LD Viestintäkatsaus LD Lohjan Aluetoimikunnat Alueidenjohtokunta Viestintäryhmä: Reijo Perkiömäki.

Esitys aiheesta: "LD Viestintäkatsaus LD Lohjan Aluetoimikunnat Alueidenjohtokunta Viestintäryhmä: Reijo Perkiömäki."— Esityksen transkriptio:

1 LD Viestintäkatsaus LD Lohjan Aluetoimikunnat Alueidenjohtokunta 14.9.2016 Viestintäryhmä: Reijo Perkiömäki

2 Sisältö Aluetoimikuntien viestintäympäristöä Aluetoimikuntien ja kaupungin viestintähaasteet Kuinka kaupungin viestintä tavoittaa aluetoimikunnat ja alueet Nykyhaasteet ja ehdotukset Resurssit Asukkaat ja Aluetoimikunnat Aluetoimikuntien ja aluetoimikuntien yhteisen viestinnän roolitus Kaupungin ja Aluetoimikuntien yhteisestä viestinnän vastuita

3 Aluetoimikuntien viestintäympäristöä LOHJA Alueiden johtokunta Alueiden yhteinen toiminta Alueiden PJ-kokous Aluetoimikunnat www.lohja.fi FB: Lohja www.lohjanaluetoimikunnat.fi www.aluetoimikunta.fi FB: Aluetoimikunta FB: Lohjanluetoimikunnat

4 Aluetoimikuntien viestintähaasteet LOHJA Kaupunginhallitus Toimialat Lautakunnat Valtuusto Alueiden johtokunta Alueiden yhteinen toiminta (AJpj/vpj, viestintä ja raadit) Alueiden PJ-kokous Aluetoimikunnat Ulkoisen ja sisäisen viestinnän eri mediat (Lehdet, raio, tv, FB, www ja intranet ja suljetut ryhmät)

5 Kuinka kaupungin viestintä tavoittaa aluetoimikunnat ja alueet Kaupunki toimittaa muuta lähidemokratiaa tai lausuntopyyntöjä koskevaa materiaalia aluetoimikuntien jakeluun, mikä toimii myös keskusteluryhmänä, ld- atmk@googlegroups.com.ld- atmk@googlegroups.com Tätä jakelua alueiden puheenjohtajat seuraavat jatkossa joko itse tai vpj/sihteerien voimin. Puheenjohtajat haluavat päättää miten aluetoimikunnan jäseniä tiedotetaan. Tätä asiaa on vielä pohdittava Aluetoimikuntien yhteinen viestintä (Pj/vpj/viestintävastaava) toimittavat PJ-kokouksen kutsut ja materiaalit jakeluun, mikä toimii myös keskusteluryhmänä, ld-pj- kokous@googlegroups.comld-pj- kokous@googlegroups.com Tämän käytöstä vielä laadittava tarkempi sopimus ja ohjeet. Viestintävastaava tekee kalenterikutsut jo kokouksen varauksen yhteydessä ja päivittää asialistan kalentereihin, jotka näkyvät www-sivuilla. Aluetoimikuntien jäsen ja varajäsen jakelulistat ovat kunkin aluetoimikunnan päätilillä, mikä omistaa aluetoimikunnan google-sivuston ja aluetoimikunnan arkiston (Google Drive). Näitä ei toistaiseksi voi osoittaa kaupungin sähköpostijärjestelmästä tai yleensä aluetoimikunnan ulkopuolelta. Aluetoimikuntien jäsen/varajäsen tiedot ovat vaihtelevasti aluetoimikuntien omilla www-sivuilla.

6 Nykyhaasteet ja alustavia linjauksia Lähidemokratiatoimintaa ei tunneta riittävästi kansalaisten keskuudessa Aluetoimikuntien on tultava näkyvimmiksi ja kuuluviksi (positiivisesti) Aluetoimikunnat näkyvimmiksi Some:ssa Aluetoimikuntakohtaisia FB-sivuja Aluetoimikuntien yhteinen FB-sivu Myös ryhmien käyttöä harkittava Myös lehdistön suhteen on panostettava, koska Länskärin alkuaikojen projekti on loppu ja uutisemme kilpailevat muiden uutistenkanssa. Kaupungin on aloitettava ajankohtaisempi viestintä erityisesti Some-alueella lähidemokratiatoiminnasta Kaupungin ja aluetoimikuntien keskinäistä vuorovaikutusta on parannettava Joitakin jakelulistoja avataan vähitellen osoitettavaksi kaupungin sähköpostijärjestelmästä, Aluksi yksi. Aluetoimikuntien ratkaisujen oltava sellaisia, että jatkuvuus on turvattu vaikka pelaajat vaihtuvat Helppoja ja yksinkertaisia käyttää, kustannukset minimoitava Alustan oltava monipuolinen ja joustava sekä yleisessä käytössä Aluetoimikunnat tarvitsevat viestintäkoulutusta ja resursseja

