Projektitoiminta TUOL0006 Luento 5, Projektin kustannusohjaus Jarmo Toivanen, Erkki Rämö.

Esitys aiheesta: "Projektitoiminta TUOL0006 Luento 5, Projektin kustannusohjaus Jarmo Toivanen, Erkki Rämö."— Esityksen transkriptio:

1 Projektitoiminta TUOL0006 Luento 5, Projektin kustannusohjaus Jarmo Toivanen, Erkki Rämö

2

3 Keskustelutehtävä Mieti kustannusohjauksen merkitystä projektille

4 Kustannusohjauksen merkitys Projekti on itsenäisesti johdettu taloudellinen hanke Projektilla on taloudelliset tavoitteet, joiden toteutuminen lasketaan projektin valmistuttua Näin projekti tukee linjaorganisaation strategisia tavoitteita ja tulostavoitteita Usein projektit ovat toimitusprojekteja, joilla on asiakas ja kiinteä sopimushinta Projektin kustannusarvioinnin ja ohjauksen onnistuminen on tällöin elintärkeää projekteja toteuttavalle yritykselle

5 Kustannusohjauksen merkitys Projektin tuotto alkaa vasta projektin valmistuttua Projektin aikana kertyvät kustannukset kohdistuvat tuottamattomaan pääomaan ja paine aikataulun lyhentämiseen korostuu Toteutusaikataululla ja kustannuksilla on selvä yhteys Projektin minimikustannukset saavutetaan suhteellisen pitkällä aikataululla Projektin lyhin mahdollinen ajoitus taas nostaa kustannuksia jyrkästi Optimiratkaisu on löydettävissä tältä väliltä

6 Kustannusohjaus Kustannusohjauksen tehtävä on taloudellisesti edullinen projektin toteutus Kustannusohjaukseen sisältyy: Kustannusarviointi Projektin budjetointi Aikataulun ja kustannusten optimointi Kassavirtalaskenta Kustannusraportointi Ohjauspäätökset Jälkilaskenta

7 Kustannusohjauksen vaikutusmahdollisuudet

8 Kustannusjärjestelmä Antaa kuvan työn todellisesta edistymisestä Liittää toisiinsa ajallisen ja taloudellisen edistymisen Korostaa päätapahtumia Antaa yhteenvedon projektin johtamisen eri tasoilla Auttaa tunnistamaan ongelmakohdat Ennakoi tulevaa kustannuskehitystä Perussuunnittelussa lyödään lukkoon 60-80% projektin kustannuksista

9 Kustannustavoitteellinen suunnittelu Projektin tai sen osatehtävän kustannukset määritellään ennakkoon siten, että toiminta on liiketaloudellisesti kannattavaa!

10 Projektin sopimushinnan muodostuminen PROJEKTIN VÄLITTÖMÄT KUSTANNUKSET = PROJEKTIBUDJETTI OSASTON YLEISKUSTANNUKSET YRITYKSEN YLEISKUSTANNUKSET VOITTOTAVOITE ALV TYÖKUSTANNUKSET PALKAT LAKISSÄÄTEISET SIVUKUST. LAITEHANKINNAT MATERIAALIT ALIHANKINNAT MATKAT, EDUSTUS RAHOITUSKULUT TUOTEKEHITYS KIINTEISTOKUSTANNUKSET HALLINTO PÄÄOMA HALLINTO KIINTEISTÖT PÄÄOMA NETTOTULOSTAVOITE ARVONLISÄVERO = PROJEKTIN SOPIMUSHINTA

11 Muita sopimusmuotoja Laskutustyö + kannustepalkkio Kannustepalkkiona sovittu prosentti aika-, laatu-, ym tavoitteiden mukaan Laskutustyö + houkutuspalkkio Kustannusalituksesta annetaan tietty prosentti toimittajalle Kiinteä sopimus + laskutustyö Osa projektin kustannuksista sovitaan kiinteänä eränä, osa tehdään laskutustyönä Kiinteäsopimus + bonus Valmistumisesta ennen sopimuspäivämäärää maksetaan erillinen bonus

12 Kustannusarviointi Arviot tehtävä riittävällä tarkkuustasolla Arvioiden on sovelluttava kustannusvalvonnan kohteiksi Arvio on ennuste, eikä voi olla lähtötietojaan luotettavampi Osa-arvioihin ei saa lisätä varauksia Käytettyjen arviointimenetelmien on taattava, etteivät mahdolliset kustannusylitykset horjuta projektin kannattavuutta

13 Kustannusarvioiden virherajat - 20100+10+20+30 AIKA Alustava kustannusarvio Perus- kustannusarvio Lopullinen kustannusarvio

14 Tilikartan Tilikartan muodostaminen

15 Kustannusarviointi Projektiositus paloittelee projektin suunniteltaviin ja valvottaviin työpaketteihin Työpaketista vastuussa olevan henkilön tai osaston on tehtävä laskelmat kyseisestä työpaketista. Kustannusten kohdistaminen: Kustannukset jotka voidaan suoraan kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten materiaali- ja työkustannukset Kustannukset, joita ei voida kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten vuokrat ja hallinnolliset kustannukset, käsitellään yleiskustannuksina

16 Seurattavat kustannuslajit Kustannuspaketti jakaantuu työlajeihin: Materiaalikustannukset Ostot Tuntipalkat Kuukausipalkat Pääomakustannukset Konekustannukset, vuokrat, jne.

