Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan esiselvitys

Esitys aiheesta: "Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan esiselvitys"— Esityksen transkriptio:

1 Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan esiselvitys
Tulosten esittely JHKA-työryhmässä Jukka Uusitalo, KPMG Oy Ab

2 Selvityksen kohde Esiselvitystyössä selvitettiin tietomäärittelyjen hallinnan nykytilaa valituissa kuudessa organisaatioissa sekä tarkasteltiin, miten erilaisista hallintamalleista voisi mahdollisesti yhdistää yhteisen kansallisen tavan toimia yhteisten tietomäärittelyjen hallinnassa. Tavoitteena oli laatia karkean tason kokonaiskuvauksena toimiva viitekehys julkisen hallinnon yhteisistä tietomäärittelyjen elementeistä ja niiden hallinnasta. Esiselvityksessä tarkasteltiin yhteisiä tietomäärittelyjä ja niiden hallintaa. Esiselvityksessä ei tarkasteltu tiedon hallintaa yleisesti. Tarkasteltuja yhteisiä tietomäärittelyjä olivat mm. sanastot, ontologiat, käsitemallit ja koodistot.

3 Haastattelut Nykytilannetta kartoitettiin kuudessa organisaatiossa, joiden kunkin kanssa järjestettiin yksi kahden tunnin haastattelutilaisuus. Valtiovarainministeriö nimesi haastateltaviksi organisaatioksi seuraavat:  Espoon kaupunki Kansaneläkelaitos Liikennevirasto Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Tilastokeskus Valtioneuvoston kanslia Haastatteluissa käsiteltiin seuraavia aihealueita: organisaatiossa käytössä olevat yhteisten tietomäärittelyjen elementit yhteentoimivuuden alueet, joilla yhteisiä tietomäärittelyjä hyödynnetään tietomäärittelyjen hallintaan käytettävät välineet monikielisyys yhteisten tietomäärittelyjen hallinta yhteisten tietomäärittelyjen julkaiseminen yhteistyö ja sen mahdollisuudet muiden tahojen kanssa kansallinen koodistopalvelu

4 Työn suoritus Työ suoritettiin seuraavasti:
Työn aloituskokous valtiovarainministeriön johdolla ( ) Tutustuminen yhteentoimivuusmenetelmän ja -välineiden nykytilanteeseen Haastattelukysymysten laatiminen Työpaja (1) toimeksiantajan kanssa: haastattelukysymysten tarkastelu Kohdeorganisaatioiden haastattelut (huhtikuu 2016) Yhteenvedon laatiminen organisaatioiden nykyisistä käytännöistä Työpaja (2) toimeksiantajan kanssa: organisaatioiden nykyisten käytäntöjen tarkastelu Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan viitekehyksen laatiminen Työpaja (3) toimeksiantajan kanssa: laaditun viitekehyksen tarkastelu Viitekehyksen viimeistely Esiselvitysraportin laatiminen (kesäkuu 2016)

5 Viitekehyksen lähtökohdat
Viitekehyksen laatimisen lähtökohtina ovat olleet valtiovarainministeriön kesäkuussa 2013 julkaisema Julkisen hallinnon metatietopalvelun esiselvitys semanttisen yhteentoimivuuden viitekehys ja siihen sisältyvä Yhteentoimivuuden välineistö (IOW) haastatteluissa esiin tulleet seikat organisaatioiden käytännöistä, tarpeista ja toiveista.

6 Viitekehys Laadittu viitekehys toimii kokoavana yleiskuvauksena ja pohjana viitekehykseen sisältyvien yksittäisten rakenneosien tarkemmalle suunnittelulle. Kokonaisuuteen sisältyviä, jo olemassa olevia rakenneosia on mainittu nimeltä, mutta muuten ei selvityksessä oteta kantaa rakenneosien toteutukseen.

7 Yhteisten tietomäärittelyjen elementit
Julkisen hallinnon yhteisiä tietomäärittelyjen elementtejä ovat sanastot ja ontologiat tietokomponentit soveltamisprofiilit tekniset tietomääritykset koodistot ja luokitukset nimitiedot pysyvät tunnukset standardisalkku yhteiset kuvailusäännöt graafiset käsitemallit

8 Tietojärjestelmäpalvelut
Tietojärjestelmäpalveluita ovat: yhteinen portaalikäyttöliittymä sanasto- ja ontologiapalvelut tietorakennekirjaston palvelut skeemapalvelut koodistopalvelu nimitietopalvelu pysyvien tunnusten palvelu avoimet rajapinnat

9 Välineet ja tietojärjestelmät
Yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidossa ja julkaisemisessa tarvittavia yhteisiä välineitä ja tietojärjestelmiä ovat: sanastoeditori Finto (sanastojen julkaisu ja selailu) yhteentoimivuuden välineistö (IOW) keskitetty koodistopalvelin skeemakirjasto nimitietojen ylläpitoväline pysyvien tunnusten ylläpitojärjestelmä standardisalkkuväline yhteisten kuvailusääntöjen tallentamis- ja julkaisuväline portaali

