Kokoustaidot Marja Kaitainen Marja Kaitainen 2014.

Esitys aiheesta: "Kokoustaidot Marja Kaitainen Marja Kaitainen 2014."— Esityksen transkriptio:

1 Kokoustaidot Marja Kaitainen Marja Kaitainen 2014

2 Kurkistetaan Tampereen kaupunginvaltuuston kokoukseen
Marja Kaitainen 2014

3 Kokouksessa ovat tarpeen
kokoustekniset taidot puheviestinnän taidot Marja Kaitainen 2014

4 Kokoustekniset taidot
Vakiintuneiden menettelyjen tunteminen Roolien hallinta Kokoustekniikka Osallistuminen Puheenvuorojen pyytäminen ja käyttäminen Äänestäminen Marja Kaitainen 2014

5 Puheviestinnän taidot
Kunnioitus, arvostuksen osoittaminen Yhteistyökyky ja -halu Kuunteleminen, kysyminen Mielipiteen ilmaiseminen, perusteleminen Työskentelyn ohjaaminen Tiivistäminen, yhteen vetäminen Työskentelyn arviointi, palautteen antaminen Marja Kaitainen 2014

6 Tehdä enemmistöpäätöksiä Päästä yhteisymmärrykseen
Tarkastelun kohde Kokous Neuvottelu Tarkoitus Tehdä enemmistöpäätöksiä Päästä yhteisymmärrykseen Muodollisuus Määrämuotoinen Vapaamuotoinen Johtaja Puheenjohtaja Vetäjä, luotsaaja Kirjaaja Sihteeri Muistion laatija Osallistuminen Edustuksellisuus Perustuu päätösvaltaisuuteen TarkoituksenmukaisuusPerustuu asiantuntemukseen Osallistujamäärä Pieni – (valtavan suuri) Yleensä pieni Puheenvuorot Pyydetään, käytetään järjestyksessä Toimitaan tilanteen mukaan Asioiden käsittely Esittely, keskustelu, ehdotukset, äänestäminen (Esittely), keskustelu, sopiminen Tapahtuman luonne Kertaluonteinen Prosessinomainen Asiakirjat Kokouskutsu, esityslista, pöytäkirja, ote Neuvottelukutsu, asialista, muistio Marja Kaitainen 2013

7 Muodollisen kokouksen kulku Kokous etenee esityslistan mukaisesti
kaavamaisesti, kohta kohdalta. Ks. Kokouksen kulku Marja Kaitainen 2014

8 Kokouksen avaa (yhdistyksen) puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.
1. Kokouksen avaus Kokouksen avaa (yhdistyksen) puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. kop kop kop Alkupuheenvuorossa toivotetaan läsnäolijat tervetulleiksi, todetaan kokouksen tarkoitus ja julistetaan kokous avatuksi. Marja Kaitainen 2014

9 Kokoukselle valitaan toimihenkilöt = kokousvirkailijat: puheenjohtaja
2. Järjestäytyminen Kokoukselle valitaan toimihenkilöt = kokousvirkailijat: puheenjohtaja sihteeri ääntenlaskijat pöytäkirjantarkastajat. kop Marja Kaitainen 2014

10 3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Puheenjohtaja toteaa (yhdistyksen) säännöistä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden kriteerit: kokouskutsun lähettäminen määrätyssä ajassa äänivaltaisten osallistujien riittävä määrä. Jos kriteerit täyttyvät, puheenjohtaja julistaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. kop Marja Kaitainen 2014

11 4. Esityslistan hyväksyminen
Puheenjohtaja toteaa esityslistan ja kysyy, voidaanko esityslista hyväksyä. Osallistujat voivat esittää muutosehdotuksia – ellei vastusteta, muutosehdotus hyväksytään. Esityslistan hyväksymisen yhteydessä voidaan sopia menettelytavoista, mm. puheenvuorojen pyytämisestä. kop Marja Kaitainen 2014

