KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut 5.11 MITEN KIRJASTOT TURVAAVAT KANSALAISTEN TIETOSUOJAN JA YKSITYISYYDEN? Seinäjoki12.6.2015 Pekka.

Esitys aiheesta: "KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut 5.11 MITEN KIRJASTOT TURVAAVAT KANSALAISTEN TIETOSUOJAN JA YKSITYISYYDEN? Seinäjoki12.6.2015 Pekka."— Esityksen transkriptio:

1 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut 5.11 MITEN KIRJASTOT TURVAAVAT KANSALAISTEN TIETOSUOJAN JA YKSITYISYYDEN? Seinäjoki12.6.2015 Pekka Heikkinen

2 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut SISÄLLYS 1. Tietosuojan olemuksesta suhde yksityisyyden suojaan perusoikeutena 2. Miten tietosuoja on ajankohtaistunut myös kirjastoissa? oikeustapauksia aiempia kysymyksiä 3. Mitä odotettavissa? Google-ratkaisu EU:n tietosuojapaketti

3 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut I. TIETOSUOJAN OLEMUKSESTA -huom! tietosuoja suojaa yksityisyyttä, ei tietoa -vrt tietoturva: informaation hallinnan suojaa -ei vain (passiivinen) suoja loukkauksia vastaan vaan yksilön oikeus päät- tää itseään koskevan datan käytöstä -> tämä elementti on edelleen korostumassa EU:n tietosuoja-asetuksen myötä -punnintatehtävä? tutkijan tai muun asiakkaan pääsy informaation vs. toi- sen asiakkaan yksityisyyden suoja (laki – ammattietiikka)

4 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut Informaation olomuotoja ei-julkinen julkinen harkinta salainen vaitiolovelvoite yksityinen luvanvarainen (arkaluonteinen) henkilötieto luottamuksellinen

5 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut INFORMAATIO-OIKEUS: SÄÄDÖKSIÄ Perustuslaki Sähköisen viestinnän tietosuojalaki Toimialakoht.julkisuus/salassapito Työelämän tietosuojalaki Julkisuuslaki Henkilötietolaki Arkistolaki Toimialakohtainen tietosuoja Tekijänoikeuslaki Sananvapauslainsäädäntö

6 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut SALASSAPITO JA TIETOSUOJA  Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta määrittelee aineiston, joka kirjaston on pidettävä määräaika salassa, mm. kansalaisten yksityisyyden tai yksityiselämän suojaamiseksi (24§ 32k.) myös lainaustietojen salassapito pääosin vain vapaakappalekirjastot, joten ei tässä  Henkilötietolaki määrittelee ne edellytykset, joilla kirjasto voi koota tietoja yksi- tyisistä henkilöistä,käsitellä ja luovuttaa niitä kaikki kirjastot

7 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut SÄÄDÖKSIÄ Perustuslaki 10§: ”jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha on turvattu” ”Henkilötietojen suojasta säädetään tarkem- min lailla” Henkilötietolaki 1§: ”lain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaa- via perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäes- sä”

8 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut TIETOSUOJAN YHTEYDET YKSITYISYYDEN SUOJA Persoonalli- Intimiteetti- Tietosuoja suuden suoja suoja mm. TekijäL mm. RL mm. HenkTietL -moraaliset oikeudet -kunnian suoja -tietojen rekisteröinti, -oikeus omaan kuvaan -lehdistö, yksi- automaattinen käsittely tyiselämä

9 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut HENKILÖTIETOLAIN SOVELTAMISALUE hyvin laaja, kaikki tiedot jotka voidaan identifioida jotakin yksi- tyistä henkilöä koskevaksi ovat henkilötietoja lähinnä yksityistä tarkoitusta koskevat luettelot jäävät sovel- tamisalueen ulkopuolelle (puhelinmuistiot) HUOM! myös valokuvat joista henkilö tunnistettavissa! kynnysteoria ja viittausteoria

10 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY KIRJASTOISSA -henkilötietoja saa käsitellä (8§): ensisijaisena perusteena asiakas- tai palvelussuhde rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus (peruutettavissa) käsittely johtuu laissa säädetystä velvoitteesta tietosuojalautakunnan lupa (yleinen etu) -arkaluonteisten henkilötietojen (mm. rotu, poliittinen/uskonnollinen vakaumus, terveydentila, seksuaalinen suuntautuminen) käsittely on kielletty

11 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut MITEN SOVELLETAAN KIRJASTOISSA? kokoelmat -ei sovelleta fyysisiin kokoelmiin sinällään -kuitenkin salassapito ja julkisuuslaki asiakastiedot: lainaajarekisterit yms. -käsittelyn perusteena asiakassuhde (HenkTietL 8§) metatiedot: tekijöiden nimet, syntymävuodet jne. -käsittelyn peruste? Ei asiakassuhdetta!

