For learning and competence Kuinka käytän sähköistä Optima- ympäristöä – perusteita tutkintotoimikuntien Optima- työskentelylle Tim Lamminranta

2 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (1/10) Perustietoja Optimasta  Optima on hankittu kilpailutusta käyttäen vuonna 2006 erityisesti tutkintotoimikuntien sähköiseksi kokousympäristöksi. Sittemmin käyttö on laajentunut erilaisiin työryhmiin. Käyttäjiä (v. 2010) on yli  Optima on Discendum Oy:n tuote, jonka hieman erilaisia versioita on käytössä lukuisilla yrityksillä ja yhteisöillä.  Optiman käytön aloittamiseen tarvitaan vain nämä kolme tietoa:  - Optiman internet-osoite:  - käyttäjätunnus [luonnollisilla henkilöillä oma nimi (Etunimi Sukunimi) ja yhteisöillä nimen ”lyhennelmä”]  - salasana

3 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (2/10) Perustietoja Optimasta (jatkoa)  - käyttäjätunnuksen ja salasanan saa (sähköpostitse) Opetus- hallituksesta Tim Lamminrannalta ja Heidi Huhtalalta  - tutkintotoimikuntaan nimetyt saavat henkilökohtaisen käyttäjä- tunnuksen ja siihen liittyvän aloitussalasanan automaattisesti  - tutkintojen järjestäjät voivat saada yhteisötunnuksen, jota voivat käyttää kaikki yhteisön palveluksessa olevat, jotka sitä tutkinto- toimikunnan kanssa asioimiseen tarvitsevat  - jos tutkintotoimikunta haluaa saada tutkintojen järjestäjät (sopimuskumppaninsa) omaan työtilaansa mukaan, sen tuleen lähettää sähköpostitse tehtävän tilauksen liitteenä Excel-tiedosto, jossa kustakin järjestäjästä selviää yhteisön nimi sekä sähköpostiosoite, johon tutkintotoimikunnalta yhteisölle menevät viestit halutaan  - koska kuhunkin käyttäjätunnukseen voidaan liittää vain yksi sähköpostiosoite, on suositeltavaa, että yhteisötunnukseen liitettävä sähköpostiosoite soveltuu yhteiskäyttöön (vrt.

4 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (3/10) Optiman yleinen rakenne  Optiman yleinen rakenne on hierarkkinen  1. taso: Ympäristö - Tällä tasolla operoivat vain OPH-Optiman hallinnoijat: työtilojen ja käyttäjätunnusten muodostaminen ja ylläpito (työtilakohtaiset käyttäjäryhmät)  2. taso: Työtila - Kullakin työtilalla on hallinnoija (”omistaja”) - tutkintotoimikuntien työtiloissa hallinnoija on pääsääntöisesti toimikunnan sihteeri  3. taso: Kansio / kalenteri / keskustelualue (= ”objekteja”) - Näitä objekteja voi luoda työtilaan, jos on tähän oikeudet (”käyttäjäprofiili”)

5 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (4/10) Optiman yleinen rakenne  Keskustelualueet  Tyypit: 1a) kokouskeskustelualue, 1b) tavallinen keskustelualue,  2a) toimikunnan sisäiseen keskusteluun tarkoitettu, 2b) kaikkien toimikunnan työtilan jäsenten käyttöön tarkoitettu, 2c) edellinen + yleisö (?)  Asetukset:  - käyttäjä voi lisätä kommentteja ja/tai liitteitä  - käyttäjä voi poistaa lähettämänsä viestit  - käyttäjä näkee, ketkä ovat lukeneet viestin  - ei muistutusviestejä sähköpostiin tältä listalta  Kansiot  Asetukset:  - hallinnoija voi piilottaa ja/tai ajastaa  - hallinnoija määrittelee käyttöoikeudet (luku ja kirjoitus tai luku tai ei mitään)

6 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (5/10) Toimikunnan työtilan rakenne (alkutila)  Työtilan etusivu (toimikunnan numero ja nimi lyhennettynä) [tiedosto]  Työtilan ohje [tiedosto]  Toimikunnan kalenteri  Yleinen keskustelualue  Sihteerin kansio (näkyy yleensä vain työtilan hallinnoijalle)  - dokumenttien tuonti Kokoustilaan; dokumenttien muokkaus Kokoustilassa; lomakkeiden luonti; lisäohjeita  Kokoustila [kansio] [Tarkemmin seuraavassa diassa!]

