KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Helsinki 11.12. 2013 – Tarja Mäkinen.

Esitys aiheesta: "KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Helsinki 11.12. 2013 – Tarja Mäkinen."— Esityksen transkriptio:

1 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Helsinki 11.12. 2013 – Tarja Mäkinen

2 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Päivän aiheet  Yleisesittely  Luetteloinnin periaatteita Melindassa  Aleph- luettelointiklientti - haut, tietueen luominen ja kopioiminen, poistot  Käytännön harjoituksia

3 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Melinda  Bibliografinen viitetietokanta jonka tavoitteena on metatiedon l. kuvailutiedon yhteinen tuottaminen ja avoin jakaminen  Perustettu 1994 yliopistokirjastojen yhteisluetteloksi  Noin 40 tietokantaa, luetteloijatunnuksia yli 1000  Poimintaluettelointi kaikille kirjastoille avointa ja maksutonta  Noin 6,2 miljoonaa tietuetta  ExLibris Aleph –kirjastojärjestelmä ja MARC 21 –formaatti vuodesta 2009

4 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Metatietovaranto …  Tarjoaa kirjastojen metatiedon tuotannolle yhteisen työskentely- ja toimintaympäristön  Muiden kirjastojen tekemän työn täysipainoinen hyödyntäminen helpottuu  erilliset kuvailukäytännöt vähenevät  Keskitetty tietovaranto kaikenlaiselle metatiedolle  Yhtenäisempää metatietoa on helpompi käyttää eri asiakasliittymissä

5 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut  Tietokantojen rajat hämärtyvät  Asiakkaat liikkuvat tietokannasta ja instituutiosta toiseen  Laadukas ja yhtenäinen kuvailu parantaa hakutuloksia ja asiakkaiden tiedonsaantia  Mahdollistaa entistä paremmin yhteiset hakuliittymät - yksinkertaiset hakulaatikot  Mahdollistaa oman tietokannan rikastamisen runsaimmilla kuvailutiedoilla

6 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut … monenlaiseen käyttöön  Luettelointitiedon jakaminen  Kaukopalvelun apuneuvo  Eri aineistojen ja kokoelmien paikantaminen  Loppukäyttäjän tiedonhaun apuneuvo Kokonaisuutena ei tällä hetkellä yhdenkään kirjaston ainoa kokoelmaluettelo

7 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Aineistot Pääpaino tieteellisessä ja tutkimusaineistossa  Koti- ja ulkomaisia monografioita, kaunokirjallisuutta  Aikakauslehtiä ja jatkuvia julkaisuja  Karttoja, musiikkia  Arkistoaineistoja, kokoelmatietoja  E-aineistoja – kokotekstejä, jatkuvia julkaisuja  Opinnäytteitä – vaihtelevia käytäntöjä

8 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Musiikkiaineisto ja osakohteet  Musiikkiaineiston kuvailusääntöjä selvittää MusaMelinda- työryhmä https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=832293 71 https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=832293 71  Osakohteet syksy 2013  Koulutusta helmikuussa 2014

9 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Luettelointi ja kuvailu Melindassa  Perustana on yhteiset käytännöt ja toisten tekemän työn kunnioitus sekä luottamus muiden ammattitaitoon  Lähtökohtana mahdollisimman usealle käyttökelpoinen kuvailu, ei ainoastaan oman kirjaston tarpeet -> Kohti yhteiskäyttöistä kuvailumetadataa, uusia ratkaisuja (RDA, FRBR, Avoin Data) ja järjestelmiä  Suomalaiset kuvailusäännöt ja sisällönkuvailun periaatteet –suositus sekä MARC21 –formaatti ohjaavat kaikkea työskentelyä

10 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Melindan kuvailua ohjaavat työryhmät  Edustus kaikilta kirjastosektoreilta  Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä antaa ohjeita ja suosituksia Melindan kuvailuasioista yhteistyössä  Sisällönkuvailun asiantuntijaverkoston ja  musiikin luetteloijien MusaMelinda-ryhmän kanssa  Kansallinen kuvailun ohjausryhmä, Voyager-työryhmät

11 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Yksi ja sama tietue kaikille  Kaikki bibliografinen kuvailu tehdään Melindassa, ainoastaan varasto- ja nidetiedot omassa kannassa  Yhdestä teoksesta vain yksi bibliografinen tietue jota kaikki Melindaan luetteloivat voivat muokata ja täydentää

12 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut MELINDA bib.tietueet Luettelointi ja sisällönkuvailu Muutokset, lisäykset, korjaukset Auktoriteettitietueet MELINDA bib.tietueet Luettelointi ja sisällönkuvailu Muutokset, lisäykset, korjaukset Auktoriteettitietueet OMA TIETOKANTA holdings, items Sijainti- ja nidetiedot Asiakastiedot ja lainaus Kaukopalvelu

13 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Omassa tietokannassa  Kokoelmatiedot  Sijainti- ja varastotiedot - huomioitava pääsanan ja signumin muutokset  (Kirjastokohtaiset huomautukset - myös Melindassa)  Asiakkaat ja lainaus  Hankinta- ja kaukopalvelu

