Microsoft Project Luvut Karoliina, Laura, Miikka, Petri ja Otto

Luku 22. Projektin kustannukset *Projektin kustannukset voidaan tarkastella seuraavalla tavalla: 1. Klikkaa Project -> Project information. 2. Klikkaa Statistic-painiketta, josta avautuu ikkuna. Project Statistic. Ikkunasta näet mm. projektiin kohdistuvat kustannukset.

Kiinteät kustannukset 1. Vaihda näkymäksi Gantt Chart. Valitse sitten View -> Table: ja vaihda Table:en Cost. *Fixed Cost-sarakkeeseen lisätään tehtävään liittyvät kiinteät kustannukset. *Kokonais kustannukset näkyvät Total Cost sarakkeessa. *Fixed Cost Accrual-sarakkeessa määritellään, kuinka kiinteät kustannukset kerääntyvät tehtävän edetessä. Vaihtoehtoina ovat Start, Prorated ja End. Kustannukset alkavat joko tehtävän alkaessa, edetessä tai tehtävän tullessa valmiiksi.

Kiinteät resurssikustannukset 1. Valitse Gantt Chart-näkymässä tehtävä, johon kustannukset liittää. Kiinnitä resurssit siihen. 2. Jaa ikkuna osiin komennolla Windows -> Split. 3. Klikkaa hiiren oikeata painiketta ja valitse Resource Cost. 4. Valitse äsken kiinnittämäsi resurssi ja laita Unit- sarakkeen arvoksi 0. Klikkaa sitten OK:ta. 5. Rem. Cost-sarakkeeseen ohjelma laskee resurssin kustannukset ohjelmalle niin, että tehtävän kuluttama aika ei vaikuta kustannuksiin.

Kustannusten muutokset 1.Klikkaa hiiren oikeaalla painikkeella resurssia ja siirry Resource Information-ikkunan Costs-välilehdelle. Cost rate tables-kohdassa on välilehdet A-E, joihin voidaan kirjata resurssin kustannusten muutoksia. 2. Oletusasetusten mukaan tehtävään kiinnitetty resurssi käyttää välilehdelle A kirjattuja kustannustietoja. Tehtävää käyttämä välilehti voidaan vaihtaa Assignment Information –ikkunassa. Siirry Task Usage-näkymään ja klikkaa resurssia. Valitse sitten välilehti Cost rate table-luettelosta.

Luku 23. Esimerkkiprojektin resurssien kiinnitys tehtäviin 1. Siirry Gantt Chart-näkymään ja kiinnitä resurssit tehtäviin. Huom. Assign Resources-ikkuna voi olla auki resussien kiinnityksen aikana. Kiinteiden kustannusten lisääminen Kun tehtäville lisätään kiinteitä kustannuksia, syntyy näistä kiinteistä kustannuksista resursseja projektille 2. Valitse ikkunan yläosasta tehtävä ja lisää ikkunan alaosaan kustannuksen (resurssin) nimi ja laita Unit- kohtaan 0. -> Ok -> Lisää kustannus Cost- sarakkeeseen -> Ok. Nyt kiinteä kustannus on lisätty tehtävään.

Luku 24. Ohjelman eri näkymät Näkymän vaihtaminen Näkymää vaihdetaan klikkaamalla näkymä-kuvaketta tai View-valikon komennolla. Lisää näkymiä saadaan näkyviin joko More View- kuvakkeella tai View -> More View-komennolla.

Taulukon vaihtaminen 1Napsauta hiiren oikealla painikkeella Select All – painiketta, joka on taulukko-osion sarakeotsikoiden vasemmalla puolella. -> Valitse pikavalikosta haluamasi taulukko. 2.Valitsemalla pikavalikosta More Tables -> näkyviin tulee ikkuna, jossa on kaikki käytettävissä olevat taulukot. (Taulukoita voidaan myös muokata tai tehdä niitä lisää)

Details-osio 1. Yksityisempiä tietoja saadaan näkyviin valitsemalla Format -> Details. Valitut tiedot tulevat näkyviin lisäriville. 2. Format -> Details Styles-komennolla saadaan näkyviin käytössä olevat kentät. 3. Valitsemalla kentän ja lisäämällä valintamerkin kohtaan Show in menu saadaan valittu kenttä näkymään Details-kohdassa. Sulje ikkuna klikkaamalla Ok.

