Tilauksesta perintään (TIPE): Hyvät käytännöt

Esitys aiheesta: "Tilauksesta perintään (TIPE): Hyvät käytännöt"— Esityksen transkriptio:

1 Tilauksesta perintään (TIPE): Hyvät käytännöt
Infotilaisuudet ja

2 TIPE hyvät käytännöt -ohje
Ohje tuli voimaan ja sillä on kumottu Valtiokonttorin antama ohje VK/954/ /2016. Ohje tarkentaa lisäksi Valtiokonttorin antamaa määräystä Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa. Päivitetty ohje löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja, Määräykset ja ohjeet: Keskeiset ohjeeseen päivitetyt asiat ovat: Asiakasrekisterin ajantasaisuus ja oikeellisuus Myyntilaskutuspyynnön toimittaminen ja tiedonsiirtokanavat Myyntilaskutuspyynnön sisältö Verkkolaskujen määrän kasvattaminen Yli- ja alisuoritusten käsittely Oikeudellinen perintä Maksuliike

3 Tilauksesta perintään -prosessialue muodostuu seuraavista kokonaisuuksista
Perustietojen ylläpito Nimikerekisterin ylläpito Asiakasrekisterin ylläpito Myyntilaskujen käsittely Myyntireskontranhoito Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Perintä Maksuliike

4 Yleistä Palvelukeskus on muokannut tipe-prosesseja mahdollisimman yhdenmukaisiksi. automatisoinnin edellytys on, että prosessit ovat yhdenmukaiset. pyritään parhaaseen mahdolliseen asiakaspalveluun. Palvelukeskuksen tulee noudattaa eri tahoilta annettuja aikatauluja, asetuksia, lakeja, määräyksiä ja ohjeita, joiden mukaan Palkeissa toimitaan. Kun kaikki toimivat annettujen ohjeiden mukaan, erityispiirteet ja tätä kautta myös virheet vähenevät. Yhdenmukainen toimintatapa on myös kustannustehokas. Erilaisten kehityshankkeiden (esim. verkkomaksaminen, maksupäätteet) alussa tulee olla yhteydessä myös Palkeisiin, jotta mm. Kiekun järjestelmämäärittelyt tehdään alusta alkaen oikein. Maksuliike

5 Valtion verkkolaskutavoitteet lähetetyille myyntilaskuille
Valtiolle on asetettu vuosittaiset verkkolaskutavoitteet. Tavoitteet ja toteutumat on kuvattu alla olevassa taulukossa: Kirjanpitoyksikön tulee omalta osaltaan huolehtia siitä, että vuosittainen verkkolaskutavoite saavutetaan. Valtiokonttori seuraa aktiivisesti kirjanpitoyksiköiden verkkolaskun lähetysprosenttia. Mikäli verkkolaskuprosentti on alle tavoitteen, pyytää Valtiokonttori kirjanpitoyksiköltä selvitystä tähän sekä toimenpidesuunnitelmaa tavoitteen saavuttamiseksi Vuosi 2017 2018 2019 2020 Verkkolaskun tavoite % 30 32 36 40 Verkkolaskun toteutuma % 26 30 * Myyntilaskuja, milj.kpl ** 9.8 Verohallinnon verkkolaskuina lähetetyt verot, milj.kpl 0.7 * 1-9/2018 ** sis. Trafin ajoneuvoverot Maksuliike

6 TIPE mittarit Q3 1-9/2018 (koko valtio)
Mittareiden tulokset Verkkolaskujen määrä Tav % 30,37 % (30,31%) Lähetetyt maksukehotukset % kaikista laskuista 8,20 % (9,58%) Lähetetyt viivästyskorkolaskut 0,10 % (0,13 %) Maksettu viitteellä kpl Maksettu ilman viitettä kpl 52 545 Ilman viitettä maksetut % kaikista suorituksista tav. 2,0 % 6,81 % (7,00 %) Virheelliset laskutuspyynnöt % kaikista laskuista tav. 0,1 % 0,12 % (0,12 %) Maksunpalautukset tav. 0,1 % 0,32 % (0,37 %) Kansio, mistä mittarit löytyvät, virastot voivat itsekin käydä niitä katsomassa. Maksuliike

