Ministeriömuutokset ja PTJ-asioiden siirron tarve

Esitys aiheesta: "Ministeriömuutokset ja PTJ-asioiden siirron tarve"— Esityksen transkriptio:

1 Ministeriömuutokset ja PTJ-asioiden siirron tarve
TEM perustetaan, KTM ja TM lakkautetaan ja asioiden hoitovastuuta siirretään ministeriöiden välillä SM YM VM OPM TEM MMM STM KTM TM kuvan paksu nuoli kuvaan sekä henkilöiden ja asioiden siirtoa, ohut nuoli vain asioiden siirtoa PTJ-järjestelmässä tulee voida luoda ministeriöitä, lakkauttaa ministeriötä ja siirtää asioita ja niiden käyttöoikeuksia ministeriöiden välillä

2 Mitkä PTJ-asiat siirretään ministeriöiden välillä
Ministeriöiden välillä siirretään: > järjestelmään perustetut asiat, joissa on tehty jakeluja tai jotka ovat käsittelyprosessin jossain vaiheessa keskeneräisinä Ministeriöiden välillä ei siirretä: - ainoastaan järjestel-mään perustetutut asiat, joissa ei ole tehty jakeluja - jo päätetyt, lopetetut asiat

3 Miten asioiden siirto ministeriöiden välillä tapahtuu ?
KUN sekä asia että esittelijä/avustaja siirtyy toiseen ministeriöön > esittelijä/avustaja luodaan uuteen ministeriöön uusina käyttäjätunnuksina > esittelijän vireillä olevat asiat siirretään uuteen ministeriöön > siirretty asia kytketään vastaanottavassa ministeriössä tänne luotuun käyttäjätunnukseen KUN vain asia siirretään ministeriöstä toiseen > siirretty asia kytketään vastaanottavassa ministeriössä siihen esittelijään/avustajaan, jonka hoidettavaksi asia tulee

4 Asioiden siirto - pääkäyttäjätehtävät

5 Käyttöoikeuksien siirto – ministeriön ylläpitäjän uusi tehtävä

6 Ministeriön asiat -näyttö

7 PTJ-sovelluksen testausvaiheet (testaussuunnitelma 31.10.2007)
Lähtökohta ja edellytys toimittajan oma järjestelmätestaus ja järjestelmän oikea toiminta osoitettu 1. Ministeriömuutostoiminnon ja käyttäjähallinnan toiminnan testaus < VNTHY ja VNI pääkäyttäjät 2. Asian siirto ja käyttöoikeuden muutokset < VNI pääkäyttäjä 3. Asian siirto ja käyttöoikeuden muutokset ryhmätestaus a) pääkäyttäjä siirtää testattavat asiat b) ylläpitäjät/testaajat vastaanottavat asiat ja kytkevät ne uusille käyttäjille; PTJ:n toiminnot testataan

8 Valmistautuminen asioiden siirtoon
PTJ-toteutuksessa siirrettävien asioiden rajauksella on pyritty vähentämään siirtomääriä Ylläpitäjä voi arvioida asioiden siirtomäärää ylläpitonäytöstä Ministeriön asiat –ikkunasta: aktiiviset asiat Aktiivisissa asioissa on mukana vain perustettuja asioita, vireillä olevia asioita ja jo päättyneitä asioita, joita ei ole lopetettu Lopetetut asiat –valinnalla voi arvioida aktiivisten asioiden ja lopetettujen asioiden suhdetta Aktiivisissa asioissa vain lähiaikoina avatut tai muokatut halutaan olevan siirron kohteena, koska vain ne ovat todellisuudessa vireillä Ministeriön ylläpitäjän suositellaan välittävän tietoa lopettamattomien asioiden lopettamistarpeesta ministeriössään kuin myös mahdollisuudesta poistaa turhaan perustettuja tai rauenneita asioita

9 PTJ:n ilmoitustaulu PTJ-asian käsittelyn päätyttyä omiin asioihin ilmestyy LOPETA ASIA. Loppuun käsitellyt asiat tulisi tällöin lopettaa. Kaikki omat asiat -varastossa voi olla myös lopetettavia asioita, jotka tulisi lopettaa. Jo käsiteltyjen asioiden lopettaminen on tärkeää ministeriöissä, joissa tulee olemaan siirrettäviä asioita vuodenvaihteessa. Jos tarpeen tulee avustajan lopettaa asia esittelijän puolesta. Lopetetut asiat saadaan uudelleen esiin tarvittaessa.

10 PTJ-ylläpitäjän rooli kasvaa
PTJ-ylläpitäjälle tulee uusi tehtävä asioiden siirtoon liittyvä käyttöoikeuden siirto PTJ-ylläpitäjän pitäisi tämän rinnalla hoitaa myös aiemmat tehtävänsä käyttöoikeuksien tarkastus PTJ:ssä ja muutostarpeiden välittäminen IM-ylläpitäjälle (vaihtelee ministeriöittäin, keskitetysti Tanja Rönn VNTHY) ministeriön asioiden käsittelyn seuranta ja käyttöoikeuden anto tarvittaessa tehtävänannolla (sisäänajovaiheessa – VNI) ministeriöiden käyttäjillä muokattavana olevien olevien asiakirjojen käsittelyn tarkastus ja muokkauksen lopetus ja käyttäjän ohjeistus tarvittaessa (sisäänajovaiheessa – VNI) esittelijäjärjestyksen ylläpito (sisäänajovaiheesssa – VNI) oman ministeriön PTJ-käyttäjien tuki (vaihtelee ministeriöittäin)