PERT-alyysinäkymät Pert-analyysejä kutsutaan myös ”Mitä Jos”-analyyseiksi. Niitä käytetään paljon tehtävässä arvioiden sitä, kuinka projektin käy. Ohjelmassa on 4 analysinäkymää: *PA_PERT Entry Sheet *PA_Expacted Gantt *PA_Optimistic Gantt *PA_Pessimistic Gantt

PERT Analysis-työkalut *PERT-analyyseille on oma työkalurivi, joka saadaan näkyviin näin: Napsauta vasemmalla painikkeella jotain työkaluriviä -> Valitse sitten valikosta PERT Analysis. *3 ensimmäisellä painikkeella voi siirtyä näkymästä toiseen. *Viimeinen painike näyttää PA_PERT-näkymän. *Calcuate PERT-painike käynnistää Calcuate PERT- makron. *PERT Entry Form näyttää PERT Entery-lomakkeen. *PERT Weights käynnistää Set_PERT_Weight-makron.

Luku 25. Tietojen suodatus Suodattimia voi käyttää kaikissa, paitsi PERT Chart- näkymässä. Tehtävä suodattimet All TasksCompleted Tasks Confirmed Cost Overbudget Created After Critical Date RangeIn ProgressIncomplete Task Late/Overbudject Tasks Assigned To Linked Fields Resource GroupShould Star By Should Start/Finish By Slipped/Late ProgressSlipping TasksSummary Range Task RangeTasks With Attachments Taks Wiht Fixed Dates

Tasks/assignments With OvertimeTop Level Tasks UnconfirmedUnstarted TasksUpdated Needed Using Resource In Date Using Resource Work Overbudject Resurssisuodattimet Esim. Resouce Sheet-näkymässä Filter-luettelosta löytyy Resurssusuodattimia. All ResourcerConfirmed (käytössä vain Resource Usage näkymässä)Cost Greater ThatCost Overbudged Date RangeGroupIn Progress Assignments Linked FieldsOverallocated Resources

Resource RangeResources With Attachments Resources/Assigments With OvertimeShould Start By Should Start/Finish BySlipped/Late Progess Unconfirmed AssigmentsUnstarted Assingments Work CompleteWork Incomplete Work Overbudged

Luku 26. Omat suodattimet Jos ei löydy tarvittavaa suodatinta, sellaisen voi luoda muokkaamalla vanhaa tai luomalla kokonaan uusi. 1. Valitse Project -> Filtered -> More Filters. 2. Valitse suodatin, jota haluat muokata, ja klikkaa Edittiä. muokata, ja klikkaa Edittiä. 3. Voi määritellä haluamasi suodatusehdot. And:illä ja Or:illa voidaan määritellä lisäehtoja. voidaan määritellä lisäehtoja. 4. Kun ehto on valmis, klikkaa Ok:ta. Klikkaa More Filters-ikkunan Apply-painiketta, niin ehto suodatetaan.

5. Mikäli haluat, etteivät muut tiedot piiloudu näytöstä suodatuksen tuloksen aikana, klikkaa Apply:n sijasta Highlight-painiketta. Suodatuksen tulos näkyy korostettuna ja muut normaalinvärisinä. 6. Uusi suodatin luodaan klikkaamalla More Filters- ikkunassa New-painiketta. Laita Name-kohtaan suodattimen nimi ja lisää valintamerkki kohtaan Show In menu, niin saat suodattimesi näkymään suodatinlistalla. 7. Tekemäsi suodattimen voi poistaa klikkaamalla Organize. Organize-ikkunan Filters-välilehdellä valitaan poistettava suodatin ja klikataan Delete:ä.

Samassa ikkunassa voidaan myös tallentaa suodatin, jotta sitä voitaisiin käyttää myös muissa projekteissa. * Jos määritellään useampia ehtolauseita, jokainen lause kirjoitetaan omalle rivilleen. *Mikäli suodatin sisältää väh. 3 riviä ehtolauseita ryhmää kohti, ohjelma toteuttaa ensi kaikki And- ehdot ja sitten vasta kaikki Or-ehdot.