7 Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa
Tositteiden hyväksymisessä noudatetaan Valtiokonttorin antamaa määräystä Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa mukaisesti. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus voi hyväksyä ilman tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa mm. Myyntilaskutuksessa syntyvät kirjanpidon tositteet Tiliotetositteet, jotka eivät todenna talousarviomenoa Kirjanpitoyksiköllä on oltava myytäviin suoritteisiin liittyvä hinnasto ja tästä tulee olla maininta taloussäännössä. Taloussäännössä tulee olla myös maininta siitä, kuka ylläpitää ja hyväksyy hinnaston. Hinnastossa tulee olla suoritteen tai tuotteen/palvelun nimi, hinta, tiliöintitiedot ja alv-kanta. Kirjanpitoyksiköiden laskutuksen tulee perustua hyväksyttyyn hinnastoon. Jos kirjanpitoyksikkö laskuttaa tuotteesta tai palvelusta, joka ei perustu hyväksyttyyn hinnastoon, tulee suoritteen hinta ja tiliöinti hyväksyä kirjanpitoyksikössä ennen laskutusta. Kirjanpitoyksikkö vastaa laskutuspyynnön sisällöstä ja oikeellisuudesta. Palkeiden vastuulla on valvoa, että myyntilaskutuksessa syntyvät kirjanpidon tositteet vastaavat laskutuspyyntöä. Maksuliike

8 Asiakasrekisteri, yritysasiakkaat
Perustetaan aina YTJ:ssä olevalla virallisella nimellä. Verkkolaskuosoite haetaan Tieken verkkolaskuosoitteistosta ( -> verkkolaskuosoitteisto) Mikäli YTJ:ssä asiakkaalla on C/O -osoite, lisätään Nimi2 kenttään laskun vastaanottajan tieto. Osastojen, henkilöiden tai aputoiminimien tiedot annetaan varsinaisessa laskutusaineistossa, esimerkiksi viitteenne-kentässä ja näitä tietoja ei tallenneta asiakasrekisteriin. Maksuliike

9 Asiakasrekisteri, kuluttaja-asiakkaat
Henkilötunnus on pakollinen tieto, jolla yksilöidään henkilöasiakas Kuluttaja-asiakas yksilöidään asiakasrekisteriin henkilötunnuksen avulla. Henkilötietolain 13 §:n mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. velallisen yksilöimisessä, luotonannossa ja saatavan perinnässä. Yksityisestä elinkeinoharjoittajasta tulee ilmoittaa y-tunnuksen lisäksi myös henkilötunnus. Ulkomaisista kuluttaja-asiakkaista, joilla ei ole henkilötunnusta, tulee ilmoittaa syntymäaika. Kirjanpitoyksikkö on vastuussa myös kuluttaja-asiakkaiden tietojen oikeellisuudesta. Kun asiakkaan tiedot toimitetaan palvelukeskukseen, ne tallennetaan asiakasrekisteriin ilman erillistä tarkastamista (huom. turvakieltoasiakkaat). Maksuliike

10 Asiakasrekisteri, kerta-asiakkaan käyttö
Varmistettava ensin, ettei ko. asiakasta löydy asiakasrekisteristä Jos löytyy, pyydetään palvelukeskusta laajentamaan asiakas kyseisen viraston käyttöön (ei ole kerta-asiakkuus). Kerta-asiakkaita käytetään vain silloin, kun kyseessä on ainutkertainen laskutus ko. asiakkaalle, mutta on huomioitava, että sama asiakas voi olla toisen kirjanpitoyksikön asiakkaana. Kerta-asiakkaalle ei voi lähettää e-laskuja Kerta-asiakkaalle tulee/pitää tarjota e-laskua -> tällöin ei käytetä kerta-asiakasta, vaan asiakastiedot tallennetaan asiakasrekisteriin. Kerta-asiakkaista tulee myös ilmoittaa henkilötunnus. Valtion virastot eivät ole kerta-asiakkaita. Maksuliike