12 5. Edellisen kokouksen pöytäkirja
Pöytäkirjan voi tarkastaa kokouksessa, jos sitä ei muulla tavoin ole tarkastettu. Puheenjohtaja esittelee pöytäkirjan, avaa keskustelun ja toteaa pöytäkirjan hyväksytyksi, ellei muutosvaatimuksia esitetä. kop Marja Kaitainen 2014

13 Ilmoitusasioista ei keskustella eikä niistä tehdä päätöksiä.
6. Ilmoitusasiat Ilmoitusasioina kokoukseen tuodaan mm. (yhdistykselle) saapuneet kirjeet ja tiedotteet tai muut tiedottamista vaativat asiat. Ilmoitusasioista ei keskustella eikä niistä tehdä päätöksiä. kop Marja Kaitainen 2014

14 7. Varsinaiset kokousasiat eli päätösasiat
Kokous on kutsuttu koolle päätösten tekemistä varten. Päätettävät asiat valmistellaan ennakolta. Päätösasiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, yksi kerrallaan, noudattaen asian käsittelyn kaavaa. Marja Kaitainen 2014

15 8. Muut mahdolliset asiat
Kokouksen loppuvaiheessa voidaan ottaa käsittelyyn asioita, joita ei ole valmisteltu, mutta joista voi olla tarpeen keskustella. Asian varsinainen käsittely ja päätöksenteko siirretään seuraavaan kokoukseen. Joistakin hyvin yksinkertaisista asioista voidaan tehdä myös päätös saman tien. Marja Kaitainen 2014

16 9. Kokouksen päättäminen
Kokouksen lopuksi puheenjohtaja kiittää osallistujia ja julistaa kokouksen päättyneeksi. kop kop Marja Kaitainen 2014

17 Mara Kaitainen 2014

18 Asian käsittelykaava kokouksessa Asian esittely
Puheenjohtaja, tai asiaa valmistellut muu henkilö, esittelee asian, antaa taustatietoja ja tekee pää- eli pohjaehdotuksen perusteluineen. Marja Kaitainen 2014

19 2. Keskustelun avaaminen
Puheenjohtaja avaa keskustelun ja pyytää läsnäolijoilta puheenvuoroja ja ehdotuksia käsiteltävästä asiasta. Marja Kaitainen 2014

20 Puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja pyytämisjärjestyksessä.
3. Asiasta keskustelu Puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja pyytämisjärjestyksessä. Puheenjohtaja pitää keskustelun asiassa. Kaikkien on saatava puhua ilman häiriötä. Marja Kaitainen 2014

21 4. Keskustelun päättäminen Kun puheenvuoroja ei enää pyydetä
– tai kun aika loppuu - puheenjohtaja toteaa keskustelun päättyneeksi, minkä jälkeen puheenvuoroja ei enää sallita. Keskustelu on päätettävä muodollisesti, vaikka yhtään puheenvuoroa ei olisi pyydetty. Marja Kaitainen 2014

22 5. Ehdotusten toteaminen
Puheenjohtaja (sihteeri) pitää kirjaa kaikista annetuista ehdotuksista. Puheenjohtaja varmistaa, että ehdotukset ja niiden kannatukset on kirjattu oikein. Pääehdotusta ei tarvitse kannattaa. Muut ehdotukset tarvitsevat kannatusta päästäkseen äänestykseen. Marja Kaitainen 2014

23 Säännöistä ja sovituista menettelytavoista riippuen
Jos henkilövalintoja tehtäessä ehdokkaita on enemmän kuin yksi, pidetään vaalit. Säännöistä ja sovituista menettelytavoista riippuen ehdokkaat voidaan nimetä etukäteen uusia ehdokkaita voidaan (lisäksi) nimetä vielä kokouksessa kaikki ehdokkaat nimetään kokouksessa. Vaaliin otetaan mukaan kaikki ne henkilöt, joita joku on ehdottanut. Marja Kaitainen 2014