14 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Replikointi  Replikoinnilla tarkoitetaan bibliografisten tietueiden automaattista kopioitumista Melindasta paikallisiin kirjastotietokantoihin  Tässä määritellään mm. kuinka usein tietue päivittyy ja mitkä kentät siirtyvät Melindasta omaan kantaan  Muokattavissa kirjastokohtaisesti, yksittäiset luetteloijat voivat käyttää ohjauskomentoja

15 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Replikoinnin ohjauskomennot Ohjauskomentoa käytettäessä osakenttään $9 merkitään ohjauskomento sekä oman tietokannan tietokantatunnus (low tag), jotta replikointi tietää, mitkä komennot koskevat juuri omaa tietokantaa.  Ohjauskomentoja on tällä hetkellä käytettävissä kaksi: ja.  -komennon sisältävä kenttä replikoituu paikalliskantaan, vaikka paikalliskannan replikointi normaalisti karsisi kyseisen kentän.  -komennon sisältävä kenttä puolestaan karsiutuu replikoinnissa, vaikka se normaalisti siirtyisikin paikalliskantaan.

16 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Luettelointi alkaa …  Etsitään, tarkistetaan, tarkistetaan - tuplien välttäminen!  Tietue löytyi -> muokataan (tarvittaessa), lisätään oma merkki (lowtag)  Tietuetta ei löytynyt -> luetteloidaan ja sisällönkuvaillaan, lisätään oman kirjaston merkki (lowtag) -> Tietue siirtyy omaan tietokantaan (replikonti)

17 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Tietueen hakeminen Löytyykö nimekkeelle tietuetta Melindasta? Tietueen luominen Melindaan Tietueen tarkastaminen Ei Kyllä Tarvitseeko tietue muutoksia? Muutosten tekeminen Kyllä Oman tietokannan tunnisteen (LOW-tag) lisääminen Oman tietokannan tunnisteen (LOW-tag) lisääminen Ei Nide- ja kokoelmakohtaisten tietojen lisääminen paikallistietokantaan Kuvailuprosessi Melinda-ympäristössä

18 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Työskentelyä Melindassa 1  Tietueita saa muokata  Kirjoitusvirheitä saa korjata  Ylimääräisiä kenttiä voi poistaa  Kirjastokohtaisia huomautuksia (kentät 59X) saa lisätä  Tuplatietueista ja väärinyhdistymisistä ilmoitetaan KK:n tietokantahuoltoon - web-lomake  Nimekkeissä ja pääsanoissa tehtävistä korjauksista ilmoitus voy-cat@helsinki.fi –postilistalle voy-cat@helsinki.fi

19 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Työskentelyä Melindassa 2  Kannattaa tehdä ja jakaa yhteisiä tallennusalustoja, jokaiselle aineistoryhmälle omansa, kuten Voyagerissa  Poimintaluettelointi, tietueiden kopioiminen  Järjestelmä tarkistaa tietueen automaattisesti, ilmoittaa virheet, ehdottaa tuplia  Painetulle ja e-aineistolle oma tietue  Tilastointi – pääkäyttäjä voi tehdä itse tilastoja

20 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Parhaat ohjeet ja käytännöt  Melindan toimintaohje Melindan toimintaohje - ohjeita työskentelyyn ja linkkejä työryhminen suosituksiin

21 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Kansallinen kuvailutaso  Melindassa noudatetaan kansallista kuvailutasoa (aiempi kirjasto/välitaso = leaderin merkkipaikassa 17 koodaustaso 4).  Kansallisessa kuvailutasossa merkitään kuvailuun kuvailusääntöjen pakollisten elementtien lisäksi ao. kuvailuelementit.  Seuraavat elementit merkitään, jos on saatavilla ja sovellettavissa: - rinnakkaisnimeke - muu nimeketieto, mm. alanimeke - laajuus, mm. sivumäärä ja erityismääre

22 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Kontrollikenttiä ja leaderin (LDR) koodeja on käytettävä luettelointiohjeiden mukaan - Mp. 06 Tietueen tyyppi ja mp. 07 Tietueen bibliografinen taso on aina tallennettava - Mp. 17 Tietueen taso 4 - Kun 336/337 niin mp. 18 koodi on aina i = ISBD välimerkitys Mikäli koodia ei haluta laittaa, merkkipaikkaa ei jätetä tyhjäksi vaan käytetään ”ei koodattu” l. |

23 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut  Standardeja ja tunnisteita (ISBN, ISSN) on käytettävä aina kun saatavilla  035 -kenttä FCC - ei poisteta omasta kannasta, se on tuplakontrollin väline  Näppäinkomennot Alephissa Näppäinkomennot Alephissa

24 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut RDA = Resource Description and Access  Formaattiriippumaton kuvailustandardi  Perustana FR-tietomallit  Nykyisestä kuvailutietueen tekemisestä siirrytään kuvailemaan itsenäisiä tietoelementtejä, joista muodostuu erilaisten suhteiden linkittämiä kuvailukokonaisuuksia  Tietoja voi hyödyntää erilaisissa tietojärjestelmissä  Soveltuu linkitetyn datan maailmaan