11 Asiakasrekisteri, turvakieltoasiakkaat
Turvakielto-status oltava, jotta voi käyttää. Turvakieltoasiakkaan kotikunta- tai osoitetiedot ovat salaisia, ainoastaan viranomaisella on oikeus näihin tietoihin (esim. ulosottoviranomainen). Näitä tietoja ei saa välittää edes palvelukeskukseen. Turvakieltoasiakasta ei saa perustaa kerta-asiakkaaksi, vaan perustetaan asiakasrekisteriin, jossa sille on oma asiakastiliryhmän numerosarja. Turvakieltoasiakkaan laskun toimitustapa e-laskuna. Jos laskua ei voida toimittaa e-laskuna, viraston yhteyshenkilö noutaa laskun sähköisestä arkistosta ja toimittaa eteenpäin turvakieltoasiakkaalle. Maksuliike

12 Laskutuspyynnön toimittaminen Palkeisiin
Kirjanpitoyksikön / viraston tulee toimittaa Excel-laskutuspyyntö siten, että samassa pyynnössä toimitetaan koko laskutuspäivän aineisto. Vähän laskuttavan kirjanpitoyksikön tulee niputtaa laskutuspyynnöt isompiin eriin ja lähettää Excel-laskutuspyyntölomake esim. kerran viikossa Palkeisiin. Tämä tehostaa prosessia ja on edullisempaa asiakkaalle Myyntilaskutuksen kokonaisprosessin sujuvuuden ja laskutusaineiston käsittelyn automatisoinnin edellytys Vähentää kirjanpitoyksikössä ja Palkeissa tehtävää manuaalityötä. Kieku-Exceliä laskutukseen käyttävän viraston on varmistettava, että käytössä on uusin Excel-laskutuspyyntölomake, jossa tilausnumerolle, sopimusnumerolle, tiliöintikoodille ja työmaatiedolle on omat kentät. Tieto tulee ilmoittaa siinä muodossa, jossa asiakas on sen ilmoittanut. Excel-laskutuspyyntö ja asiakastietojen Excel-päivityslomake voidaan toimittaa samaan aikaan ja Palkeet täydentää Excel-laskutuspyynnön uusien asiakkaiden asiakasnumeroilla. Mikäli kirjanpitoyksiköllä / virastolla on Excel-myyntilaskutusta, Excel-laskutuspyynnöt ja asiakastietojen Excel-päivityslomakkeet tulee jatkossa toimittaa tiedonsiirtokanavan pitkin Palkeisiin. Tavoitteena on, että kaikki välitettävät aineistot siirtyisivät järjestelmästä toiseen tiedonsiirroilla, joka on nopea ja tietoturvallinen toimitustapa. Maksuliike

13 Valtorin OVI-palvelu OVI-palvelun tiedonsiirtokanavan käyttöönotto edellyttää, että kirjanpitoyksiköllä / virastolla on käytössä palvelin, jonka tekniset määritykset täyttää valtion yhteisen tietoliikenneratkaisun (VY-verkko) tietoturva vaatimukset. Palvelimelta luodaan tietoliikenneyhteydet OVI-palvelimelle sekä tehdään tiedostosiirtoon tarvittavat määritykset. Mikäli kirjanpitoyksiköllä / virastolla ei ole mahdollisuutta itse tuoda aineistoja OVI-palveluun, voidaan aineistot tuoda Valtorin VIA- sanomavälityksen kautta. Vaihtoehtona on tiedonsiirto-ohjelman käyttö (esim. WINSCP) niissä tapauksissa, joissa aineisto siirretään manuaalisesti OVI-palvelimelle. OVI-palvelun tiedonsiirtokanavan tai tiedonsiirto-ohjelman käyttöönotot tehdään vaiheittain ja Palkeista otetaan yhteyttä kirjanpitoyksikköön ja sovitaan käyttöönotosta sekä siihen liittyvistä toiminnoista ja aikatauluista. Maksuliike

