B OOK W HERE 7 Anneli Renfors TAMK Kirjasto

TÄMÄ OHJE sisältää asetus- ja käyttöohjeet kirjastojen hankkijoita ja luetteloijia varten sekä linkin asennusohjeisiin on alun perin tehty AMK-kirjastojen (Voyager) tarpeisiin, myöhemmin on lisätty asetusohjeet myös yliopistokirjastoja (Aleph) varten pohjana on käytetty Kaisa Saikkosen (JYK) laatimaa ohjetta BookWhere 6:lle saattaa sisältää suoria lainauksia edellämainitusta ohjeesta 2

TÄSSÄ OHJEESSA on haluttu osoittaa, miten tietyt asetukset vaikuttavat käyttöön, joten asetus- ja käyttöohjeet ovat osittain limittäin on kuvattu myös BookWhere-tietueiden tuonti Voyager-tietokantoihin ovat kuvien asetukset kuten ohjeen tekijällä.  usein asetuksissa on vaihtoehtoja ja riippuu käyttäjästä ja käyttötarkoituksesta miten asetukset kannattaa laittaa  asetuksia voi myös usein muuttaa monessa eri kohtaa 3

PARI SANAA BW-OHJELMAN ASENNUKSESTA BookWheren lisenssi on kone- ja käyttäjä- kohtainen on tärkeää saada oikeat merkistöt toimimaan niille kuuluvilla konversio-ohjelmilla jos joku konversio-ohjelma ei toimi tai merkistö/tietue näyttää kummalliselta, on asennuksessa tai asetusten laittamisessa mennyt jotain pieleen 4

BOOKWHERE-ASENNUS lyhyet ohjeet asennukseen ja käyttöön Voyager- ja Aleph -järjestelmien kanssa löytyvät Kansalliskirjaston sivuilta linnea2-intranetistä (vaatii salasanan): a/ohjeita/luettelointi/poiminta.html a/ohjeita/luettelointi/poiminta.html yleensä joka kirjastossa joku tietty henkilö, joka asennuksen tekee (koneelle pitää olla kirjautuneena henkilökohtaisesti ja itsellä pitää olla admin-tasoiset oikeudet omaan koneeseensa, jotta asennus ja tarvittavien kansioiden luonti onnistuu oikein) 5

KONVERSIO-OHJELMAT Utf8 (= Unicode) Marc8 (= ALA) Latin1 (= Latin 1) (fi2mafi = Finmarc) – laitetaan työpöydälle asennuksen yhteydessä tarpeen mukaan (TAMKissa ei fi2mafi) konversio-ohjelmat löytyvät BookWheren asennuksen jälkeen kuvakkeina työpöydällä  jos työpöydältä ei löydy kuvakkeita, ne voi luoda c\:llä olevan usemarcon -kansion BookWhere -kansiosta löytyvistä.bat -loppuisista tiedostoista klikkaamalla kutakin.bat –tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Create shortcut  niissä on usein vain tekstit: utf8, marc8, latin1, fi2mafi 6

KONVERSIO-OHJELMAT Vinkki: Klikkaa kutakin kuvaketta hiiren oikealla painikkeella ja anna komennolla Rename kuvakkeelle uudet nimet tyyliin: unicode_utf8.bat ala_marc8.bat latin1.bat finmarc_fi2mafi.bat => jatkossa löydät paremmin kulloinkin tarvitsemasi konversio-ohjelman 7

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS) GENERAL • Jos haluat, että suosikkeihisi (Suosikit; Favourites tms.) valitsemasi tietokannat ovat aina automaattisesti päällä, laita valintamerkki kohtaan Use database group in new session. • Jos haluat joka kerta valita hakuryhmän erikseen, älä laita valintamerkkiä kohtaan Use database group in new session. Erilaisia hakuryhmiä voi luoda useita. Hakuryhmää on helpompi vaihtaa, jos ei ruksaa tätä kohtaa. Laita valintamerkki kohtaan Use Quick Search Toolbar by default, jos haluat aina käyttää vain pikahakua. Älä laita valintamerkkiä tähän, jos haluat joka kerta valita hakutavan erikseen. Hakutapoja on erilaisia: ISBN, tekijä, nimeke, avainsana jne. Hakutapaa voi muuttaa myös QuickSearch Toolbarissa, pikahaussa (ks. seuraava dia). Hakua pääsee nopeammin tekemään, kun ruksaa tämän. 8

