toteutus Kuka teki
Järjestäytymiskokous Muutosilmoitus (prh) Kevätkokous Säännöt Tilinpäätös Toiminnantarkastus Tili- ja vastuuvapaus Vuosikertomus Syyskokous Toimintasuunnitelma Talousarvio Hallituksen järjestäytymiskokous

40 Yhdistyksen vuosi Mitä Koska Kuka Vastaa Kutsut Toteutus Kuka teki
Liittokokous Jäsenillat, -tapahtumat Koulutukset Jäsenkirjeet Tiedotteet Jäsenlehden numerot Jäsenhankinta Jäsenluettelo Pikkujoulut Yhdistyksen vuosijuhlat Seuraajien perehdytys

41 Sujuvat rutiinit ― kokoustekniikka ja -asiakirjat
Yhdistyksen säännöt eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä, yhdistyksen hallituksen toiminta, kokousasiakirjat, kokoustekniikka

42 Mikä kokouksissa on hankalaa?
Neljän hengen ryhmissä määritellään, mikä kokouksissa on hankalaa. Kirjataan hankaluudet Mietitään yhdessä, miten ne voitetaan.

43 Kokoushankaluuksien voittaminen
Hankaluus Miten sen voitamme Kokouksen venyminen Valmistellaan kunnolla, pysytään asiassa Uusi pj. Liian touhukas Perehdytetään toisten osaamiseen Miten uskaltaa sanoa luistelusta/passiivisuudesta? Keskustellaan asiasta, kysytään, tarvitsetko työparin? Vastuu isoissa jutuissa hankala jakaa Toimikuntia, niihin myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä Asioita liikaa Toimikunnat käsittelee

44 Yhdistyksen kokoukset
Säännöt määrittelevät miten ja milloin pidettävä. Hallitus valmistelee asiat päätösesityksineen. Sääntöjen määräämät Hallituksen esittämät Yhdistyksen jäsenten esittämät Hallitus määrittelee asioiden esittelijät etukäteen. Sihteeri usein huolehtii, että hallitus valmistelee asiat ajoissa Yhdistyksen/hallituksen vuosikello auttaa

45 Yhdistyksen kokoukset
Syyskokous (valmisteleva) toimintasuunnitelma jäsenmaksut talousarvio puheenjohtajan ja hallituksen valinta toiminnantarkastajien valinta Kevätkokous (tarkastava) toimintakertomus tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto tili- ja vastuuvapauden myöntäminen Vuosikokous syys- ja kevätkokouksen asiat Ylimääräinen kokous hallitus päättää 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä vaatii Hallituksen kokoukset Operatiiviset asiat Yhdistyksen kokousten valmistelu

46 Yhdistyksen kokouksessa päätettävät asiat
YhdL 23 § Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta. Kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta. 30 §:ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä. Hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta. Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Yhdistyksen purkamisesta. Säännöissä voidaan määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä. OAJ:n paikallisyhdistyksen kokoukseen osallistuvat jäsenyhdistysten nimeämät edustajat 30 § ( /678) Äänestys- ja vaalijärjestys Jos yhdistyksen päätösvaltaa käytetään erillisissä äänestystilaisuuksissa, postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, yhdistyksen on hyväksyttävä tätä varten äänestys- ja vaalijärjestys, johon on otettava tarvittavat äänestystä ja vaalia koskevat tämän lain säännöksiä ja yhdistyksen sääntöjä täydentävät määräykset.

47 Kokouskutsu Lähetettävä sääntöjen mukaan riittävän ajoissa ennen kokousta Yhdistyksen virallinen nimi Otsikko – mikä kokous Kutsun päiväys, aika ja paikka Aika Paikka Asiat Kutsujan allekirjoitus Hallituksen kutsuu pj tai varapj Yhdistyksen kutsuu hallitus YhdL: ” Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka.”