14 Myyntilaskujen sisältö
Tiliöintikoodi: Tiliöintikoodi tulee lisätä Excel-laskutuspyynnön Tiliöintiviite - kenttään. Maksuehto: Maksuperusteasetuksen 3 §:n mukaan maksu on suoritettava 14 päivän kuluessa siitä, kun lasku on toimitettu suoritteen tilaajalle tai suoritteen vastaanottajalle. Postitse toimitettu lasku katsotaan toimitetuksi tilaajalle tai vastaanottajalle seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun lasku on annettu postin kuljetettavaksi. Edellä olevasta johtuen valtion myyntilaskuilla tulee käyttää maksuehtoa 21 päivää. Viitteenne-kenttä: Laskulomakkeella oleva Viitteenne -kenttään voi käyttää esim. tietoihin, joita ei tallenneta asiakasrekisteriin (esim. osasto, yhteyshenkilö). TYÖMAA-AVAIN tai SOPIMUSNUMERO –tiedoille on omat kentät. Valtion laskutus tapahtuu vain euroissa Kun on laskutettu euroina, olisi suositeltavaa ettei laskun lisäteksteissä ole mainittu valuuttasummaa (voi aiheutua kurssitappiota jos asiakas maksaa valuutoilla). Maksuliike

15 Verkkolaskujen lähettäminen
Palvelukeskuksessa on käytössä kirjanpitoyksiköille: Verkkolasku yrityksille Kuluttajaverkkolasku (e-lasku) ja suoramaksu ohjataan kuluttajan verkkopankkiin. Mikäli kuluttajalla on tilannut laskun kuluttajaverkkolaskuna verkkopankkiin ja hänellä on sen lisäksi käytössä OmaPosti, ohjataan lasku verkkolaskuna verkkopankkiin. OmaPosti (ent. NetPosti) Sähköinen postilaatikko, jossa paperilaskulla lähtevä lasku ohjataan sähköisessä muodossa tähän postilaatikkoon. Valtiokonttorin ohjeen mukaan valtion virkamiesten tulee vastaanottaa valtion virastoilta tulevat laskut e-laskuina. Kirjanpitoyksikön tulee aktiivisesti viestiä verkkolaskumahdollisuudesta kuluttajille esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, kotisivuillaan sekä muussa viestinnässä. Verkkolasku on ympäristöystävällisempi kuin paperilasku. Maksuliike

16 Ali- ja ylisuoritusten käsittely
Alisuoritusten käsittely Kirjanpitoyksikkö voi määritellä alisuorituksille raja-arvon, jossa on huomioitu perinnästä aiheutuvat kustannukset ja perinnän mahdollinen onnistuminen Huomioitava laskuun lisättävät perimiskulut, jotka ovat: maksumuistutuksen perintäkulu 5 € viivästyskorko tai viivästysmaksu, jos korko jää alle 10 € Nämä perintäkulutiedot on oltava jo laskulla, jotta niitä voidaan periä Ylisuoritusten käsittely Ylisuoritukset palautetaan maksajalle, mikäli ylisuoritus on enemmän kuin 10 euroa. Alle 10 euron ylisuoritus palautetaan vain erikseen pyydettäessä. Myyntireskontrassa palautettavaksi tiedettävä suorite kirjataan lkp-tilille Palauttamaton ylisuoritus ja perintäkulu kirjataan korkotuottoihin lkp-tilille Jos ylisuoritusta ei pystytä palauttamaan asiakkaalle (maksaja ei ole ilmoittanut tilinumeroa ja maksuosoitusta ei lunasteta), kirjataan ylisuoritus korkotuottoihin lkp-tilille Maksuliike