12 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut MIKSI AJANKOHTAISTUMASSA? -jo vanhastaan lakia on sovellettu pahvisiin kirjastokortistoihin jne. -digitalisoituminen tässäkin: uudet tavat hyödyntää kokoelmia; henkilötietolakia sovelletaan aina, kun henkilötietoja käsitellään auto- maattisesti -tietosuoja on haaste, koska: 1) läheinen yhteys yksityisyyden suojaan perusoikeutena 2) koskettaa potentiaalisesti jokaista/suurta yleisöä (vrt. tekijänoikeus) 3) ei kollektiivista sopimuskumppania, ei järjestörakennetta

13 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut KAKSI SUOJAN MUOTOA Kansalaisen yksityisyyttä suojataan säätämällä: 1) velvoitteita rekisterinpitäjälle (kirjasto) 2) yksittäisen rekisteröidyn (esim. asiakas) oikeudet a)oikeus tulla informoiduksi: rekisteriseloste b)tarkistusoikeus c)virheellisen tiedon korjaaminen  - K K: lin ja us et tei ko rj at a, ai n o as ta a n es te tä ä n yl ei sö n  p ä äs y

14 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut Oikeus vaatia tietoja poistettavaksi kirjasto- tietokannasta? -kysymys ajankohtaistunut Finnan myötä; asiakkaat ottaneet yhteyttä ja pyytäneet poistamaan tietoja (tekijätiedot, syntymä- vuositiedot) 1)onko asiakkaalla oikeutta tähän? -> EI, ainoastaan oikeus vaatia korjaamaan virheellinen tieto 2) voiko kirjasto lakisääteisten tehtäviensä rajoissa toimia näin? -> ei liene estettä -> määriteltävä mikä on ”hyvä kirjastollinen tapa”, vrt JSN

15 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut II. KIRJASTOT JA TIETOSUOJA: TAPAUKSIA

16 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN PÄIVITTÄMINEN Voiko kirjasto päivittää asiakasrekisteriinsä korkeakoulun opiskelija- rekisteristä uusien opiskelijoiden tiedot? Opiskelijarekisteristä luovu- tettaisiin kirjastolle opiskelijan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Tietosuojavaltuutettu: kirjaston ja asiakkaan välillä on asiakasyhteys, joten henkilötietojen käsittely on sallittua (8.1§5k) -> päivittäminen on mahdollista vain niiden opiskelijoiden osalta jot- ka jo ovat kirjaston asiakkaita. Tässä voi käyttää myös henkilötun- nusta -asiakasta informoitava -> sen sijaan uusien opiskelijoiden osalta pyydettävä suostumus

17 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut HENKILÖTUNNUKSEN KÄYTTÖ Tietosuojalautakunta katsoi toisin kuin tietosuojavaltuutettu, että henkilötunnuksen käyttö Turun kaupungin lainaajarekisterissä oli rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. -kirjasto perusteli sillä, että henkilötunnus helpotti palauttamatto- mien lainojen perintää -> henkilötunnusta tuli voida käyttää lainaajakortin antamista ja lainausoikeuden lakkaamista koskevissa tilanteissa sekä perin- tätilanteissa (Tietosuojalautakunta 56/1993) Huom! tapaus on vanhan eli henkilörekisterilain ajalta

18 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut HENKILÖTUNNUKSEN KÄYTTÖ Voiko kirjasto kirjata ajanvaraus- ja koneenkäyttökirjaan niiden asiakastietokoneiden käyttäjien henkilötunnuksen, joilla ei ole kirjastokorttia? -> tietosuojavaltuutettu 2005: ensin selvitettävä olisiko tarjolla muita keinoja väärinkäytösten estämiseksi -> ellei, niin voi olla sallittua http://www.tietosuoja.fi/48442.htm -> tällöin asiakasta on informoitava ja tiedot suojattava riittä- vän huolellisesti