17 Tilikartta ja projektiositus Osaprojektien ja vastuualueiden kustannukset on voitava eritellä Urakat muodostavat kukin oman työpakettinsa Tilikartta on laadittava talousmiesten ja insinöörien yhteistyönä, ei erillisiä seurantamenettelyjä aika- ja kustannusohjaukseen Tilikartan tulee olla joustava projektin toteutuksessa mahdollisesti tapahtuvien sisällönmuutosten suhteen

18 Kustannusarvio

19 Projektibudjetti

20 Kustannusvalvonta Säännöllistä Raportointi jatkuvaa ja määrävälein tapahtuvaa Tuoretta tietoa sisältävää Laskujen kierrätys oltava tehokasta Kaikki kustannukset kattavaa Ajantasainen talousohjaus oltava tehokasta Ohjaavaa Raportointi Tarkat ennusteet Kaikesta huolimatta syntyy kustannusraportoinnissa viive, joka voi olla jopa muutamia kuukausia !

21 Kustannusten kertymä

22 Sidotut / suoritetut kustannukset

23 Kustannusraportointi

24 Ajan ja kustannusten optimointi Onko projektin keston lyhentäminen kannattavaa? Minkälaisia lisäkustannuksia syntyy jos projekti viivästyy? Säästöä syntyy: Sidotun pääoman korossa Investoinnin tuotossa Tilaajalta aikaisemmin saatujen maksuerien muodossa Säästetyt myöhästymissakot Maine hyvänä toimittajana

25 Kustannusoptimoinnin vaiheet Selvitetään tehtävien lyhentämismahdollisuudet ja lyhentämisen vaikutus tehtävän kustannuksiin (aika-kustannusriippuvuus) Selvitetään, mitä säästöjä tuo yhden aikayksikön lyhentäminen (välilliset kustannukset) Haetaan kriittisen polun tehtävistä se, jota on edullisinta lyhentää (pienin kustannusjyrkkyys) Lyhennetään kriittisen polun tehtäviä yksi kerrallaan, kunnes yhden aikayksikön lyhentämisestä aiheutuva lisäkustannus on suurempi kuin välillisissä kustannuksissa saatu säästö Tätä voidaan vielä jatkaa ja hakea projektin minimikesto. Kokonaiskustannukset nousevat tällöin yleensä jyrkästi

26 Projektin keston ja kustannusten optimointi Projektin lyhentäminen

27 27 Projektin kustannusten arviointi ja ositus pohjana projektin työn ositus kutakin työpakettia vastaan luodaan kustannuselementti – cost account (CA) kunkin työpaketin resurssitarpeille voidaan arvioida hinta näiden perusteella voidaan koota projektin kokonaiskustannukset

28 28 Kustannusten ositus (CBS) koko organisaation laajuinen kustannusten jako eri kustannustyyppeihin henkilöstökulut materiaalikustannukset tulot yms. kustannustyyppien ositus voidaan kohdistaa projektin työn ja organisaation ositukseen  ”kustannuskuutio” yksittäisten työpakettien kustannusjakaumat eri kustannustyyppeihin on huomattavasti helpompi tehdä kuin koko projektin kustannusjakauma koko projektin kustannusjakauma voidaan koostaa työpakettien kustannusjakaumasta

29 29 Projektin kokonaiskustannusten jakautuminen 1-12-11-22-32-2 12 a b c O W WBS OBS työ + sivukulut tilatmateriaalit WP i työ + sivukulut tilatmateriaalit  TYYPPI  WP kustannus TYYPPI,,TEKIJÄ=a,WP  WP Cost TYYPPI=vakio,TEKIJÄ=a, WP  TYYPPI kustannus TYYPPI,TEKIJÄ=a,WP=vakio  TYYPPI  WP kustannus TYYPPI,TEKIJÄ=a,WP CBS:

30 30 Miten PBS, WBS, OBS ja CBS liittyvät toisiinsa? Pitäisikö lisäksi olla resurssien ositus – resource breakdown (RBS)? PBS OBS WBS RBS CBS

