Käytettävyys. Yhteistyö. Turvallisuus. Hallinnon turvallisuusverkko TUVE: muutoshallinta ja viestintä poikkihallinnollisessa hankkeessa Kevät 2014 24.2.2014.

Esitys aiheesta: "Käytettävyys. Yhteistyö. Turvallisuus. Hallinnon turvallisuusverkko TUVE: muutoshallinta ja viestintä poikkihallinnollisessa hankkeessa Kevät 2014 24.2.2014."— Esityksen transkriptio:

1 Käytettävyys. Yhteistyö. Turvallisuus. Hallinnon turvallisuusverkko TUVE: muutoshallinta ja viestintä poikkihallinnollisessa hankkeessa Kevät 2014 24.2.2014 Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm

2 pp.kk.vvvv Osasto Esityksen sisältö 1.Yleistä viestinnästä 2.TUVE-viestintäkäytännöistä 3.Sisäisestä TUVE-viestinnästä 4.Ulkoisesta TUVE-viestinnästä 5.Muutosviestinnästä 2 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm

3 pp.kk.vvvv Osasto 3 1. Yleistä viestinnästä ”Wiion lait” kommunikaatiosta: Organisaatioviestinnän tutkija, emeritusprofessori Osmo A. Wiio 1.Viestintä epäonnistuu aina, paitsi sattumalta. 2.Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa. 3.On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut. 4.Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu. 5.Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan se, miten ne näyttävän olevan. 6.Uutisen tärkeys on verrannollinen sen etäisyyden neliöön. 7.Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.

4 pp.kk.vvvv Osasto 4 Viranomaisten viestintäkäytännöistä  Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621  Julkisuusperiaate: ”Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei erikseen toisin säädetä.” (Viranomaiset = valtion hallintoviranomaiset sekä valtion virastot ja laitokset)  "Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla."

5 pp.kk.vvvv Osasto 5 Yleistä viestinnästä Viestintä ei ole vain tiedotteita ja tiedotustilaisuuksia  ”Kuka, mitä, miten, kenelle, milloin”  vastuuhenkilö, toiminto, toteutustapa/kanavat, kohderyhmä, aikataulu + seuranta  hyvin suunniteltu on puoliksi tehty  ”Viestintä on eri asia kuin tiedottaminen”  vuorovaikutteisuus vs. yksisuuntaisuus  ”Mieluummin ennemmin kuin myöhemmin ja mieluummin liikaa kuin liian vähän”  myös keskeneräisistä asioista tulee viestiä: ei vasta sitten, kun ”valmista” vaan ensin päälinjat ja täsmennyksiä ja etappeja matkan varrelta  kerrotaan myös, jos ei ole mitään uutta kerrottavaa  ”Jokainen on viestijä ja jokainen teko on viesti”  jokainen on valmistelemiensa asioiden paras tiedottaja  esimiesviestintä on sisäisen viestinnän tärkein muoto  ”Kaikki on viestintää”  viestintä ei ole irrallinen osa toimintoa

6 pp.kk.vvvv Osasto 6 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm 2. TUVE-viestintäkäytännöistä - TUVE-hankkeen esiselvitykset aloitettiin heti vuoden 2007 alussa koskien useampaa ministeriötä -TUVE julistettiin salaiseksi hankkeeksi esiselvitysvaiheesta alkaen (kaikki asiakirjat käsiteltiin ko. vaatimuksen mukaisesti) - Valtiosihteeri oli ainut henkilö, joka voi TUVE-hankkeesta tiedottaa tai ylipäätään kertoa mitään ensimmäisten vuosien aikana (2007 – 2009 loppupuoli) - 2009 lopulla hankkeesta tehtiin STIII -tasoinen suunnitelma, jonka jälkeen myös viestinnän vastuita laajennettiin VM ja TUVE-hankepäällikkö oli vastuussa hankkeen sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. -TUVE-viestintäsuunnitelma valmistui 20.9.2009 Viestinnän periaatteet ja toimenpidetaulukko