25 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut RDA käytännössä  RDA-kuvailu aloitettu keväällä 2013 mm. Kongressin kirjastossa, vielä MARC 21 -formaatissa  Suomen kirjastot poimivat jo RDA-tietueita vaikka standardia ei täydellisesti voidakaan vielä hyödyntää  Suomenkielinen RDA-standardin käännös valmistumassa tänä syksynä, suomalaiset linjaukset tekeillä Kuvailun ohjausryhmässä  http://www.rdatoolkit.org  RDA-kentät poimituissa tietueissa RDA-kentät poimituissa tietueissa

26 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Tuplatietueet, niitä riittää  Täytyy varmistaa, että kyseessä on tupla  Tuplatietueista ja väärinyhdistymisistä ilmoitetaan KK:n tietokantahuoltoon - web-lomake https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/15321/lomake.html https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/15321/lomake.html  Voidaan yhdistää itse Merge+ -ohjelmalla OhjeOhje

27 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Tietueiden poistaminen  Tietueita ei tarvitse poistaa Melindasta, vaikka nide poistuisi oman kirjaston kokoelmista lopullisesti.  Varastokirjastoon siirrettävät niteet, merkitään X  Poistetaan oma LowTag  Erheelliset, vahinkotietueet voi poistaa Ohje: https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/2012/04/24/Tietueiden+p oistaminen+LINDAsta https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/2012/04/24/Tietueiden+p oistaminen+LINDAsta

28 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Ennakko- ja hankintatietueet  Ennakkotietueita Fennicasta ja Kirjavälityksestä  Tietueita saa käyttää, poimia ja kuvailua täydentää kuten muitakin tietueita  Hankintaa varten saa tehdä uusia, ei-niin-täydellisiä tietueita esim. omista tiedoista tai kustantajan luetteloista

29 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Asteri – auktoriteettivalvontaa  Auktoriteetti = Auktorisoitu nimimuoto  Kokoaa yhteen saman nimen tai käsitteen eri muodot  Eri kieliversiot: Kustaa Vaasa = Gustav Wasa  Eri kirjoitusasut: Tšehov = Tjechov = Chehov = Čehov = Чехов  Erottelee samannimiset toimijat tai käsitteiden eri merkitykset  Matti Joensuu (dekkarikirjailija) / Matti Joensuu (psykiatri)  Nokia (kaupunki) / Nokia (yritys)  johtaminen (hallinto) / johtaminen (sähkötekniikka) / johtaminen (musiikki)

30 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Auktriteettivalvonta -käsitteitä  Auktoriteetti = termin tai nimen standardoitu, yhtenäinen muoto. Yhdelle asialle yksi hakumuoto tai useita hyväksyttyjä muotoja yhteenlinkitettynä  Auktoriteettitietue = erillinen tietue, jossa nimen tai termin ohjeellinen muoto sekä mahdolliset viittaukset ja lisätiedot  Auktoriteettivalvonta = prosessi, jolla luodaan yhdenmukaiset, ohjeelliset muodot tietokantaan ja käytetään niitä hyväksi tiedon tallennuksessa ja haussa  Auktoriteettivalvonta organisoi tietokannan sisältöä ja identifioi haun kohteen

31 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Auktoriteettien tyypit  henkilönnimet  yhteisöt  kokoukset  tekijä-nimekkeet  sarjannimet  yhtenäistetyt nimekkeet  asiasanat: yleiset, maantieteelliset, aikaa ilmaisevat, lajityyppiä ilmaisevat, lisämääreet

32 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Funktiotermit Melindassa  Suosituksena käyttää funktiotermejä kokonaisina sanoina, ei lyhenteinä  Uutuus- ja poimintaluetteloinnissa, ei ole tarpeen tehdä takautuvia korjauksia  Termiluettelo Alephin klientissä (CTRL + F8)  Voidaan poistaa replikoinnissa  Älä poista Melindassa  Ohje Ohje

33 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Tietokantahuolto Kansalliskirjastossa Kirjastoverkkopalveluissa  Poistetaan tuplatietueita, erotetaan väärinyhdistyneitä tietueita ja korjataan muita virheitä  Havaituista tuplatietueista ja väärinyhdistyneistä ilmoitetaan e-lomakkeella  Tietokantaa huolletaan sekä käsityönä että automatiikalla

34 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Metiva-wiki  Taustatietoa hankkeesta  ”Työkalupakki”  Työryhmien pöytäkirjat yms.  https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/ https://wiki.helsinki.fi/display/Metiva/  Kansalliskirjaston asiantuntijaseminaarit  https://wiki.helsinki.fi/display/assemin/Asiantuntijaseminaarit https://wiki.helsinki.fi/display/assemin/Asiantuntijaseminaarit  Postituslistat!  Melinda-posti@helsinki.fi Melinda-posti@helsinki.fi

35 KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut Kiitos ! jatkuu …