48 Kokouskutsu Kutsussa mainittava (YhdL 23-24 §) Sääntömuutos
Kiinteistön luovutus tai kiinnitys Huomattava omaisuuden luovutus Äänestys- ja vaalijärjestys Hallituksen sekä tilintarkastajan valitseminen ja erottaminen Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen Yhdistyksen purkaminen Hallituksen kutsuu pj tai varapj Yhdistyksen kutsuu hallitus ” Päätöstä 23 §:ssä mainitussa ja muussa siihen verrattavassa asiassa ei kokouksessa saa tehdä, ellei asiaa ole mainittu kokouskutsussa.”

49 Esityslista tai asialista
Avaus Järjestäytyminen Laillisuus ja päätösvaltaisuus Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Edellisen pöytäkirjan tarkastaminen Ilmoitusasiat Päätösasiat yksi kerrallaan Muut mahdolliset asiat Kokouksen päättäminen

50 Asian käsittely Asian esittely Keskustelun avaaminen
Keskustelun päättäminen Päätösesityksen tai ehdotusten toteaminen ja tarkastaminen Äänestys Äänestystavasta sopiminen Äänestysjärjestyksen laatiminen ja hyväksyttäminen Äänestys ja ääntenlasku Äänestystuloksen julkistaminen ja hyväksyttäminen Päätös esillä olevasta asiasta Äänestys Asiakysymyksissä suoritetaan äänestys, mikäli kokouksessa esitetään yksi tai useampi kannatettu vasta- tai muutosehdotus hallituksen tekemälle pääehdotukselle. Pääehdotus tehdään asian esittelyn yhteydessä eikä sitä tarvitse erikseen kannattaa. Mikäli esittelyn yhteydessä ei jostain syystä tehdä pääehdotusta, niin pääehdotukseksi tulkitaan ensimmäinen, keskustelussa esiin tullut selkeä ehdotus asian ratkaisemiseksi Äänestys – Koeäänestys Mikäli näyttää siltä, että tulossa on moniportainen ja pitkä äänestys, voi kokoukselle ehdottaa koeäänestystä, jossa testataan saako jokin kannatetuista ehdotuksista selvän enemmistön. Mikäli näin on, voi kokous niin halutessaan yksimielisesti tehdä päätöksen koeäänestyksen pohjalta. Koeäänestyksen mahdollisuutta voi peilailla käytyyn keskusteluun. Mikäli keskustelun pohjalta näyttää siltä, että jokin ehdotus on selvästi yli muiden, voi ehdottaa koeäänestyksen käyttöä. Yksityiskohtainen parlamentaarinen äänestysjärjestys Asiakysymyksistä äänestettäessä käytetään yksityiskohtaista parlamentaarista äänestysjärjestystä, joka tarkoittaa sitä, että äänestys on aina kahden ehdotuksen välinen. Äänestysportaita voi olla useampia. Näin voittaneen ehdotuksen taakse saadaan yhdistyslain edellyttämä ehdoton enemmistö eli yli puolet annetuista äänistä. Huom! Lykkäys- ja hylkäysehdotus käsitellään vain, jos näitä on keskustelun kuluessa ehdotettu ja nämä ehdotukset ovat saaneet kannatuksen. Avoin vai salainen äänestys? Äänestystavalla tarkoitetaan sitä, miten ääni käytännössä annetaan. Asiakysymyksissä käytetään pääsääntöisesti avointa kädennostoäänestystä. Voidaan myös käyttää nimenhuutoäänestystä eli jokainen ilmoittaa nimensä kuultuaan oman kantansa asiaan. Puheenjohtaja hyväksyttää kokouksella äänestystavan. Isoissa kokouksissa voidaan käyttää erityistä äänestyskonetta tai henkilöitä pyydetään siirtymään huoneen eri puolille sen mukaan, minkä kannan he ottavat äänestettävään asiaan. Tämä menettely nopeuttaa äänten laskemista. Asiakysymyksissä käytetään harvoin lippuäänestystä. Harva asia on sen luonteinen, että tarvitsee salaista äänestysmenettelyä. Mikäli asiakysymyksessä käydään useampiportainen äänestys se on todella hidas lippuäänestyksenä toteutettuna. Mikäli joku jostain syystä vaatii asiakysymyksessä salaista lippuäänestystä, kannattaa kokousta keskusteluttaa asiasta. Äänestysmenettelystä voidaan myös äänestää. Äänestys – Tasatilanne Mikäli äänet menevät tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee (ns. puheenjohtajan enemmistö). Tästä syystä suositellaan, että puheenjohtaja osallistuu äänestyksiin aina. Tasatilanteessa voidaan sitten todeta, mikä oli puheenjohtajan kanta ratkaisevassa äänestyksessä. Mikäli hän on pidättäytynyt äänestämästä ja tulee tasatilanne, hänen pitää ilmaista kantansa. Erillinen äänestys Yhdistys voi järjestää jonkin asian päättämiseksi tai henkilöiden valitsemiseksi erillisen äänestys- tai vaalitilaisuuden tai postiäänestyksen. Erillistä äänestys- tai vaalitilaisuutta varten on hyväksyttävä äänestys- tai vaalijärjestys, jossa huomioidaan yhdistyslaissa olevat säädökset. Vaali- tai äänestystilaisuuskutsusta pitää käydä ilmi, mitä äänestys- tai vaalijärjestystä käytetään.