7 pp.kk.vvvv Osasto 7 TUVE-viestinnästä  Miten viestitään turvaluokitetusta hankkeesta?  Turvaluokitus IV (viranomaiskäyttö) haasteena  Perusasiat julkisia (aikataulu, kokonaisrahoitus, osallistuvat hallinnonalat), yksityiskohdat ei  Julkista VN:n asettamispäätös 8.4.2009 ja esittelysivu sekä ppt-esitys VM:n www-sivuilla (vm.fi / Hankkeet / TUVE)  Perusviestit samansisältöisiä: ”...hankkeessa toteutetaan valtioneuvoston ja turvallisuusviranomaisten korkean varautumisen tietoliikenneverkko...”  Hallinnonalat vastaavat omasta TUVE-viestinnästään: tarvittaessa yhteistyö hankeyksikön kanssa (tai tiedoksi- jakelu) mutta ei edellytetä ”hyväksyttämismenettelyä”  Painotukset / näkökulmat hallinnonalojen ja osaprojektien mukaan

8 pp.kk.vvvv Osasto TUVE-hankkeen viestintä  Hyvä viestintä on muutoshallinnan tärkein työkalu  Hankkeen tavoitteet on määriteltävä selkeästi  Viestittävä kaikille hankkeeseen osallistuville  Hankkeen sisäisen viestinnän toimivuus  Hankkeen salaisuusluokitus ei saa haitata  Kaiken hankeviestinnän pitää olla samansuuntaista  Riippumatta siitä, millä hankkeen tasolla ja kenen toimesta viestintää toteutetaan 8

9 pp.kk.vvvv Osasto TUVE-hankkeen viestintä  Hankkeen syyt, sisältö, aikataulu ja tuotokset viestittävä mahdollisimman avoimesti ja hyvissä ajoin  Hankkeen sisällä  Hankkeen vaikutuspiirissä olevissa organisaatioissa  Muu ulkoinen viestintä toteutetaan tarpeiden mukaan suunnitelmien mukaisesti  Kohdennetusti  Sidosryhmien tarpeet otettava huomioon  Hankkeen tietoturva 9

10 pp.kk.vvvv Osasto  Yhteinen ja selkeä tavoite kaikkien tiedossa  Hankkeen vaikutukset viestitään  Hyvin toteutettu viestintä  Kuka, mitä, kenelle, miksi, milloin, vaikutusseuranta  Sitoutuminen  Avainhenkiöiden oma esimerkki  Kaiken hankeviestinnän tulee olla samansuuntaista ja yhdenmukaista  Hankkeen muutoshallinnan työkalut 10 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm TUVE-viestintäkäytännöistä

11 pp.kk.vvvv Osasto  Turvallisuusverkohanke TUVE on useiden valtionhallinnon toimijoiden yhteinen hanke  Muutoshallinta on hankkeen suunnittelun ja toteuttamisen aikana tapahtuvien muutosten ennakointia ja suunnitelmallista hallintaa  Muutoshallinnan menestystekijät  Yhteinen tarkoitus muutokselle  Tehokas muutosjohtaminen ja hyvin toteutettu viestintä  Vahva sitoutuminen  Sitoutuneet paikalliset toimijat  Vahvat henkilökohtaiset kontaktit  Avainhenkilöiden jatkuva tehokkuus 11 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm TUVE-viestintäkäytännöistä

12 pp.kk.vvvv Osasto 12 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm TUVE-viestintäkäytännöistä - Hankkeen tavoitteet pitää määritellä selkeästi ja ne pitää viestiä kaikille hankkeeseen osallistuville henkilöille. - Hankkeen syyt, sisältö, aikataulu ja tuotokset tulee viestiä mahdollisimman avoimesti ja hyvissä ajoin hankkeen sisällä sekä hankkeen vaikutuspiirissä olevissa organisaatioissa. - Muu ulkoinen viestintä toteutetaan tarpeiden ja tavoitteiden mukaan suunnitelmien mukaisesti. Kaiken hankeviestinnän pitää olla samansuuntaista riippumatta siitä, millä hankkeen tasolla ja kenen toimesta viestintää toteutetaan. - Hankkeen sisäisen viestinnän toimivuus on välttämätöntä hankkeen onnistumiselle. - Hankkeen salaisuusluokitus ei saa haitata hankkeen sisäistä viestintää.