7 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (6/10) Toimikunnan työtilan rakenne (alkutila) [jatkoa]  Kokoustila [kansio] - Kokouskeskustelualue (yleinen, ei välttämätön) - Kokous x/2010 [kansio] [= tulevan/käsillä olevan kokouksen kansio] - Esityslista x/2010 [tiedosto] - Kokousaineisto (liiteaineisto) x/2010 [tiedosto] - Pöytäkirja x/2010 [tiedosto] - Kokous x-1/2010 [kansio] [= edellisen kokouksen kansio] - Esityslista x-1/2010 [tiedosto] - Kokousaineisto (liiteaineisto) x-1/2010 [tiedosto] - Pöytäkirja x-1/2010 [tiedosto]  Järjestämissopimukset (voimassa olevat) [kansio] [jatkuu]

8 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (7/10) Toimikunnan työtilan rakenne (alkutila) [jatkoa]  Toimikunnan ohjeet ja lomakkeet tutkintojen järjestäjille (voimassa olevat ) [kansio]  Arkisto [kansio] - Kokouskohtaiset kansiot vanhemmista kokouksista - Muu arkistoaineisto [kansio]  Muuta [kansio] - OPH:n näyttötutkintosivujen linkki - Ilmoitan.fi -linkki - Finlex-linkki - -sähköpostilinkki - Dokumenttipohjat [kansio] - Kyselylomake sekä Palautelomake (Optima)  Hallintatyökalut [kansio]

9 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (8/10) Muut työtilat Optimassa  Toimikuntien ja niiden työtilassa mukana olevien tutkinnon järjestäjien sekä OPH:n virkamiesten yhteisessä käytössä: - Tutkintotoimikuntien yhteinen työtila - Materiaalipankki (”Yleinen materiaalipankki”) -mm. OPH:n määräykset, ohjeet, suositukset, lomakkeet, tiedotteet  Erillisten työryhmien työtilat  - mm. tutkinnon perusteita valmistelevien työryhmien työtilat

10 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (9/10) Sähköisen kokousympäristön tuleva kehittäminen  Optiman hyödyntämisen kehityslinjat: - mahdollisesti puolet toimikuntien kokouksista verkossa - toimikuntien ja OPH:n välinen sekä toimikuntien ja tutkintojen järjestäjien välinen tiedonvälitys pääsääntöisesti Optimassa - OPH:n internet-sivuilla (tutkintotoimikuntien kotisivuillla ja muuten) oleva tutkintotoimikuntia koskeva aineisto on lähinnä yleisluontoista tiedotetta ja linkitystä yksityiskohtaisempaan ja laajempaan aineistoon - toimikuntien sähköisistä työtiloista toiminnalliset yhteydet OPH:n ja valtion muiden opetus- ja kulttuuritoimen viranomaisten sähköiseen asianhallintajärjestelmään (Salama) ja uuteen (korvaa nykyisen AMTUn) tutkintotoimikuntien hallinnointiin tarkoitettuun tietojärjestelmään (käyttöön v. 2012?)

11 For learning and competence Sähköinen kokousympäristö (10/10) Käyttötilasto  OPTIMAN KÄYTTÖ Yksittäisten käyttäjien käyttökerrat  Käyttäjätyyppi Käyttökerrat Käyttäjät* % %  Kokenut käyttäjä ,0 Peruskäyttäjä ,1 33,1  Aloittelija ,7 Kokeilija ,5 42,2  Ei kokeillut ,7 24,7  Kaikki ,0 100,0  * = Käyttäjät ovat pääasiallisesti tutkintotoimikuntalaisia, mutta myös muita!