KDK-PAS kustannusanalyysi. Lähtökohdat Analyysi hyödyntää VM:n ”Tietojärjestelmien kehittämistä sisältävien hankkeiden arviointikehikkoa” ja sen kustannus-hyötyanalyysien.

Esitys aiheesta: "KDK-PAS kustannusanalyysi. Lähtökohdat Analyysi hyödyntää VM:n ”Tietojärjestelmien kehittämistä sisältävien hankkeiden arviointikehikkoa” ja sen kustannus-hyötyanalyysien."— Esityksen transkriptio:

1 KDK-PAS kustannusanalyysi

2 Lähtökohdat Analyysi hyödyntää VM:n ”Tietojärjestelmien kehittämistä sisältävien hankkeiden arviointikehikkoa” ja sen kustannus-hyötyanalyysien mallipohjaa Analyysissa tarkastellaan – kustannuksia, jotka syntyisivät KDK:ssa mukana olevien organisaatioiden kaikkien digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen säilyttämisestä –Hyötyjä, jotka säilyttämisestä syntyy

3 Pitkäaikaissäilytys Tarkoituksena säilyttää digitaaliset aineistot käyttökelpoisina useiden vuosikymmenien tai satojen vuosien ajan Mahdollistaa digitaalisten aineistojen hyödyntäminen tuleville sukupolville Toteutuksen näkökulmasta korostaa jatkuvuussuunnittelua –toiminnan elinkaari ylittää kaikkien toteutuksen osakokonaisuuksien käyttöajan

4 Säilyttämisen vaatimustasot Vaativin, mutta käyttäjän kannalta usein mielenkiintoisin taso Esim. tietokonepelin pelaaminen samoin kuin 30 vuotta sitten Alkuperäisen käyttökokemuksen säilyttäminen Teksti, kuvat ja muu olennainen sisältö voidaan tulkita Ymmärrettävyys riippuu myös kohdeyleisöstä Käytön ja uuden tiedon tuottamisen kannalta yleensä tärkein taso Sisällön ymmärrettävyyden säilyttäminen Varmistetaan alkuperäisten ykkösten ja nollien säilyminen ja luettavuus, sisällön tulkinnasta ei takeita Säilyttämisen perusta ja minimitaso säilytyksen aloittamiseen: Suunnitelmallisesti tehtynä vaatimustasoa voidaan nostaa myöhemmin Bittien säilyttäminen

5 Säilyttämisen menetelmiä Emulaatio Emulaattoreiden kehittäminen uusille alustoille, formaattien seuranta jne. Aktiivinen testaaminen ja seuranta Alkuperäisen käyttökokemuksen säilyttäminen Migraatio Tiedostomuotojen kehityksen seuranta (formaattikirjasto) Muunnosten kehittäminen, testaaminen, toteuttaminen ja valvonta Varautuminen palautuksiin Sisällön ymmärrettävyyden säilyttäminen Eheyden varmistaminen Tiedostojen validointi ja valvonta Kopioiden hallinta Koskee sekä objekteja että metadataa Bittien säilyttäminen

6 1. säilytyspiste –Ensisijainen säilytyspaikka 2. säilytyspiste –Maantieteellinen hajauttaminen –Varautuminen mm. luonnonkatastrofeihin –Kopioiden määrä? Pimeä arkisto –Ei tietoliikenne yhteyttä –Varautuminen inhimillisiin virheisiin Terminologiaa 1.säilytyspiste 2.säilytyspiste Pimeä arkisto

7 Kustannusten luokittelu Asiantuntijat Johtaminen, tuki, hallinta … Henkilötyö Tallennuspalvelimet, nauharobotit, nauhapalvelimet …. Investoinnit Tilavuokrat, tietoliikenne, tietokannat … Kiinteät kustannukset Energia Lisenssit, ostetut palvelut, … Muuttuvat kustannukset

8 KDK-PAS kustannus- analyysin lähtökohdat KDK-PAS kustannusanalyysi tehty 2010 ja päivitetty 2013 TTA-PAS kustannus ja hyötyanalyysi tehty 2013 ja päivitetty 2014 (hyödyt) KDK-PAS käyttöönoton vaiheittainen eteneminen (2015-2026) –Bittitason säilytys: 2015 –Pimeä arkisto: 2015 –2. säilytyspiste: 2017 –Ymmärrettävyyden säilyttäminen: 2018

9 LIFE2-elinkaarimalli

10 Hyödyntävien organisaatioiden kustannukset Keskitetty ratkaisu kustannustehokkain –KDK-PAS hyötyanalyysi 2010 Kustannuksia myös aineistoa toimittaville tahoille –Aineistojen valinta ja vastaanottaminen –Aineiston metatietojen täydentäminen pitkäaikaissäilytystä varten –Aineistojen paketointi ja siirto PAS-palveluun –Tuotantojärjestelmien integrointi PAS-palveluun –Säilytyksen suunnittelu