QUICK SEARCH TOOLBAR -NÄKYMÄ Laajemman haun hakulaatikon saa aina halutessaan näkyviin täältä. Hakua voi muotoilla myös tässä. ISBN-numerolla haettaessa väliviivoista ei yleensä tarvitse välittää, mutta joissakin tietokannoissa (esim. Russian State Library) väliviivat pitää kirjoittaa. Joissakin tietokannoissa taas (esim. Library of Congress) väliviivoja ei saa kirjoittaa. Huom! Pikahaussa toimii Boole ja haun voi kohdistaa eri kenttiin. 9

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS) COMMUNICATIONS Communications timeout (seconds) kannattaa muuttaa suuremmaksi, esim

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS) FONTS Current Font -kohtaan valitaan Change - nappulan takaa : Arial Unicode MS tai Lucinda Sans Unicode 11

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS) RULES Nämä asetukset vaikuttavat siihen, miten haun tulokset näkyvät BookWheren näytöllä. Oletusarvot voi antaa olla paikallaan, ei ole pakko muuttaa mitään. Muokkaus (poistot): Avaa Display Windows – ikkunasta muokattava näkymä (klikkaa vasemmalla olevaa plussaa), ja aktivoi poistettava/siirrettävä kohta. Exclude Rule poistaa valitun, Down siirtää järjestyksessä alemmaksi jne. Record Export - kohdasta voi halutessaan poistaa mm. Kohdat Call Number, Dewey Number, Government Number yms. luokituskentät, joista ei meille ole mitään iloa ja joita ei Kansalliskirjaston ylläpitämät konversio- ohjelmatkaan poista. 12

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS) RULES Muokkaus (lisäys): Jos haluat lisätä näkymään jotain, valitse oikealta Rules- ikkunasta haluamasi kohta aktiiviseksi > Include Rule > OK. Jos jotain haluaa Record List - näkymään lisätä, se voisi olla ainakin ISBN. Seuraava dia näyttää miten Rules -välilehden asetusvalinnat näkyvät hakutulosten listauksissa. 13

RULES-VÄLILEHDEN VALINNAT NÄKYVÄT HAKUTULOSTEN LISTAUKSESSA Avoinna 3 ikkunaa: Record List ylinnä, alhaalla vasemmalla Analysis -ikkuna ja oikealla alhaalla Full Record. Record List -ikkuna Oletusarvoissa (Rules) voi valita Record List –ikkunassa näky- mään Rating ja Score, jotka il- moittavat miten hyviä tietueet ovat. Vihreä ruutu ja korkea pis- temäärä = parhaat tietueet. Huom. Korkeimmat pistemäärät voivat tulla myös p-kirjan ISBN- numerolla e-kirjalle. Analysis -ikkuna Jos Media Type on valittu ole- tusarvoissa (Rules) näkymään Analysis -ikkunassa, lisää- mällä valintamerkki halutun ikonin eteen saadaan tietue- listaan (Record List) poimittua vain esim. videotallenteet. E-kirjat ovat myös kirjoja Media Typessä, joten tämän avulla ei voi valita poimiiko e- vai p-kirjan. Jos Rating on valittu oletus- arvoissa (Rules) näkymään Analysis -ikkunassa, lisäämällä valintamerkin vihreän ”liikenne- valon” eteen saadaan tietue- listaan (Record List) poimittua vain parhaat tietueet. 14

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS) SORTING Skandillinen tekijä- ja nimekehaun aakkostus edellyttää valintamerkkiä Normalize strings before sorting -kohtaan. Valintamerkki kohdassa Sort analysis window by frequency järjestää tietokannat Analysis –ikkunassa sen mukaan miten paljon tietueita kustakin löytynyt (ks. seuraava dia). 15