13 pp.kk.vvvv Osasto  Käytäntöehdotus, excel- ja ppt-taulukoita ja raportointipohjia (esim. talous- ja etenemisseuranta, riskit, poikkeamat, saavutetut tulokset ja tavoitteet), kaavioita, kartoituslomakkeita  Työkaluja voidaan käyttää sekä hanketasolla että osahankkeissa ja projekteissa  Työkaluja  Avainhenkilö- ja sidosryhmäluettelo  Sidosryhmäkartta  Viestintäsuunnitelmataulukko  Kartoituskyselyt (Vaikutus- ja valmiuskartoitus, sponsorikartoitus, muutosvaikuttajakartoitus) 13 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm TUVE-viestintäkäytännöistä

14 pp.kk.vvvv Osasto 14 19.9.2016Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm TUVE-viestintäkäytännöistä Viestinnässä käytetään erilaisia kanavia tarpeen mukaan. TUVE-viestintäkanavia ovat olleet mm: -TUVE-hankekoordinaatio, -hankeryhmä ja -ohjausryhmä -Workshopit, seminaarit, kokoukset, palaverit - Henkilökohtaiset tapaamiset -Puhelin, puhelin- ja videoneuvottelut -Sharepoint (hankkeen sisällä, käyttöoikeudet n. 300 hlöllä) -Sähköposti -Tiedotteet, infopaketit (suomi, ruotsi, englanti), Powerpoint-esitykset, uutiskirjeet (15 kpl) -Tiedotustilaisuudet, infosessiot - Vapaamuotoiset keskustelu- ja ideointitilaisuudet (hankkeen sisällä) - Tilanneraportit - Vuosiraportit - TUVE-loppuraportit : projektikohtaiset, hallinnonalakohtaiset ja TUVE-yksikön kokonaisuutta kuvaava loppuraportti

15 pp.kk.vvvv Osasto Raportointiohje Raportointikaudelle budjetoidut kumulatiiviset kustannukset Tulevan kauden budjetoidut kumulatiiviset kustannukset Raportointikaudella toteutuneet kumulatiiviset kustannukset Ennuste: tulevan kauden kumulatiiviset kustannukset Raportointikaudelle suunniteltu kumulatiivinen työmäärä Tulevan kauden suunniteltu kumulatiivinen työmäärä Raportointikaudella toteutunut kumulatiivinen työmäärä Ennuste: Tulevan kauden kumulatiivinen työmäärä Projektin suunniteltu valmistumispäivä Projektin ennustettu valmistumispäivä Projektin tuotosten kumulatiivinen valmiusaste prosenttilukuna 19.9.2016 15 Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm

16 pp.kk.vvvv Osasto 16 Sisäisestä TUVE-viestinnästä  Keskeistä hankkeessa sisäinen viestintä ja muutosviestintä hallinnonalojen ja projektien välillä  Kaikkien hanketta toteuttavien tulee tietää ja ymmärtää hankkeen perusteet, aikataulu ja tuotokset  Mitä hankkeessa tehdään?  Millä aikataululla?  Miten osakokonaisuudet liittyvät toisiinsa?  Mitä hyötyä hankkeesta on?  Miten vaikutetaan siihen, että hankkeen tavoitteet toteutuvat?  Hankejohto ja projektipäälliköt avainasemassa hankkeen sisäisessä tiedonkulussa ja yhteisiin tavoitteisiin sitouttamisessa sekä ulkoisessa viestinnässä  TUVE Sharepoint keskeisenä sisäisen viestinnän kanavana  kokousaineistot ja -muistiot, vko- ja kk-raportit, kalenterimerkinnät, ilmoitukset/uutiset, työsuunnitelmat jne  osittain passiivista viestintää ja edellyttää omaa aktiivisuutta ja säännöllistä seuraamista: Sharepointissa aineistot luettavissa vaikkei aktiivisesti mainosteta / jaella erikseen s- postilla (järjestelmästä tilattavan sähköposti-ilmoituksen hyödyntäminen uusien aineistojen havaitsemisessa)  Lisäksi: kokoukset, seminaarit, infotilaisuudet, tapaamiset, uutiskirjeet, organisaatioiden omat intranet- ja internetsivut, sidosryhmä- ym. lehdet, sähköpostit...