51 Kokouksen kulku Kokouksen avaus (puheenjohtaja)
tervetuliaissanat, avaus Kokouksen järjestäytyminen puheenjohtajan valinta sihteerin valinta ääntenlaskijoiden ja pöytäkirjan tarkastajien valinta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus luetaan yhdistyksen säännöistä kokouksen laillisuus (miten kutsuttava koolle, kuinka paljon ennen kokousta, mitä asioita sisällettävä) laillisuuden toteamisesta seuraa päätösvaltaisuus Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen on kolmivaiheinen: Ensin puheenjohtaja selostaa tai lukee päätösvaltaisuuden ehdot eli määräykset kokouksen koollekutsumistavasta ja -ajasta, kokouskutsun sisällöstä ja osallistujien määrästä. Sen jälkeen puheenjohtaja selostaa, miten päätösvaltaisuuden ehdot täyttyvät juuri tämän kokouksen kohdalla. Hän vertaa tilannetta yhdistyksen sääntöjen asiaa koskevaan kohtaan ja kertoo miten ja milloin kutsu tähän kokoukseen on toimitettu sekä toteaa läsnäolijoiden määrän. Lopuksi puheenjohtaja toteaa, että päätösvaltaisuuden ehdot ovat tulleet täytetyiksi ja ehdottaa päätösvaltaisuuden hyväksymistä ("Koska sääntöjen ehdot täyttyvät, totean kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi." (X)) Toisinaan laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot eivät täyty. Tähän on kolme pääasiallista syytä: Kokousta ei ole kutsuttu määräaikana koolle. Kutsun antamistapa on väärä. Läsnä ei ole sääntöjen edellyttämää osanottajamäärää. Tällöin puheenjohtajan on todettava tilanne eli laillisuuden ja päätösvaltaisuuden puuttuminen ja lopetettava kokous. Mikäli puheenjohtaja kuitenkin jatkaa kokousta, jossa laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot eivät täyty, tehdyt päätökset ovat tästä eteenpäin moitteenvaraisia.

52 Kokouksen kulku Menettelytavat Puheenvuorojen pyytämistapa, pituus ym.
Esityslistan hyväksyminen Hyväksytty esityslista muuttuu työjärjestykseksi Ilmoitusasiat Tiedotettavat menneet ja tulevat, jotka voivat vaikuttaa kokouksen etenemiseen Muut asiat Huom! Lakisääteisessä kokouksessa käsitellään vain esityslistassa mainitut asia elleivät säännöt toisin määrää Kokouksen päättäminen