SORT ANALYSIS WINDOW BY FREQUENCY 16

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS MARC DISPLAY Tänne voi valita MARC21:n. Poiminnan ja konversion onnistumisen kannalta sillä ei kuitenkaan ole merkitystä. Full Record -ikkunassa voi haun jälkeen tarkastella MARC21-kenttiä. Kullekin kentälle voisi tässä, niin halutessaan, antaa myös suomenkielisen nimekkeen. Rasti Use translation -kohdassa muuttaa hakutulos- näkymän Full Record -ikkunan MARC21-numero- koodit sanoiksi. Strip Indicators -valinta poistaa ao. näkymästä Indikaattorit. 17

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS QUERIES Jos hakusanoissa on skandeja, käy muutta- massa haun koodaus, Encoding, muotoon ASCII (Latin1), jotta saat haku-tulokseen mukaan latin1 -tietokantojen tietueet. Encodingia ei tarvitse muuttaa latin1- tietueissakaan, jos hakee ISBN-numerolla. Muissa hauissa Encoding:UTF-8. Huom.! Voit muuttaa koodauksen helpommin hakulehdellä (Search Query): Customize > Encoding ASCII (Latin1) tai UTF-8 > OK Hakukentät voi täällä määritellä haluamallaan tavalla. Kaksi ensimmäistä laatikkoa näkyvät Quick Search Toolbarissa, pikahaussa. 18

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS PROXY SERVER Näille asetuksille ei tarvitse tehdä mitään. 19

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS XML CONFIGURATIONS Näille asetuksille ei tarvitse tehdä mitään. 20

ASETUKSET (OPTIONS => SETTINGS EXPORTING Tietueen kopiointia voi helpottaa ja vähentää hiirellä klikkailua ottamalla valinta- merkit pois kohdista: Display ’Export Records’ File Save dialog when exporting records ja Display ’Export Records’ status message after export is complete. Toisaalta, jos näihin jättää valintamerkit, tietää missä mennään ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Jos Append Records – kohdassa ei ole valinta- merkkiä, uusi kopioitu tietue hävittää aina edellisen output.mrc -tiedostosta. Kohdat Format, Directory, Filename ja Encoding pitää olla kuten tässä on. 21

TIETOKANTARYHMÄT JA NIIDEN LUOMINEN Linnea2 -intranetin BookWhere-sivuilta löytyy myös dokumentti ” Eri alojen aineistoja ja tietokantoja koskevia vinkkejä (doc) 6/2009” : ita/luettelointi/poiminta.html BookWheressä myös valmiina hyviä tietokantalistauksia, esim. University, Medical, Multimedia, joita kannattaa kokeilla tietokantalistauksia kannattaa tehdä, koska haku ei onnistu kaikista tietokannoista yhtä aikaa suositeltavia ryhmäkokoja 3-35 tietokantaa samassa ryhmiä voi itse luoda 22

ANNELIN SUOSIKIT Canada Institute for Scientific and Technical Information Cardiff University Hong Kong University of Science and Technology Hong Kong Institute of Education Library of Congress Libris (latin1) Massachusetts Institute of Education National Library of Scotland (kasvatus) Oxford University Libraries Singapore Polytechnic (tekniikka) University of Cambridge University of Edinburgh University of Hawaii (at Manoa) (ympäristö, metsä) University of Wales 23

HAKU TIETOKANTOJEN VALINTA On monta tapaa päästä tietokantojen valintaikkunaan (Choose Databases): 1. Jos asetukset tehty kuten tässä ohjeessa, avautuu Choose databases -ikkuna automaattisesti kun avaa BookWhere –ohjelman 2. Komento Ctrl + D 3. Kuvakkeet 4. Kun edellinen haku teh- ty ja hakuikkuna suljettu, klikkaa Clear (jos haluat tehdä uuden haun samas- sa tietokantaryhmässä) tai valitse File-valikosta New Session (jos haluat vaihtaa tietokantaryhmää) 24

