Projektinhallinta it. lut

Esitys aiheesta: "Projektinhallinta it. lut"— Esityksen transkriptio:

1 010761001 Projektinhallinta http://www. it. lut
Projektinhallinta Luento 3 Kalle Ikkelä

2 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

3 Projektisopimukset Toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin aikataulu- ja kustannusraamit Projektisopimus tehdään jokaiselle projektille erikseen Lisäksi osapuolilla voi olla keskenään puitesopimus, jossa sovitaan jokaisen projektin yleiset reunaehdot

4 Tärkeimmät asiat IT-projektisopimuksessa
Mitä tehdään ja kuinka se toimitetaan Aikataulu ja budjetti Osapuolten vastuut Raportointikäytännöt Toimenpiteet ongelmatilanteissa Projektin ja tuotteen hyväksymiskriteerit Tuotteen takuu lisätietoja Pelin kpl 4.5

5 Projektin organisointi ja käynnistys
Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennalta-arvaamattomiin tehtäviin! Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa.

6 Projektin käynnistystehtävät
Projektin tavoitteiden määrittely Projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen Projektisuunnitelman laatimisen aloitus Käynnistysseminaarin (”kickoff:n”) järjestäminen: pienimuotoinen esitutkimusprojektin alussa, suurempi toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan

7 Projektin alussa olevia mahdollisia ongelmia
Projektin tavoitteet eivät ole selviä Projektiryhmällä ei ole kokemusta projektityöskentelystä ja menetelmistä Henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän hengen luomiseen menee aikaa Motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla erilaisia Projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden opastamiseen ja projektin aloitus venyy

8 Kickoff:n tehtävät Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön Määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla (roolit) Projektiryhmän jäsenten keskinäinen tutustuttaminen Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen Käynnistää projektiryhmän työ

9 Projektin määrittelyvaiheen tehtävät
Tehtävän tuotteen toteutettavuuden selvittäminen ja kuvaaminen Projektisuunnitelman tekeminen aikataulu- ja kustannustavoitteet riskit tekniset määrittelyt tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit projektiorganisaation kuvaaminen Kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa

10 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

11 Tiimirooleja Arvioija Tiedustelija Diplomaatti Keksijä Tekijä Takoja Viimeistelijä Kokooja

12 Ryhmätyöskentely projektissa
Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen osaamisen yhteisvaikutuksesta Hyvä itsetuntemus, empaattisuus, tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä kuin tekninen osaaminen Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä

13 Projektiryhmän onnistumisen edellytykset
Työskentelytavat on suunniteltava Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee matkan varrella tarkastaa Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä huomioonottaen Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava projektissa käytettävissä olevaan aikaan Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen tulee olla kaikille selviä

14 Ihmisten johtaminen (1/2)
Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät hyvin Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin

15 Ihmisten johtaminen (2/2)
Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä) Salli erilaisuus Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään) Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

16 Omat työtapasi Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen Aloita aikaisemmin Delegoi Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

17 Ryhmän johtaminen Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina voisi toimia Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä tilannetaju on tarpeen Tasapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä on välttämätöntä Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa että koko ryhmää

18 Projektiryhmän toiminta
Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan viikon töistä. Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät työaikaa ja turhauttavat osallistujia. Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä on tapahduttava päivittäin.

19 Tehtäväjako projektissa
Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon. Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin suorittamiseksi!

20 Projektin me-hengen luominen
Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen Tunne ryhmäsi Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue jälkimmäisiä Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se pystyy venymään Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi ja kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa

21 Palautteen antaminen ja käsittely
Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän jäsenelle että koko ryhmälle Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin tarvittavissa tilanteissa Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus (eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta) Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten yhteydessä

22 Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien rakentamisessa
Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet Yhteentoimivan ryhmän valinta Kick off – käynnistysseminaari Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio Ryhmän kehittäminen ja kouluttaminen Palkitsemisjärjestelmä Jatkuva tiimin ylläpito ja kehittäminen Ristiriitojen sovittamisen käytännöt

23 Ryhmän kehitysprosessi
Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen Kehitysprosessin vaiheet: muotoutuva ryhmä joukkue-vaihe itsenäistyvä ryhmä luopuva ryhmä

24 Seurattavat asiat kehitysprosessin aikana
Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän toimintaan Tapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä inttää tarpeettomasti Asennoituminen muihin jäseniin Mielipiteisiin vaikuttaminen Muiden ajatusten kehittäminen Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai myötäilevä

25 Muotoutuva ryhmä Organisaation muodostaminen ja sopivan ryhmän jäsenten etsintä Mahdollisia ongelmia: Viestintä niukkaa Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista ja toisten odotuksista Älä kiirehti eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!

26 Joukkue-vaihe Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja kuunnellaan vähän Projektin alussa ideoiva vaihe Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on merkittävä. Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän homma!”

27 Itsenäistyvä ryhmä Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty  painopiste siirtyy tehokkaaseen yksilötyöskentelyyn Kullakin on oma toimenkuvansa Vastuut ja valtuudet ovat selvät Työskentelytavat on sovittu Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee

28 Luopuva ryhmä Miten projektiryhmä puretaan milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa? jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin tehtäviin, voi tulla ongelmia toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit aiheuttavat kustannuksia Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla: miten ryhmä puretaan seuraavia projekteja varten?

29 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

30 Projektikokoukset Projektissa esiintyy eri tyyppisiä kokouksia suunnittelukokous valvontakokous neuvottelut Projektisuunnitelmassa on hyvä määritellä tärkeimmät kokoukset ja niiden suoritustapa

31 Projektin valvontakokous
Valvontakokouksen tehtävät Informointi projektin edistymisestä Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen Päätöksenteko / lisäselvitysten antaminen

32 Syitä tehottomiin palavereihin
Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla Keskustelu harhautui asiasta Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan Joku poistui ennen kokouksen päättymistä Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä Kokous alkoi myöhässä Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä päätöksiä Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu

33 Palaverit tehokkaammiksi (1/3)
Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten Optimoi osallistujien määrä Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat etukäteen Valitse sopiva aika ja paikka Varmista että kokoukseen on valmistauduttu Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun Varmista, että joku tekee muistion

34 Palaverit tehokkaammiksi (2/3)
Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan (ideointipalaveri vs. päätöksenteko) Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa välilläkin Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin, esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

35 Palaverit tehokkaammiksi (3/3)
Varmista päätösten toteutumisen seuranta Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot sekä kirjaa ne ylös Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-up meeting") Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa 1 euron maksun kahvikassaan Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

36 Jotta projektisi onnistuisi
Sovi yhteistyömenetelmät Sovi ohjauskäytännöt Laadi projektisuunnitelma Kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään Huolehdi tarvittavista resursseista Pyri luomaan yhteishenkeä Tiedota kaikesta tarpeellisesta Valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän kanssa Hoida sovitut palkitsemiset