17 Viivästyskorko ja viivästysmaksu
Viivästyskoron sijasta voidaan veloittaa julkisoikeudellisten suoritteiden osalta 10 euron suuruinen viivästysmaksu, jos viivästyskorko on alle 10 euroa. Viivästyskorot ja viivästysmaksut tulee periä vähintään neljännesvuosittain. Tieto viivästysmaksusta tulee näkyä laskulla. Kieku-järjestelmän ns. anteeksiantopäivät ovat poistuneet. Tämä on aiheuttanut lisätyötä sekä kirjanpitoyksiköissä että Palkeissa. Harkitaan anteeksiantopäivien palauttamista järjestelmään (arkipyhät ja muut kuin seitsemällä jaolliset eräpäivät, esim. 30 pv) Viivästysmaksu on laskukohtainen. Jos asiakkaalle on kertymässä viivästyskorkoa alle 5 eur, se ei nouse korkoehdotelmalle. Esim. jos on useamman laskun viivästyskorkosumma yhteensä ylittää 5 eur, kaikille näille tulee viivästysmaksu (Kiekun laskenta). Maksuliike

18 Epäselvien suoritusten käsittely
Tiliotteelle tulevat epäselvät suoritukset selvitetään palvelukeskuksessa. Mikäli palvelukeskus ei saa selvitettyä, siirretään kirjanpitoyksikköön ja toimitetaan samalla kaikki selvitetty tieto. Palvelukeskus toimii kirjanpitoyksikön antaman ohjeen mukaisesti. Myyntireskontraan kohdistuvat liika- tai tuplasuoritukset palautetaan palvelukeskuksen toimesta. Maksuliike

19 Oikeudellinen perintä
Velallinen vastaa pääsääntöisesti oikeudellisen perinnän kustannuksista, jos velalle on olemassa peruste, eikä velallinen ole maksukyvytön. Mikäli velallinen osoittautuu varattomaksi perinnän päätyttyä, jäävät kustannukset velkojan, eli kirjanpitoyksikön maksettavaksi. Oikeudelliseen perintään liittyvä kuluriski on siis viimekädessä velkojalla. Kirjanpitoyksiköllä on velkojan vastuu, Palkeet toimii julkisoikeudellisten saatavien osalta teknisenä välittäjänä. Ulosottoon siirretään saatavat, joiden suuruus on julkisoikeudellisten saatavien osalta vähintään 10 euroa ja muiden saatavien osalta vähintään 20 euroa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä korkeampia alarajoja saatavan ulosottoon siirtämiselle, jollei lainsäädännöstä muuta johdu. Alarajoja määriteltäessä voidaan ottaa huomioon myös täytäntöönpanotapa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä esimerkiksi, että kaikki ulosottoon siirrettävät alle 300 euron saatavat menevät suppeaan ulosottomenettelyyn ja rajan ylittävät normaaliin ulosottomenettelyyn. On suositeltavaa käyttää suppeaa ulosottomenettelyä pienten saatavien osalta. Jos saatavaa ei siirretä perintään, se tulee poistaa tileistä. Palkeet laatii kirjanpitoyksikön puolesta haastehakemuksen käräjäoikeuteen riidattomien (summaaristen) saatavien osalta. Maksuliike

20 Tileistäpoistaminen Tileistäpoistamisia voidaan tehdä pitkin kuluvaa vuotta, etteivät ne ruuhkauta vuoden vaihteen tehtäviä. Palvelukeskus tekee tileistäpoistoehdotelmia mm. ulosotosta saapuvien tilityserittelyjen mukaan. Myös kirjanpitoyksiköt voivat toimittaa palvelukeskukseen tilieistäpoistopäätöksiä niistä saatavista, joita ei esimerkiksi siirretä oikeudelliseen perintään (mm. hyvin pienet saatavat). Tileistäpoistoa ei saa tehdä, kun velka on oikeudellisessa perinnässä tai passiivirekisterissä. Maksuliike

21 Kiitos mielenkiinnostanne!
Valtiokonttori Palkeet Maksuliike