31 31 Kustannusten arviointi Alkuvaiheiden suuri painoarvo 85% projektin elinkaaren kustannuksista syntyy tai niihin on sitouduttu ennen kuin itse projekti on varsinaisesti alkanut (ns. sidotut kustannukset eli committed costs) 1 euro suunnitteluun voi siis periaatteessa johtaa 8- 10 euron säästöihin toteutuksessa vaikka suunnittelukustannukset ovat tyypillisesti 10% kokonaiskustannuksista, ko. vaiheessa periaatteessa määrätään 90% projektin kustannuksista

32 32 Alkuvaiheiden merkitys alkuvaiheessa päätösten määrä on vähäinen verrattuna loppuvaiheeseen mutta päätösten keskimääräinen vaikutus ja niihin liittyvät riskivat ovat suuri päätösten määrä kasvaa, mutta niiden vaikutukset ja riskit pienenevät

33 33 Alkuvaiheiden merkitys kyky arvioida kustannuksia kasvaa projektin edetessä (  kertyvä kokemus ja parantuva näkemys projektista kokonaisuudessaan), mutta mahdollisuus vaikuttaa kustannuksiin pienenee muutosten hinta on pieni alussa mutta kasvaa projektin edetessä jo tehdyt hankinnat tai sopimukset hankittavista ratkaisuista muutosten suunnittelun ja muutosten vaikutusten huomioimisen aikaansaamat kustannukset

34 34 Kustannusten arvioinnin yleisperiaatteita suoritettava projektin kaikissa vaiheissa toteutettavuusanalyysissä: kannattaako projektia lähteä ylipäänsä toteuttamaan tai tarjoamaan tai pyytämään tarjousta tarjouksen valmistelussa: mikä laitetaan tarjouksen hinnaksi budjetointi: miten toteutettavan projektin kustannukset jakautuvat eri työpaketeille toteutuksessa: miten toteutuneet kustannukset vastaavat projektin budjettia arvionnin tarkkuuden periaatteena ns. vyöryvä aalto (rolling wave)

35 35 Kustannusten arvioinnin yleisperiaatteita kustannuksissa otettava myös huomioon: projektin yleiskulut: projektin suunnittelu ja johto, tilat organisaation yleiskulut: organisaation projektille tarjoamat tukipalvelut, esim. koulutus, taloushallinto, markkinointi sekä yrityksen strateginen johto verot ja muut vastaavat maksut inflaatio valuuttariskit kustannusten lisäksi pitää arvioida varaukset (contingency), joilla katetaan yllättävät kustannukset, riskit ja epävarmuus (tiettyyn pisteeseen saakka)

36 36 Kustannusten arvioinnin tarkkuuksia American Association of Cost Engineers (AACE) kertaluokka-arvio: -30 – 50% budjetointiarvio: -15 – 30% tarkka arvio: -5 – 15% Turner (1993) projektiehdotus ja käynnistys:  5% toteuttamispäätös:  20% perussuunnittelun jälkeiset sopimukset:  10% toteutus- ja seurantavaihe:  5% Projekteja toteuttamispäätöksiä tehdään siis merkittävällä epävarmuudella kustannuksista

37 37 Kustannusten arvioinnin menetelmiä ylhäältä-alas kustannusarviota tarkennetaan etenemällä hierarkisesti työosituskaaviossa ylhäältä alaspäin kohti yksittäisiä työpaketteja arviot ovat epävarmempia ositushierarkian ylemmillä tasoilla alhaalta-ylös kustannusarvio rakennetaan lähtemällä liikkeelle yksittäisten työpakettin kustannuksista ja koostamalla näistä projektin kokonaiskustannusarvio joitain työpaketteja tai projektin kustannusaspekteja voi jäädä huomaamatta molempien yhdistelmä suositeltavaa

38 38 Kustannustavoitteiden mukainen suunnittelu design-to-cost projektille asetetaan kokonaisukustannustavoite tämä kustannus jaetaan iteratiivisesti kullekin työn osituksen tasolle aina työpaketteihin asti tavoitteena löytää tekniset ratkaisut, resurssivaatimukset ja aikataulut jotka toteuttavat annetun kustannustavoitteen projektin lopputuloksen laadun määrää siis projektille annetut kokonaisresurssit (eli hinta/kustannus)

39 39 Vyöryvä aalto kunakin tarkasteluajankohtana: toteutettujen työvaiheiden kustannukset lyödään lukkoon sellaisenaan jo toteutuneita kustannuksia ei muuteta kustannukset kohdistetaan aina sille ajankohdalle, jolloin ne ovat syntyneet lähimmän vaiheen kustannukset tarkennetaan työpakettitasolle kaukaisempien vaiheiden kustannukset arvioidaan yleisemmällä tasolla

40 40 Vyöryvä aalto WP WWW WWW PROJEKTI WWW Aika Nykyhetki Suljetut budjettierät Avoimet budjettierät Tarkat kustannusarviot Yleiset kustannusarviot