53 Päätösasian esittely Todetaan asia Valmistelun selostus
Ratkaisuvaihtoehdot Päätökseen vaikuttavat tosiseikat Todetaan noudatettavat sääntöjen määräykset, ohjesääntö ja muut päätösohjeet Tehdään päätösesitys käsittelyä varten

54 Kokouspöytäkirja Pöytäkirjan laatiminen Päätöspöytäkirja
Päätökset ilman perusteluja Selostuspöytäkirja Ehdotus ja muut ehdotukset perusteluineen ja kannatuksineen. Äänestykset ja vaalit sekä tehdyt päätökset Keskustelupöytäkirja Keskustelut ja puheenvuorot kirjattuna Nauhoitus tai videointia

55 Kokouspöytäkirja Osoittaa
että tehdyt päätökset ovat sääntöjen ja yhdistyslain sekä kokouksen tekemien päätösten mukaisia, kokouksen tapahtumat ja päätökset sekä ketkä ovat myötävaikuttaneet päätösten syntyyn

56 Kokouspöytäkirja Laillisuustiedot Liitteet pj:n allekirjoitus
sihteerin varmennus merkintä pöytäkirjan tarkistuksesta Liitteet (Kokouskutsu) (Esityslista) Osallistujaluettelo, jos ei pöytäkirjassa Asiakirjat, joita käsitelty kokouksessa EI mainoksia ja esitteitä – ei ole arkisto!

57 Toimenpiteet kokouksen jälkeen
Pöytäkirjan laatiminen Pöytäkirjan tarkastaminen Asiakirjojen arkistointi Päätöksistä tiedottaminen Päätösten toteutumisen valvonta

58 Tietotekniikka ja hallitustyöskentely
Yhdistyslaki ei estä hallitusta päättämästä asioista sähköisesti. Sähköisestä koollekutsumisesta voidaan määrätä säännöissä ja hallituksen päätökselläkin, jos kaikilla on vaadittava tietotekniikka. On muistettava pöytäkirjaaminen, esteellisyys (yksityinen etu vs. yhdistyksen etu) ja vahingonkorvausvastuu. On muistettava esteellisyys??? (yksityinen etu vs. yhdistyksen etu) ja vahingonkorvausvastuu. V: Miten huolehditaan, ettei esteellinen ei kuule keskustelua tai osallistu päätöksentekoon

59 Sähköisen vuorovaikutuksen välineitä
Verkkopuhelut/-kokoukset pienelle ryhmälle: esim. Skype, Google Hangout Facebook - avoimet ja suljetut ryhmät: keskustelu, tiedostojen jako, kuvat, tapahtumat, pienimuotoiset kyselyt Verkkokokoukset: esim. Adobe Connect, OpenMeetings, WebEx

60 Sähköisen vuorovaikutuksen välineitä
Yhteiseen työstämiseen: Google Drive, Word on-line, Kirjoitusalusta.fi (Etherpad), padlet.fi Tiedostojen tallentaminen: Dropbox Yhteinen kalenteri: Google Calendar Yhdistysavain (yhdistysavain.fi): julkiset sivut, jäsenhuone ja hallituksen työhuone yhdistysavain.fi ilmainen alle 50 jäsenelle

61 Lisätietoa verkosta Yhdistyslaki ja muut lait: www.finlex.fi
Arkistointi: Tietosuoja: Yhdistysrekisteri: Yhdistysasiaa:

62 Miksi tänään tehtiin näin?
Käytimme yhteisöllistä oppimista Korostaa, että uutta tietoa rakennetaan yhdessä, sosiaalisen vuorovaikutuksen kautta. Prosessissa ovat mukana tunteet, taidot ja tiedot, keskeistä on jokaisen osallisen halu ja kyky osallistua yhteiseen oppimisprosessiin.

63 Arviointi Mitä tänään opimme?
Kirjaa ensin hiljaa itseksesi, sitten lyhyt keskustelu.

64 Kiitos! TJS Opintokeskus Kehittämisasiantuntija Sikke Leinikki S-posti: Puh