11 Kustannuksien laskeminen 2013 kustannusanalyysi perustui 2011 tehtyyn aineistomäärä kartoitukseen –Kaksi skenaariota 2015 analyysi perustuu 2015 tehtyyn kevennettyyn kartoitukseen –Kartoitettiin vain aineiston koko ja kappalemäärä –Mukana Arkistolaitos, Museovirasto, Kansalliskirjasto ja KAVI –Aineistomäärä: (AL+MV+KK)*1,3+KAVI –Yksi skenaario

12 Arvio aineistomäärän kehityksestä 2015 (Pt)2019 (Pt)2024 (Pt) Digitoitua aineistoa 2,074,738,15 Digitaalisena syntynyttä aineistoa 0,160,310,65 YHTEENSÄ 2,235,048,80

13 Organisaatioiden liittyminen

14 Kustannukset 2015-2026 49,5M/€

15 Henkilöresurssien jakautuminen

16 Kustannusten jakauma pääluokittain

17 Ei-taloudelliset hyödyt 1.Varmistetaan digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen luotettava säilyminen ja hyödyntävien organisaatioiden suoriutuminen lain velvoitteista 2.Varmistetaan digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen tehokas ja monipuolinen hyödyntäminen 3.Mahdollistetaan saumattoman yhteistyö ja yhteiskäyttö organisaatiorajojen yli 4.Parannetaan mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen ja henkilöriippumattomuuteen 5.Hyödyntävät organisaatiot pystyvät keskittymään ydintehtäviinsä 6.Hyödyntävien organisaatioiden prosessien ja palveluiden laatu paranee 7.Säilytysprosessit yhdenmukaistuvat ja aineiston säilyvyyden takaamiseen käytetty aika organisaatioissa vähenee 8.Infrastruktuurin kehittämisvalmiudet paranevat yhteisen palvelun myötä 9.Hyödyntävien organisaatioiden tietoarkkitehtuuri kehittyy ja yhdenmukaistuu

18 Taloudelliset hyödyt Säilyttämisen organisaatiokohtaiset kulut vähenevät. Kun kansallisesti toteutetaan yksi yhteinen pitkäaikaissäilytyspalvelu digitaalisten kulttuuriperintöaineistoille, vältytään organisaatioiden omien, toiminnallisuudeltaan paljolti päällekkäisten säilytysratkaisujen toteuttamiselta. Henkilöstökulut ja koulutuskulut vähenevät. Yhteisellä PAS-palvelulla voidaan pitkäaikaissäilytyksen osaamista keskittää. Jos yhteisen palvelun tehtäväksi annetaan osaamisen jakaminen ja kouluttaminen, saavutetaan rahallisia hyötyjä. Asiantuntijoiden ajansäästö aineistojen säilytys- ja hallintatehtäviin hyödyntävissä organisaatioissa. Ilman yhteistä keskitettyä säilytyspalvelua, organisaatioiden asiantuntijat joutuvat huolehtimaan aineistoihin liittyvistä säilytystehtävistä. Suunnittelu- ja yhteentoimivuustyö vähenee. Yhteisen säilytyspalvelun avulla voidaan vähentää infrastruktuurien suunnittelu- ja yhteentoimivuustyön määrää, kun päällekkäisiä järjestelmiä on vähemmän. Tarve aineiston uudelleen digitointiin vähenee. Aineistojen digitoiminen vaatii henkilötyötä, joka joudutaan toistamaan jos aineistojen säilyvyydestä ei huolehdita.

19 Kustannukset ja hyödyt vuositasolla

20 Kannattavuus vuositasolla ja kumulatiivisesti

21 Kustannus- ja hyötyanalyysin johtopäätöksiä Keskitetty säilytyspalvelu on kustannustehokkain tapa ratkaista digitaalisen kulttuuriperinnön säilyttäminen Tärkeimmät laadulliset hyödyt –Varmistetaan digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen luotettava säilyminen ja hyödyntävien organisaatioiden suoriutuminen lain velvoitteista –Varmistetaan digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen tehokas ja monipuolinen hyödyntäminen –Parannetaan mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen ja henkilöriippumattomuuteen –Hyödyntävät organisaatiot pystyvät keskittymään ydintehtäviinsä Rahallisten hyötyjen tarkka arvioiminen vaikeaa Aineistomäärä dominoi kokonaiskustannuksia –Investoinnit, kiinteät ja muuttuvat kustannukset –Pienimuotoisilla kapasiteetin kasvuvauhdin muutoksilla ei ole merkittäviä kustannusvaikutuksia Pitkäaikaissäilytyksen kustannusta petatavua kohden ei voi verrata tavallisen tallennus- tai säilytyskapasiteetin hintaan –Aineistosta säilytetään useita kopioita –Kustannuksiin sisältyvät myös tukipalvelut ja tehtäviä, jotka vaativat pitkäaikaissäilyttämisen erityisosaamista ja sen kehittämistä

22