HAKU TIETOKANTOJEN VALINTA 1. Voit halutessasi valita joka kerta eri tietokannat hakua varten: merkitse valintamerkillä tieto- kannat, joista haluat tietueita hakea, ja paina sitten OK 2. Voit valita Choose Databases –ikkunasta jonkun valmiiksi tehdyn tietokantaryhmän 3. Voit valita tietokantoja, luoda uuden ryhmän ja lisäillä valittuja tietokantoja olemassaoleviin ryhmiin 25

HAKU TIETOKANTOJEN VALINTA Uuden ryhmän luominen: Valitse tietokanta => Klikkaa hiiren oikealla => Voit joko a) lisätä tietokannan olemassaolevaan ryhmään tai b) luoda uuden ryhmän valitsemalla New Group > anna ryhmälle haluamasi nimi Täällä voit lisätä myös uuden tietokannan, Esim. LINDA, Fennica. Kun lisäät uutta tietokantaa, sinun ei tarvitse välittää aakkosten oikeasta kohdasta. BW aakkostaa tietokannat automaattisesti. Tietokantoja voi hakea Keyword(s) - hakukentässä 26

TIETOKANTOJEN LISÄÄMINEN BOOKWHEREEN Esim. LINDAn lisääminen BookWhereen: 1. Avaa "Choose database" valikko - joko kuvakkeesta "TV:n-kuva" tai Actions tai sulkemalla hakuikkunan ja valitsemalla File-valikosta New Session => Choose databases 2. Saat auki valikon jossa tietokannat listattuna. 3. Mene jollekin riville ja valitse hiiren oikealla näppäimellä, jolloin saat valikon. Valitse "New Database" jolloin voit lisätä uuden tietokannan yhteystiedot Name: LINDA Host name or IP address: alina.csc.fi ; Port: 210 ; DB Name: FIN01; Location: jätä tyhjäksi not specified ; State/Province: jätä tyhjäksi ; City: HELSINKI Library/Database type: voit jättää tyhjäksi - not specifieed ; Record Format: MARC21; Character Encoding: UTF-8 4. Alalaidassa on "login info": käy täyttämässä organisaatiosi käyttäjätunnus ja sa- lasana. 5. Test database - Testaa yhteyden toimivuus. 6. Ok Voit oikeastaan lisätä minkä tahansa tietokannan tänne, jos vain saat jostakin tietoon yhteystiedot, esim. Metalib configuroinneiss a käytettäviä tietoja. 27

HAKU TIETOKANTOJEN VALINTA Valitse halua- masi tietokanta- ryhmä tai yksit- täinen tieto- kanta. Klikkaa ok. 28

HAKU Pikahaun (QuickSearch Toolbar) haku- kentät voi määri- tellä kohdassa Options = > Settings => Queries. 29

TIETUEEN MERKISTÖN TARKISTUS Haun jälkeen valitse Record List -ikkunasta haluamasi tietokanta hiirellä napauttaen (vihreä Rating ja Scoressa mahdollisimman iso luku – e-kirjojen kohdalla tarkkana näissä). Tietue avautuu Full Record -ikkunaan. Napauta hiiren oikealla Full Record - tietueen päällä ⇒ Saat näkyviin tällaisen laatikon Valitse Properties, kohdassa Character encoding kerrotaan tietu- een merkistö, samalla merkistöllä valitset desk- topilta konversio-ohjelman. 30

TIETUEEN POIMINTA/KOPIOINTI Kun olet valinnut poimittavan tietueen ja tarkistanut sen merkistön => Actions => Export Record(s) 31

TIETUEEN POIMINTA/KOPIOINTI Saat näkyviin tällaisen ikkunan. Varmista, että File Name -kohdassa lukee input.bib, että tallennusmuoto on MARC Format ja, että kyseinen tiedosto on c:\-asemalla kopioidut-kansiossa. Klikkaa Save Huom! Tässä voit lisätä/poistaa ruksin Append Records -kohtaan. Käytännössä kannattaa tämä kohta pitää ruksittuna. 32