24 Äänestetään – ja lasketaan äänet.
6. Äänestys tai vaali Aluksi päätetään äänestys- tai vaalitavasta. Samoin päätetään äänestys- tai vaalijärjestyksestä. Äänestetään – ja lasketaan äänet. Äänestyksen tulos viedään puheenjohtajalle. Puheenjohtaja toteaa äänestyksen tuloksen. Marja Kaitainen 2014

25 7. Päätöksen tekeminen Puheenjohtaja julistaa vaalin tuloksen ja vahvistaa henkilön valinnan nuijan kopautuksella. Marja Kaitainen 2014

26 8. Päätöksen moittiminen
Jos kokouksen osanottaja on tyytymätön tehtyyn päätökseen, hän voi esittää eriävän mielipiteen tai vastalauseen. Pöytäkirjaan merkittävä eriävä mielipide tai vastalause vapauttaa tekijänsä juridisesta ja moraalisesta vastuusta, mutta hänen tulee silti noudattaa tehtyä päätöstä. Marja Kaitainen 2014

27 Kokouksen osanottaja voi ehdottaa ponnen liittämistä tehtyyn päätökseen.
Ponsi rinnastetaan yleensä toivomukseen. Se voi sisältää esimerkiksi täsmentäviä vaatimuksia tehtyyn päätökseen. Ponsiehdotus voidaan tehdä jo keskustelun kuluessa, mutta se hyväksytään tai hylätään vasta päätöksen julistamisen jälkeen. Marja Kaitainen 2014

28 9. Asian julistaminen loppuun käsitellyksi
Puheenjohtaja julistaa asian käsittelyn loppuneeksi kopauttamalla nuijaa. Tämän jälkeen siirrytään esityslistan seuraavaan kohtaan. Marja Kaitainen 2014

29 Jos kannatettuja ehdotuksia on useita, koko asian käsittelykaava käydään läpi.
Jos kokouksessa tulee esille vain yksi kannatettu ehdotus, käsittelykaavasta käydään läpi vain kohdat 1–5 sekä 7 ja 9. Marja Kaitainen 2014

30 Marja Kaitainen 2014

31 Puheenvuorot ovat tarpeellisia ”Vaikeneminen on myöntymisen merkki.”
Mitä viestejä annat olemalla hiljaa? Mitä muita keinoja on vaikuttaa? Marja Kaitainen 2014

32 Miten puheenvuoroja käytetään
Aloitetaan esittäytymisellä; kerrotaan aluksi nimi ja yhteisö isossa kokouksessa, jossa kaikki eivät tunne toisiaan. Ilmaistaan heti, mistä puheenvuorolajista on kysymys: ehdotus, kannatus, vastustus, lykkäys, hylkäys, eriävä mielipide, repliikki, työjärjestys - - "Puheenjohtaja, kannatan Mikko Mäkelän ehdotusta." Marja Kaitainen 2014

33 Miten puheenvuoroja käytetään
Esitetään asia selkeällä, kuuluvalla äänellä, isossa kokouksessa seisten. Puhutaan kokousväelle – ei pelkästään puheenjohtajalle, jolta vain pyydetään ja saadaan lupa puheenvuoron käyttöön. Marja Kaitainen 2014

34 Hyvä kokouspuheenvuoro on
ymmärrettävä yksiselitteinen vakuuttava informatiivinen kiinnostusta herättävä tavoitteen mukainen Marja Kaitainen 2014

35 Erilaisia puheenvuoroja Ehdotus Kannatus Kysymys Arviointi
Taustapuheenvuoro Moite Vastaus Työjärjestyspuheenvuoro Repliikki Eriävä mielipide tai vastalause Ponsi Marja Kaitainen 2014

