Aava – onnistunut tietojärjestelmäprojekti

Esitys aiheesta: "Aava – onnistunut tietojärjestelmäprojekti"— Esityksen transkriptio:

1 Aava – onnistunut tietojärjestelmäprojekti
Emilia Pitkänen (OOPA) Sami Nikander (TIKE)

2 Mikä on Aava? Sähköinen haku- ja arviointijärjestelmä (2011 - )
Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

3 Tällä hetkellä Aavalla toteutettavat haut
Kolmivuotiset tutkimusmäärärahat Kanslerin matkatuki Helsingin yliopiston tiedesäätiön apurahat Helsingin yliopiston rahastojen apurahat Helsingin yliopiston opettajien akatemia Opiskelija-apurahat: Gradut valmiiksi –stipendit Opiskelijajärjestöjen avustukset Opintopiirituet International Student Grant Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

4 Apurahahaun vaiheet ja työnjako
Hakija on haun toteuttajan asiakas Päätökset hakuun julistettavista apurahoista Päätökset jaettavista apurahoista Myöntäjä Päätösten valmistelu Jakotilaisuus Raportointi Taustatyö arviointia varten Hakemusten arviointi (arvioijat) Haun koordinoiminen Hakemusten vastaan-ottaminen Päätöksistä tiedottaminen hakijoille Haun toteuttaja Hakemusten koostaminen (perustiedot) Järjestelmän kehittäminen ja päivittäminen Suositusten vastaan-ottaminen Maksatustietojen kerääminen Apurahojen maksatus Ilmoitukset + sähköinen tiedottaminen Asiakaspalvelu, kysymyksiin vastaaminen Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

5 Lopputulokset: apurahajärjestelmä kattaa kolmikielisesti
toiminnot eri käyttäjärooleille: pääkäyttäjä, hakua hallinnoiva käyttäjä, virkailijakäyttäjä (asiakaspalvelu), katselukäyttäjä, hakija, arvioija/suosittelija tarvittavat pääkäyttäjätoiminnot kuten hakemusten muokkaus hakuajan jälkeen ja tekstitysten päivitys hakemuksen luonnostelu ja jättäminen omien hakemusten ja päätösten seuranta suositusten antaminen arviointi ja esim. arviointipaneelien työskentely (arvioitsijat usein samoja) arkistointi (säilytysvelvollisuuden täyttäminen) tilastointi maksatuspyynnöt ja maksatustietojen käsittely apurahan saajien raportointi apurahan käytöstä päätöksenteon hallinto päätöksistä tiedottaminen Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

6 Projektin organisaatio ja vastuut
Projektin vetäjä: Minna Kaartinen-Koutaniemi Yhteistyössä: Tuomas Naakka, Emilia Pitkänen (OOPA) Timo Kauramäki, Marja Kari, Sami Nikander (TIKE), TIKEn Ohjelmistotuotanto-tiimi Tietojärjestelmän omistaja: Opetus- ja opintopalvelut Vastuuhenkilöt pysyivät samoina hankkeen alusta loppuun Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

7 Selkeä tavoite: sujuva apurahan haku- ja hallintajärjestelmä
1) Tavoitteena oli rakentaa sähköinen apurahajärjestelmä, jolla voidaan korvata vanhentuneet sähköiset käytössä olevat tai käytöstä poistuneet apurahajärjestelmät sähköistää paperilla toteutettavat apuraha- /määrärahahaut 2) Haluttiin lisäksi helpottaa apurahanhakijoiden, suosittelijoiden, arvioijien ja päätöksentekijöiden työtä säästää hallinnon ja tietotekniikkapalveluiden kustannuksia Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

8 Tavoite oli yhteinen – eri hakujen asiantuntijat mukana kehitystyössä
Tuoteomistajan apuna määrittelytyössä ja testaamisessa olivat kunkin Aavalla toteutetun apurahan hallinnoijat: HEINE-verkosto: Hanna Lång Rahastojen ja Tiedesäätiön apurahat: Mikko Kotola, sijaisenaan Jenni Koistinen Tutkimusvarat-yksikön apurahat: Marko Niemi Hyvien opettajien akatemia: Minna Frimodig Tavoitteena oli yhteinen hyvä eli win win –tilanne Kaikkien mukana olleiden mielestä projekti kannatti tehdä Työtä tehtiin niin Ohtu-tiimissä kuin OOPAssa ja muissa osastoissa itseä varten – oman työn sujuvoittamiseksi Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

9 Järjestelmähankkeessa oli tarvittavaa osaamista
Ohtu-tiimi on tehnyt samankaltaisia järjestelmiä ennenkin ja tätä osaamista hyödynnettiin Myös opiskelijaneuvonnan tiimissä tiedettiin, miten järjestelmän tulisi toimia - tuoteomistajalla kokemusta apurahaprosesseista Apurahaprosessien eri osapuolien tarpeet selvitettiin kattavasti ja konkreettisesti Ohtu jalkautui sidosryhmien pariin perusteellisesti Toiveiden tynnyri > lopulliset tavoitteet Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

10 Projektissa tehtiin kunnollista, huolellista ja aikaansaavaa työtä ketterin menetelmin
Järjestelmä tehtiin valmiiksi osissa + uusien isompien toimintojen pilotointi sopivassa vaiheessa Suuret linjat pysyivät koko ajan kirkkaina, mutta toteutusjaksojen sisältöä tai toiminnallisuuksien keskinäistä toteutusjärjestystä hienosäädettiin usein lyhyelläkin varoitusajalla Rehellisyys ja nopea reagointi ongelmatilanteissa Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

11 Ketterä toteutustapa Toteutustiimillä yhteiset työtavat  Tuoteomistajan tutustuminen ketteriin menetelmiin, Scrum-koulutus Toteutus jaettiin 2 viikon jaksoihin, sprintteihin Yksityiskohtaiset tavoitteet määriteltiin jakson alussa Seuraavan jakson tavoite lyötiin lukkoon edellisen jakson tulosten perusteella Mahdollisti nopean reagoinnin muuttuviin tilanteisiin Nopea määrittely-, testaus- ja palautesykli Tuoteomistaja tiiviisti mukana toteutustiimin työssä Paperikuvista toteutukseen Testausta jopa päivittäin  välittömät korjausliikkeet Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)

12 Aava on myös valmis ratkaisu mahdollisille uusille apurahahauille
Yhteystiedot: Emilia Pitkänen Opiskelijaneuvonta Puh Emilia Pitkänen (OOPA) / Sami Nikander (TIKE)