TIETUEEN POIMINTA/KOPIOINTI Jos asetukset ovat kuten tässä esityksessä, saat seuraavanlaisen ilmoituksen: Klikkaa OK. Jos et jatkossa halua näitä ilmoituksia, voit vielä tässä kohtaa muuttaa asetuksia ottamalla ruksin pois kohdasta Always show this status message. 33

TIETUEEN KONVERTOINTI Kaksoisklikkaa desktopilla sitä konvertointiohjelmaa, jonka mukaista merkistöä poimimasi tietue oli. Huom. kuvakkeet näyttävät erilaisilta Windows 7:ssa. Tietueen merkistön tarkastus => ks. dia 30 Mikäli merkistön / konversio-ohjelman valinta, BW-ohjelman asennus ja asetukset menivät oikein, välähtää ruudussa nopeasti neliskanttinen musta ruudukko. 34

V OYAGER – ASETUKSET LUETTELOINTIMODUULISSA Voyagerin luettelointi- moduulissa kannattaa laittaa asetuksiin koh- taan Folders/Files => Import c:\konvertoidut\. Tällöin konvertoidut- kansio avautuu, kun valitaan Record => Import => From new file. 35

TIETUEEN TUOMINEN VOYAGERIN CATALOGING -MODUULIIN 36 Avaa cataloging -moduuli ja etsi siellä esiin hankinnassa tehty tietue ellet nimenomaan tee han- kintaa ja tuo tietuetta Voyageriin uutena. Valitse Record-valikosta Import >From new file (kun et ole vähään aikaan poiminut BW:stä ja From previous file, kun olet juuri tuonut tietokan- taan BW:sta muita tietueita. Asetuksissa (Options => Preferences => Folders/Files => Import kannattaa olla c:\konvertoidut\ (ks. dia 35)

TIETUEEN TUOMINEN VOYAGERIN CATALOGING -MODUULIIN 37 Hae esiin c:\- asemalta konvertoidut- kansio ja valitse sieltä hiirellä kerran napauttaen output.mrc – niminen tiedosto. Klikkaa Open. Seuraavassa ikkunassa klikkaa OK.

VOYAGERISSA 38 Komennolla Window => Tile saat tietueet rinnakkain ja voit editoida BW:stä poimimaasi tietuetta tuttuun tapaan (kuten remote -poiminnoissa) ennen tallennusta tietokannassa jo olevan tietueen päälle. Konversio-ohjelma muokkasi tietueen MARC21- ja luettelointisääntöjen mukaiseksi. Mukana voi vielä olla joitain kummallisuuksia, joten tietue on tarkistettava. TAMKissa esim. poistettaisiin kentät 039$f ja 050 $a.

BW-POIMINNAN KULKU VOYAGER- LUETTELOINNISSA Voyagerin cataloging -moduulissa haetaan esiin hankinnassa tehty tietue Etsitään kirjaa ISBN-numerolla Remote -tietokannoista Jos ei löydy remotella, käytetään BookWhere -poimintaa Haetaan kirja BW:ltä käyttäen jotakin oman koneen BW:n tietokantalistoista (kaikista ei voi hakea yhtä aikaa), ISBN- numerolla, jos mahdollista (väliviivoista ei tarvitse välittää) Jos kirja löytyy, valitaan mieluinen poimintapaikka, useimmiten eniten ranking -pisteitä saanut, mahdollisimman ”vihreä” Tarkastetaan tietueen merkistö Tallennetaan c-asemalle Kopioidut -kansioon input.bib - tiedostoon Konvertoidaan ao. merkistön mukaisella konversio-ohjelmalla Tuodaan tietue Voyageriin (c-asemalta, Konvertoidut -kansiosta, output.mrc -tiedostosta), vertaillaan siellä jo olevaan tietueeseen, tarkistetaan luettelointi, lisätään asiasanat 39

TUONTI LUETTELOITAESSA ALEPHIIN valitse vasemmalta Import Records Input File - kohtaan c:\konvertoidut\output.mrc Convert Procedure -kohtaan MARC klikkaa Convert, sitten oikealta Edit. Nyt tietue on muokattavana ja voidaan tallentaa normaalisti. 40