36 Puheenvuorojen pyytäminen ja myöntäminen
Puheenvuoro pyydetään puheenjohtajalta keskustelun alkaessa tai sen aikana. Pyyntö tehdään suullisesti tai kirjallisesti riippuen kokouksen menettelytavoista; pienemmissä kokouksissa puheenvuoro pyydetään kädennostolla. Puheenjohtaja kirjaa ylös pyydetyt puheenvuorot ja myöntää ne pyyntöjärjestyksessä. Etuoikeutettuja puheenvuoroja ovat vastaus, työjärjestyspuheenvuoro ja repliikki. Marja Kaitainen 2014

37 Puheenvuorojen käyttäminen
Puheenvuoro pyydetään puheenjohtajalta keskustelun alkaessa tai sen aikana. Pyyntö tehdään suullisesti tai kirjallisesti riippuen kokouksen menettelytavoista; pienemmissä kokouksissa puheenvuoro pyydetään kädennostolla. Puheenjohtaja kirjaa ylös pyydetyt puheenvuorot ja myöntää ne pyyntöjärjestyksessä. Etuoikeutettuja puheenvuoroja ovat vastaus, työjärjestyspuheenvuoro ja repliikki. Marja Kaitainen 2014

38 Osallistujien tehtävät kokouksessa
Kokouksen osanottajilla on erilaisia tehtäviä. Osa tehtävistä kuuluu pelkästään kokouksen toimihenkilöille. Osa tehtävistä kuuluu kaikille kokoukseen osallistuville. Marja Kaitainen 2014

39 Puheenjohtaja valmistelee kokouksen ja asiat sihteerin kanssa
vie kokouksen läpi asianmukaisesti sopii menettely- ja äänestystavoista kokouksen osallistujien kanssa ja valvoo niiden noudattamista jakaa puheenvuorot ja johtaa keskustelua rohkaisee ja kannustaa keskusteluun huolehtii, että kokous pysyy aikataulussa toimii kokouksen nimissä, mm. allekirjoitukset, toimeenpanotehtävien valvonta Marja Kaitainen 2014

40 Sihteeri valmistelee kokouksen ja asiat puheenjohtajan kanssa
laatii tarvittavat asiakirjat (kokouskutsu, esityslista) ja toimittaa ne ajoissa jäsenille hoitaa kokouksen käytännönjärjestelyt tekee tarkat muistiinpanot kokouksen kulusta, käytetyistä puheenvuoroista ja tehdyistä ehdotuksista laatii, tarkastuttaa ja arkistoi kokouspöytäkirjat hoitaa mahdollisen yhteydenpidon laatii tarvittavat tilastot ja tiedonannot huolehtii tiedottamisesta Marja Kaitainen 2014

41 Osallistuja perehtyy esityslistalla oleviin asioihin
neuvottelee taustaryhmien kanssa ennen kokousta valmistelee käsiteltävään asiaan ehdotuksen tai puheenvuoron ja sille pitävät perustelut hallitsee erilaisten kokouspuheenvuorojen käytön ja pyytää vuoroaan sovitusti (esim. kättä nostamalla) esittää puheenvuorossaan ymmärrettävän ehdotuksen tai kertoo mielipiteensä jo tehdystä ehdotuksesta ei tahallaan jarruta kokouksen etenemistä, käsittelee asioita tehokkaasti ja toimii tilanteen mukaisesti tuntee yleisen kokousmenettelyn vastaa omalta osaltaan päätösten toimeenpanosta ja noudattaa tehtyjä päätöksiä Marja Kaitainen 2014

42 Muita kokouksen osanottajien tehtäviä
Asian esittelijä kertoo taustatietoja käsiteltävästä asiasta ja päättää esityksensä perusteltuun päätösehdotukseen. Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat kokouksen jälkeen omien muistiinpanojensa perusteella, että sihteerin laatima pöytäkirja on kokouksen kulun mukainen. Ääntenlaskijat laskevat mahdollisen äänestyksen tai vaalin tuloksen ja laativat siitä tarvittaessa erillisen pöytäkirjan. Marja Kaitainen 2014

43 Tehtäviä ja palautelomakkeita
Marja Kaitainen 2014

44 Kokous onnistuu yhteisvoimin!
Marja Kaitainen 2014