10 Asiakas- ja verkostopalvelut
Yhteisen kokonaisuuden hallintaorganisaation prosessien tuottamia asiakas- ja verkostopalveluita ovat: Asiantuntijapalvelut Terminologipalvelu Yhteisten tietomäärittelyjen soveltamissuunnitelmien validointi Yhteisten tietomäärittelyjen soveltamisen tukipalvelut Käyttöönoton palvelut Käyttöönoton tekninen tuki Käytön tukipalvelut Ohjeistukset Sopimukset Koulutuspalvelut Käytön tekniset tukipalvelut Teknisten häiriötilanteiden selvittämisen tukipalvelut Yhteisen palvelukokonaisuuden käyttäjäyhteisö Yhteistyöverkostot Koordinoidut yhteistyöverkostot

11 Yhteisten tietomäärittelyjen hallintaorganisaation prosessit
Yhteisten tietomäärittelyjen hallintaorganisaation prosesseja ovat Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan prosessit Organisaatioiden tietomäärittelyihin liittyvien tarpeiden hallinta Markkinointi ja viestintä Yhteisen kokonaisuuden sisältämien järjestelmien kehittäminen ja ylläpito Käyttöönoton ja käytön tukiprosessit Säädösvalmistelun ohjaaminen Resurssiohjaus Informaatio-ohjaus Vaikuttavuuden seuranta Yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidon prosessit Sanastojen määrittely ja ylläpito Tietokomponenttien määrittely ja ylläpito Soveltamisprofiilien määrittely ja ylläpito Koodistojen ja luokitusten määrittely ja ylläpito Standardisalkun sisällön määrittely ja ylläpito Yhteisten kuvailusääntöjen määrittely ja ylläpito Sisältöjen hallinta ja jakelu Muutostarpeiden hallinta Yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä tukevat prosessit Tietomäärittelyosaamisen kehittäminen organisaatioissa Yhteisten tietomäärittelyiden hyödyntämisen tukeminen organisaatioissa Yhteistyöverkostojen toiminta Yhteisen ydintiedon hallinnan prosessit Julkisen hallinnon yhteisen ydintiedon koordinointi ja ohjaus Julkisen hallinnon yhteisen ydintiedon laadun analysointi ja seuranta

12 Organisoinnista ja vastuista
On oltava yksi päävastuullinen ohjaava organisaatio, joka hallinnoi yhteistä kokonaisuutta ja toimii kokonaisuuden ohjauksen, kehittämisen ja koordinoinnin vastuutahona mandaatti koko julkiselle hallinnolle riittävät rakenteet ja resurssit jatkuvuuteen sitoutunut, turvatut palvelut koordinoi kaikkia yhteistyöverkostoja, joita hyödynnetään yhteisten tietomääritysten ylläpidossa Yhteisten tietoelementtien ylläpitovastuut on jaettava selkeästi jokaista sisällöistä kokonaisuutta kohden tulee nimetä vastuutaho ja varmistaa sille riittävät resurssit Muodostetaan hyväksyvät ryhmät, joiden kautta tietoelementit (esim. koodistot) ylläpidetään Jokaisella tarjottavalla tietojärjestelmäpalvelulla tulee olla nimetty operatiivinen vastuutaho vastuu palvelun ja sen teknisen infrastruktuurin tarjoamisesta, kehittämisestä ja ylläpidosta vastuutahon on oltava tehtäväänsä riittävästi ja pitkäjänteisesti resursoitu on tärkeätä luoda vahva luottamus toisen tahon hallussa olevan tiedon laatuun ja turvalliseen sekä varmaan saatavuuteen

13 Viitekehyksen mukaisen ratkaisun rakentamisessa huomioitavia seikkoja
Yhteinen ymmärrys tietomäärittelyjen elementeistä Haastatteluissa tuli esiin tarve muodostaa ja sopia yhteisiä tietomäärittelyjä ylläpitävien ja hyödyntävien organisaatioiden välille yhteinen ymmärrys siitä, mitkä ovat yhteisiä tietoelementtejä, mitä niillä tarkoitetaan ja miten niitä käytetään (esim. koodistot ja luokitukset ja niiden välinen suhde). Yleistämisen mekanismin kuvaaminen Organisaation oman ydintoiminnan käsitteiden ja tietomäärittelyjen yleistämisessä kysymys ei ole organisaation ydintoimintaan liittyvän tietomäärittelyn pakottamisesta johonkin yleisempään muotoon. Kysymys on organisaation ydintoiminnan tietomäärittelyjen esilläolosta, jotta muut voivat ne nähdä ja tarvittaessa myös hyödyntää, jos omaan toimintaan sopivat. Tähän liittyvät mahdolliset väärinymmärrykset on oiottava. Kokonaisuuden rakentaminen osissa Yhteinen palvelukokonaisuus on rakennettava osa-alueittain, mutta ei kuitenkaan irrallisina palveluina. Kokonaisuudesta on oltava tavoitetilan suunnitelma, jota toteutetaan koordinoidusti ja hallitusti pala kerrallaan, siten että lopputuloksesta muodostuu toimiva kokonaisuus. Tavoitetilan suunnitelma pohjautuu tässä raportissa esitettyyn viitekehykseen.  Rakennettavalla kokonaisuudella on alusta alkaen oltava vastuutaho.

14 Tämä toimijoiden positiivinen asenne on hyödynnettävä.
Haastatellut organisaatiot suhtautuivat myönteisesti yhteisten tietomäärittelyjen palvelukokonaisuuden muodostamiseen. Organisaatioissa nähdään yhteisen kokonaisuuden hyödyt. Käsitys tavoitteesta on yhtenäinen huolimatta siitä, että lähtökohdat organisaatioissa ovat erilaiset. Tämä toimijoiden positiivinen asenne on hyödynnettävä.