7 Viestintäresurssit ovat haaste Kaupunki (palkattuja assistentteja) Aluetoimikunnat (vapaaehtoisia) Aluetoimikunnan puheenjohtaja Aluetoimikunnan vpj Sihteeri Alueidenjohtokunnan jäsenet, jos eri kuin pj/vpj Viestintävastaava (voi olla viestintähenkilö, sihteeri, pj tai vpj) Aluetoimikuntien yhteiset Alueiden puheenjohtaja Alueiden vpj Alueiden johtokunnan sihteeri kaupungilta (Esityslista ja kokouspöytäkirja) Viestintävastaava, jolla tukena viestintäryhmä

8 Suosituksia - tarkemmat ohjeet viestintäryhmältä Aluetoimikunnat organisoivat aluetoimikunnan oman sähköpostilaatikon käytön. Aluetoimikunnan jäsenien ja varajäsenien Master-jakelulistat pidetään aluetoimikunnan sähköpostilaatikossa – ei yksityispostilaatikoissa. Erityisesti on tärkeää, että aluetoimikunnan sähköpostia seurataan aktiivisesti Puheenjohtaja, vpj tai sihteeri (tai aluetoimikunnan viestintävastaava) sopivat lukemis- ja ylläpitokäytännöt Aluetoimikuntien ns. virkapostikirjeenvaihto aluetoimikunnan sähköpostilaatikkoon eikä yksityisiin postilaatikoihin. Jakelulista aluetoimikuntien sähköpostilaatikoihin (ld-atmk@googlegroups.com) Luodaan Jakelulistat vaikuttajaraadeille niin, että ulkoa voi lähettää postia. Yhteisiä Facebook sivuja valmistellaan, kun resurssit löydetään Suositus että kaikki aluetoimikunnat olisivat läsnä omilla Facebook-sivuilla Viestintäryhmä avustaa. Lohjan kaupunki panostaa myös Facebook sivulleen Lähidemokratiasta – pääasioista ja kokouksista (AJ) tai tapahtumista. www-sivustoihin panostettava, nyt hyvin eritasoiset aluetoimikunnasta riippuen

9 Asukkaat ja Aluetoimikunnat Aluetoimikuntien viestintä on kaksisuuntaista: 1.Aluetoimikuntien lähettämä viesti tavoittaa alueen asukkaat laajasti 2.Asukkaiden on helppo lähestyä (aloitteita, ideoita ja ongelmia) aluetoimikuntaa eri tavoin. Toiminnan ja viestinnän on siis oltava mahdollisimman avointa ja viestien helposti kaikkien saatavilla. Kaupungin viestinnän on tavoitettava aluetoimikunta ja alueen asukkaat tarvittaessa nopeasti viestit eivät saa juuttua jonnekin ja vanheta Lausuntopyynnöt nopeasti jakeluun ja vastaukset määräajassa

10 Aluetoimikuntien ja aluetoimikuntien yhteisen viestinnän roolitus Aluetoimikunnan vastuulla Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Aluetoimikuntien yhteisen viestinnän vastuita Ulkoinen viestintä sovittujen pelisääntöjen mukaan Viestintävastaava ( www-sivusto, Facebook ylläpitäjä, avustaa pj/vpj tarvittaessa) Alueiden puheenjohtaja ja vpj Sisäinen viestintä (aluetoimikuntien kanssa) Viestintävastaava (tapahtumakalenteri, jakelulistat) Viestintävastaavan tukena on alueiden viestintäryhmä

11 Kaupungin ja Aluetoimikuntien yhteisen viestinnän vastuita Kaupunki Alueiden johtokunnan kokousten järjestelyt ja asialista yhdessä alueiden pj/vpj kanssa ja Arkistoi AJ:n asiakirjat Pitää alueiden johtokunnan Master-jakelulistaa perustuen alueiden johtokunnan jäsenten nimityksiin ja eroamisiin. Lista annetaan myös alueiden yhteisen viestinnän käyttöön, josta pidetään yllä alueiden johtokunnan koko kokoonpanotietoa aluetoimikuntien yhteisellä www-sivulla. Sovittava asia. Toimittaa alueiden johtokunnan kokouskutsut ja materiaalin em. Jäsenten jakelulistaa käyttäen.