17 pp.kk.vvvv Osasto 17 Ulkoisesta TUVE-viestinnästä  Ulkoinen viestintä hankkeessa vähäistä, lähinnä sidosryhmille kohdennettua (esim. tiivistetty uutiskirje ja tapaamiset)  Viestitään hankkeen etenemisestä ja osakokonaisuuksien valmistumisesta / tavoitteiden saavuttamisesta  Koko hanketta käsittelevä ulkoinen viestintä hankepäällikön / ohjausryhmän kautta  TUVEn visuaalisen ilmeen käyttö tuotetuissa materiaaleissa  Logo, slogan, ppt-pohja, asiakirjapohja  Liittää asiayhteyteen ja eri hallinnonalojen osakokonaisuudet toisiinsa  Hallinnonalojen TUVE-viestinnässä käytetään TUVE- logoa organisaatioiden omien tunnusten rinnalla

18 pp.kk.vvvv Osasto 18 Ulkoisesta TUVE-viestinnästä  VVS 2010: ”Sidosryhmien kautta valtionhallinto saa viestiään eteenpäin, mutta myös tietoa toiminnan kehittämiseen. Sidosryhmien näkemysten kuuleminen parantaa päätöksenteon laatua: mitä laajempi keskustelu ja yhteistyö valmisteluvaiheessa, sitä parempi valmistelu ja lopputulos.”  ”Laaja yhteydenpito eri tahoihin valmisteluvaiheessa edesauttaa asioiden laadukasta ja sujuvaa toimeenpanoa. Asioiden ja rakentavan vuorovaikutuksen luomiseksi on tärkeää, että kantojen ja toimien perustelut ovat selvillä ja niistä voidaan keskustella.”

19 pp.kk.vvvv Osasto 19 VM / TUVE-yksikkö 10/2010 LUONNOS Viestintä korostuu muutoksissa  Organisaatiomuutoksessa yhdenmukainen, riittävä ja oikeinajoitettu viestintä keskeisessä asemassa  Yleisin syy muutoksen epäonnistumiseen on liian vähäinen tai suunnittelematon viestintä  Eri kanavista tulevien viestien oltava samansisältöisiä  Ylin johto, lähiesimiehet ja henkilöstön edustajat samalla tavalla informoituja viestinvälittäjiä  Viestit johdolta osastoille, osastojen välillä, henkilöstön kesken, viralliset (sisäiset) tiedotteet  Toinen keskeinen asia ihmisten mukaan ottaminen ja vuorovaikutus

20 pp.kk.vvvv Osasto 20 VM / TUVE-yksikkö 10/2010 LUONNOS Viestintä korostuu muutoksissa  Virastojen johdolla kokonaisvastuu muutoksen läpiviemisestä  Riittävä tiedottaminen ja tuki lähiesimiehille sekä asianomaiselle henkilöstölle muutoksen eri vaiheissa  Johdon lausunnot ja keskustelut lähiesimiesten kanssa tärkeitä muutosvastarintaa vastaan  Johdon perusteltava henkilöstölle  miksi muutos tapahtuu  miten se vaikuttaa (mikä muuttuu, mikä ei muutu)  millä aikataululla

21 pp.kk.vvvv Osasto 21 VM / TUVE-yksikkö 10/2010 LUONNOS Onnistunut muutosviestintä  suojaa organisaation arvoa ja brändiä  on osa liiketoimintastrategiaa  minimoi epävarmuutta henkilöstön, sidosryhmien ja asiakkaiden keskuudessa  varmistaa organisaation toiminnan jatkuvuuden ilman häiriöitä  vahvistaa vastuullista työnantajakuvaa  rakentaa uskoa tulevaisuuteen  vahvistaa kykyä kohdata tulevaisuuden muutostilanteita. Muutoksessa tärkeää kokonaisvaltaisuus ja selkeä, uskottava yhteys organisaation strategian ja arvojen välillä

22 pp.kk.vvvv Osasto 22 VM / TUVE-yksikkö 10/2010 LUONNOS Onnistunut muutosviestintä  Etukäteen varatuminen kysymyksiin kysymys-vastaus -patteristolla  Samansisältöiset ja johdonmukaiset vastaukset johdon ja esimiesten käytettävissä  Sanoma on uskottavampi, kun se saavuttaa vastaanottajansa monista eri kanavista ja moneen kertaan  Kerro olennainen rehellisesti, älä kaunistele, älä kätke rivien väliin: Monitulkinnallisuus herättää enemmän kysymyksiä ja aiheuttaa turhia väärinkäsityksiä  Ydinviestien kiteyttäminen  Sopiva ydinviestien määrä 3-4 kpl  Toista, toista, toista  Tutkimusten mukaan uuden asian omaksuminen vaatii 17 kertaa ennen kuin muuttuu toiminnaksi

23 pp.kk.vvvv Osasto KIITOS! Lisätietoja: Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm Valtiovarainministeriö puh. 02995 30085 23 Erityisasiantuntija Aarne Hummelholm19.9.2016