19 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut LAKISÄÄTEINEN VELVOITE Kansalliskirjasto ja tekijän syntymävuosi (13.3.2007) -tietosuojavaltuutetun epäävät lausunnot 1999 ja 2006, KK vei tietosuojalauta- kuntaan -tietosuojaltk: KK:lle tarpeen sen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi -> soveltamisalue? Museovirasto: lehdissä olevien valokuvien liittäminen kuva-arkis- toon (24.10.2011) -tietosuojavaltuutettu: valokuvien käsittely ei kuulu Museoviraston lakisääteis- ten tehtävien piiriin joten kuvien laittaminen internettiin ei sallittua

20 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut Asiakaslainojen säilyttäminen avohyllyssä Tietosuojavaltuutetun lausunto joulukuussa 2008: -edellyttäisi lupaa jokaiselta asiakkaalta -vastaavasti kiellettyä kertoa, kenellä teos on lainassa -asiakkaalla oikeus myös kieltää -kysymys: onko perusteltua? ainakin tutkijoiden osalta?

21 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut KYSYMYKSIÄ (1) 1)miten kauan lainatietoja saa säilyttää/saako? -ei täsmällistä aikarajaa, niin kauan kuin perusteltua toiminnan kannalta (7§ käyttötarkoitusvaat., 9§ tarpeellisuusvaat., 34§ hävittämisvelv.) 2) saako asiakkaalle kertoa, kenellä kirja on lainassa? -EI (koska henkilötieto, saa luovuttaa vain laissa mainituilla edellytyksillä) -myös salassapito ja vaitiolovelvollisuus 3) mitä henkilötietoja saa tallentaa? -asiakastiedot, jotka välttämättömiä kirjaston toiminnan kannalta -henkilötunnus vain 13§:n edellytyksillä

22 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut KYSYMYKSIÄ (2) Voiko toinen henkilö (esim. perheenjäsen) hoitaa kirjastokortin haltijan asioita; esim. maksaa pois sakkoja, saada tietoja kortin haltijan lainoista -> EI, jokaisella on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä itses- tään on talletettu henkilörekisteriin, oikeus korjata itseä koskevat väärät tiedot jne. -kirjaston ja kortin haltijan välinen sopimussuhde -poikkeus: alaikäiset lapset

23 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut Kysymyksiä (3) Voiko kirjasto käyttää asiakasrekisteriä/asiakastietoja muuhun tarkoituk- seen; esim. ottaakseen yhteyttä muissa kuin laina-asioissa? -> lähtökohtana käyttötarkoitussidonnaisuus (HenkTietL 7§), tietoja saa käyttää vain tavalla, joka ei ole yhteensopimaton tietojen keruun alkupe- räisen tarkoituksen kanssa -> kuitenkin jos asiallisesti perusteltua kirjaston toiminnan kannalta (kir- jastolliset tarkoitukset) ja olemassa asiakassuhde kirjastoon, niin ei lie- ne estettä (8§2.mom.) -ei kuit. asiakastietojen tuotteistamiseen tai edes palvelun kehittämiseen tyyliin ”olet lainannut nämä teokset, olisit mahdollisesti kiinnostunut myös näistä” jne.

24 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut III. MITÄ TULOSSA? -EU:ssa on valmisteilla tietosuojapaketti, joka tulee vahvasti muuttamaan tietosuojaa myös meillä -asetus on sellaisenaan voimassa olevaa oikeutta jäsenvaltioissa -muistiorganisaatioissa herättänyt erityisesti huolta yksilöille kaa- vailtu oikeus tulla unohdetuksi/poistaa tietoja (Art 17) -> jäsenvaltioille oikeus säätää kansallisia poikkeuksia? -laiminlyönneistä aiempaa kovempia sanktioita: sakot

25 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut RATKAISUMALLEJA? -nykyinen laitoskohtainen malli ei toimi, vaikeuttaa kirjastojen välistä kansalllista yhteistyötä, myös KDK/Finna -lainmuutosten tarve, vrt arkistolain uudistus -mikä laki? KDK/muistiorganisaatiotasolla? -kansallisen lainsäädännön uudistaminen juuri nyt hankalaa, kun odotellaan EU asetuksen voimaantuloa

26 KANSALLISKIRJASTO – Hallinto- ja kehittämispalvelut KIITOS! pekka.heikkinen@helsinki.fi